Podcasts

De code naar succes!

CIO's en directeuren binnen de Rijksoverheid vertellen openhartig over de grote uitdagingen waar zij voor stonden in grote ICT-projecten en hoe ze die uiteindelijk succesvol konden afronden.

Op de CIO-dag van 5 maart zijn de eerste drie podcasts gepresenteerd.

  • Nienke Weegink - CIO bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW)
  • Ric de Rooij - CIO bij het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK).
  • Koos Veefkind - directeur Informatievoorziening en Chief Information Officer bij de Nationale Politie.

Inmiddels kunnen we ook genieten van:

  • Ron Kolkman - Director Joint IT Command Ministerie van Defensie.
  • Gerdine Keijzer-Baldé - Algemeen directeur van DICTU.
  • Bert-Jan Geveke - CIO DUO.

De volgende podcasts staan gepland, maar zijn nog niet opgenomen:

  • Ron Roozendaal & Bianca Rouwenhorst.
  • Hillie Beentjes - I&W.

Alle podcasts zijn ook te beluisteren via de gratis platformen Soundcloud en Spotify.

Mobiele Inspectie Applicatie met Nienke Weegink

Nienke Weegink vertelt hoe de inspectie SZW de overgang aan het maken is van werken met audiorecorders, papier en camera's naar een applicatie op een smartphone waarin alle functies zijn geïntegreerd. Waarom moest de werkwijze veranderden, wat gaat er nu beter en welke hobbels werden overwonnen?
 

Mobiele Inspectie Applicatie met Nienke Weegink

Nienke: Ja het klinkt misschien simpel, maar zo simpel is het dus niet.
Robin: Welkom bij: ‘de Code naar Succes.’ Een podcast serie van de Rijksacademie voor digitalisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik ben Robin Rotman en in deze serie duik ik in de interessantste ICT-projecten van de overheid. Wat kunnen we daar nou van leren met z’n allen?
Nienke: Wat het effect is natuurlijk dat de administratieve lasten en administratieve tijd die inspecteurs kwijt zijn, maar ook op kantoor kwijt zijn. Die is natuurlijk ontzettend gereduceerd. Waardoor er meer inspecties gedaan worden, maar dat het ook een stuk efficiënter loopt.
Robin: Vandaag hebben we het over de vraag: Hoe ICT het werk van de inspecteur makkelijker, efficiënter en beter kan maken. Dat bespreek ik met Nienke Weegink zij is CIO bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Leuk dat je er bent Nienke.
Nienke: Ja, dankjewel.
Robin: Het belangrijkste is dat inspecteurs tegenwoordig met een app op pad gaan in plaats van met een klembord. Hoe zag dat eruit?
Nienke: Niet helemaal een klembord. Ze hadden een camera vroeger die ze meenamen naast hun Nokia telefoon. Het lijkt al heel lang geleden, maar zo lang is het niet geleden. Dan hadden ze ook nog een audio recorder bij zich, een hele grote doos en alle spullen op papier mee.
Dat proberen we, met de app-ontwikkeling vooral, wat efficiënter en wat minder belastend voor de inspecteurs te maken.
Robin: Dus een inspecteur die had gewoon een hele berg met analoge apparatuur bij zich om zijn of haar werk een beetje te kunnen doen?
Nienke: Ja, zijn hele kantoor had hij eigenlijk bij zich, met al zijn spullen.
Robin: Dat zit nu in een app?
Nienke: Ja, dat zit nu gewoon in een telefoon.
Robin: Even voor het idee. Wat doet zo'n inspecteur nou eigenlijk op zo’n dag?
Nienke: De inspecteur zit natuurlijk veel in de auto. Gaat veel naar locaties, naar bedrijven toe. Die bedrijven die worden uitgezocht op basis van risicoanalyses, waar de grote risico’s zijn. Waar bijvoorbeeld arbeidsuitbuiting zou kunnen spelen, illegale arbeid speelt, niet goed omgegaan wordt met gevaarlijke stoffen. Nou dan gaat hij daar op inspectie. Dat is bijna altijd onaangekondigd en dan gaat hij kijken, wat hij daar aantreft. Dan moet hij natuurlijk veel beelden maken.
Hij moet mensen spreken, hij moet de identiteit van mensen controleren en vervolgens ook kijken of netjes de wetten en de regelgeving die staat of die nageleefd wordt.
Robin: Voordat we gaan uitdiepen hoe die app dan precies werkt en hoe je dat ding hebt ontwikkeld. Kun je wat meer vertellen over die traditionele manier van inspecteren en misschien de tijdrovendheid daarvan. Dat is dus echt met opname apparatuur op stap?
Nienke: Nee dat klopt. Nou ja hoe ging dat? Een inspecteur bereidde dus thuis eigenlijk zijn werk voor, zijn inspectie voor. Dat deed hij wel digitaal. Vervolgens ging je op stap en dan kan hij niet zomaar op stap gaan, want dan moest hij eerst zorgen dat hij een recorder op ging halen. Een audio recorder. Dat is een recorder in een grote doos. Die moest uit een kluis gehaald worden. De recorder zat ook weer in een doos die beveiligd was, want anders kon je de tape eruit halen en daar mocht natuurlijk niet mee geknoeid worden.
Vervolgens ging hij met zijn telefoon op stap en met zijn camera op stap. Goed zorgen dat alles goed opgeladen was. Al zijn spullen hoe de locatie er uitzag, op papier mee. En dan kwam hij daar op de plek. Dan maakte hij van alle spullen eigenlijk kopietjes.
Robin: Alles weer uitstallen.
Nienke: Uitstallen, vervolgens kopietjes maken van alle mensen die hij daar aantrof. Foto's met zijn camera maken, die foto's moesten natuurlijk ontwikkeld worden. Wist je ook nog niet precies of ze gelukt waren, dat kon natuurlijk ook nog een risico zijn. En dan vervolgens ging hij met alles wat hij daar verzameld had weer terug naar zijn… Meestal naar huis en dan leverde hij zijn spullen allemaal weer in. En dan moest hij thuis het verslag maken, de foto’s verzamelen. Een heel dossier maken en daarna komt het hele dossier eigenlijk naar kantoor.
Robin: Maar je bent gewoon een paar dagen bezig voor één inspectie?
Nienke: Dat was hartstikke veel werk, ja. Met de afhandeling, die duurde zeker wel drie dagen in het verleden. Dat is nu met deze app een stuk makkelijker geworden.
Robin: Nu doe je er gewoon meerdere op een dag?
Nienke: In ieder geval scheelt dat een heleboel administratie en een heleboel inefficiëntie.
Robin: En de wens om het anders te gaan doen? Kijk je hebt natuurlijk de technologie die voortschrijdt dat zo'n telefoon tegenwoordig van alles kan, dat is natuurlijk logisch en dat je dat op een gegeven moment gaat inbouwen in je werk. Dat is natuurlijk logisch, maar kwam dit vanuit de inspecteurs zelf of is dat wat van boven is opgelegd. Kun je een beetje dat proces beschrijven?
Nienke: Nou dat is wel heel leuk, want wij hebben eigenlijk helemaal van tevoren hier niet dit opgenomen in de visie. Op een gegeven moment begonnen inspecteurs, dat ze eigenlijk privé een telefoon hadden die veel meer kon, foto's maken enzovoort. Van daaruit ontstond de roep. We zijn eigenlijk begonnen met eerst de camera en daarna een app met een camera en vervolgens hebben we het steeds verder uitontwikkeld en vooral op basis van de wensen die de inspecteurs zelf hadden.
Robin: Want die lopen natuurlijk gewoon rond met die slimme telefoons en zeggen: "Ja maar ja als ik mijn werk véél beter doe als ik gewoon mijn telefoon heb voor mijn werk waarmee ik ook gewoon foto's kan maken."
Nienke: Ja uiteindelijk is het eigenlijk een beetje ontstaan vanuit frustratie van de inspecteurs dat ze privé veel meer met hun telefoon konden dan die Nokia die ze toen nog hadden.
Robin: En dan? Hoe ga je dan te werk? Wat gebeurt er dan?
Nienke: Ja dan ontstaat er natuurlijk bottom-up iets. Dat is best wel heel spannend, want het is nieuw en dat kan nog allemaal niet binnen het departement. Dus we zijn toen heel klein begonnen door eerst nieuwe telefoons aan te schaffen met een goede camera-functionaliteit. Van daaruit ontstond de behoefte, dat is wel heel mooi. Toen wilden ze andere dingen mee kunnen doen.
Nou toen zijn we dat eigenlijk heel klein op gaan bouwen, een beetje in een innovatieve omgeving. Samen met onze ICT-dienstverlening van het Rijk. En die vonden dat eigenlijk ook wel heel leuk. Zo hebben we het een beetje zitten pionieren en toen was het gebruik ook nog maar heel klein. Want ja, ze gebruikte wel een telefoon voor die foto's, maar eigenlijk verder nog niet...
Robin: Want foto’s maken, waar maken ze dan foto’s van? Van de werkomstandigheden?
Nienke: Van de werkomstandigheden, dingen die ze daar aantreffen, want ze hebben natuurlijk bewijsmateriaal nodig op het moment dat er een zaak van komt.
Robin: Maar dan ontstaat er waarschijnlijk ook een roep van we kunnen dus op de telefoon een soort dossier gaan bijhouden, dus we willen die foto's direct in een dossier, we willen aantekeningen kunnen maken. En dan komt dat een soort pingpong-situatie waarin de inspecteurs met wensen komen en de techneuten daarmee aan de slag gaan of gaan zij in gesprek? Hoe wordt dat georganiseerd?
Nienke: Nou eigenlijk zoals je het ook al aangeeft. Zo ontstaan al die wensen. Wij hebben een gebruikersgroep van inspecteurs eromheen gezet, die eigenlijk al die wensen verzamelen en dat komt eerst van foto's daarna komt er dat je graag de omgevingsplaatjes wil hebben, waar je op locatie bent. Vervolgens speel je een audiofunctionaliteit erbij. Je wil identiteiten van mensen die je daar aantreft meteen kunnen scannen. Dus vanzelf komen er steeds meer behoeftes. Eigenlijk is het spannende niet om allerlei nieuwe wensen te verzamelen maar om goede keuzes te maken.
Robin: Hoe bedoel je dat?
Nienke: Nou voor je het weet maak je het heel ingewikkeld waardoor je de essentie van je app verliest en dan wordt de snelheid en eenvoudigheid waarop deze app gebaseerd is die raak je kwijt.
Robin: Omdat je heel veel kan, en als je daarmee begint met de werken dan zie je door de bomen het bos niet meer?
Nienke: Exact. Dus je wil echt zorgen dat dit gewoon toegankelijk is. Dat het helpt in het werk en dat we er niet een heel complex gebeuren van maken en dat het gewoon heel triviaal is en goed aansluit. Let ook goed op dit kan eigenlijk ook alleen maar als je basis is in orde is. Want die app werkt niet alleen. Die moet dus ook aansluiten op een zaak intern zaaksysteem. Als dat niet op orde is, dan heb je ook niks aan die app ontwikkeling.
Robin: Een intern zaaksysteem dat is het systeem waarin de dossiers worden bijgehouden?
Nienke: Ja dat klopt.
Robin: Die staan dan in de Cloud?
Nienke: Nee, die staan bij onze ICT-dienstverlening, die staan niet in de Cloud. Maar daar moeten dus al die zaken landen en dat betekent als dat systeem niet goed werkt ja dan kan je wel met je app allerlei informatie verzamelen, maar die informatie moet ook nog goed in het systeem landen. Dus die koppeling tussen de app en het zaaksysteem is heel belangrijk.
Robin: Maar wanneer zijn jullie ermee begonnen? Drie jaar geleden mee begonnen?
Nienke: Nou het idee met die telefoons begon zo'n vijf jaar geleden en dat we echt met de app-ontwikkeling begonnen zijn is zo'n drie jaar geleden.
Robin: En zo zorg er dus voor dat mensen die op stap zijn via die app het dossier in dat zaaksysteem kunnen bijwerken? Dat zorgt er dus ook voor dat als een andere inspecteur bij hetzelfde bedrijf langsgaat dat hij ook makkelijk weer in hetzelfde zaaksysteem terecht komt? Dus dat werkt allemaal super efficiënt en superhandig. Even voor mijn idee, de inspectie SZW hebben we het dan over en dat is een samenvoeging van de Arbeidsinspectie, de Inspectie Werk en Inkomen en de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst. Dat is nogal wat en dat zijn ook dat zijn drie… Dat waren vroeger drie onafhankelijk opererende clubs.
Nienke: Ja, wel bij het ministerie van Sociale Zaken.
Robin: Even voor mijn idee met hun eigen systeem ook weer?
Nienke: Ja ze hadden wel hun eigen systemen. Overigens is deze app echt alleen voor de inspecteurs, niet voor de opsporingsambtenaren. Die hebben weer een andere… Dat is ook een onderdeel van de inspectie. We hebben zo’n 500 inspecteurs, dit is echt voor die groep bedoeld.
Robin: Hoe bedoel je dan… De inspecteurs die doen weer andere dingen dan de opsporingsmensen?
Nienke: Natuurlijk doen ze wel andere dingen, want de intentie is iets anders. Maar deze app is echt bedoeld voor de inspecties.
Robin: Was het lastig om al die mensen bij elkaar te brengen, die verschillende culturen?
Nienke: Nou ja dat is best wel lastig, want kijk dat is altijd zo als je iets nieuws neerzet dan moeten mensen wennen aan een nieuwe manier van werken, dat gaat ook echt niet vanzelf. We zijn wat mij betreft ook nog echt niet bij het eindplaatje, want we willen erg graag dat natuurlijk alle inspecteurs dit gaan gebruiken. Dus ja dit moet groeien. We hebben het voordeel nu wel een beetje dat mensen natuurlijk privé al heel erg gewend zijn op deze manier met hun mobiele devices om te gaan. Mensen worden handiger. Bovendien hebben wij een behoorlijke uitbreiding bij de inspectie met nieuwe inspecteurs. Die zijn natuurlijk de oude manier niet gewend en die verwachten dit ook gewoon. Dus wat er nu ontstaat is een soort vliegwiel doordat er een flink nieuw aantal inspecteurs komt. Wat ook geholpen heeft is dat wij die audiofunctie van de zomer in 2019 erop hebben gezet. Dat was echt een functionaliteit...
Robin: Maar audiofunctie wat...
Nienke: Waar ze dus die opnames kunnen doen als ze daar ter plekke he, met die oude recorder waar ze vroeger met een hele grote doos naartoe moesten. Dat we dat nu via de telefoon kunnen doen, dat is echt een versnelling geweest ook voor het gebruik van de app en daardoor ook voor de andere functionaliteiten.
Robin: Wat voor gesprekken zijn dat dan die worden opgenomen?
Nienke: Zij vragen natuurlijk allerlei dingen hoe ze omgaan met de wet en regelgeving en dat moet natuurlijk allemaal netjes opgenomen worden.
Robin: Oh dat moet opgenomen en dat gaat in het dossier. Kun je omschrijven hoe nou zo'n dag van zo'n inspecteur er uitziet?
Nienke: Ja dat vind ik wel een lastige vraag, want ik ben natuurlijk CIO en ik ben natuurlijk geen inspecteur, maar op dit moment denk ik dat de dag eruitziet en dat doe ik een beetje vanuit mijn beeldvorming is dat ze van tevoren goed kijken welke inspectie ze gaan doen. Eigenlijk van tevoren op basis van de risicoanalyse weten wat ze daar aantreffen. Daar ter plekke hebben ze een app met alle gegevens van de locatie. Wat ze denken daaraan te treffen aan personeel, hoe die locatie eruitziet. Daarna komen ze daar aan en kunnen ze verifiëren aan de hand van al die gegevens die ze mobiel bij zich hebben maar waar ze zich ook op voor hebben kunnen bereiden of ze hier daadwerkelijk aantreffen wat ze behoren aan te treffen.
Robin: En die risicoanalyse is dat ook weer een proces waar ICT een rol speelt?
Nienke: Jazeker.
Robin: Hoe werkt dat dan?
Nienke: Ja als inspectie hebben natuurlijk veel data. En we hebben natuurlijk ontzettend veel bedrijven in Nederland. We kunnen natuurlijk met die 500 inspecteurs niet alle bedrijven en alle werkende onderzoeken.
Robin: Je moet keuzes maken. Je moet een strategie bepalen.
Nienke: Je moet keuzes maken.
Robin: Maar daar laten we het bijvoorbeeld hebben over uitbuiting op de werkvloer. Dat is iets waar jullie op toezien. Dan komt uit de analyse een conclusie dat een bepaalde branche of een bepaald bedrijf risico loopt of zo, hoe ziet dat er concreet uit?
Nienke: Nou eigenlijk zo is het een beetje. Het is op basis van data kijken wij waar de grootste risico's zijn. Dat is ook een beetje op basis van ervaring natuurlijk en dat betekent dat je of een bepaalde branche wat meer onderzoekt, maar het kan ook zijn dat je bepaalde gebieden wat meer onderzoekt. De ene tak is natuurlijk veel gevoeliger voor arbeidsuitbuiting dan de andere tak.
Robin: En je zei er zijn 500 inspecteurs op pad dagelijks of in totaal?
Nienke: In totaal circa 500 inspecteurs.
Robin: En hoeveel van hen maken nu gebruik van deze app? Zijn helemaal…
Nienke: Nou op dit moment meer dan de helft, meer dan de helft gebruikt hem in ieder geval minimaal één keer per maand.
Robin: En de andere helft zit nog steeds met die recorders te sjouwen?
Nienke: Dat hoop ik niet. Maar ik denk dat er nog wel een aantal zijn die dat misschien nog wel doen.
Maar we zien wel door die audio functionaliteit dat het echt stijgt en wat mij betreft zijn we hier nog niet aan het einde, omdat dit echt zoveel makkelijker werkt. Dus ik hoop dat dat percentage alleen maar gaat stijgen.
Robin: Want uiteindelijk moeten ze toch gewoon alle 500 met dit systeem gaan werken?
Nienke: En dat gaat ook absoluut gebeuren.
Robin: Merk je dat het werken ook beter gedaan wordt of dat je meer casussen kan aanpakken? Kun je een beetje iets omschrijven hoe… Wat het oplevert? Kun je dat kwantificeren?
Nienke: Kwantificeren hebben we eigenlijk nog niet gedaan want we hebben pas vanaf begin 2019 gebruik… monitoren we ook het app gebruik omdat we daarvoor allerlei verschillende apps hebben. Hebben we nu echt één app daarvoor neergezet. Dus eigenlijk weten we volgend jaar pas echt wat de app als resultaat heeft. Wat wel het effect is natuurlijk dat de administratieve lasten en de administratieve tijd de inspecteurs kwijt zijn maar ook op kantoor kwijt zijn. Die is natuurlijk ontzettend gereduceerd waardoor er meer inspecties gedaan worden maar dat het ook een stuk efficiënter loopt.
Robin: Omdat je live alle gegevens kan invoeren de hele tijd?
Nienke: Ja dat klopt. En hoeveel tijd dat scheelt daar durf ik geen percentage aan te hangen.
Robin: Nee, maar ik zei net bijvoorbeeld je bent drie dagen bezig om een inspectie te doen ofzo. En hoe zit dat nu dan, doe je er meerdere op een dag of is het elke dag…?
Nienke: Het hangt er een beetje vanaf hoeveel inspecties gedaan moeten worden, maar ja tuurlijk kunnen er nu meer inspecties op een dag gedaan worden. Het hangt er een beetje vanaf waar die locaties zitten maar dat kan heel makkelijk.
Robin: Die app die hou je dus up to date, die wil je blijven verbeteren. Hoe doe je dat? Is dat een continu gesprek met de inspecteurs of heb je daar een soort klankbordgroep voor samengesteld?
Nienke: Ja we hebben een gebruikersgroep met inspecteurs en daar komen alle wensen binnen, die wensen die wegen we heel goed zodanig dat we goed in de gaten houden waar deze app voor bedoeld is. En dan maken we keuzes met elkaar. We ontwikkelen eigenlijk direct. We hebben een ontwikkelaar in onze eigen organisatie. Dat betekent ook dat we de regie zelf doen. We hebben dat niet uitbesteed aan een extern bedrijf.
Robin: Vind je dat belangrijk, want je benadrukt het zo?
Nienke: Ja ik vind dat echt belangrijk. Omdat het belangrijk is om zo'n app te ontwikkelen dat je het gevoel van inspecteur dicht bij je houdt. Dus dat het echt ten dienste staat van de inspecteurs en dat het goed voelt wat we met elkaar ontwikkelen.
Robin: Hoe heb je dat dan georganiseerd?
Nienke: Nou ja we hebben een regie organisatie binnen de inspectie die dit ontwikkelt samen met onze ICT-dienstverlener. Dat betekent dat we dat samen ontwikkelen en meteen als het ontwikkeld is in productie zetten.
We houden het ook niet vast. We zetten dat bij wijze van spreken na ontwikkeling meteen in productie zodat de inspecteurs het kunnen ervaren. Is het niet wat, stellen we het bij en dat gaat geen maanden duren. We kunnen zo in hele korte tijd iedere keer functionaliteit toevoegen.
Robin: Sneller klappen maken.
Nienke: Sneller klappen maken.
Robin: Afgelopen zomer, vertelde je, kwam die opname functie erbij. Dat was een grote klap. Waar ben je nu mee aan het werk?
Nienke: Ja we zijn nu bezig met het kunnen scannen van identiteitsbewijzen waardoor je sneller kan zien wie je voor je hebt. Dat ontwikkelen we niet helemaal zelf want bijvoorbeeld de belastingdienst heeft hier ook al ervaring. Dus we proberen ook gebruik te maken van anderen die dit al voor ons uitgedacht hebben.
We proberen nu ook meldingen op de locatie of in de omgeving van de locatie eraan toe te voegen. Dat zijn even zo…
Robin: Hoe bedoel je? Meldingen van…
Nienke: Nou er zijn natuurlijk in zo'n omgeving ook andere meldingen en die willen we ook graag opnemen in die app. Dat hebben we er nu nog niet in staan. Dat geeft een beetje aan hoe groot het risicogebied is.
Robin: Dus er zijn eigenlijk twee sporen je gaat die app elke keer bijwerken. Nu komen die… Het scannen van de ID bewijzen komen daar nu bij. Het andere spoor is, we willen die mensen meekrijgen. Want ze zitten er nog niet allemaal op. En eigenlijk wil je ze allemaal, dus hoe doe je dat?
Nienke: Ja dat is altijd… Ik zeg altijd, het is eigenlijk een beetje een cultuurkwestie. Uiteindelijk is het eigenlijk wel door praten dat je goede ervaringen hebt, dus ik hoop dat de mensen die dit inderdaad al veelvuldig gebruiken dat het een soort sneeuwbaleffect naar de andere inspecteurs…
Robin: Een beetje als ambassadeurs gaan optreden tegen de collega?
Nienke: Wat we ook doen de inspecteurs zitten natuurlijk veel in de auto, dat we via podcasts een beetje zoals deze ook is, proberen inspecteurs op deze manier gewoon nieuwe dingen te vertellen. En op die manier proberen we eigenlijk dat vliegwiel weer op gang te brengen.
Robin: Want als ik je zo hoor heb je redelijk controle over zeg maar de ontwikkeling van de app. Je gaat laagje voor laagje ga je nieuwe functionaliteiten toevoegen. Je neemt er ook je tijd voor. Wat ik merk bij de gesprekken met deze podcast dat het altijd een beetje de vraag is, gaan we voor de Big Bang, gaan we voor de grote klap?
Ik heb de indruk als het moet, dan wordt daarvoor gekozen, ook bij jouw collega's. Maar ik heb de indruk dat als het kan, niet. Liever laagje voor laagje bouwen. Ik heb ook niet de indruk dat het ICT technisch nou zo'n ingewikkeld project is of wel?
Nienke: Nou ja het klinkt natuurlijk heel simpel wat ik net allemaal vertel, maar zo simpel is het natuurlijk niet. Kijk zo'n audio opname goed laten werken zodanig dat het ook beveiligd is en dat we niet kunnen knoeien met de opname enzovoort dan moet je natuurlijk wel heel goed over nadenken.
Robin: Het zijn natuurlijk relatief grote bestanden denk ik.
Nienke: Grote bestanden, dus het dataverkeer moet het aankunnen. Ook de rechtspraak moet de opname accepteren, want dit zijn opnames voor de... Dus ja het klinkt misschien simpel, maar zo simpel is het dus niet.
Robin: En wat maakt het nog meer lastig dan? Want het is dus technisch toch best wel ingewikkeld, want het gaat ook niet om grote aantallen.
Nienke: Nee.
Robin: Maakt dat wat uit of het er 500 of 5000 mensen die ermee werken?
Nienke: Nou niet voor de ontwikkeling, wel voor uiteindelijk het draagvlak en dat je wilt dat veel mensen het graag gaan gebruiken. Daar zit vooral het verschil in.
Robin: Dan zit eigenlijk de grootste uitdaging in hoe krijgen we iedereen mee. De nieuwe medewerkers die zijn enthousiast. Heb je ook cursussen of opleidingen daarvoor geregeld of voor opgetuigd?
Nienke: Ja, wij hebben ook opleidingen. We proberen echt pas de ontwikkeling te stoppen op het moment dat we echt zien dat het geland is. En daar zijn we nu actiever mee bezig dan we in de beginfase waren, want toen waren we echt nog een beetje aan pionieren.
Robin: Wat zijn nou de stippen op de horizon? De ID bewijzen uitlezen daar wordt aan gewerkt, de meldingen tonen op de kaart daar wordt ook aan gewerkt.
Nienke: Voor mij is er geen horizon. Ik ben echt… Ik ben sowieso een voorstander van stap voor stap ontwikkelen en niet de big bang. Zo lang het vak allerlei mogelijkheden tot zich kan nemen die in de app kunnen, zonder dat we het heel erg verzwaren de app, staat dit niet stil en is dit dus ook nooit klaar.
Robin: Jullie werken ook met een Data Lab he? Ik kwam dat ergens tegen, maar ik weet eigenlijk niet precies wat dat is.
Nienke: Een Data Lab is een omgeving waar je met eigenlijk alle data die je verzamelt, of hebt in je systemen, kijkt wat je daar voor nieuwe inzichten in kan krijgen. Dat kan zijn verbanden die je nog nooit ontdekt hebt.
Dan kun je op basis daarvan risicoanalyses maken. Bijvoorbeeld welke sectoren zijn gevoelig?
Maar je kan ook bijvoorbeeld trends daardoor ontdekken die je nog niet gezien had.
Robin: En dat loopt al?
Nienke: Dat loopt. We zijn echt nog wel een beetje in een experimentele fase.
Robin: Maar dat is natuurlijk hartstikke gaaf als dat goed werkt. Kun je een voorbeeld geven van wat dat oplevert of wie je daar mee heen wilt?
Nienke: Nou ja ik zou het zelf het liefste willen hebben dat we inderdaad zoveel mogelijk eigenlijk al die risicoanalyse in het Data Lab kunnen doen zodat we echt risicogerichter kunnen inspecteren. Dat doen we nu ook al maar ik denk dat dat nog een slag beter kan op het moment dat we echt de basis hebben in het Data Lab.
Dus ja dat betekent dat we nog meer verschil kunnen maken. Nog meer maatschappelijke impact kunnen hebben. Door echt zeg maar de grote risico's te monitoren. Ik denk dat dat echt al wel heel goed doen hoor, dus niet een beeld dat we dat nu niet doen. Maar ik denk dat het daarmee wel een slagje beter kan.
Robin: Als de data er is en je kan daar een slimme software op loslaten dan maakt het toch minder afhankelijk van de onderbuik van de inspecteurs hoe die zitten er wel bovenop, maar dit is dit is toch veel meer facts based of hoe noem je dat?
Nienke: Ja nou dat klopt, ondanks dat we meestal de onderbuik van de inspecteurs, want die hebben heel veel ervaring ook... Die zitten ook echt heel goed. Dus eigenlijk zou je het onderbuikgevoel wat de inspecteurs hebben meteen uit zo'n Data Lab ook willen hebben of in ieder geval bevestigd zien.
Robin: Als je het nou hebt over de code tot succes. Wat is dan de code van het succes van deze app?
Nienke: Stap voor stap ontwikkelen. Niet de big bang waar we het net al over hadden. Klein beginnen, goed kijken of het aanslaat, ook niet meteen stoppen op een moment dat het nog niet aanslaat. Dus ook wel een heel klein beetje geloof in je eigen succes hebben. De gebruikers er goed bij betrekken en uiteindelijk goed monitoren of dit ook daadwerkelijk een succes gaat worden.
Robin: Nu zijn er ook andere departementen die ook weer inspecties hebben. Hoe doen zij dit eigenlijk?
Nienke: Zij zijn ook met deze ontwikkeling bezig. Ik heb wel het gevoel dat wij een stap verder zijn dan de anderen. Dat betekent ook dat wij willen vooral ook zorgen dat we van elkaar leren, want wij hebben natuurlijk heel veel leerervaringen. Het is jammer als de anderen dezelfde leerervaringen weer op moeten doen. Dus wat wij in ieder geval ook besloten hebben, en gedaan hebben inmiddels, is de code van deze app beschikbaar gesteld aan het Mobile Competence Center zodat andere departementen daar ook gebruik van kunnen maken.
Robin: En dat ze soortgelijke apps kunnen ontwikkelen voor hun inspecties?
Nienke: Wij proberen ook van de andere kant weer dingen die zij ontwikkelen weer aan onze app toe te voegen.
Robin: Leuk. Dank je wel voor dit gesprek Nienke Weegink. Succes ermee.
Nienke: Ja, dankjewel.
Robin: Luister ook de andere afleveringen van de code naar succes terug over de lessen die we kunnen leren van ICT-projecten van de overheid.

Cloudwerkplek met Ric de Rooij

Hoe het ministerie van EZK zelf een cloudwerkplek ontwikkelde en hoe nu 13.000 mensen gebruik maken van deze nieuwe werkplek. Waar begin je, hoe zit het met oude werkplek en wat zijn de grootste uitdagingen? Luister deze podcast en ontdek wat hier de code was naar succes!

Ric de Rooij was CIO bij EZK.

Cloudwerkplek met Ric de Rooij

Ric: Dat is het mooie van het werken voor de overheid, het is onverwachts en de politiek beslist. Zo hoort het ook in een democratie.
Robin: Welkom bij ‘de Code naar Succes,’ een podcast serie van de Rijksacademie voor Digitalisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik ben Robin Rotman en in deze serie duik ik in de interessantste ICT-projecten van de overheid. Wat kunnen we daar nou van leren met z’n allen?

Ric: Dit is het echte werk. Dat doe je niet elke dag. Dat doen we binnen de Rijksdienst ook niet elke dag. Je weet van tevoren niet echt waar je aan begint. Er zijn maar weinig mensen die dit ooit echt hebben gedaan.

Robin: Vandaag hebben we het over de Cloud werkplek. Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat heeft voor ruim 13 duizend medewerkers een Cloud werkplek gecreëerd. Daarvoor trof je deze mensen aan op meerdere verschillende soorten werkplekken. Mijn gast vandaag is Ric De Rooij.
Hij was als CIO verantwoordelijk voor de invoering van deze Cloud werkplek. Ik zeg was, want hij is net begonnen als plaatsvervangend secretaris-generaal bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Gefeliciteerd met je benoeming.
Ric: Dank je wel.
Robin: Welkom bij deze podcast. We gaan terugblikken, het wordt een terugblik gesprek.  13 duizend mensen aan een Cloud werkplek helpen, dat is best wel hardcore ICT werk eigenlijk he?

Ric: Dit is het echte werk. Dat doe je niet elke dag. Dat doen we binnen de Rijksdienst ook niet elke dag. Je weet van tevoren niet echt waar je aan begint. Er zijn maar weinig mensen die dit ooit echt hebben gedaan.
Robin: Was het leuk?
Ric: Het was heel leuk en het was spannend. Dus leuk, spannend en heel intensief.

Robin: Is het een techneuten klus of een bestuurders klus?
Ric: Het is beide. Als je denkt dit is alleen een techneuten klus, dan kom je bedrogen uit. Want een koor van een werkplek maken, dat is niet zo ingewikkeld. Dat kun je voor een paar miljoen doen en dat zit wel redelijk snel in elkaar. Maar er komt zoveel bij kijken, allerlei besluitvormingen die je nodig hebt om daadwerkelijk organisaties aan te sluiten.
Robin: En je moet iedereen meekrijgen.
Ric: Ja. We hadden een oude werkplek en we moesten naar een nieuwe. Dat kon ook niet anders, de oude werkplek was negen jaar oud inmiddels. Dat betekent dat je dus collega's mee moet krijgen in de bestuursraad, voor de financiering.
Je moet het dienstonderdeel, en dat zijn bij EZK een paar grote; Rijksdienst Ondernemend Nederland, Agentschap Telecom, maar ook de ICT-organisatie zelf, die moet je overtuigen dat dit moet gebeuren en dat ze een bijdrage leveren. Niet alleen de mensen, maar ook in geld.

Robin: Maar moest je ze overtuigen of kreeg je geen signalen van die mensen van: "Ho eens jongens, we zijn wel toe aan verbetering nu?"

Ric: We hadden in het verleden een aantal werkplekken. Daar hebben we er toen op een gegeven moment één van gemaakt, die stond bekend als de VKA. Die was ooit van het ministerie van LNV. Die was heel stabiel, dus op zichzelf zou je daar in theorie nog wel een tijdje mee verder kunnen. Maar dan miste je allerlei nieuwe ontwikkelingen en ook de aanbestedingen. Op een gegeven moment loop je uit de rails. Dan moet je naar een nieuwe aanbesteding toe. Wij wilden niet meer aanbesteden, wij wilden het gewoon zelf doen.
Robin: Wacht dat zijn een heleboel dingen, want DICTU kwam erbij kijken en ik wil straks ook nog gaan praten over het spannende. Dit zou van tevoren wel eens zo'n project kunnen zijn, waarvan je denkt:  "Oeh gaat dat wel goedkomen?"
Daar gaan we het straks nog over hebben, maar ik wil eerst nog iets meer weten over die oude manier van werken wat was er dan daar mis mee? Want het kan niet alleen maar zo zijn dat het contract afloopt en dat je denkt van we gaan het nu allemaal anders doen. Er moet meer aan de hand geweest zijn?
Ric: Ja er was een grotere beweging binnen de Rijksdienst. Wij zijn op een gegeven moment… Hebben we een stuurgroep ingericht consolidatie datacenters. We zijn van 60 datacenters naar 4 gaan we toe. We zitten op 14 op dit moment of 13 en dat betekent dat we dus veel gaan veranderen en dat we bij de introductie van de nieuwe datacenters ook naar de Cloud gaan. EZK heeft op een gegeven moment besloten, een Cloud te bouwen.
Robin: Maar wacht even, je hebt 60 datacenters, dat betekent dat alle informatie die nodig was of beschikbaar was of waarmee gewerkt werd verspreid over het hele land of…
Ric: Voor de hele Rijksdienst, 60 datacenters en we wilde naar 4. Daar zijn we naartoe onderweg en dat gaat ook lukken, maar we wilden ook vernieuwing. En Cloud dat is een andere manier van opslaan van gegevens en het aansluiten van partijen. Dat is moderner.
Dat betekent dat je heel weinig informatie nog maar op je laptop of je pc hebt staan. Veiliger wat mij betreft. Die ontwikkeling, die wilden we gaan starten. Dus we zijn begonnen met de bouw van de Cloud en die hadden we nodig voor onze organisaties.
Toen wilden we af van de oude werkplek, die wilde we op de Cloud zetten. We hebben het ook over de Cloud werkplek. Toen wilde dat graag door SSC-ICT laten doen, maar die kon ons op dat moment niet faciliteren. Dat is ook heel begrijpelijk. Die hadden veel aansluitingen, was ingewikkeld en ze konden alleen het kerndepartement aansluiten en niet de dienstonderdelen.
Robin: Die wil je natuurlijk wel erbij hebben?
Ric: Precies dat is het grootste deel van onze organisatie. Bij RVO werken alleen al vier, vijfduizend mensen. Dat was het dilemma waarmee we zaten en toen hebben we besloten om een eigen werkplek te maken. Niet eentje aan te besteden in de buitenwereld en al kant en klaar te laten werken, maar hem zelf maken. Hij staat bij ons zelf. De data staat bij onszelf, dat was in die tijd ook de filosofie. Dus dit is een private Cloud. De Cloud van onszelf, met een eigen werkplek.
Robin: Daarvoor was het bij Capgemini als ik me niet vergis?
Ric: Ja daarvoor stonden we bij Capgemini.
Robin: Dus je moest al dat spul natuurlijk ook weer naar je eigen Cloud gaan halen?
Ric: Ja en waar je je op verkijkt, en dat is met veel van dit soort bewegingen zo…
Robin: Het is niet zomaar een kabeltje aanleggen en dan op enter drukken en dan komt het of niet?
Ric: Dat noem je retransitie. Het terughalen van al die data en de spullen van Cap naar het departement. En dat is al bijna een derde van het bedrag dat je uitgeeft aan zo’n werkplek.  Dus je bent bezig met de oude spullen over te halen, veilig over te halen en data te borgen.
Maar ook op die nieuwe werkplek moeten allerlei applicaties aangehaakt worden. Die stonden al in de Cloud, die beweging hadden we al gemaakt, die waren al gevirtualiseerd. We waren al heel goed bezig geweest, maar ze moeten allemaal vanuit je werkplek benaderd kunnen worden. Dat betekent dat je koppelingen moet maken, noem maar op. Soms heb je hele oude applicaties waarbij dat gewoon heel erg moeilijk is.
Robin: Had jij hier van tevoren verstand van?
Ric: Nou weet je ik ben al meer dan 10 jaar CIO, dus verantwoordelijk voor de ICT. Eerst bij het minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Daarvoor zat ik in het toezicht openbare orde en veiligheid en toezicht op de politie en daar zat ICT bij. Ik heb er wel kijk op. Ik ben ook cursussen gaan volgen, eerst autodidact een cursus gaan volgen. Zo langzamerhand… Ook vier jaar geleden toen we eraan begonnen had ik er wel enigszins zicht op. Dat je weet wat er op je afkomt en dat je ook weet wat er allemaal in je eigen landschap zit, je legacy. Je komt vaak tot verrassingen.

Robin: Ben je dan iemand die het zelf bedenkt, zo wil ik het hebben en zo gaan we het doen? Of ben je toch iemand die de mensen om zich heen verzamelt en dan alle input tot zich neemt en dan de besluiten neemt?

Ric: Dat doe je samen en dat doe je samen met de eigen organisatie, dus dat is DICTU, onze ICT-leverancier. Dat is ook wat mij betreft een kwalitatief hoogwaardige leverancier.

Robin: Zij gingen het doen?
Ric: Zij gingen het doen, maar die kunnen het ook niet zelf. Daar huur je allerlei externen bij in.
Robin: Maar zij hadden de regie over het project. Dus je gaat in de Cloud, je gaat verschillende diensten en het departement allemaal koppelen. Je hebt verschillende applicaties allemaal in die Cloud. Als medewerker kan je met je laptop of met je telefoon inklikken, thuis desnoods of op je werkplek. En dat moet allemaal bij elkaar?
Ric: Ja en je kan ook je eigen apparaat meebrengen. Dus als je liever Apple hebt, dan proberen we dat wel te faciliteren. Dat is nog best ingewikkeld.
Robin: Oh ja dat krijg je dat ook nog, mensen willen natuurlijk met een Apple’tje werken.
Ric: Ja, fanaten van die bepaalde…
Robin: Fanboys.
Ric: Ja precies. En we willen voorkomen dat er veel data staat op de lokale hardware dus op de laptop en telefoon en dat soort dingen.
Robin: Hoe pak je dat aan? Je hebt een grote ambitie, je wilt een hoop tegelijk doen. Iedereen heeft zijn eigen manier van werken. Mensen zijn natuurlijk ook een beetje conservatief: "Zo doe ik het al jaren." Het zijn natuurlijk mensen die werken ook al heel lang bij zo'n organisatie en die moet je mee zien te krijgen. Technisch moet er een hoop gebeuren. Hoe doe je dat?
Ric: Ja toch door met elkaar eerst het gesprek aan te gaan, de behoefte te inventariseren. We waren net overgestapt naar Windows 2007. Dat was toen al lang in gebruik, maar dat hadden wij net geïntroduceerd. We wilden graag naar 2010, we wilden Skype for Business, we wilden Office 365 noem maar op. Alle dingen die nieuw zijn en helpen om je werk beter te doen.
Dus we wilden graag veranderen en dat zagen de dienstonderdelen ook wel met elkaar in, maar niemand heeft een notie wat dat voor zo’n hele grote club betekent. Dus we hebben ook externe partijen benaderd. We hebben één partij gevraagd, dus de kern te ontwikkelen de Cloud werkplek zelf, samen met ons. Maar al die activiteiten eromheen, het introduceren binnen de organisatie, het laten landen binnen de organisatie, het aansluiten op de Cloud, hebben we allemaal zelf gedaan. En zelf doen betekent ook dat je veel externen inhuurt hoor. Dat zijn ZZP’ers of collega's van bedrijven die je op één op één basis inhuurt. Maar de regie lag helemaal ons en de ontwikkeling is binnen het eigen departement bedacht.
Robin: En dan heb je ook nog zoiets dat die departementen, die veranderen ook weer in de loop van de jaren. Dan zit klimaat er weer bij, dan zit landbouw er weer bij. Dan gaat er weer eentje af. Hou je daar van tevoren rekening mee of is dat iets waar je dan toch over valt of zo?
Ric: Daar houden we al rekening mee. We hebben er wel rekening mee gehouden dat ook andere partijen zich kunnen aansluiten. Wij zijn in 2011 van EZ naar EZ en LNV gegaan, dat werd een samenvoeging. Die was net goed geland en we waren bezig met die werkplek, toen kreeg je eind 2017 de splitsing.
Robin: Ja, toen gingen ze weer weg.
Ric: EZK kreeg je toen, dus we kregen klimaat erbij van I&W, maar het LNV-deel ging eraf en dat is best een substantieel deel.
Robin: Maar toen moesten die klimaat mensen ineens ook in de Cloud?
Ric: Die kregen ook een andere werkplek dan ze voorheen hadden. Dat soort dingen, die fietsen er allemaal tussendoor. Dus dat moet ook allemaal gebeuren. En ontwikkelingen op het terrein van wifi, lan.
Robin: Want als de verkiezingen anders hadden uitgepakt, dan was het misschien anders gelopen.
Ric: Ja, maar ja dat is het mooie van werken voor de overheid. Het is onverwachts en de politiek beslist en zo hoort het ook in een democratie. Dus al die verrassingen die hebben we meegenomen en die hebben we ook kunnen beheersen. Als je nu vraagt, want zo vat ik net je vraag op: "Hoe hebben we dat nu gedaan?" In de selectie van mensen die je inhuurt om je projectleiderschap te doen moet je wel heel selectief zijn. We hebben hele goeie ingehuurd.
Robin: Ben je dan iemand die zegt, ik wil de beste mensen hebben?
Ric: Ja daar ga je voor. Je weet niet altijd wie de beste is hè.
Robin: Kan me niet schelen wat het kost.
Ric: Nou nee, weet je dat… Je hebt ook hele goeie die gewoon betaalbaar zijn. Maar je moet iemand hebben die het al een keer eerder heeft gedaan. We hebben iemand binnengehaald die had al een dergelijke actie voor OCW in het verre verleden gedaan. En we hebben een hele goede financiële man binnengehaald. Iemand die gewoon onze begroting goed bijhield.
Daarna heb ik de directie bedrijfsvoering van EZK, of EZ toen nog, gevraagd om regie te voeren. Die moest opdrachtgever zijn, want dit is een applicatie voor algemeen gebruik en die wordt vanuit de bedrijfsvoering bestierd.
De directeur bedrijfsvoering destijds vond het een uitdaging om die opdrachtgeversrol op te pakken en die heeft dat ook heel goed gedaan, die heeft zich erin verdiept.
We hebben een bestuurlijk overleg ingericht, daar zaten wij allemaal in. Een aantal leden van de top van het departement, maar ook een aantal mensen uit de top van de verschillende organisaties die onder EZK resulteren.
Robin: Waren ze allemaal even enthousiast?
Ric: Nee hoor. Het is ook wisselend, je hebt veel organisaties dat betekent ook dat je tijdvolgordelijk ook allerlei afspraken moet maken. De ene is eerder aan de beurt dan de ander, de één is er wel aan toe de ander niet. In het begin lijkt het, als je erachteraan zit dat het heel comfortabel is. Maar dan wordt de druk ook vaak heel erg groot. Degene die eerst dachten ik zit achteraan dan zijn alle problemen opgelost kwamen wel onder tijdsdruk te staan, omdat de oorspronkelijke werkplek werd gestopt. Dat soort vraagstukken komen op tafel.
Robin: Hoe introduceer je dan zoiets? Want we spraken eerder in deze podcast serie over de PGB en ICT daarachter. Maar dat was natuurlijk wel een hoop gedoe. Die waren ook heel ambitieus en er werd aanvankelijk gekozen om het in één klap erdoorheen te jagen. Dat is niet gelukt en uiteindelijk is hun code naar succes, daar hebben we het over: "We doen het nu rustig aan. Beetje bij beetje steeds weer nieuwe gebieden aansluiten en dat loopt soepel. Iedereen voelt zich veilig." Wat was jouw idee daarbij, in één klap iedereen erbij halen of beetje bij beetje, kon dat eigenlijk was dat een optie überhaupt?    
Ric: Nee, het in fases doen dat kan eigenlijk niet, want dan heb je twee of meerdere werkplekken die je in de lucht moet houden. Een tijdje lang doe je dat, omdat het niet anders kan. Maar op een gegeven moment houdt het ook op, want het is vrij kostbaar om twee werkplekken in de lucht te houden.
Robin: Dus je ging voor de big bang?
Ric: We gingen voor een relatief grote klap en die donderden dan wel na in een maand of vier, vijf, zes. In die periode moest het gebeuren. Maar wat heel spannend was, omdat we een organisatie zijn die oorspronkelijk bestond uit heel veel organisaties… Want het ‘World RVO’ is al opgebouwd uit veertig oorspronkelijke organisaties, dus die hadden allemaal eigen spullen en eigen applicaties. En om die op die Cloud en dus ook in de Cloud werkplek te krijgen, dat was best een tour de force.
Robin: Je zei aan het begin van dit gesprek: "Het is spannend. Je loopt overal tegenaan en je weet van tevoren niet wat je niet weet." Het is typisch zo'n project wat natuurlijk een beetje uit de hand gaat lopen, kan ik me zo voorstellen. Of tenminste is dat zo eigenlijk? Dat zijn een beetje aannames van mij, maar…Was het moeilijker dan je van tevoren dacht?
Ric: Ja het was wel moeilijker dan we dachten. Het is niet uit de hand gelopen, maar het is wel een tour de force.
Robin: Kun je eens wat van die verrassingen noemen, die je van tevoren echt niet wist dat het op je af zou komen? Dat Klimaat er dan ineens weer bijkomt of toch de weerstand van normale werknemers. Waar loop je dan tegenaan?
Ric: Dat laatste is wel een heel belangrijk ding, mensen meenemen dat is ook heel belangrijk. Wanneer begin je daar dan mee? Ook niet te vroeg, want dan duurt het nog heel lang voor die werkplek werkelijk komt. Maar wat het meest ingewikkeld is dat je het oude landschap vaak niet kent, omdat we uit… DICTU faciliteert enkele tientallen organisatieonderdelen die weliswaar geclusterd zijn onder één of twee of drie grotere onderdelen, maar het zijn allemaal oude applicaties. Die moesten we eerst virtualiseren, dan moet je ze leren kennen. Vaak zijn er mensen die ze ooit hebben gemaakt zijn er niet meer, de beschrijvingen zijn onduidelijk. Je bent daar vooral mee bezig.
Robin: Die taken moeten op dezelfde manier in een andere omgeving…
Ric: Dan heb je DICTU als ICT-leverancier. Elke organisatie heeft ook zijn eigen ICT mensen die vaak het functioneel beheer deden, maar nu ook gesteld staan om die aansluitingen mee te helpen verzorgen. En daar krijg je wrijving tussen.
Robin: Kun je daar een concreet voorbeeld van geven. Waar hebben we het dan over? Er komt op een gegeven moment een telefoontje of een vergadering en er roept iemand en die zegt van: "Hé we lopen nu hier tegenaan."

Ric: Ja wij hadden het voornemen om bij een bepaald organisatieonderdeel aan te sluiten, maar die kreeg problemen met zijn eigen ICT-voorziening waar wij eigenlijk geen relatie mee hadden. Daardoor gingen ze langer door met Windows versies die zo oud waren dat ze niet konden worden aangesloten op ons systeem. En daar kwamen wij pas achter op het moment dat we daar aanklopte om ze aan te sluiten. Toen bleek dat veel servers moesten worden vervangen. En dan krijg je een ontzettende tijddruk, want het lijkt zo eenvoudig een paar servers neerzetten van een nieuw type. Maar dat bleek helemaal niet zo eenvoudig te zijn, niet in het volume dat wij nodig hadden.
Robin: Zijn dat dan wel casussen, waar je toch ook een beetje hoofdpijn van krijgt?
Ric: Ja, je moet wel kunnen relativeren, dat werkt wel.
Robin: Wat gebeurt er dan bij jou zelf? Word je dan boos of denk je…
Ric: Nee, nou weet je soms…
Robin: Waarom weet ik dit niet, hoe kan dat dan dat we hier nu achter komen?
Ric: Ja, weet je het is allemaal mensenwerk. En dat realiseer ik me… Ik ben ooit leidinggevende geweest bij de Nationale Ombudsman.
Als je dan gaat kijken naar alle klachten over de overheid en vaak denken we in complotten. Het is vaak gewoon mensenwerk. We konden iets niet of het is onnozelheid of… Ik heb het onderzoek geleid naar de vuurwerkramp. Het is één aaneenschakeling van menselijk handelen wat op zichzelf allemaal heel gerechtvaardigd was, maar samengevoegd geeft het een grote knal. En dat is hier ook zo. Allemaal individuele mensen die de goede dingen doen, maar samen werkt het niet.
Robin: Je hebt in de loop van je carrière de menselijke natuur een beetje leren kennen. Dus jij schrikt dan ook niet zo snel?
Ric: Nee en eigenlijk moet je ervanuit gaan dat mensen te vertrouwen zijn en ook willen dat dit wordt opgelost.
Robin: Maar goed er komt dan wel zo’n dossier op je bureau. En dat is niet één keer dat het gebeurd. Dat is een traject van misschien meerdere keren. Heb je wel eens een keer op het punt gestaan dat je dacht van ik kap er gewoon mee. Dit wordt hem gewoon niet.
Ric: Nee, je hebt wel in zo’n project… En dat is eigenlijk de boodschap die ik ook vandaag zou willen meegeven. Je hebt altijd in zo'n ICT-traject van enige omvang, een drempel waar je voorstaat en waar je overheen moet. Een drempel…
Robin: Zijn dat drempels of zijn dat bergen?
Ric: Sommige drempels lijken op bergen. En dat hebben wij op een gegeven moment ook wel gehad. We waren al ver… Dachten we heel erg onderweg te zijn, maar toen hadden we toch het idee we moeten wel veel doen en redden we dat binnen die tijd? Moeten we geen alternatief bedenken? Er waren ook collega's die zeiden:  "We moeten ermee stoppen en onderdelen gebruiken die goed zijn en dan moeten we kijken hoe we de herbezinning gaan doen."
Robin: Dus jij geeft leiding aan een club mensen en zijn er een paar die zeggen van: "Ric, dit moeten we niet doen."
Ric: Ja, maar dat was gelukkig een minderheid.
Robin: En er zijn ook weer een paar die zeggen van: "Nee joh, als we dit zo en zo doen dan lukt het wel." En op een gegeven moment moet jij dan een besluit nemen?
Ric: Ja dat is de risico inschatting, die je dan op dat moment doet. Degene met wie je praat daar moet je wel vertrouwen in hebben. Dus op een gegeven moment kreeg ik ook wel het signaal, dit zou moeten kunnen. We hebben er goed met elkaar over gesproken, dus toen hebben we een laddertje gekocht en zijn die drempel over gegaan.
Robin: Toch wel.
Ric: En dat was niet makkelijk. Wat ook heel erg belangrijk is…
Robin: Een laddertje kun je daar iets meer over zeggen over je strategie of wat er dan gebeurt bij jou? Want ik kan me ook voorstellen, je bent bij de overheid aan het werk en je weet ICT en de overheid, beeldvorming in de samenleving is niet altijd even goed. De pers duikt er misschien op de Kamer duikt er misschien, dus er is best wel druk.
Ric: Ja, die druk is er zeker. Ik deel niet helemaal de analyse dat het een ongelukkig huwelijk is tussen overheid en ICT. Ik woonde voorheen ergens anders en ik had een buurman die werkte bij een grote internationale organisatie, die werkte voor de ICT.
Die had precies dezelfde problemen, maar dat neemt niet weg dat je het wel moet oplossen en dat je goed moet omgaan met belastinggeld en de juiste dingen moet doen. En die drempel moet je wel overheen.
Robin: Laddertje ertegen en gewoon gaan.
Ric: Ja dan moet je wel collega's hebben die je steunen, want in de bestuursraad van EZK werd ook mee gekeken en mee gedacht. Af en toe heb je weer extra financiën nodig voor een bepaalde activiteit of voor nieuwe dingen. Die moeten wel daartoe bereid zijn om mee te investeren. Dat is iedere keer gelukt. Dus het is niet alleen afhankelijk van al die mensen in die ICT-organisatie of de ontvangende organisaties, maar ook gewoon op het bestuurlijke niveau. Je moet iemand hebben die je steunt. Ik had ook het geluk dat de SG echt geloofde, dat is mijn baas weer de secretaris-generaal, in dit project. Nou schouder aan schouder en dan kom je er wel. Maar het zijn best lastige afwegingen.
Robin: Binnen die vier maanden moet het dan gebeuren, want je had een soort overlooptijd van 4 maanden waarin het dus moest gebeuren. En die hobbels die hebben waarschijnlijk overal een beetje gezeten. Daar en misschien daarvoor. Dat geloof ik eigenlijk wel. En toen was het klaar? Toen was het ook echt goed daarna?
Ric: Toen was het best aardig, maar je hebt toch altijd… Waar je tegenaan loopt is dat we gingen alles doen met laptops en allemaal mobiele devices. En dan blijkt in sommige panden de wifi onvoldoende te zijn. Dat soort vraagstukken.
Robin: Ja maar dat los je wel op.
Ric: Dat lossen we wel op, op een gegeven moment heb je dat ook geconstateerd. Maar we hebben ook alle bedrading in het kerndepartement vervangen. En er zijn er veel mensen die denk ik wel tien of twintig weekenden achter elkaar, elk weekend zijn er mensen in de panden bezig geweest. Dat ziet niemand straks van de afnemers, die klagen alleen als er een keer iets aan de hand is. Maar er zijn gewoon collega's geweest bij DICTU, maar ook ingehuurde mensen, ook mensen van de verschillende organisaties van RVO, van al die anderen. Die heel hard gewerkt hebben om dit mogelijk te maken. En dat zijn voor veel mensen de randverschijnselen wifi of printers. Kom maar eens op kantoor die printers doen het niet. Wij leveren niet zomaar een werkplek. We leveren een werkplek die gekoppeld is aan alle applicaties, telefonie, printers. Alles he, scanners.
Robin: Als je een printje wilt maken en je wilt een mailtje uitprinten en de printer doet het niet. Dat is misschien frustratie nummer 1. De printer doet het niet.

Ric: Precies, of het laboratorium. Laboratorium van de NVWA. Dat is hele specifieke software moet ook aangesloten worden en dat is einmalig. Dat hebben we alleen maar op die plek, dus dat moet je allemaal verkennen en moet je allemaal oplossen.

Robin: Hoe is het nou bevallen? Om zelf de regie binnen de organisatie in handen te hebben? Is dat nou bevallen of is dat voor herhaling vatbaar?
Ric: Ja ik ben de collega's heel erg dankbaar, want die hebben zich heel erg ingezet. Directie bedrijfsvoering, de top daarvan de directeur en de plaats vervangend directeur en ook de verschillende dienstonderdelen, dus het is goed bevallen. De volgende keer stel dat wij nu besluiten over vijf of zes jaar om een nieuwe werkplek te maken hebben we niet die retransitie van cap naar onszelf, dan staat het al bij ons.
Robin: Dat scheelt.
Ric: En dan wordt het al een stuk eenvoudiger. Het heeft aan de ene kant zijn nadelen dat we het zelf doen, dat we die werkplek helemaal zelf beheren en in ons eigen datacenter staan.
Robin: Die onafhankelijkheid lijkt me wel een prettig idee.
Ric: Dat was de gedachte destijds. Toen was ook de oekaze van alles moet binnen de eigen datacenters. Ik ben nu inmiddels wel tot de conclusie gekomen dat er ook best spullen buiten de deur kunnen staan als je maar goede afspraken maakt. Je moet dus selectief zijn in datgene wat je buiten de deur zet. Want de serie van J&V heeft met bijvoorbeeld met Microsoft uit onderhandeld. Alle voorwaarden waaronder dingen wel in de Cloud bij Microsoft kunnen staan. Zo doet EZK dat voor Oracle en daar ga je niet zomaar mee beginnen. Dan ga je experimenteren, kijken of dat werkelijk wel kan, afspraken maken. Maar je moet er wel over nadenken, want het kan ook zomaar gebeuren dat we zoveel data verzamelen dat we op een gegeven moment ook niet meer in staat zijn het in onze eigen datacenters neer te zetten.
Robin: Je moet ook realistisch zijn en dan heb je daar je gespecialiseerde club voor nodig.
Ric: Dus met oog op de toekomst, je hoeft het wat mij betreft nu nog niet te doen, maar met het oog op de toekomst moet je die mogelijkheden wel hebben.
Ik zou me kunnen voorstellen dat we straks een hybride Cloud hebben. Een private Cloud, een eigen Cloud met deels public. Het klinkt publiek, maar het is een openbare Cloud van een andere van Amazone of Google.
Maar dat is nog maar de vraag of we dat werkelijk gaan doen. Maar je moet wel die opties verkennen. Want soms is het ook de vraag of andere partijen sommige dingen niet beter kunnen of beter kunnen beveiligen. Het hangt ook af van datgene wat je erin wil zetten.
Robin: Heb je in je nieuwe baan ook hier weer mee te maken? Met ICT-projecten.
Ric: Ja.
Robin: Ligt daar nog een lekkere klus op je te wachten?
Ric: Nou, het is een groot ministerie, dus daar gebeurt veel en heel veel verschillende partijen met heel verschillende applicaties en ICT-landschappen. Dus er is uitdaging genoeg.
Robin: Heb je het gevoel dat je het lekker hebt achtergelaten nu? Kunnen ze je nu missen?  
Ric: Ja, nee dat durf ik wel te zeggen.
Robin: Geen hickups meer, geen grote hickups meer?
Ric: Nee en ik denk dat wé het goed hebben achtergelaten, want…
Robin: Het was een team effort.
Ric: Ja en dan ben ik maar een heel klein radertje hoor. Ik mag wel vooroplopen, maar meestal loop je achteraan, om te duwen. Maar het is echt wel samenwerking.
Robin: Nou ja er zijn veel ambtenaren die deze podcasts luisteren. Je gaat deze kennis en ervaring ook weer meenemen naar je nieuwe baan. Wat is nu de code van het succes? Het is goed gegaan, het loopt lekker nu. Wat is nou wat is de code van dit succes die je meeneemt of die jij kan uitdragen?
Ric: Dat is eigenlijk maar één woord, dat is samenwerking. Je moet bereid zijn samen te werken en dat betekent dat je in de ICT-wereld moet willen samenwerken met de mensen, die straks jouw afnemers zijn, met de business. Ik zeg gekscherend weleens, bij EZK maken zij er altijd een grap over: "Je moet ook een beetje van elkaar houden in dit werk. Als je dat niet doet gaat het niet vliegen." En ik geloof bij elke grote opdracht, dat je waardering voor elkaar moet hebben. Dus een beetje van elkaar moet houden, omdat het anders niet gaat werken, want dan ga je dingen die misgaan alleen maar naar elkaar verwijten en dan functioneert het niet meer.
Robin: Dat klinkt dan een beetje belegen van mij, maar als je dan leiding geeft aan zo'n proces dan moet je dus een verbinder zijn?
Ric: Ja, ik denk dat dat waar is. Gelukkig hoef ik maar te verbinden met een groep mensen en niet met iedereen, maar de sleutelfunctionarissen in die activiteiten moeten wel verminderd zijn.
Robin: Dank je wel voor dit gesprek. Ric de Rooij, verantwoordelijk voor de invoering van de Cloud werkplek bij het ministerie van Economische Zaken én Klimaat zeggen we tegenwoordig en heel veel succes bij je nieuwe baan bij J&V.
Ric: Dankjewel.
Robin: Luister ook de andere afleveringen van ‘de Code naar Succes’ terug. Over de lessen die we kunnen leren van ICT-projecten van de overheid.

Productiehuis - Koos Veefkind

Koos vertelt over hoe de Nationale Politie bij de start de informatievoorziening heeft georganiseerd. Hoe breng je systemen samen, hoe zorg je ervoor dat wat nodig is op straat ook snel wordt ontwikkeld en hoe introduceer je een nieuwe werkwijze? Luister deze podcast en ontdek wat hier de code was naar succes!

Koos Veefkind is directeur Informatievoorziening en Chief Information Officer van de politie.

Productiehuis - Koos Veefkind

Koos: Bij de politie gaat alles over IT. Er gaat geen proces meer zonder een goede informatievoorziening en een goede ondersteuning ervan. Daarom is het doen van IT binnen de politieorganisaties ongelooflijk veelzijdig en heel… Gewoon heel interessant.
Robin: Welkom bij ‘de Code naar Succes’ een podcast serie van de Rijksacademie voor digitalisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik ben Robin Rotman en in deze serie duik ik in de interessantste ICT-projecten van de overheid. Wat kunnen we daar nou van leren met z’n allen?

Koos: In Productiehuis brengen we eigenlijk de blauwe collega's, dus dat zijn de collega's die echt op straat staan, die brengen we samen met de IT’ers en daar maken we gewoon samen de toepassingen. Wat je daarmee bereikt is dat de toepassing die je maakt, die sluit ook echt aan op wat die diender iedere dag op straat nodig heeft.

Robin: Vandaag neem ik een kijkje achter de schermen bij de politie. ICT, het mobieltje, de muis en het toetsenbord dat zijn misschien wel de dienstwapens van deze eeuw. Ik bespreek dat met Koos Veefkind. Hij is chief information officer bij de Nationale Politie. Wat leuk dat je er bent.
Koos: Dankjewel.
Robin: Bij tech en politie moet ik altijd denken aan een film Minority Report. Ken je die film met Tom Cruise?
Koos: Zeker.
Robin: Hij gaat boeven vangen voordat ze hun misdaad hebben begaan. Kunnen we straks aan de hand van data en slimme software en kunstmatige intelligentie in de toekomst daadwerkelijk criminelen pakken voordat ze de fout in zijn gegaan?
Koos: Ja ik denk dat dat niet zo ver zal gaan komen.
Robin: Niet?
Koos: Want we hebben natuurlijk ook privacy en dat soort zaken. En ik hoop niet dat we in zo'n maatschappij zullen gaan leven. Maar ik denk dat er een aantal elementen in zitten, die zeer goed van toepassing zijn en zeker rondom big data. Het doen van analyses op wat er in big data gebeurt en daarmee toch een vorm van, ja ik wil zeggen voorspellende waarde kunnen hebben, dat kan zeker. We zijn nu zelf ook bezig met experimenten zoals dat heet rondom ‘predictive policing’.
Robin: Predictive, maar dat is toch gewoon boeven vangen. Dat is het toch gewoon?
Koos: Nou ja feitelijk is dat het idee, maar dan wel op basis van gewoon algemene data die we natuurlijk hebben en data die we in ons systeem hebben. Dus dat zijn wel mogelijkheden die in de nabije toekomst zeker zullen gaan komen.

Robin: Wat is dat dan? Is dat misschien big data, je hebt misschien een heleboel informatie over een bepaalde wijk waar criminaliteit plaatsvindt en op basis van de statistieken kun je voorspellen in die wijk hebben we mankracht nodig de komende maand?
Koos: Nou laat ik een voorbeeld geven wat… Waar we nu ook echt naar aan het kijken zijn.
Dat is bijvoorbeeld in onze meldkamer. Als je nu naar de meldkamer kijkt, er komen telefoontjes binnen belletjes binnen en dan ga je op reageren. Dan ben je echt reactief bezig.
Je kunt ook je voorstellen dat je op basis van social media ziet aankomen dat er in een bepaalde wijk of in een bepaalde omgeving iets ontstaat of speelt. En dan zou je daar dus voorspellend al een auto naartoe kunnen sturen. Dat doe je dan nu misschien nog via de meldkamer, maar straks gaat het misschien wel helemaal geautomatiseerd. Dus daar kun je echt voorstellen dat dat soort mogelijkheden ook echt er gaan komen.
Robin: Dan moet ik ook denken aan camera's in de stad of drones die van alles zien en die van alles vastleggen, die kunnen misschien ook dingen zien gebeuren waarvan je automatisch kan zeggen: "Ga daar nou eens naartoe meteen", zoiets?
Koos: Je zou het je kunnen voorstellen. Nogmaals we moeten natuurlijk heel zorgvuldig zijn rondom privacy.

We kunnen niet zo ongeremd alles doen en alles aan elkaar koppelen, dus we zullen ook altijd wel, zoals het in ons vak zo mooi heet, doelbinding moet er zijn. Het moet wel proportioneel zijn en het moet passen binnen de opsporingstaken die je hebt. Je kunt niet ongebreideld dit doen, want we willen geen Big Brother-maatschappij zijn. Maar er zullen zeker van dat soort mogelijkheden komen en dat heeft gewoon te maken met de veiligheid in de wijken. Een van de dingen, dat is ook wel aardig iets waar we bijvoorbeeld naar hebben gekeken, is dat stel dat je nou in een onveilige wijk loopt voor je gevoel. Ja dan zou je misschien wel een app willen hebben waarbij je op een gegeven moment op een knop kan drukken als je je echt onveilig voelt. Nou dat zijn toch wel dingen die misschien heel laagdrempelig zijn, maar wel voor burgers en voor ons allemaal dus, toch misschien dat gevoel van onveiligheid zouden kunnen wegnemen.

Robin: Jij komt bij De Nederlandsche Bank vandaan bij het Centraal Bureau voor de Statistiek?
Koos: Ja, dat klopt.
Robin: Dus jij hebt niet echt van dat blauwe politie bloed door je aderen stromen?
Koos: Nee dat is niet zo, dat is zo. Maar aan de andere kant het is een vak wat je, denk ik, als je er één keer in zit dan grijpt het je wel, die organisatie. Want het gaat ergens over, het heeft een maatschappelijke relevantie. We hebben er iedere dag allemaal mee te maken. Je hoeft maar een krant open te slaan of het nieuws te zien en het gaat over de veiligheid van ons allemaal. Dat is één en aan de andere kant, ik ben een IT’er van origine, hoewel ik bestuurskunde heb gestudeerd, maar dat maakt niet uit. Ik heb wel IT altijd gedaan in mijn hele carrière en bij de politie gaat alles over IT.
Het is… Er gaat geen proces meer zonder een goede informatievoorziening en een goede ondersteuning ervan. En daarom is het doen van IT binnen de politieorganisaties ongelooflijk veelzijdig en gewoon heel interessant, omdat je nogmaals wat je doet gaat ook echt ergens.
Dat merk ik ook bij de mensen die voor ons werken, dus de collega's die zijn ook echt wel gedreven door vooral dat. Het zorgen voor veiligheid op straat en het zorgen voor die goede politie goed te faciliteren, die collega's op straat, goed te faciliteren met goede middelen.

Robin: Maar dat vind ik namelijk ook zo leuk dat jij er nou bent, want misschien wel meer dan bij andere organisaties binnen de overheid is het niet alleen, het gaat niet alleen om de werkplek, maar het gaat ook daadwerkelijk over boeven vangen.
Koos: Zo is het.
Robin: Het is echt is echt veel.

Koos: Het aardige is we zijn bezig om een IT-organisatie te bouwen, die in eerste instantie heel erg gericht was op je zou kunnen zeggen de administratieve IT en ook gewoon de techniek.
Robin: Roosters maken?
Koos: Dat is overigens wel… Onderschat niet hoe complex het is in een politie-organisatie. Dat is echt complex.
Robin: Het zijn een hoop mensen eigenlijk he?
Koos: Het zijn veel mensen. Je wilt ook die flexibiliteit in de organisatie hebben in de wijkteams. Dus ook kunnen roosteren. Maar wat je ziet is dat we in het verleden een IT- organisatie hadden waar met name de focus lag op echt de IT-techniek zou je kunnen zeggen. En we zijn de laatste jaren steeds meer bezig geweest om IT-bedrijven te bouwen wat veel meer, veel dichter tegen dat politievak aan zit. Omdat een aantal van die IT-voorzieningen die zijn gebouwd generiek en daar kun je eigenlijk wel de leveranciers voor vragen om het maar zo te zeggen. Maar wat ons bijzonder maakt is dat wij als IT’ers ook echt in dat politievak zitten. En dus de specifieke dingen doen die je nodig hebt om op te kunnen sporen of in een actie die we hebben of iets dergelijks ondersteuning te geven. Dat is natuurlijk… Dat maakt ons natuurlijk wel heel bijzonder als IT-organisatie.

Robin: Daar wil ik straks dieper op ingaan, want ik wil daar veel concrete voorbeelden over horen. Maar eerst… Dat noem je dan ‘het productiehuis.’ Het productiehuis? Dat klinkt niet echt spannend he? Productiehuis.

Koos: Het is een ongelooflijk spannend iets.
Robin: Maar wat is dat dan?
Koos: Wat wij eigenlijk gedaan hebben in de afgelopen jaren, we zagen dat wij systemen bouwden en dat wij eigenlijk, op het moment dat we iets hadden gerealiseerd, dan duurt het vaak nog wel maanden voordat dat echt bij de diender landde op zijn mobiele telefoon. Vroeger was het op zijn werkplek, want toen had hij nog niet eens een mobiele telefoon om daar gebruik van te maken.
We hebben eigenlijk gezegd: "Dat kan niet meer", want we hebben toch gewoon zoveel urgentie dingen: politieke prioriteiten, allerlei functionaliteiten die snel op straat moet worden gebracht om het maar zo te zeggen. Dat betekent ook dat je IT-organisatie daarop moet zijn ingespeeld. Het productiehuis is het antwoord daarop. En wat doen in het productiehuis?
In het productiehuis brengen we eigenlijk de blauwe collega's. Wij noemen dat blauw, dus dat zijn de collega's die echt op straat staan. Die brengen we samen met de IT’ers en daar maken we ook gewoon echt samen de toepassingen. Wat je daarmee bereikt is dat de toepassing die je maakt, die sluit ook echt aan op wat die diender iedere dag op straat nodig heeft. Het betekent heel simpel, de applicatie die we nu op straat uitrollen daar zitten als je hem ziet daar zitten hele grote knoppen op om het maar zo te zeggen. En waarom is dat?Omdat je ook op straat moet je ook soms met handschoenen aan of met... Het is niet allemaal heel fijn. Je kunt niet met hele kleine priegel knopjes werken, dus dat zijn dingen die die collega's zelf hebben aangegeven dat vinden wij prettig om zo te kunnen werken. De workflow, dus de manier waarop de dingen achter elkaar gaan. Dat is ook echt zo gemaakt, zoals het iedere dag op straat gebeurt.

Robin: Even voor mijn idee. Hoe werkt dat nou precies?
Koos: Het productiehuis. Hoe het productiehuis werkt?
Wat we eigenlijk doen is dat we kleine teams maken met een collega of acht tot tien. Daarin zitten verschillende competenties zoals we het zo mooi noemen, verschillende kennisgebieden. Dat zijn mensen die heel goed kunnen programmeren zou je kunnen zeggen. En mensen die heel goed het proces begrijpen wat we aan het automatiseren zijn en we laten die teams vaak leiden door, dat noemen we dan blauwe collega’s ik noemde het net al, de collega's die echt gewoon het werk zelf doen dagelijks.
Robin: Dus de technici en de agenten die gaan samen in gesprek?
Koos: Ja, die gaan samen in gesprek. Ze gaan samen in een team. En wat we dan eigenlijk doen is dat we in hele korte cycli, korte rondes zou je kunnen zeggen, kleine stukjes programmatuur maken. De gedachte is dat die kleine stukjes programmatuur op zichzelf eigenlijk zouden moeten kunnen werken en een eigen stukje functionaliteit zoals ze dat noemen bevatten. En dat is wat we eigenlijk doen in die teams dat doen we eigenlijk iedere keer achter elkaar door.
Zodat je heel korte cycli krijgt. Een korte twee, drie weken en dan lever je weer iets op. Dat test je en dat ga je gebruiken. Zodat het moment dat je iets bedenkt en het moment dat je het ook daadwerkelijk hebt, dat zit eigenlijk relatief kort op elkaar. Dat zit gewoon een aantal weken zit ertussen. Ik noem het net, in het verleden zat er soms een half jaar tussen, dus dan had je iets bedacht en dan had je het een half jaar later op je computer en misschien was de wereld al zo veranderd dat je eigenlijk dacht van: "Ja eigenlijk had ik het heel anders gewild of daar heb ik eigenlijk helemaal niks meer aan."
Dus door het heel kortcyclisch te maken. Heb je ook eigenlijk meteen een soort van zoals we noemen een feedback loop waarbij je meteen kunt zien van is nou wat ik heb bedacht precies wat ik wil? Werkt dat ook voor mij in de praktijk? Dat is wat we doen en dat doen we dan in z'n totaliteit met zo'n 80 tot 100 van dat soort teams, dus dat zijn 80 of 100 van de teams die dit doen.

Robin: 80 teams of 100 teams? Je hebt een organisatie waar 65.000 mensen werken, dus je wilt een heleboel. Je kan ook heel ambitieus daarin zijn, het zijn steeds de korte klappen, je wordt super wendbaar. Maar is dat niet heel lastig om dat ook daadwerkelijk te implementeren uiteindelijk?

Koos: Dat is ook in de afgelopen jaren een hele operatie geweest. We hadden vanuit het verleden al een aantal teams die zo werkten en wat we eigenlijk hebben gedaan is dat we die werkwijze die hebben we eigenlijk overgeplant op de rest van de organisatie. En we hebben eigenlijk… We hebben het verdeeld in verschillende aandachtsgebieden, want niet ieder gebied heeft dezelfde spullen nodig om het maar zo te zeggen, en heeft dezelfde type vraagstukken en daar hebben we die zogenaamde scrum teams in gemaakt en die doen dat werk dan in verschillende onderdelen.
Dat hebben we eigenlijk de afgelopen anderhalf jaar, twee jaar hebben we dat steeds beter werkend gekregen. Dat doe je bijvoorbeeld door coaching on site, dus gewoon een aantal coaches die ook echt helpen in die manier van werken. Want het is ook een andere manier van werken. Daar waar je misschien vroeger het beeld hebt van een programmeur die zat achter een beeldscherm, die zat maar een beetje met een koptelefoon op te kloppen. Gebeurt ook he. Maar het is ook wel heel veel in interactie met elkaar.
Veel het gesprek aangaan, even met elkaar challengen. Gaat dat nou goed? Dus het is toch een andere vorm. En dat betekent dat je ook mensen daarin moet stimuleren en helpen. Dat is één. Twee, je kunt het alleen maar doen als je wel een aantal principes met elkaar deelt. Want anders gaat iedereen het op zijn eigen manier doen. Ja, dan hebben we chaos gecreëerd, dus dat… Dat zijn best wel... Dat kost gewoon veel tijd. Dat is één en het tweede wat je ook nog moet doen, je moet ook zorgen dat je een aantal collega's die normaal gesproken op straat staan wel in die scrum team gaan meedraaien. Die moet je ook beschikbaar hebben, want die zijn ook niet naar zomaar.
Robin: Die moet je naar binnen halen ineens.
Koos: Want die hebben het hartstikke druk, want die hebben eigenlijk iets anders.
Ook dat is iets wat we in de afgelopen jaren ook hebben gedaan.
Robin: En dit blijft gewoon doorgaan neem ik aan?
Koos: Dit gaat gewoon door.
Robin: Dus volgende week en volgende maand en volgend half jaar blijven die teams doorgaan en steeds nieuwe ideeën.
Koos: Kijk en wat heel leuk is en dat doen we om de zoveel tijd. Dat noemen we bij ons dan een Big Room-sessie. Dat je om de zoveel tijd de resultaten van al die teams dan met elkaar deelt en dan zit dan ook gewoon, laten we zeggen, het management zit er dan bij die uiteindelijk die eindverantwoordelijkheid daarvoor hebben. Daar kan je ook echt die vraagstukken met elkaar delen. Dan kun je ook met elkaar afspraken maken, wat gaan we de komende periode weer doen?
En zo probeer je ook die cadans erin te houden dat er steeds weer nieuwe ontwikkelingen komen, maar dat die ontwikkelingen ook niet hobbyisme is, maar ook aansluit bij wat we met elkaar willen bereiken. Want je moet uitkijken dat je niet allemaal dingentjes aan het bouwen bent die vandaag heel interessant zijn maar morgen niet meer nodig zijn.

Robin: Dus je hebt een holster aan de ene kant met een pistool erin. En een holster aan de andere kant waar het andere dienstwapen in zit namelijk…
Koos: De mobiele telefoon.
Robin: Dat zakcomputertje of  de mobiele telefoon?
Koos: Ja zo is het.  
Robin: En we moeten daar eigenlijk bij wijze van spreken binnen 24 uur een nieuwe applicatie op kunnen prakken als de Kamer daarom vraagt of als de…
Koos: Nou dat is uiteindelijk wel wat je ambities is en of 24 uur nou reëel is laten we maar even… Op korte termijn wat je wilt is inderdaad, dat noemen we dan wendbaar. Je wilt eigenlijk zorgen dat je IT-toepassingen dat die ook echt heel goed aansluiten bij wat de collega op straat ook echt nodig heeft.
En op het moment dat die een verandering nodig heeft, dan moet je er ook voor zorgen dat die snel beschikbaar komt. Dat is wat we in het productiehuis bij elkaar brengen.
Robin: Dit heb je zelf bedacht toch dit productiehuis?
Koos: Nou ja laten zeggen de gedachte van het productiehuis, die komt voor een deel bij mij vandaan, maar uiteindelijk de implantatie is door 1000 collega's gedaan. Laten we even de eer echt aan iedereen, want we hebben dat eigenlijk uit de grond gestampt en daar was een soort van concept idee hoe we dat willen gaan doen en vervolgens is dat eigenlijk door een steeds grotere groep verder uitgewerkt en werkend gaan worden. Het aardige van die aanpak was dat we niet van tevoren al helemaal een soort van blauwdruk hadden getekend van zo moet het eruit zien.
Het was eigenlijk een aantal globale ideeën en die zijn vervolgens werkenderwijs uitgewerkt. Als je kijkt wat er nu staat dan is het toch best op een aantal punten nog iets anders geworden dan dat ik misschien twee jaar geleden of drie jaar geleden had bedacht.
Robin: Dit volgt op een periode van 2013 tot 2017 waarin de ICT-omgeving bij de politie al was aangepakt toch?
Koos: We hebben in het verleden best wel heel veel IT-problemen gehad. Dat is denk voor heel veel mensen wel bekend en we hebben eigenlijk sinds 2012, 2013 zijn we heel structureel bezig geweest om de techniek gewoon werkend goed te krijgen dat je overal in het land, wat je eigenlijk nu niet kunt voorstellen, maar overal in het land gewoon netjes gebruik kunt maken van dezelfde omgeving en dat het er allemaal is. Dat is er allemaal en is stabiel. Daar hebben we ook geen grote verstoringen meer op.
Robin: Dus dat viel ook samen met de vorming van een nationale politie?
Koos: Juist dat viel samen met de vorming van de nationale politie, in die lijn deden we dat ook. En wat we eigenlijk in de afgelopen jaren hebben gedaan is op die stabiele omgeving ook toepassingen en applicaties bouwen die ook gewoon dat politie proces steeds beter gaan ondersteunen. En dat is nooit klaar, want er ligt nog een lijst met honderden ambities dus er moet nog ongelooflijk veel gebeuren.
Robin: Maar vertel, wat is dat, noem eens wat dingen?
Koos: Kijk als je kijkt naar je noemde net al big data is een heel belangrijke omgeving waar we veel moeten doen. Kijk eens naar bijvoorbeeld de hele keten. We hebben nog heel veel papier in de keten en dat moet er echt uit. Het moet allemaal geautomatiseerd. Keten dan heb je het dus over politie Openbaar Ministerie de rechtbanken, dus zorgen dat het goed door die keten heen gaat.
Robin: Oh, dus het is veel breder dan alleen dat…
Koos: Het is veel breder. Het is heel simpel, dus op het moment dat jij natuurlijk laten we zeggen processtukken hebt. Ja dan wil je wel dat die ook straks bij het Openbaar Ministerie zijn. Dat die uiteindelijk ook in de rechtbank landen en dat kun je het ook allemaal prachtig mooi automatiseren. Dat zijn dingen die we doen. Ander voorbeeld waar we nu heel druk mee bezig zijn is multimedia, dus dat is eigenlijk filmpjes en beeld en beluid materiaal om het even zo te zeggen. Wij krijgen dat nu allemaal nog aangeleverd op allerlei verschillende formats.
Robin: Je bedoelt van burgers die iets gefilmd hebben? Of Sociale Media?
Koos: Ja, die hebben iets gefilmd. Zo is het. En dat wil je eigenlijk ook op een goede manier kunnen vastleggen en op een goede manier kunnen gebruiken uiteindelijk in de opsporing.
Dus er liggen nog... Ik noemde net al de meldkamer is een domein waar we ook nog heel druk bezig zijn om echt een moderne meldkamer te maken. Daar waar de meldkamer nu nog werkt op basis van, je zou kunnen zeggen van de telefoon en we gaan reageren ik noem het net al, zal straks de meldkamer, ja, een informatie hub zijn waarbij al die informatiebronnen bij elkaar komen en je eigenlijk op basis van die informatie ook gewoon aanstuurt in het veld zou je kunnen zeggen. Dat wordt een hele andere omgeving.
Robin: En het wordt ook steeds meer.
Koos: Het wordt alleen maar meer.
Robin: Dat gaat hartstikke hard. Was het moeilijk om dit te organiseren om dit te regelen?
Koos: Ik denk dat de vorming van Nationale Politie ons echt heeft geholpen, want dat betekent dat je toch veel meer een eenheid van bestuur en beleid hebt.
Robin: Dat is gewoon een momentum?
Koos: Dat heeft ons echt ontzettend geholpen. En wat je eigenlijk nu ziet is dat doordat we ook steeds meer onze basis op orde hebben weten te krijgen. Ons fundament op orde. Ja dan ontstaan er steeds nieuwe mogelijkheden. Het zijn ook dingen die je eigenlijk soms niet helemaal voorziet, maar die eigenlijk doordat je de nieuwe mogelijkheden creëert ook weer nieuwe deurtjes opengooien zou je kunnen zeggen. Nou dat is denk ik heel mooi.
Robin: Het klinkt heel lekker, ICT als dienstwapen of de telefoon als dienstwapen. Maar zie je dat ook echt zo?
Koos: Feitelijk is dat de situatie. Laat ik je daar een voorbeeld op geven. We hebben die mobiele telefoon, een aantal jaar geleden hebben we die uitgerold. We hebben een aantal jaar geleden hebben dat weten mensen misschien wel, hebben we een behoorlijke cyberaanval gehad. Dat weten sommige mensen misschien nog wel. We hebben toen voor een korte periode onze internettoegang gesloten preventief om te voorkomen dat we risico liepen en dat leidde er meteen toe dat die collega's die op straat waren niet konden werken met die mobiele telefoon. Op een aantal punten en toen moesten ze het ouderwetse bonnen boekje weer van stal halen. Dan zie je hoe snel zoiets ingeregeld raakt in de organisatie. Want we hadden eigenlijk nog maar net geïntroduceerd, een half jaar.
Robin: Dus ze konden niet meer met pen en papier overweg?
Koos: En ze konden eigenlijk al niet meer zonder. Het was echt, zo hard gaat dat. Je ziet dat het… Ja dat wordt gewoon een onderdeel van het primaire proces dan zou je kunnen zeggen.
Robin: De politie kampt al tijden met een personeelstekort. De vakbonden mopperen daarover kan ICT daar iets doen? Dat je met wat hightech professionals misschien een hoop werk kan doen, waar je vroeger honderden mensen voor nodig?

Koos: Ja, kijk ik bedoel… Laat ik me niet in die discussie helemaal roeren. Kijk ik denk dat je voldoende voorbeelden hebt waarbij je ziet dat door slimme IT, slim toepassen van bijvoorbeeld Big Data-achtige zaken dat je een heleboel taken anders kunt gaan organiseren. Ook met een ander type professionals kunt gaan organiseren. Dat geldt dus voor ons ook. Om nou te zeggen daarmee zou je zoveel duizenden personeelsleden kunnen besparen dat is niet aan mij om daar iets over te zeggen. Maar ik denk wel dat IT op een aantal punten, dat hebben we overigens ook al aangetoond efficiency kan bewerkstelligen.
We hebben die uitrol van die mobiele telefoon hebben we ook destijds becijferd dat levert gewoon echt heel veel extra productiviteit op.
Robin: Bijvoorbeeld die whatsappers achter het stuur. Kan ICT of slimme camera's slimme systemen daar mensen betrappen?

Koos: Ja dat is een innovatie die we ook heel recent ook hebben aangekondigd. Daar hebben we zelf overigens wel aardig, want dat hebben we echt in onze eigen IT-organisatie ook ontwikkeld, en we kunnen dus op basis van het beeld van iemand die achter het stuur zit kunnen we met slimme algoritmes kunnen we zien of die aan het appen is of niet. En kunnen we dus ook beboeten. Nou dat zijn we nu nog in pilot fase, hebben we dat nu nog staan. Maar dat is ook echt mogelijk.
Robin: Dat zijn camera's die dan op de snelweg hangen?
Koos: Dat is een camera die op een viaduct. Die zet je op een viaduct die kijkt op de voorruit en er zitten gewoon een slimme algoritmes in waarbij we op basis daarvan kunnen vaststellen of iemand al dan niet zit te appen tijdens het rijden. En dat is dan duidelijk.
Robin: En ik ga nu gewoon een lijstje opnoemen van allerlei dingen die mij te binnen schieten. Agent die op straat loopt, een bodycam, gezichtsherkenning en als hij ie een gezicht scant op straat van iemand die nog een boete heeft openstaan: ’ping.’ Hij krijgt een signaal in z'n oortje: "Hou die meneer eens eventjes aan of die mevrouw."
Koos: Wat jij noemt dat zijn eigenlijk ook zijn innovaties die ook wij stap voor stap natuurlijk aan het zetten zijn. We zijn op een aantal plekken in het land aan het experimenteren met bodycams.
Dus dat gebeurt ook bij ons. Het is al aardig wat je ziet, er zijn natuurlijk over de hele wereld politiekorpsen met allerlei innovaties bezig. Dus wat wij ook heel nadrukkelijk doen is gewoon kijken wat is er op dit moment beschikbaar in de wereld en welke innovaties kunnen wat mee en waar kunnen we wat van leren?
En die willen we ook gebruiken. Het is wel grappig. As we speak, vandaag en morgen is er een internationaal gezelschap hier in Den Haag met hoge politieofficieren om met name rondom big data vraagstukken te kijken van wat kunnen van elkaar leren en waar kunnen we elkaar helpen.
Robin: En dan heb je het ook over de camera's met gezichtsherkenning?
Koos: Bijvoorbeeld.
Robin: Want je hebt het over nu. We leven nu in de maand januari. Mensen die luisteren dit misschien in maart of in april, dus dan kunnen we eens kijken hoe snel er daadwerkelijk wordt doorgevoerd. Als mensen dit luisteren of het dan al zo ver is, maar daar wordt dus daadwerkelijk serieus naar gekeken?

Koos: Je ziet gewoon dat dit hele domein ongelooflijk hard in ontwikkeling is. En nogmaals ik noem het net ook al, regelgeving is natuurlijk echt wel een heel belangrijk onderdeel, ethiek ook he dus we kunnen niet zomaar ongebreideld al dit soort dingen over het hele land storten, want dan gaan we echt dingen doen die wij als burgers ook niet. Maar de techniek biedt ons vele mogelijkheden en juist in dat politievak zijn er ook zo ongelooflijk veel toepassingsmogelijkheden. Daar wil je natuurlijk wel gebruik van maken.
Robin: Maar dan zit jij als nerd eigenlijk een beetje, mag ik dat zeggen of vind je dat een beetje?
Koos: Je mag mij best nerd noemen hoor.
Robin: Dan zit je als een nerd ineens in de voorhoede van het boeven vangen, toch?
Koos: Dat is ook exact wat ik ook aangaf. Ik denk dat IT’ers die werken voor de politie. Dat is ook uiteindelijk waar je het voor doet. Je gaat niet voor niks werken voor een organisatie als de politie. Dat is één, omdat je het vak heel interessant vindt en twee, omdat het ook ergens over gaat en dit is ook denk ik de toegevoegde waarde daarvan.

Robin: Een ander voorbeeld, een aantal van jouw collega's is ook meegegaan om naar Oekraïne om daar onderzoek te doen naar de MH17 ramp?
Koos: Zeker.
Robin: Dat is toch scherven verzamelen…
Koos: Het afgelopen jaar zijn diverse onderzoeksteams zijn er geweest en die moeten gewoon gefaciliteerd worden en ook gaan er dan IT’ers mee om dat te ondersteunen.
Robin: Maar wat doen zij dan daar?
Koos: Nou ja, zorgen dat daar gewoon op een goede manier gegevens kunnen worden vastgelegd en dat het op een veilige manier ook gebeurt. En daar waar mogelijk helpen bij het doen van analyses en dat soort zaken.
Ook daar ondersteunen wij. Dus je ziet ook dat wij gewoon in al dat soort operaties. daar geven wij ook echt ondersteuning als IT-organisatie om daar waar het echt in opsporing zit en in handhaving dat zijn allemaal plekken waar wij natuurlijk ook, waar we helpen. En we proberen dat steeds dichter meer samen met de collega's te doen, omdat je daar ook…

Je kunt wel als organisatie… We hebben 65.000 collega's, dus het is nogal wat. Dan kun je een standaardproduct voor leveren en dan kan, laten we zeggen, in kantoortijden kan iedereen daar prima mee uit de voeten. Maar het zijn juist die bijzondere dingen, daar maak je het verschil en daar zal je ook je IT-voorzieningen op moeten ook beschikbaar voor moeten maken. Soms is dat gewoon echt maatwerk, want je kunt niet altijd met een hele standaard toepassing ergens in een gebied waar je misschien hele slechte dekking hebt of iets dergelijks of ja dan moet je ook zorgen dat het werk goed gedaan kan worden.

Robin: Waar gaat de uitrol van 5G straks weer nog nieuwe mogelijkheden bieden?
Koos: Zeker.
Robin: Kijk je daar naar uit… Zit je dan handenwrijvend achter je…
Koos: Dat biedt nieuwe mogelijkheden. Dat betekent ook dat je moet kijken van hoe kun je je bestaande voorzieningen natuurlijk goed blijvend te laten functioneren.
Dat zijn ook…Juist dat soort dingen... We zijn ook heel nadrukkelijk nu aan het kijken naar de nieuwe technologieën. Denk bijvoorbeeld aan kwantum computing, dat komt ook de komende jaren op ons af. Het zal de komende jaren nog wel niet zijn, maar dat gaat een keer komen.
Robin: Oh ja kwantumcomputers.
Koos: Wat gaat dat betekenen voor de veiligheid van de systemen?
Robin: Die kunnen berichten goed versleutelen toch?
Koos: Ja maar die kunnen ook heel makkelijk berichten kraken, dus de sleutel weten te kraken. Dus de vraag is even, wat gaat betekenen? We hebben natuurlijk aan de ene kant wil je natuurlijk zo transparant mogelijk zijn, maar je hebt ook al informatie die je echt wel veilig wilt houden.
Dus dat zijn ook wel echt vraagstukken waar we de komende jaren ons op moeten voorbereiden. Wat gaat dat betekenen? Het biedt heel veel mogelijkheden.
Robin: Daar zijn ze in Delft ook wel goed in. Heb je dan ook contact met de Universiteit in Delft?
Koos: Wij werken met een aantal universiteiten heel nadrukkelijk samen, dus ook het gebied van innovatie. We hebben een aantal in het land, dat noemen we een aantal ‘innovatielabs,’ waar we ook samen met bedrijven en met universiteiten ook innovaties uitproberen.
Er zitten wat dat betreft is het mooie van zo'n organisaties als de politie. Er werkt 65.000 man. En er zitten ook ik zou bijna willen zeggen 65.000 entrepreneurs die allemaal briljante ideeën hebben en allemaal ideeën hebben hoe zij hun dagelijkse werk kunnen verbeteren en dat gaat vaak met behulp van IT, merk ik.
Robin: Dus je bent constant aan de agent van de toekomst aan het sleutelen. Heb jij een beetje een idee hoe dat binnen tien twintig of de komende tien twintig jaar gaat veranderen. Wat die kunstmatige intelligentie is volop in ontwikkeling, machine learning, de kwantumcomputer.

Koos: Tien twintig jaar vooruitkijken. Dat is eigenlijk irrealistisch in ons vak. Als je twee drie jaar vooruit kan kijken dan ben je al een heel meisje of jongen zullen we maar zeggen. Dus dat is al heel knap. Dus zo heel ver vooruitkijken, dat is best ingewikkeld.
Kijk ik denk dat die informatiepositie die je hebt als politieorganisatie, die wordt alleen maar belangrijker. Dat betekent dat je informatie vanuit je eigen systemen, maar ook vanuit systemen en vanuit wat je van burgers krijgt wat je van je collega organisaties krijgt. Dat combineren in een in een beeld en daarmee steeds productiever zijn. Waar we net aan het begin van het gesprek opkwamen. Zorg dat je proactief kunt zijn als organisatie.
Toch de inzet van steeds meer sensoren, dus camera's. Je noemde het al biometrie en dat soort dingen. Dat gaat allemaal ons vak veranderen. Het komt ook steeds dichter op dat politiewerk in de dagelijkse gang van zaken. Bodycams, nou je noemt het net al misschien wel met een bril, ik weet niet of we daar onze agent ooit mee gaan uitrusten. Maar je kunt je voorstellen dat je…
Robin: Waarom ook niet?
Koos: Om gewoon een goed operationeel beeld te hebben, je loopt ergens op straat en je wilt weten aan de hand is.
Robin: Gezichtsherkenning.
Koos: Kijk nogmaals voorzichtig, want we hebben de privacywetgeving dus ik ga hier niet land breken om het maar ongebreideld te doen.
Robin: Het moet allemaal nog door de Kamer.
Koos: Precies, dus dat zijn allemaal dingen waar we goed rekening mee moeten houden. Maar dat is wel… En laten we heel simpel zijn we hebben natuurlijk te maken met criminelen en die hebben geen AVG en die hebben geen regelgeving. Wij hebben dat wel en dat is ook terecht. Dat hoort ook bij onze taak, dat zouden we niet anders willen. Maar dat betekent dat je wel creatief en innovatief moet zijn om dat wat kan, ook op een goede manieren in te zetten en slim in te zetten.
Robin: Is de menselijke maat voor jou een belangrijk ding? Ik wil je daar een voorbeeld bij… Een heel klein, een heel suf voorbeeld van mijzelf. Ik reed een keer een kelder parkeergarage uit en toen zette ik mijn auto heel even aan de kant, Op een parkeerplaats en ik zette mijn knipperlichten aan. Ik pakte uit met dashboardkastje mijn koptelefoon, zodat ik onderweg kon gaan bellen. Dat leek me veilig, omdat even zo stilstand te doen. Toen reed er een scan auto voorbij en toen dacht ik het zal toch zeker niet dat nu mijn kenteken gescand wordt en dat ik nu een bekeuring krijg, omdat ik hier geparkeerd stond terwijl ik eigenlijk gewoon… En inderdaad ik kreeg dus een bekeuring een paar dagen later.
Vroeger klopte er waarschijnlijk iemand op mijn raampje en dan kon ik zeggen ja maar ik ben even mijn ding aan het doen, er is toch niks aan de hand. En dan was ik er waarschijnlijk mee wegkomen en nu was er geen beginnen meer aan. Toen dacht ik van he? Is dat iets belangrijks?
Koos: Ja tuurlijk is dat heel belangrijk. Ik denk dat wij als Nederlandse politie dat de kracht van de Nederlandse politie… Eén van de sterke punten van de Nederlandse politie, is dat wij ook heel erg aanwezig zijn in de wijken over het algemeen. Niet overal, maar over het algemeen aanwezig zijn in de wijken.
Robin: Gewoon echt aanspreekbaar, echt menselijk contact.
Koos: Precies daarmee ben je als politie ook aanspreekbaar. Ik denk dat dat gewoon echt een verworvenheid is. Ik denk dat we allemaal weleens de beelden uit Amerika zien, dat is echt een andere politie die je daar ziet.
Zonder voor m'n beurt te spreken, maar ik kan me niet voorstellen dat wij als Nederlandse politie zo zouden willen zijn. Dus we zijn er ook echt voor de maatschappij en dat betekent dat je ook een onderdeel bent van de maatschappij.
Robin: En wat is nou een digitale wijkagent dan?
Koos: Ja dat is mooi he. Wat je daar in feite mee probeert te bereiken is dat je toch ook op alle momenten bereikbaar bent voor de mensen die in een wijk zitten en dat hoeft niet altijd fysiek te zijn.
Robin: Dat kan gewoon een paal zijn op straat waar…?
Koos: Dat kan via social media zijn of dat kan… Dat is eigenlijk wat we ermee bedoelen. Dat je daarmee altijd wel bereikbaar bent en mensen ook gewoon informatie met je kunnen delen en vice versa.
Robin: Er rijden ergens op de wereld al robots rond met een schermpje op hun buik waarop je bijvoorbeeld aangifte kan doen. Dat soort dingen, is dat iets?
Koos: Ik heb dat nog niet gezien, maar dat zou zomaar kunnen.
Robin: Lijkt dat je wat?
Koos: Ik weet niet, ik denk dat mensen het toch het wel heel prettig vinden en dat vind ik ook terecht. Stel dat jou iets is overkomen dan wil je ook je verhaal kwijt. Er zijn vast wel aangiften waarvan je denkt, ik doe het achter mijn computer en klaar.

Maar er zijn voldoende zaken waarbij je gewoon echt je verhaal kwijt wilt. En dan is denk ik ook menselijk contact is gewoon cruciaal. En dan zijn we er ook.
Robin: Dit programma heet ‘de Code naar Succes.’ Wat is jouw code naar succes? Wat is voor jou betreft de succesformule achter het productiehuis of de manier waarop jullie met ICT omgaan?
Koos: Ik denk dat voor ons de belangrijkste succesformule is dat je echt gebruik maakt van de kennis en kwaliteit die je in je eigen organisatie hebt en die gewoon maximaal benutten. Ga het niet allemaal als management lopen bedenken. Schep de randvoorwaarden en bouw op de kennis en de creativiteit van je eigen medewerkers, dan moet je eens zien wat er allemaal uitkomt. Dat is fantastisch.
Robin: Hele toffe dingen. Dankjewel Koos Veefkind. Chief information officer bij de Nationale Politie. Luister ook de andere afleveringen van ‘de Code naar Succes’ terug over de lessen die we kunnen leren van ICT-projecten van de overheid.

Podcast met Ron Kolkman

Podcast met Ron Kolkman Director Joint IT Command Ministerie van Defensie.
"Als Nederland stilvalt dan moeten onze ideeën toch blijven bestaan en dat houdt me op de been zullen we maar zeggen in de zingeving. Dat vind ik wel mooi om daar elke dag voor uit mijn bed te komen". Ron vertelt over Elias, het primaire processysteem van de landmacht. Het geeft militairen en commandanten meer grip op situaties.

Podcast met Ron Kolkman

Ron: Als Nederland stilvalt dan moeten onze ideeën toch blijven bestaan en dat houdt me op de been zullen we maar zeggen in de zingeving. Dat vind ik wel mooi om daar elke dag voor uit mijn bed te komen.
Robin: Welkom bij: ‘de Code naar Succes.’ Een podcast serie van de Rijksacademie voor digitalisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik ben Robin Rotman en in deze serie duik ik in de interessantste ICT-projecten van de overheid. Wat kunnen we daar nou van leren met z’n allen?
Ron: Het is wel zo goed dat de Duitsers inmiddels ook heel erg enthousiast zijn. Dat is ook een project om onze Elias in de Duitse tanks in te bouwen, zodat de Duitsers ook met de Nederlanders op die manier kunnen samenwerken.
Robin: Vandaag hebben we het over Elias. Dat is het programma dat de landmacht gebruikt. Het helpt militairen aan meer grip op de situatie bijvoorbeeld én het geeft commandanten meer controle en zicht op operaties. Hoe dat precies allemaal werkt bespreek ik met mijn gast Ron Kolkman. Hij is director Joint IT Command oftewel directeur informatievoorziening bij het ministerie van Defensie. Zeg ik dat nou zo goed?
Ron: Dat zijn wel prachtige woorden zo. Directeur IT dat klinkt ook al wel heel eenvoudig.
Robin: Als jij op feesten en partijen bent, ben je dan de director Joint IT Command of de directeur informatievoorziening?
Ron: Directeur informatievoorziening of directeur IT, maar dan is het nog korter. Ik voel me verantwoordelijk en ik ben het ook voor de IT van Defensie. In de uitvoering.
Robin: Wat ik altijd leuk vind om te vragen aan mijn gasten, ben je dan eigenlijk meer een techneut of meer een manager. Heb je een techneuten achtergrond of ben je een manager?
Ron: Ik heb een economische achtergrond, maar ik wil me eigenlijk ook geen manager noemen. Maar een techneut ben ik ook niet, dus ik weet eigenlijk niet waar ik voor moet kiezen. Want een manager dat heeft niet zo’n positieve connotatie meer bij mij.
Robin: Oh daar kleeft iets aan?
Ron: Nou ja dat is zo'n gevoel van dan leef je boven de wolken en dat is het laatste wat ik wil. Ik wil heel graag van de inhoud weten. Maar in een club, we hebben best een hele grote club, dan is dat gewoon onmogelijk om echt van alles te kunnen. Heel Defensie heeft natuurlijk verschrikkelijk veel IT, maar ik heb wel het gevoel dat ik uiteindelijk wel een klein beetje techneut ben. De techneuten lachen er misschien om, maar zo voel ik me wel.
Robin: Wat ik me ook afvroeg, heb jij een militaire achtergrond? Want dat lijkt mij wel belangrijk als jij IT gaat doen bij Defensie.
Ron: Ik ben burger zoals dat heet.
Robin: Je bent gewoon een burger?
Ron: Ja, maar ik heb wel een militaire achtergrond. Ik ben toen ik 17 was in dienst gekomen en 19 jaar beroepsmilitair geweest, dus ik heb er wel wat mee. Het is wel een soort van thuiskomen. Ik zit hier nu vijf jaar, dus wel lang weggeweest maar ik denk dat het helpt.
Burgers wisselen wat minder snel van functie. Die zijn ook op een aantal vakgebieden ingezet, dat is de reden waarom er burgers zijn. Maar je leeft wel in een geïnformeerde wereld, dus je moet je er wel senang bij voelen. Je moet ook wel begrip hebben hoe zo’n organisatie in elkaar zit.
Robin: Het is wel een typische manier van werken. En bovendien wat jij doet IT, het is niet zomaar IT dat je printers aan de computers koppelt en dat je mensen helpt met hun passwords. Nee, we hebben het echt over de boots on the ground en IT die mensen ondersteund in potentieel levensgevaarlijke missies natuurlijk. Dus dan moet je wel een beetje snappen wat er op het spel staat. Daar moet je wel feeling mee hebben.
Ron: Ja, niet een beetje, heel erg. Ik ben heel erg trots dat ik bij Defensie werk. Omdat ik erin opgegroeid ben, maar ook omdat het, de mooiste zin is toch wel ‘bescherm wat ons dierbaar is.’ Dus je moet het niet een beetje snappen, maar het is echt onze zingeving.
We zijn echt een IT-organisatie die ertoe doet. Als anderen stoppen gaan wij verder, dat zeg je wel vaker in een zin, maar bij ons is het ook echt zo. Als Nederland stilvalt, dan moet onze IT toch blijven bestaan en dat houdt me op de been zullen we maar zeggen in de zingeving. Dat vind ik wel mooi om daar elke dag voor uit mijn bed te komen.
Robin: Zo gaan we het daar meer over hebben. Over ICT en Defensie en het belang, maar wat ik eigenlijk nog leuk vond, wat me te binnen schoot: wat je vaak merkt bij ICT en met technologie is dat Defensie vaak vooroploopt met ontwikkelen van internet en navigatiesystemen. Merk je dat, voel je dat ook zo, heb je het gevoel van ja wij lopen wel vooraan?
Ron: Een beetje een gewetensvraag. Defensie komt wel de laatste jaren van heel ver. Ik zit al een tijdje in deze wereld. Defensie had 20 jaar geleden, wel echt de naam van als je iets van innovatie wilt weten dan moet je bij Defensie zijn. Ik kan niet ontkennen dat de bezuinigingen bij Defensie wel zo ver zijn gegaan dat het wel een flinke teruggang opgeleverd heeft. Dat is het positieve van vandaag, we zijn wel weer bezig om daaruit te komen en ik denk dat we op sommige gebieden wel echt weer vooraan aan het lopen zijn. Maar het kost even wat moeite om weer terug te komen.
Robin: Elias, wat is dat?
Ron: Elias is een prachtig voorbeeld waar we nog wel vooroplopen, want daar hadden we het net over. Het is het systeem wat de landmacht gebruikt, bij de echte inzet voor de operatie. Om het heel simpel te zeggen het systeem, het primaire processysteem van de landmacht in voertuigen en in het veld. Om hun operatie te ondersteunen.
Robin: Kun je een concreet voorbeeld geven van een missie waarin jij kan illustreren, dat is Elias.
Ron: Als er een missie of als er in Nederland ergens iets verkeerd gaat of waar dan ook, als de landmacht zich ontplooit, dus ergens het veld in gaat, dan is in elk voertuig is er een schermpje ingebouwd. Ik probeer het heel simpel te zeggen. En op het schermpje staat een landkaart en op die landkaart zie je waar je zelf zit. En waar eventuele andere partijen zich bevinden. De vijand zal ik maar even als burger zeggen. Dat is een element ervan. Het belangrijkste daarboven wordt het gebruikt om de hele commandovoering, dus de commandant van een eenheid, die geeft een bevel. Het zijn allemaal militaire termen, die geeft een bevel uit en dat gaat via dat systeem. De hele commandovoering gaat via dat systeem naar beneden en weer terug. Zodat elke soldaat in zo'n voertuig of ergens ziet wat er van hem verwacht wordt.
En hoe de situatie is. Situation awareness is een mooi woord voor. Elke soldaat, of militair moet ik zeggen, is situation aware door Elias.
Robin: En die wordt continu op de hoogte gehouden van de actuele stand van zaken?
Ron: Ja, dat wordt gewoon in het primaire proces van die operatie wordt dat gebruikt.
Robin: En de oortjes die ze in hebben of de communicatie die men heeft is ook aangesloten op Elias? Dat werkt allemaal samen?
Ron: Ja, het is één systeem en uiteindelijk in het veld gaat het ook soms via radio’s. De radioverbinding, dus het is te connectivity is heel ingewikkeld natuurlijk. Maar uiteindelijk is dat bedoeld voor de eenheid. Niet per se voor de soldaat, maar voor de hele bataljon of brigade die daarmee aan het werk is.
Robin: Nu klinkt dat voor mij best wel logisch hoor, dat je een schermpje hebt met een kaartje met informatie. Wat maakt Elias dan moderner of nieuwer dan de manier waarop dat misschien tien of twintig jaar geleden gedaan werd? Wat maakt dat dan anders?
Ron: Ik weet niet wanneer het begonnen is moet ik heel eerlijk zeggen. Elias is al een tijd. Toen was het met kaarten, jullie hebben er ook wel een beeld bij. Van die grote stafkaarten. Hoe noem je dat? De landkaart zeg maar, met coördinaten erop. Waar zit de vijand en waar zitten wij? Dat heb ik nog meegemaakt wat ik net zei in het verleden dat je met zo'n kaart en een oleaat, ik weet niet of dat een Nederlands woord is, maar dan zo’n schermpje er overheen, dan moet er op tekenen waar zit iedereen en waar ga je naartoe. Nou dat is uiteindelijk geautomatiseerd. Dus daar waar vroeger mensen op hun knieën in een grote tent in het veld aan het kijken waren, hoe ziet de operatie eruit. Hebben we nu een computer en kun je heel snel zien waar je zit, maar je kan ook heel snel dus vertellen wat je wil als commandant van zo’n eenheid zodat de club de goede kant op gaat. Of waar je eigen troepen, ‘blue forest trekking’ heet dat. Waar zitten je eigen troepen zodat je die goed kan onderscheiden van…
Robin: En die commandant, die kan overal zijn.
Ron: Ja, de commandant die kan vanuit zijn commandopost kan hij dat aansturen.
Robin: Kilometers verderop hoog en droog.
Ron: Hoog en droog zal het niet zijn, maar het zit wel in die operatie natuurlijk.
Robin: Maar dit is weer net even een ander soort IT-project dan andere projecten die we bespreken in deze serie ‘de Code naar Succes’. Want het is eigenlijk niet echt een project he?
Ron: Ja, uiteindelijk is het wel projectmatig. Leuk om misschien nog wat toe te voegen. Je zei net van dat kan iedereen, maar het is wel vrij uniek in de wereld. We moeten ook trots zijn op onze IT’er. Dat doen we veel te weinig naar mijn idee. We werken veel samen met de Duitsers en het is wel zo goed dat de Duitsers inmiddels ook heel erg enthousiast zijn. Het is ook een project om onze Elias in de Duitse tanks in te bouwen zodat de Duitsers ook met de Nederlanders op die manier kunnen samenwerken. Het is best complex om dat uit te leggen, maar uiteindelijk is Elias voor ons wel iets unieks.
Robin: Een exportproduct.
Ron: Je gaat het niet aan iedereen exporteren, maar wij werken natuurlijk intensief samen met de Duitsers en daarmee krijgen we één systeem waardoor de Duitsers en de Nederlanders ook geïntegreerd kunnen optreden. Dus dat is wel een heel mooi voorbeeld van mooie IT, want ik denk dat dat ook wel eens leuk is om te zeggen dat wij hier in het verleden mooie IT gebouwd hebben. Wat toen een project was, maar wat we nu elke dag een beetje beter maken. Ik denk dat dat vooral de aanpak is. Je kan het ook een project noemen, maar we bouwen het en we implementeren het.
We gaan op de huidige… daar hebben we in de IT allemaal woorden voor. Agile en Scrum, maar uiteindelijk zijn we dat wel met dit systeem aan het doen.
Robin: Dus eigenlijk vanaf het moment dat het automatiseren werd, was het Elias?
Ron: Ja, het is opgeleverd dat systeem en we zijn vanaf dat moment zijn we bezig om het elke dag een beetje beter te maken. Niet elke dag, maar wel met die aanpak en dat maakt het wel, vind ik wel een mooi voorbeeld.
Robin: Er komen steeds nieuwe toepassingen aan en daar gaan we het zo nog over hebben.
Ron: Ja, het is dus niet alleen en dat maakt het iets complexer, het is niet alleen de applicatie zelf, maar het integreren van alles wat er in het voertuig zit ook onder Elias. Het is wel het kloppend hart van de landmacht. Het is superbelangrijk dat het bestaat en ik denk dat dit ook een heel mooi voorbeeld is dat je sommige dingen van je IT echt zelf moet maken. Daarvoor hebben we ook zelf onze Elias ontwikkeld. We maken het echt uniek voor Nederlandse beginselen.
Robin: Wat bedoel je met we hebben het zelf ontwikkeld? Gewoon eigen mensen in eigen huis?
Ron: Je kan IT kopen en je kan IT zelf maken. De algemene trend bij de overheid is, maak vooral niet te veel zelf. Daar zijn we het wel mee eens als Defensie, maar we hebben een paar uitzonderingen. Dat is onder andere Elias bij de landmacht en bij de Marine.
Robin: Maar je kan het ook zelf bedenken en alsnog laten maken, maar dit is echt in huis gebouwd?
Ron: Ja, in huis gebouwd met eigen mensen, omdat het is natuurlijk allemaal één van de specifieke kenmerken van Defensie is dat het allemaal super vertrouwelijk moet zijn en heel erg veilig. Dus het is niet zo fijn om dit nou op straat te leggen hoe dat allemaal ontwikkeld is, dus we hebben er echt voor gekozen om dit zelf te doen. We doen het met veel mensen. Wat is nou succesvol eraan, dat we echt is dat we samen met de mannen in het veld deze applicatie verder ontwikkelen.
Robin: Ik neem aan dat er ook veel gepraat wordt, er wordt veel gespard ook met mensen in het veld. Wat heb je nodig? Jullie oefenen waarschijnlijk veel ermee.
Ron: Ja, exact.
Robin: Er wordt veel getraind. Wat maakt een ICT-project bij Defensie nou anders dan andere ICT-projecten? Want volgens mij zijn er wel verschillen. Dat kan bijna niet anders.
Ron: Nou, je had het net over de printers. Dat type werk, dat doen we net als de rest. Dat zijn de normale projecten, maar in de sharp end, dus echt in daar waar we het voor doen, daar zitten hele specifieke eisen aan en dan is beveiliging wel de allerbelangrijkste.
De hele Security en Cyber kant van ons werk. We hebben niet zomaar IT. Dat moet wel natuurlijk superveilig zijn. Dus dat is denk ik wel wat ons kenmerkt. En het tweede element is, je kan niet alles van de markt kopen. De functionaliteit van Elias is natuurlijk niet een applicatie die je in de rest van Nederland ook kan gebruiken. Ook daarom heb je wel maatwerk nodig.
Robin: Dus in mijn tank kan ik geen Elias installeren?
Ron: Nou ja je zou het van ons kunnen kopen misschien, maar daar hebben we het nog nooit over gehad. Als je een tank hebt, dan wil ik het erover hebben met je.
Robin: Ja, nee dat is een beetje flauw eigenlijk. Wat zijn jouw persoonlijke ambities als gaat over Elias?
Ron: Nou over Elias, maar ook breed is dat we heel dicht, het lijkt een open deur, maar uiteindelijk moet je daar elke dag wel op letten, heel dicht tegen de gebruiker aan komen te zitten.
Het mooie van Defensie is dat ook bij mijn IT-organisatie ook militairen werken. Dus dat uiteraard daar krijg je kruisbestuiving door. Die komen uit het veld van de landmacht en zitten aan de IT kant en in een keer en mee te doen met de ontwikkeling van Elias. Dat is wel een soort waarborg dat je de goede dingen doet.
En uiteindelijk geldt het voor ons zeker als IT-organisatie dat je van de business bent dus niet een apart IT-bedrijf. Wij noemen onszelf het IT-bedrijf van Defensie, maar de kern is wel dat wij echte collega’s van elkaar zijn en heel dicht tegen de gebruiker aan zitten. Om te doen wat hij of zij denkt dat nodig is.
Robin: En jullie worden denk ik ook steeds belangrijker daarbij?
Ron: We moeten onszelf niet belangrijk noemen, zeker als IT’ers niet. Maar IT is voor Defensie wel heel belangrijk. Eigenlijk is dat wel de levensader voor de toekomst. Dat is denk ik dat iedereen zich dat kan realiseren dat alle toekomstige conflicten zullen enorm Cyberelementen in zich hebben of in ieder geval IT voor nodig zijn. De klassieke oorlogsvoering die zal veranderen.
Robin: Ik heb een paar uitdagingen over dit project op een rijtje gezet. Je wil internationaal samenwerken. Je wilt veel functies kunnen integreren. Het moet makkelijk in het gebruik zijn. Het moet betrouwbaar zijn, want het gaat hierover leven en dood. Super flexibel, want elke missie is weer anders. Laten we die punten eens doorlopen en kijken hoe jij dat geregeld hebt. Dat heb je natuurlijk alleen maar zelf gedaan, maar je snapt wat ik bedoel. Laten we beginnen met die laatste, de flexibiliteit. Elke missie is anders, hoe regel je dat in zo’n programma?

Ron: Het is niet zo dat de IT voor elke missie anders moet zijn. Maar hoe we het regelen is dat het proces wat de landmacht gebruikt bij een operatie, dat dat er in kan. En dan is het niet voor elke missie anders, dat is wel hoe de landmacht de doctrine heeft om, de doctrine hoe treed je op. Dat zit in het systeem. Dat moet zo flexibel mogelijk zijn. Het is dus niet zo dat we bij elke uitzending het systeem nog gaan aanpassen, dat kan natuurlijk niet.
We moeten heel dicht tegen die, we zitten ook heel dicht tegen de Landmacht aan. Hoe ziet die doctrine eruit, hoe ziet die operationele commandovoering eruit en daar richten we ons systeem op in. Dat verandert met regelmaat. Ik weet niet of ik te snel ga, maar daarvoor is de ontwikkeling op een Agile manier, dat we met de gebruikers scrummende wijs, het is jargon, maar ik denk dat het wel mag vandaag. Dat we scrummende wijze met gebruikers de applicatie continu blijven vernieuwen.
Robin: En hoe ziet dat er dan in de praktijk uit? Is het gewoon oefenen?
Ron: Er komen wensen, eisen van gebruikers binnen. Die vlakbij ons zitten, die het systeem gebruiken. Dat wordt bij ons dan ontwikkeld. Dat wordt dan uitgebreid getest. Superbelangrijk natuurlijk om dat allemaal goed te testen, want daar mogen geen fouten in zitten in dit soort systemen.
Robin: Dat is dus het tweede punt wat ik net noemde. De betrouwbaarheid dat gaat om leven en dood.
Ron: Ja, zeker heel betrouwbaar. Dus daar moet je ook echt de middelen voor hebben. Dus daar moet je ook de capaciteit voor hebben, ook de mensen voor hebben. Dat kan je ook met een scrum manier heb je dat ook veel beter in de hand. Daar maak je het allemaal wat kleiner van.
Robin: Maar dan zie ik eigenlijk voor me dat jij dan denkt we hebben een aardige toevoeging. Ik wil dat eens gaan testen en dan roep jij een ploeg militairen bij elkaar. Dan gaan jullie gewoon letterlijk het bos in om te testen zoiets?
Ron: Ja, het wordt getest door de landmacht collega's die een aparte eenheid niet hiervoor zijn ingericht, maar die daar wel capaciteit voor hebben en dan wordt een applicatie getest, jazeker. Bottomline is, je moet het goed getest hebben voordat je het meeneemt in de echte operatie.
Robin: Het moet makkelijk zijn in gebruik denk ik dan ook, want het is seconden werk. Er moeten snelle besluiten genomen worden.
Ron: Het is ook zo ingericht dat de look en feel wel zo is dat je er zo achter kan zitten. Ik zou je mee willen nemen en ik denk dat als je het systeem ziet in zo’n voertuig, het is allemaal klein. En je moet er even aan wennen, maar militairen zijn gewend in zo’n voertuig te zitten, dan kan je er wel heel snel mee aan het werk.
Robin: Super intuïtief. Haal je dan nog ergens je inspiratie vandaan? Ook uit misschien de consumentenelektronica. Die telefoons zijn natuurlijk ook hartstikke intuïtief.
Ron: We hebben, misschien is dat het belangrijkste antwoord, hele goeie mensen in huis die daar verstand van hebben. In hoe ontwikkel je dat nou, hoe ontwerp je dat nou. En hebben daar echt aandacht voor ook en de gebruikers. We krijgen ook feedback van de gebruikers over dat systeem, dus daar zijn we elke dag mee bezig.
Robin: Dus het moet betrouwbaar zijn en het moet ook makkelijk zijn in gebruik. Het moet robuust zijn en tegelijkertijd moet het ook nog eens een keertje veel functies kunnen integreren. En als er een nieuwe functie bijkomt, moet je dat er eigenlijk gemakkelijk in kunnen prikken.
Ron: Exact.
Robin: Jeetje.
Ron: Mooi he? Dat doen wij allemaal. Toch hebben we veel succesvolle dingen.
Robin: Maar hoe doe je dat dan?
Ron: Nou ik denk dat er een goede architectuur onder moet liggen. Dan wordt het misschien wat technisch, maar je kan niet zomaar beginnen.
Robin: Nou leg het maar uit.
Ron: Er ligt een goede architectuur onder waarmee je in staat bent om ook nieuwe dingen te integreren. En als wij nieuwe dingen maken, we hebben iets voor artillerie. Dat zijn die grote bommen die je over een hele lange afstand weggestuurd. Daar maken we dan weer een aparte applicatie voor en die kunnen we dan als add-on, is dat Nederlands? Ja he.
Robin: Een plug in.
Ron: Een plug in, kunnen we die…
Robin: In goed Nederlands.
Ron: Dat is goed Nederlands hè?
Robin: Ja, dat wel.
Ron: En die zetten we dan, allemaal niet makkelijk en allemaal niet morgen klaar, maar die zetten we er dan op. Dus die architectuur is zo gemaakt dat dat allemaal kan en dat het ook toekomst vast is. Die heb ik misschien dan misschien niet genoemd in het rijtje net, het moet ook toekomst vast zijn. Als er wat verandert, dat je ook wel in staat bent om dat te doen. Dus ik denk dat dat wel…
Robin: Dus Elias van nu, is een andere Elias van tien jaar geleden en dat is waarschijnlijk ook weer een andere dan die we over tien jaar gaan zien.
Ron: Ja exact, maar ik denk dat het fundament, nou ja kijk de echte motor moet je ook een keer vervangen, maar het fundament is wel zo goed dat dat de komende jaren wel mee gaat.
Robin: En dan de internationale samenwerking dat is ook steeds belangrijker die missies worden steeds internationaler.
Ron: Zeker, dat is de manier van optreden als dat verandert, verandert natuurlijk ook de toepassingen daarvan. We hebben lange tijd in uitzendgebieden gezeten dat is toch een hele andere manier van optreden, dan dat er ergens waar we vroeger zaten ergens in Duitsland op de Noord-Duitse laagvlakte met elkaar samenwerken in een Nederlandse band. Een ontwikkeling is…
Robin: De Duitsers die nemen het systeem gewoon over. Dus dat is geregeld.
Ron: We hebben niet het hele systeem, we hebben nu daar waar de Nederlandse en de Duitsers echt intensief in één club samenwerken om zo te zeggen gebruiken we nu de Nederlandse spullen, omdat die zo goed zijn. Dus die trots wil ik wel eventjes kwijt, dat dat wel zo goed is. Het is niet dat heel Duitsland dit nu neemt natuurlijk, maar het is niet allemaal rozengeur en maneschijn. Want één van de moeilijkste dingen in NAVO verband is de interoperabiliteit. Hoe kunnen al die Nederlandse spullen met de Duitse spullen en de Zweedse spullen en alle landen bij elkaar. Hoe kunnen we dat met elkaar communiceren?
Robin: Dat moet samenwerken dat spul. Dus dan moet je het systeem wat eigenlijk waterdicht moet zijn, toch een beetje openmaken.
Ron: Dat is ook het moeilijke hè. Ja het is best een heel ingewikkeld onderwerp dit. Want kijk de communicatie gaat per radio uiteindelijk, want je hebt niet overal wifi. Dus die systemen kunnen met radioverbindingen, dat is dus heel weinig bandbreedte, kunnen die werken.
Maar elk land heeft z'n eigen radio’s en dan zit er weer een wave vorm op, die dan weer uniek is voor de radio. Dus de ene radio praat niet zomaar met een andere radio. Nou dan kom je in een enorm ingewikkeld veld terecht waar wij nog heel wat aan moeten doen.
Robin: Maar dat scheelt om een soort internationale Elias waar iedereen mee werkt toch.
Ron: Ja dat zou het moeten zijn. We hebben nu…
Robin: En dan word jij de baas ervan?
Ron: Nou dat zou ik zeker niet willen, het lijkt me een enorme verantwoordelijkheid. Ik heb al genoeg aan mijn eigen club. Het is ook wel heel technisch interessant hoe je dat moet doen. Hoe je die systemen allemaal aan elkaar koppelt. We hebben nog swivel chair interfaces noemen we dat heel mooi.
Robin: Pardon?
Ron: Swivel chair interfaces, een draaistoel interface. Dat is niet anders dan dat je van de ene computer iets oppakt en overtikt in de andere computer. Dat zijn systemen die we natuurlijk niet meer willen zien in de toekomst, maar dat is nog wel weg te gaan.
Robin: Je was net heel enthousiast toen je vertelde dat jullie of onze eigen mensen dit bouwen. Waarom is dat belangrijk voor jou?
Ron: Waarom ik het zo zei denk ik, is omdat ik trots ben dat die mannen dat allemaal kunnen. We zijn aantrekkelijk voor de arbeidsmarkt als Defensie denk ik. Mag ik ook wel zeggen. Want we hebben natuurlijk prachtig mooie IT en die er ook echt toe doet.
Dus ik ben blij dat we een aantrekkelijke werkgever zijn om die mensen die we hebben om die nog in huis te houden. We hebben echt hele goeie mensen aan boord die dit kunnen en mijn trots net, tenminste wat je dan in ieder geval merkt is dat ik al heel erg blij ben dat dit gewoon goed gaat dit programma. We hebben natuurlijk als IT-overheid zitten we ook weleens in de hoek waar het niet goed lijkt te gaan.
Nou ik vind het wel heel lekker om een keer te praten over daar waar het wel goed gaat. En dat doen uiteindelijk die mannen en vrouwen, die maken hele mooie dingen waar we als Nederland ook heel trots op mogen zijn. Niet ik, maar wij met z’n allen.
Robin: Het andere belangrijke punt, dat zie ik in al die programma's terug alle afleveringen moet ik eigenlijk zeggen. De vraag is gaan we het zelf bouwen of gaan uitbesteden. En de andere belangrijke vraag nog steeds gaan we dit met een big bang invoeren of geleidelijk, maar dat is bij jou helemaal geen vraag want dat is gewoon geleidelijk. Er wordt steeds iets aan gekoppeld of er valt misschien weer iets weg. Soort barbapapa systeem is het eigenlijk?
Ron: Ja, we hebben honderden systemen, duizenden systemen zelfs bij Defensie. Ik ken er maar weinig wat ik met een Big Bang zou willen vervangen. Ik denk dat we die leerschool als IT’ers wel betaald hebben, in de vernieuwing van de IT.
Maar dit is wel een heel mooi voorbeeld ook omdat je ook al een systeem hebt, dat maakt het wel makkelijker. Dus je hoeft niet te Big Bangen. Maar wij hebben ook onze releases niet als Big Bang. We hebben het ook niet elke dag. Wat je met RTL wel hebt, dat je elke dag iets nieuws wilt leveren. We maken het wel elke dag beter, maar een bataljon die zo'n ding gebruikt. Dat zo’n eenheid die zo'n applicatie gebruikt, zit niet elke dag op nieuwe features te wachten. Dus dat implementeren we wel stapsgewijs. Het is niet dat we de soldaat elke dag weer…
Robin: Dat in je tank rondrijdt en dat je ten strijde wilt gaan en dat je je update bent vergeten te installeren.
Ron: Nou ja dat zijn wel hele concrete… een voertuig upgraden dat kan je niet allemaal van een afstand doen. Dus dan moet je echt fysiek langs. Dus dat maakt het ook wel speciaal. Maar qua functionaliteit is denk ik ook wel het verschil tussen je iPhone wat ik net zeg en wanneer je elke dag weer een nieuw dingetje kan krijgen. Dat willen we in dit soort professionele systemen niet hebben, maar de ontwikkelkant moet wel heel flexibel en snel.
Robin: Welke functies ontbreken nog? Of aan welke functies werk jij nu? Wat is in ontwikkeling? Mag je daar al iets over zeggen?
Ron: Ik ben wel alert op wat ik van het systeem mag zeggen. Het is wel een systeem waar we niet de architectuur van naar buiten willen hebben. Uiteindelijk komt het erop neer, dat ik denk dat op dit moment wordt er gewerkt aan een andere manier van commandovoering. Wat ook weer in NAVO verband andere functionaliteiten geeft. Op dit moment werken aan het aanpassen van die, als ik het simpel zeg, ik weet niet of dat een Nederlands is, commandovoering. Hoe het systeem van boven naar beneden werkt zeg maar. Dat zijn de aanpassingen. Uiteindelijk is de samenvatting dat de gebruikers, die hebben een back log gemaakt, wat staat er allemaal op de rol en daar gaan we stap voor stap mee aan het werk.
Robin: Is de rol van ICT de afgelopen decennia veranderd? Ja tuurlijk is het veranderd. Het is natuurlijk hartstikke groot geworden. Ik stel nu een vraag waarvan ik het antwoord eigenlijk zelf al weet.
Ron: Ja, voor Defensie, even afgezien van Elias, want dat is een systeem dat bestaat al wel een tijd. Maar uiteindelijk zie je daar ook gebeuren dat elke militair heeft IT nodig. Dat geldt voor ons zeker zoals Defensie en alle operaties, maar ook gewoon in de vredes bedrijfsvoering zit IT in het hart zeg maar. Daar zit een groei in.
Robin: Maar dat betekent ook dat de IT-bazen, misschien steeds vaker en steeds meer nodig zijn om op strategisch of tactisch niveau mee te praten.
Ron: Ik denk dat je vooral niet IT bazen moet hebben die meepraten. Omdat IT in het hart en in de mind van onze bestuurders ook zitten en in de commandanten van eenheden. Dat geldt niet alleen voor Defensie, ik denk voor de hele overheid… voor alle bedrijven, maar even op de overheid kijkend dat dat voor iedereen geldt dat we wel zo ver moeten komen dat we uiteindelijk allemaal verstand van IT hebben. In ieder geval kunnen inschatten, waar zitten de risico's en waar zit de complexiteit. Ik denk dat het belangrijkste is, dat je vooral…
Robin: En je moet misschien ook een beetje de creativiteit triggeren wat je misschien nog zou kunnen in de toekomst. Dat biedt natuurlijk veel mogelijkheden.
Ron: Ja enorm.
Robin: Als je nou de benen omhoog gooit en je gaat nadenken over de ICT van de toekomst. Want dat groeit exponentieel vaak de mogelijkheden en rekenkracht et cetera. Hoe gaat dat nog veranderen de komende tijd? De komende tien, twintig jaar. Heb je daar een beetje zicht op?
Ron: Als ik het over twintig jaar had dan zat ik hier niet zal ik bijna zeggen, als je dat kan. Ik vind het een open deur, maar het gaat ook elke dag zo ongelooflijk hard. Als je naar de toepassingen die iedereen in een IT-land wel kent van A.I. en big data en dat soort ontwikkelingen die zijn voor Defensie ook enorme kansen. Als je kijkt naar het optreden van eenheden, maar ook gewoon de hele manier van… Ik ben burger hier, maar de oorlogsvoering dan is IT natuurlijk een enorme verandering daarvoor. Alle toepassingen met A.I. en virtual reality, die zijn natuurlijk huge.
Robin: Bij mij ontstaat meteen een soort naïef beeld dat de ene… dat de zelfdenkende robot militair van de ene partij gaat knokken tegen de zelfdenkende robot militair van de andere partij. En dat je helemaal geen mensen meer nodig hebt om oorlog te voeren, dat lijkt me heerlijk. Dat kost een hoop geld voor alle partijen.
Ron: Dat heerlijk zover ben ik nog niet of dat heerlijk is.
Robin: Het is natuurlijk flauw, maar het is wel een soort… Is dat een heel raar beeld?
Ron: Ik zag vorige week nog een filmpje van een heel klein dronetje, die ze de lucht insturen die je op gezichtsherkenning kan sturen. Dat je dan een zwerm van die drones ergens naar binnen gooit en op gezichtsherkenning een target kunt raken met daar een explosief in. Ik geef nu gewoon een voorbeeld, die ik als burger net als jullie gewoon op internet kan zien. Maar als je aan dat soort concepten denkt dan is het niet meer leuk, dat is wel heel erg eng en gevaarlijk. Maar dat zijn wel toepassingen. Ik noem het toch maar even IT-toepassingen, die met gezichtsherkenning en het ontwijken van belemmeringen dat je uiteindelijk net zolang door vliegt dat je je target vindt. Dat is allemaal redelijk spannend.
Robin: En dan kom je ook op de vraag van wie gaat daar besluiten om tot actie over te gaan, is dat die drone zelf of zit er toch nog iemand...
Ron: Dat lijkt me goed, maar dat gaat ver buiten mijn huidige werk.
Robin: Nee, maar het is ook een andere Podcast serie he. Die moet ik misschien de volgende keer nog gaan maken, maar dat roept het wel op.
Ron: Ja, dat gaat wel zeker over wat voor dilemma's kom je dan tegen als je met robots iets doet.
Robin: Als je nou terugkijkt, want je bent het woord trots is wel een paar keer gevallen. Wat is nou wat de code van het succes van Elias voor jou?
Ron: Het succes zit erin om geen hele grote plannen te maken. En we gaan de wereld veranderen met z'n allen. Ik denk dat iedereen dat inmiddels wel weet bij de IT.
Het echte succes zit heel dicht bij die gebruikers en de gebruiker aan boord, dus geen IT-organisatie meer te zijn, maar uiteindelijk met de gebruikers samen een toepassing te maken gebruiker aan boord, specialisten IT’ers aan boord en met elkaar samen met voorbeelden en met hele kleine stapjes in het werk, uiteindelijk IT te ontwikkelen zodat je dus heel dicht tegen die gebruiker aan zit.
En dat hij dan ook altijd blij is als hij een functionaliteit krijgt en niet een verrassing heeft. Die projecten kennen wij uit het verleden. Dat we een jaar aan het werk waren en iets kwamen opleveren en dat ze zeiden dat wil ik helemaal niet…
Robin: Dat het door iemands strot geduwd wordt.
Ron: Ja, van dit heb ik helemaal niet besteld, hoe kom je hier nou bij? Dat is dan de ouderwetse methode. Het is als je het zegt is het evident, maar in de praktijk is het toch niet altijd zo…
Robin: Het is niet vanzelfsprekend.
Ron: In de praktijk werk het ook nog wel anders, maar ik denk wel dat de goede voorbeelden die zien jullie waarschijnlijk met al deze uitzendingen al langskomen. Dat de goede voorbeelden het kenmerk hebben van kleinschalig vernieuwen en geen grote plannen. Kan niet altijd, want je hebt soms grootschalige vernieuwingen te doen. Je hebt gewoon hele grote applicaties die moet je wel een keer vervangen. Zo'n applicatie als Elias is een succes, omdat we de vinger aan de pols houden bij de gebruiker.
Robin: Dank je wel. Ron Kolkman. En ik ga het nog een keer zeggen, Director Joint IT Command. Oftewel directeur informatievoorziening van het ministerie van Defensie. Dankjewel.
Ron: Mooi, graag gedaan.
Robin: Luister ook de andere afleveringen van de Code naar Succes terug. Over de lessen die we kunnen leren van ICT-projecten van de overheid.

Podcast met Gerdine Keijzer-Baldé

Podcast met Gerdine Keijzer-Baldé, Algemeen directeur DICTU. Zij wordt geïnterviewd over de Toegangsverleningsservice. De dienst die zorgt dat burgers, bedrijven en dienstverleners zaken kunnen doen met de overheid.

Podcast met Gerdine Keijzer-Baldé

Gerdine: Het is volledig onzichtbaar, want als het zichtbaar is doen wij ons werk eigenlijk niet goed.
Robin: Welkom bij ‘de Code naar Succes’. Een podcast serie van de Rijksacademie voor digitalisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik ben Robin Rotman en in deze serie duik ik in de interessantste ICT-projecten van de overheid. Wat kunnen we daar nou van leren met z’n allen?
Gerdine: Beheerst groeien. Als we de volgende stap onder de knie hebben, en we zeggen dit gaat goed, dan kunnen we weer door ontwikkelen.
Robin: Vandaag hebben we het over de toegangsverleningservice. Dat is de software achter de digitale deuren van de overheid die we kennen als DigiD en E-herkenning. En dat bespreek ik met Gerdine Keijzer Baldé. Zij is algemeen directeur van DICTU. De dienst ICT Uitvoering toegangsverleningsservice. We gaan er uitgebreid over praten, maar wat is dat?
Gerdine: Ja nou dat is iets heel moois.
Robin: Dat zal vast.
Gerdine: Ja zeker, dus daar vertel ik graag over. Het is de dienst die verzorgt dat burgers, bedrijven, instellingen met de overheid online zaken kunnen doen. Heb ik het niet over een website raadplegen. Daar heb je verder geen toegangsmiddelen voor nodig. Stel je voor je vraagt voor je huis een energielabel aan. Dat kan je elektronisch doen. Dat kun je digitaal doen. Wat je dan doet is bijvoorbeeld inloggen met DigiD. Als je een burger bent of met E-erkenning als je bedrijf bent. Maar dan ben je er nog niet. Want dan ben je wel binnen, maar waar ben je dan binnen? Op dat moment pakt toegangsverleningsservice die inlog op en die gaat kijken wie klopt hier aan de deur? Voor wie klopt die aan de deur? Die gaat vervolgens dat verkeer naar de juiste overheidsdienst brengen die hem moet ontvangen. Want ja als je voor een energielabel aanklopt bij het ministerie van Defensie, ik noem maar wat, dan ben je niet op het goede adres.
Robin: Dus jullie zijn misschien wel de belangrijkste tak van sport binnen de ICT en de overheid, maar ook de minst zichtbare?
Gerdine: Het is volledig onzichtbaar, want als het zichtbaar is hoe wij ons werk eigenlijk niet goed. Dus stel je voor je bent zo'n formulier invullen voor je energie label en je krijgt dan ingewikkelde meldingen. Dat helpt allemaal niet, dus wij zorgen gewoon dat onder de motorkap dat verkeer naar de juiste partij wordt gerouteerd. Het heet daarom ook een routeringservice. Maar ja dan weten mensen nog niet wat het is. En wie moet wel weten wat het is? Dat zijn de overheidsinstanties die online diensten aanleveren en die ze moeten aanbieden.
Robin: Dus als ik als overheidsorganisatie een dienst wil aanbieden en een website laat bouwen of zelf bouw. En ik heb daar burgers nodig of ik probeer in contact komen met burgers. Dan moet ik altijd jou even bellen van Gerdine, we hebben weer iets, wij willen aansluiten?
Gerdine: Dat ligt een beetje aan wat je aanvraag is, maar als je echt digitaal zaken wilt doen. Dus je wilt aangifte doen of je wilt subsidie aanvragen, waar je ook een belastingdienst beschikking over moet krijgen. Dan kan je bij ons aankloppen. Wij doen dit inmiddels voor elf organisaties die wij servicen. Dan moet je denken aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Moet je denken aan Agentschap Telecom. Dat zijn organisaties die vallen onder het ministerie van Economische Zaken. Wij vallen als DICTU ook onder het ministerie van Economische Zaken. Dus daarvoor is het bedacht. En wij hebben als DICTU de strategie dat als we een goede dienst hebben, dan kan die hergebruikt worden binnen de rijksoverheid. Want het is een beetje zonde om het wiel op heel veel plekken tegelijk uit te vinden.
Robin: En hoe ik als burger contact heb met jou of met de toegangsverleningsservice is via DigiD of de E-erkenning als een ondernemer ben.
Gerdine: Exact ja.
Robin: Jij bent dus de directeur van directeur van DICTU. Dus jullie doen onder meer dit, maar jullie doen ook nog andere dingen. Ben jij nou een techneut of ben jij nou wel manager? Ik stel deze vraag aan iedereen die ik hiervoor mij heb, ik vind het een leuke vraag.
Gerdine: Ja, wat een verschrikkelijke vraag is dat.
Robin: Vind je dat een vreselijke vraag?
Gerdine: Ja want ik herken me eerlijk gezegd in geen van beide, maar dat maakt niet uit. Als ik toch moet kiezen. Ik ben in ieder geval geen techneut.
Robin: Je hebt geen technische achtergrond?
Gerdine: Ik heb geen technische achtergrond, maar ik heb wel een achtergrond in vraagstukken rondom informatievoorziening.
Robin: Oh, dus het ligt wel in jouw expertise.
Gerdine: Jawel, ja.
Robin: DICTU, kun je even schetsen wat DICTU dan weer precies doet?
Gerdine: Ja de overheid bestaat uit heel veel onderdelen en wij vallen onder het ministerie Economische Zaken en Klimaat en wij zorgen ervoor dat alle digitale dienstverlening, maar ook ICT-diensten zoals bijvoorbeeld een werkplek, geleverd worden aan alle medewerkers van dat ministerie. Maar ook het ministerie van Landbouw Natuur en voedselveiligheid. Dat zit er ook bij, een paar jaar geleden was dat nog één ministerie dat is inmiddels weer gesplitst. En nog een heleboel andere diensten werken wij ook voor die onder die ministeries vallen. Het is best een groot departement en verder wat ik al zei, we hebben een aantal producten en diensten die bevallen gewoon goed. Die hebben we goed in de vingers. Die kunnen we ook bij anderen aanbieden en dat doen we ook.
Robin: Als ik het heb over ICT-projecten met verschillende mensen in dit programma ‘de Code naar Succes’ zijn het steeds twee vragen die elke keer weer terugkeren bij elk project. De één is: “gaan we dat met een Big Bang doen of doen we het langzaamaan?” Dat is nu misschien minder relevant. En de ander is: “gaan met het uitbesteden of gaan we het zelf doen?” Meestal als ze het hebben over zelf doen, dan hebben we het eigenlijk over DICTU. Zeg ik dat goed? Of vaak?
Gerdine: Ja, kijk je moet bedenken dat DICTU een dienst is binnen de Rijksoverheid waar je werk aan kunt uitbesteden, maar als je werk uitbesteedt aan een ander en je doet dat aan de markt dan werkt dat anders als dat je dat binnen de overheid doet. Want binnen de overheid vraag je dat dus eigenlijk aan een collega dienst. En daarmee voorkom je dat je bijvoorbeeld een inkooptraject of een aanbestedingstraject moet doen of dat je om de zoveel jaar een dienstverlener zou moeten wisselen.
Robin: En om de reikwijdte van jouw organisatie aan te geven. Je werkt voor elf overheidsorganisaties?
Gerdine: Ik zou het op een moment niet weten, maar ik denk wel meer dan 50 of 60 onderdelen binnen de Rijksoverheid. Je moet bijvoorbeeld bedenken dat voor de Tweede Kamer, ik neem aan dat jij daar weleens kijkt. Een debatje gemist bijvoorbeeld. Debat gemist dat is bijvoorbeeld een dienst die wij aanbieden. Dus dat heb je als argeloze gebruiker helemaal niet door. Maar dat is dus een portaal wat wij aanbieden, maar ook heel veel apps die gebouwd worden.
Robin: Kun je wat voorbeelden noemen?
Gerdine: Ja, bijvoorbeeld een app die we net hebben gebouwd voor het checken van gevaarlijke stoffen. Dus dat is een app die kan je tegen een fles chloor houden, ik noem maar is wat houden. En dan komt er zo'n symbooltje op de app, dus ook artificiële intelligentie. Die leest dat symbool en geeft vervolgens een advies van wat daar mee te doen. En die hebben wij gebouwd voor het ministerie van Sociale Zaken.
Robin: Dus jullie doen van alles, waaronder die toegangsverleningsservice. Toegangs…verleningsservice.
Gerdine: Ja, daarom hebben we het ook altijd over de TVS. Het is een rot woord hè?
Robin: Zullen we vanaf nu TVS zeggen? Oké, TVS wanneer ben je daarmee begonnen?
Gerdine: Nou het is voor mijn tijd begonnen. Een jaar of zes geleden, ik heb het net nog even nagevraagd. Het is begonnen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, RVO.
Robin: Want de ondernemers waren aan het mopperen dat de overheid ze moeilijk toegankelijk was?
Gerdine: Nee, de dienst was aan het mopperen dat er zoveel werk was om aan te sluiten op DigiD bijvoorbeeld. En als er dan weer een nieuw authenticatie middel zou komen dat daar dan ook weer iets nieuws voor gebouwd zou moeten worden.
En voor E-herkenning moest ook weer een nieuw koppelpunt worden gebouwd. Dus toen hebben een aantal mensen gedacht, goh zou het nou niet aardig zijn om generieke servers neer te zetten die het verkeer kan opvangen en op de juiste manier kan routeren.
Robin: Zodat niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden elke keer weer?
Gerdine: Precies en dit loonde de moeite voor de RVO, want de RVO doet heel erg veel subsidieregelingen en vergunningsregelingen. Dus die hebben dat… Laat ik zeggen voor de RVO loont het al zou je kunnen zeggen. Maar toen we hem eenmaal hadden, zijn ook andere diensten daar gebruik van gaan maken. Dus het hele veld binnen EZK en LNV gebruikt dat. En nu staan we op het punt om ook de zorgverleners aan te gaan sluiten.
Robin: Kijk eens. En wat waren dan de vereisten van het systeem? Het moest natuurlijk veilig zijn. Het moest makkelijk zijn. Dat is het eerste wat mij te binnen schiet.
Gerdine: Ik zou ook altijd beginnen met het rijtje veilig, want het gaat dus om het kunnen beoordelen, hey deze aanvraag die nu binnenkomt klopt dat? Mag deze aanvraag gedaan worden? Door deze persoon en komt die dan ook op het juiste adres binnen? Dus veilig is een belangrijke voorwaarde. Maar wat ook belangrijk is, is dat het dus meerdere kanalen kan bedienen. Dus standaardisatie is een belangrijke factor. Daarnaast moet je kunnen groeien. In het begin maak je dat nog voor een beperkt aantal toegangen. Maar het moet ook wel schaalbaar worden, want er wordt steeds meer gebruikt. Als zometeen zorgverleners er gebruik van gaan maken zal er vijftig keer zoveel gebruik van gemaakt worden.
Robin: Maar waarom moeten zorgverleners er ook op kunnen?
Gerdine: Ik vind het een heel mooi en bijzonder moment waar we op uitgekomen zijn. Het ministerie van VWS Volksgezondheid Welzijn en Sport heeft nagedacht over hoe gaan we nou zorgen dat alle zorgaanbieders, en dat zijn er veel hè? Ziekenhuizen, verzekeraars dat zijn fysiotherapeuten, huisartsen. Ik kan niet zo goed bedenken wie allemaal, maar je moet even aan deze doelgroepen denken.
Robin: Het zijn al heel wat hoor zo.
Gerdine: Die portaalfuncties aanbieden bijvoorbeeld mijn dossier in een ziekenhuis aanbieden. Die moeten onder de nieuwe wet digitale overheid, die is net goedgekeurd door de Tweede Kamer. Hij is nog niet door de Eerste Kamer, maar wel door de Tweede Kamer. Die moeten op een veilige manier toegangsdienst kunnen leveren. En toen heeft VWS nagedacht, hoe krijgen wij nou toch die 10.000 of meer zorgverleners zo ver dat ze op een makkelijke manier die toegang kunnen gaan verlenen.
Robin: En toen stak jij je vinger op?
Gerdine: Nee je moet elkaar kennen in de Overheid en Ron Rozendaal die dacht ik ken nog wel iemand. Ik heb wel eens een demo gezien en toen viel het kwartje en die is gaan buurten. En toen hebben wij niet direct ja gezegd, want wij zijn een Rijksoverheidsdienst en wij kunnen niet zomaar voor iedereen aan het werk gaan. Want dat zou een enorme marktverstoring zijn.
Als de Rijksoverheid zich gaat bewegen op een gebied wat de markt ook al doet. Dat is ook gewoon niet zoals dat het hoort. Maar VWS zei wij willen alle zorgaanbieders in Nederland aan dezelfde servers en wij kloppen bij jullie aan om dit te gaan leveren. Als de VWS ons dat vraagt en het vervolgens ook gewoon wettelijk zo geregeld is, dan willen wij dat best doen.
Robin: Dus jullie hebben een beetje de standaard gecreëerd hè? Van welke burger of welke organisatie… Als je iets met de overheid doet, dan zitten jullie daar gewoon tussen.
Gerdine: Ja, één van de twee standaarden. Daar heb ik eerlijk gezegd niet zo heel goed zicht op. Kijk één is eigenlijk geen, dat is met alles zo in de wereld. Als je altijd maar van één ding afhankelijk bent is dat een beetje lastig, maar die TVS die doet het al een aantal jaren. Dat is een bewezen dienst en die andere dienst die nog door collega's wordt gemaakt die heeft nog niet dat bereik.
Robin: Wordt het al op alle plekken ingezet waar jij wilt dat het wordt ingezet? Kun je dat zeggen? Want ik kan me best voorstellen dat er best wel overheidsorganisatie zijn waarvan je zegt die zouden eigenlijk via ons moeten lopen, maar ze zijn nog niet zo ver. Of vind je dat flauw om te zeggen?
Gerdine: Nou ik vind het… Ik zou het heel vervelend vinden als er dus bij EZK en bij LNV onderdelen zijn die zelf wat gaan zitten bouwen. Daar zijn wij nou gewoon voor opgericht. Maar bijvoorbeeld de belastingdienst heeft ook zijn eigen toegangsverleningsservicedienst. En dat vind ik eerlijk gezegd niet zo heel erg, want als het hele nou ja wat zou ik zeggen… De hele massa volume wat naar de Belastingdienst gaat in een keer bij ons erbij komt, dan lopen we ook vast.
Robin: Ja, daar is gewoon plek voor.
Gerdine: Maar nieuwe ontwikkelingen en zeker daar waar er nieuwbouwtrajecten gestart worden ja daar heb ik zo’n broertje dood. Kom dan in ieder geval maar de boel kopiëren. Dat is dan altijd nog beter dan het zelf gaan uitvinden.
Robin: En wat maakt dit nou tot een ander project dan de andere projecten die jullie hebben lopen bij DICTU?
Gerdine: Ja ander… We hebben zoveel projecten lopen. Overigens trouwens steeds minder projecten, want die projecten dat is eigenlijk vind ik zelf helemaal niet de beste manier om met IT bezig te zijn.
Robin: Oh, hoe wel dan?
Gerdine: Want iedereen wil altijd precies weten aan begin hoeveel het gekost heeft.
Robin: Ja, maar daarvan hebben we al geleerd dat dat niet te doen is natuurlijk.
Gerdine: Precies, dus hoeveel kost het en hoe lang mag duren enzovoort. De praktijk wijst uit dat je eigenlijk alleen maar in kleine stapjes vooruit kunt werken. Dus wij doen binnen DICTU echt in toenemende mate softwareontwikkeling met het modewoord agile in zogeheten DevOps teams. Dus daar zitten beheermedewerkers, maar zitten ook medewerkers die code kunnen ontwikkelen. En die werken aan activiteiten om die software te verbeteren of te vernieuwen. En dat wordt elke keer in kleine sprints gedaan. Dan hebben we het niet meer over grote projecten, maar het aansluiten van die zorgverleners in opdracht van het ministerie van VWS. Dat hebben we wel als een project aangevlogen.
Daar zitten namelijk zoveel aspecten aan. Daar zit bijvoorbeeld technisch in. Dat het volume omhoog moet. Dat het aantal raadplegingen daarvan zo enorm gaat stijgen, dan moet die niet uitvallen. Dat is natuurlijk een belangrijke, maar ook bestuurlijk is bijvoorbeeld een ander aspect. We krijgen er opeens een belangrijke opdrachtgever voor. En die heeft met al die zorgverleners te maken en hoe regelen die zorgverleners dat ze bij ons kunnen aankloppen? Dat leek ons goed om daar dan een projectorganisatie voor op te bouwen.
Robin: Ja, snap ik. Even terug naar het begin. Kun je een beetje schetsen hoe dat gegaan is, want er moest een toegangsverleningsservice komen. Dat was best wel ambitieus. Het moet een flexibel iets zijn, het moet aan de voorkant waar de burgers en ondernemers mee te maken hebben, moet het eenvoudig en degelijk zijn. En aan de achterkant moet ervan alles aan vastgezet kunnen worden.
Gerdine: Precies, ook nog dingen die we nog niet kennen. eIDAS bijvoorbeeld. Ja dat moet kunnen, maar als er een nieuw middel komt dan moeten wij dat er ook weer aan zien te knopen.
Robin: Hoe doe je dat?
Gerdine: Hoe we dat doen? Nou, dat is in eerste instantie natuurlijk heel goed in de gaten houden welke ontwikkelingen zich voordoen en dat ook goed in de gaten houden. Want niet alles wat op popt, wordt ook daadwerkelijk gebruikt.
Dus er zijn natuurlijk altijd heel veel ideeën en heel veel initiatieven en er blijven er altijd maar een paar over. Vooraan goed aan tafel zitten en in de gaten houden van welke ontwikkeling gaat het nou worden. Dus we hebben in allerlei bestuurlijke overleggen hebben de juiste mensen aan tafel om te weten wat speelt nou overal? Dat goed in de gaten houden.

Robin: Ik kan me bijvoorbeeld ook voorstellen dat het bestaan hiervan en van jouw organisatie en van deze software gewoon bij iedereen tussen de oren moet zitten. Dus als je iets bedenkt dat je gewoon weet oké, het moet in ieder geval passen op wat daar ligt. En niet dat het allemaal afgerond en klaar is en dat er dan nagedacht moet worden van hey we moeten ook nog zorgen dat er een…
Gerdine: Ja, klopt. Nou ja kijk en daarom doen we ook wel het nodige aan marketing. Maar je moet niet denken aan een marketingcampagne van de Rijksoverheid naar de maatschappij toe. Want dat is niet wat de bedoeling is, maar wel binnen de Rijksoverheid hebben we ook een team dat echt regelmatig de boer op gaat om te laten zien wat dit nou is en hoe het werkt en daar bijvoorbeeld ook een proefaansluiting of een pilot mee te kunnen doen.
Inmiddels is het binnen de Rijksoverheid wel aardig bekend. Bovendien zingt het ook rond natuurlijk hè. Als de ene collega met de andere spreekt hoe heb jij het eigenlijk opgelost? Dan zeggen ze: “dat hebben wij van DICTU. Zal ik je even in contact brengen?” Dus dat is inmiddels al aan het lopen. Maar ik ben er eerlijk gezegd niet zo op uit om zoveel mogelijk te doen. Want als wij het ergens van moeten hebben, dan is het van betrouwbaarheid en degelijkheid. Meer en meer en meer is niet altijd de goede ontwikkeling. Dus een beetje beheerst groeien, als we weer de volgende stap onder de knie hebben. En we zeggen van dit gaat goed, dan kunnen we weer door ontwikkelen.
Robin: Dit is natuurlijk niet echt een project. Het is een ongoing proces neem ik aan. Aan welke kant is het het lastigst? Is dat aan de kant van het nieuwe ding wat eraan gekoppeld moet worden? Waar ze dus klaar moeten zijn om aan jullie gekoppeld te worden? Of moeten jullie vaak nog bijschaven zodat zij op jullie passen zeg maar?
Gerdine: Nou ja technisch, omdat het al 5 jaar volledig in bedrijf is, hebben we dat echt wel uitgedokterd. Dus het aansluiten en het aankoppelen technisch daar hoor ik eigenlijk nooit meer hoofdbrekens op. Dat hebben we gehad. Bovendien hebben we natuurlijk contacten met ook de IT-afdelingen van die organisaties die moeten aansluiten. Nou en daar hebben we aansluit protocol op. En als je daar dan even met elkaar over praat. Even komt uitleggen wat je moet doen, is dat niet het moeilijkste.
Wat ik wel lastig vind is dat er zit bijvoorbeeld een beperking op licenties. Je moet licenties aankopen van de software die er weer onder ligt. Want wij maken binnen de overheid een aantal dingen zelf, maar we gebruiken natuurlijk ook heel veel vanuit de markt. Dus dan moeten de licenties uitgebreid worden. Dingen als hoeveel licenties verwachten we nou? Moeten we nou voldoende aankopen of moeten we daar voorzichtig mee zijn? Dus dat financiële dat kan ik samenvatten als een financieel risico. Kijk op moment dat wij 10.000 licenties kopen en die ontwikkeling valt stil. Ja dan gaat iemand later roepen hoe kunnen ze nou 10.000 licenties gekocht hebben, want dat is natuurlijk niet goed omgaan met belastinggeld. Dus dat is een belangrijk punt en wat ik sowieso wel het meest lastige vind, maar dat is gewoon op het interdepartementale circuit. Als meerdere partijen aan tafel komen, dan is het altijd de vraag wie gaat erover? En soms hebben partijen de neiging een besluit te nemen waar ze helemaal niet over gaan. En ja dan word je geconfronteerd met afslagen.
Robin: Maar daar zal inmiddels ook een soort logica ontwikkeld zijn als ze met jullie iets willen gaan doen?
Gerdine: Nou ja we hebben het we hebben behoorlijk hoog in de boom verankerd traject. Het is begonnen binnen EZK toen was allemaal te overzien. Inmiddels is het wel eigendom van het ministerie van EZK, maar die overlegt met de PSG van het ministerie van VWS, maar ook met hier Marieke van Wallenburg. De DG die hier overgaat om tot een beheerst gebruik hiervan te komen. Wij hebben bijvoorbeeld gevraagd, die verankering in de wet Digitale Overheid, want dat is hartstikke leuk dat DICTU hierin investeert. Bijvoorbeeld ook de IT-systemen die veel robuuster gemaakt moeten worden. Servers die bijgekocht moeten worden. Daar komt heel wat achter weg, dat we er wel zeker van kunnen zijn dat we zo'n investering niet voor niks doen. Omdat iemand op een gegeven moment denkt nou ik vind het niet meer zo leuk, ik doe niet meer mee. Snap je?
Robin: Als jij nou naar de toekomst kijkt, dan kun je wel voorspellen dat er steeds nieuwe toepassingen bijkomen en dat het groeit. Maar als je nou kijkt naar de innovatie van het systeem zelf, waar liggen dan nog jouw wensen of je ambities?
Gerdine: Ja nou ja kijk weet je hoe platformonafhankelijker, hoe beter.
Robin: Hoe bedoel je dat?
Gerdine: Nou ja kijk wij moeten natuurlijk die verschillende inlog middelen kunnen ontvangen. Nou dat kunnen we wel, maar wij hebben ook een platform zelf in huis waar je op moet kunnen aansluiten. Als we daar meer variatie, meer smaken…
Robin: Hoe bedoel je een platform zelf in huis?
Gerdine: Het platform zelf in huis, dus dat is dus eigenlijk een hele set aan middelen van technische infrastructuur en software. Wat wij hebben al die verschillende componenten, dat we daar ook nog wat meer variatie in kunnen bieden. Dus dat ontwikkelen we gewoon.
Robin: Maar wat heeft dat dan voor praktische voordelen voor de toekomst?
Gerdine: Nou dat wij niet afhankelijk zijn van één leverancier bijvoorbeeld. Dus op die manier…
Robin: Maar dat is heel technisch, maar als bijvoorbeeld kijkt naar de service die je wilt bieden aan andere gebruikerskant. Kun je daar nog een klapper maken?
Gerdine: Ja kijk, wij hebben natuurlijk regelmatig overleg van zit nou aan de voorkant, dus de gebruiker die het benut. Zitten daar gebruikerswensen in? Die nemen we gewoon in het team op en zo wordt de toegangsverleningsservice steeds verder doorontwikkeld. Dus daar hebben we wel een in geregeld proces voor.
Robin: Welke wensen komen er dan nog aan?
Gerdine: Dat weet ik zo op dit moment niet. Dat heb ik nou niet bij me.
Robin: Moet het misschien overzichtelijker zijn of moet het duidelijker zijn?
Gerdine: Ja kijk er zijn bijvoorbeeld dingen als… In het hele aansluitproces die men bijvoorbeeld ingewikkeld kan vinden of waar wij in het ministerie een bepaalde routine op ontwikkeld hebben die voor die zorgverleners eigenlijk heel vreemd is. Dit zijn dingen waar we naar kijken zijn. Hoe maken we zo'n aansluit proces nou het meest simpel?
Robin: Dit programma heet ‘de Code naar Succes’. Wat is nou de code van het succes achter de toegangsverleningsservice?
Gerdine: Dat het een goed idee is.
Robin: Dat het een goed idee is?
Gerdine: Dat het echt een goed idee is. En dat dit idee wordt hergebruikt en dat vind ik echt wel uniek want ik zie binnen de Rijksoverheid, trouwens elders zie ik het ook niet zo, heel weinig discipline om eerst eens als je wat begint te kijken van wat hebben anderen al. Je zou toch denken dat doe je toch? Want wie zit er nou te wachten op meer werk, extra werk. Het zijn allemaal risico's die je loopt. Maar binnen mijn eigen dienst is het ook zo hoor. Heel veel organisaties hebben het idee, dat kan ik toch het allerbeste zelf. Die beginnen gewoon opnieuw.
Robin: En de code van het succes is dat jullie eindelijk iets bedacht waar iedereen mee uit de voeten kan. Je kan het zo overnemen. Het scheelt geld, het scheelt tijd, scheelt mankracht.
Gerdine: Absoluut dat is heel belangrijk, maar ook dat we aan tafel de mensen hebben weten te organiseren, weten uitnodigen die dat hergebruikt. Dat die het ondersteunen en die dat ook vasthouden. Ook bij tegenwind. Dat is dus de code tot succes, daar ben ik van overtuigd.
Robin: Gerdine Keijzer Baldé, algemeen directeur van DICTU. Dank je wel.
Gerdine: Ik vond het heel leuk om te doen, dankjewel.
Robin: Luister ook de andere afleveringen van: ‘de Code naar Succes’ terug over de lessen die we kunnen leren van de ICT-projecten van de overheid.

Podcast met Bert-Jan Geveke

Het programma vernieuwing studiefinanciering. Bijna vijf miljoen mensen moesten voor alle zaken rond hun studiefinanciering worden overgezet van een oud, misschien wel bijna prehistorisch systeem, naar een nieuw systeem. En hoe spannend dat was wordt besproken met Bert-Jan Geveke,  CIO van DUO, Dienst Uitvoering Onderwijs.

Code naar succes! Bert Jan Geveke

Bert-Jan: Wat was nou de sleutel? Dat zijn er een aantal geweest in de tijd. Maar misschien is de belangrijkste wel volhouden.
Robin: Welkom bij ‘de Code maar Succes’ een podcast serie van de Rijksacademie voor digitalisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik ben Robin Rotman en in deze serie duik ik in de interessantste ICT-projecten van de overheid. Wat kunnen we daar nou van leren met z’n allen?
Bert-Jan: Aanpak, methode, techniek die maken niet het verschil bij dit soort dingen. Het zijn de mensen die het verschil maken, het is mensenwerk.
Robin: Vandaag hebben we het over het programma vernieuwing studiefinanciering. Bijna vijf miljoen mensen moesten voor alle zaken rond hun studiefinanciering worden overgezet van een oud, misschien wel bijna prehistorisch systeem, naar een nieuw systeem. En hoe spannend dat was bespreek ik met Bert-Jan Geveke hij is CIO van DUO, Dienst Uitvoering Onderwijs. Wie heeft er niet mee te maken gehad? Leuk dat je er bent.
Bert-Jan: Dankjewel, ja zeker.
Robin: Het was misschien wel spannend hè. We gaan het straks allemaal uitgebreid bespreken.
Bert-Jan: Het was super spannend.
Robin: Inmiddels loopt het op rolletjes het nieuwe systeem.
Bert-Jan: Zeker. Het loopt op rolletjes en sterker nog, wij zien ook dat het echt ook effect heeft op het contact dat wij hebben met klanten. Minder contacten, spectaculaire daling van het aantal telefoontjes en ook meer in één keer het juiste antwoord verstrekken. Dat is wat je wil.
Robin: Dat mensen niet van het kastje naar de muur terugbellen. Als je het hebt over klanten, dan heb je het over studenten en oud-studenten neem ik aan?
Bert-Jan: Ja, maar vergeet ook niet de ouders die een belangrijke rol vervullen. Het aantal actieve studenten dat zit op zo'n 800.000 per jaar, maar als je kijkt naar hoeveel contacten wij hebben met studenten, oud-studenten en ouders. Studenten mogen tegenwoordig 35 jaar erover doen om hun studieschuld af te betalen, dus we hebben een vrij lange periode hebben wij ze in onze bak zitten en hebben we er contact mee.
Robin: Ja en het gaat over veel geld. We gaan het allemaal bespreken. We gaan terugblikken. Je bevindt je in de comfortabele positie dat jij terug mag blikken vanuit een comfortabele situatie. Was het spannend?
Bert-Jan: Ja, het was echt spannend. Ik heb ook wel eens gezegd een soort film van zeven jaar met heel veel spannende momenten.
Voor mezelf was het persoonlijk ook nog wel spannend, omdat ik ben ooit mijn carrière begonnen bij de studiefinanciering. Ik heb mogen meewerken aan het studiefinanciering systeem wat sinds 1985, tot vorig jaar in gebruik was. En nu is mijn kindje vervangen.
Robin: Oh, dus jij kende het oude systeem ook van haver tot gort.
Bert-Jan: Zeker.
Robin: En de spanning waar zat hem dat dan in? Was dat meer dat het om zoveel mensen gaat en dat het maar moet lukken of…
Bert-Jan: Het is inderdaad een complex geheel van veranderingen die we wilden met de toepassing, het systeem, maar we hebben ook enorm gesleuteld aan de organisatie.
Hele andere manier van werken bij mensen. En niet in de laatste plaats al die klanten die jij net noemde, hoe krijgen we die van oud naar nieuw? En het spannendste moment was eigenlijk de laatste stap die wij gedaan hebben. We hebben het wel stapsgewijs opgepakt en de laatste stap was het daadwerkelijk overbrengen van de data van de actieve studenten en hun partners.
Dat waren inderdaad vijf miljoen klanten met een hele historie, die we hebben geconverteerd van het oude systeem naar het nieuwe systeem.
Daar hebben wij flink voor geoefend. Maandenlang. Maar dan komt er zo'n heel spannend moment van oké nu hebben we het geconverteerd. We hebben daar… straks kan ik daar iets meer over vertellen. We hebben daar een maand de tijd voor genomen.
Robin: Een maand met een freeze.
Bert-Jan: Er was een maand een freeze. En in die maand moesten een heleboel activiteiten gebeuren. Het zat hem in de honderden. Die zie je zo vooruit schreiden in de maand. En het liep zelfs zo soepel dat wij ons letterlijk met elkaar gingen afvragen, wat klopt hier niet?
Robin: Het kan niet waar wezen.
Bert-Jan: Het kan toch niet kloppen. Zelfs in de laatste weken toen hadden we eigenlijk alles gedaan wat wij ook getest en beproefd hadden. En ja toen weet ik nog dat ik zelf aangaf van hé jongens waarom zetten wij de sluizen nu niet gewoon open?
Er toen kwam er toch behoorlijk wat weerstand uit de organisatie. Want de mensen die zaten er ook zo in van: “ja maar weten we het zeker? Het moet wel goed zijn. We willen dit checken, we willen dat nog checken.”
Robin: Oh, maar dan heb je ook wel een beetje branie dan ook.
Bert-Jan: Ja zeker.
Robin: Waarom gooien we de sluizen niet gewoon open?
Bert-Jan: Ja, we gooien de sluizen open. Uiteindelijk dat was vlak voor het moment dat… ja, het is een beetje raar, want het gaat om een systeem, dus je kan het niet zien. Maar op enig moment zet je gewoon letterlijk het poortje open en dan kunnen de klanten ook werken met het nieuwe systeem.
En dan zit je daar ik weet dat nog heel goed dat moment. Dan zit je daar in een zaaltje met wat managers, maar ook medewerkers. En dan in één keer hoor je zo’n beheerder zeggen: ‘Ja, ja er komt er één!’ Dat is heel raar, want je kijkt naar een getalletje op een beeldbuis.
Robin: Weet je wat we doen, cliffhanger. Je hebt het over een film. We gaan nu een kleine cliffhanger inbouwen. We gaan de spanning met je opbouwen en daar gaan we straks weer toewerken naar het moment dat je dus die vijf miljoen mensen in een maand gaat overzetten. En als het dan mislukt dan ben je de pineut. Even terug even gewoon voor de mensen die hiernaar luisteren. We hebben het over de studiefinanciering. Waar hebben we het eigenlijk over?
Bert-Jan: DUO is een uitvoerende organisatie. We voeren een aantal wettelijke taken uit voor het ministerie van Onderwijs. We voeren ook een aantal taken uit voor het ministerie van Sociale Zaken en Sport… Nee, Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
De studiefinanciering is wel de bekendste tak van sport bij ons. Wat het eigenlijk zegt is, we voeren daar een wet uit waarbij onderwijsvolgers niet alleen onderwijsvolgers aan het hoger onderwijs, waar de meeste het van kennen. Maar onderwijsvolgers een stuk financiering kunnen krijgen om een studie uit te voeren. Dat kunnen dus ook leerkrachten zijn. Dat kunnen ook kinderen zijn die nog niet 18 jaar zijn, maar de hoofdmoot zit hem toch echt in het financieren van hun studie aan de hogescholen…
Robin: Het gaat om mensen, jongeren die actief zijn in het onderwijs en elke maand geld ontvangen. En het gaat ook over mensen die actief zijn geweest in het onderwijs, die zijn aan het werk en die moeten terugbetalen. Er zijn miljoenen mensen…
Bert-Jan: Ja het zijn miljoenen.
Robin: Die hebben allemaal dossier en die moeten jullie beheren. Er komt een heleboel bij kijken. Hoeveel mensen zijn er 5 miljoen?
Bert-Jan: Ja.
Robin: Over hoeveel geld gaat het hier? Hoeveel geld staat eruit? Jullie zijn een soort van bank ook.

Bert-Jan: Je zou kunnen zeggen dat we een soort van bank zijn. Wat wel goed is denk ik om even mee te geven, dat duidt ook best wel de complexiteit aan is, dat als je kijkt naar 1985. Wim Deetman toen als minister had een nieuwe wet neergezet.
Daar heb ik zelf ook nog van mogen genieten overigens. Van de basisbeurs. Dat was volledig een gift. De afgelopen 20, 30 jaar zijn er heel veel stelselwijzigingen doorgevoerd in het systeem. Ik gaf al aan het begon met een basisbeurs voor mezelf, een gift. Je ziet dat voor zowel MBO’ers, als HBO’ers, als universitair geschoolden het gewijzigd is in vormen van leningen. Soms in vormen van een aanvullende beurs en voor de mbo-populatie is het nu nog een gift. Dus je ziet ook de grote diversiteit in de vormen van leningen. Geld, wat uiteindelijk ook gewoon weer terug moet vloeien naar de overheid.
Robin: Dat is het dus gedurende het proces en dat systeem moet ook flexibel genoeg zijn om stelselwijziging aan te kunnen.
Bert-Jan: Zeker.
Robin: Daar gaan we het straks nog over hebben. Het gaat over miljarden.
Bert-Jan: Ja, dat gaat over miljarden, maar wat je ziet is dat… er zitten dus nog steeds ook mensen die zitten in voorgaande stelsels, dus die hebben parallel aan elkaar lopen.
Robin: Die zitten er natuurlijk ook bij jou.
Bert-Jan: Ja en dat maakt het wat complexer als je kijkt naar het grofweg uitstaande leen bedrag. Dat is een momentopname. Het CBS zei van dit moment zit je op een krappe 20 miljard euro. Als je kijkt naar wat er jaarlijks op dit moment uitgekeerd wordt aan studiefinanciering dan hebben we het over zo’n vier, vier en een half miljard euro op jaarbasis. Wat wordt gefinancierd.
Robin: Het gaat dus om veel geld, het gaat om veel mensen. Het gaat over verschillende soorten dossiers zal ik maar zeggen. Het gaat van toen naar nu. Dat komt allemaal bij elkaar. En dat moest één nieuw systeem worden. Hoe vaak raadplegen mensen hun dossier? Ik ben ook student geweest en voor mij was het eigenlijk ik wist dat DUO bestond. Ik kende duo eigenlijk vooral van de envelopjes die ik om de zoveel tijd kreeg om te laten weten van hoeveel schuld staat er nog open. En verder was ik niet zo actief. Tegenwoordig check ik het weleens online. Dat vind ik grappig, ik check het vaker. Omdat ik weet dat het kan. Dus dat is winst, er is een soort directere link tussen mij en de studiefinanciering.
Bert-Jan: Je ziet dat wij dat eigenlijk niet alleen duo hoor, ook collega organisaties bij de overheid denk aan de voor ingevulde aangifte bijvoorbeeld. Maar ook duo is in een vrij vroeg stadium al vrij actief geweest met hoe kunnen wij op een betere handige manier communiceren met onze klantengroep.
Een van de eerste organisaties met een vrij actieve website waarbij studenten in ieder geval informatie konden krijgen. Daar hebben we al vrij snel ook de mogelijkheid geboden om, ja dat studenten hun eigen dossier kunnen raadplegen op z’n minst digitaal. Maar zelfs om ook wijzigingen door te geven zonder dat je daar iemand voor nodig had van DUO of een formulier. Dat kon ook. Alleen de nieuwe mogelijkheden van technologie brachten ook de mogelijkheid mee om dingen door te geven die dan vervolgens automatisch verwerkt werden.
Robin: Vooral dat inzicht waar sta ik nu eigenlijk na een paar jaar studeren. Dat is misschien voor sommige studenten confronterend, maar wel handig als je wel af en toe jezelf kunt terugfluiten.
Bert-Jan: Zeker. Het heeft ook wel een keerzijde, dat is misschien wel een grappige anekdote. Is dat zeker met het leenstelsel en het gemak waarmee je dus ook je lening kunt afnemen. Als student kun je dus ook gewoon, je zou bij wijze van spreken elke dag je leen bedrag kunnen wijzigen. Dat kan. Wat je ziet is dat wij in de beginperiode eigenlijk op het scherm op de website, de mogelijkheid gaven van wil je het hele leen bedrag hebben, druk op deze knop. Dn wat je dan ziet is dat je dan toch in het gemak…
Robin: Het was te makkelijk misschien.
Bert-Jan: Dat is te makkelijk. Dan wordt er dus fors geleend. Dat hebben wij gewijzigd ook omdat het een maatschappelijk debat is, als het gaat om leningen bij jongeren. En terecht overigens. Dwingen we nu af dat mensen zelf een bedrag invullen en daar moeten ze over nadenken.
Robin: Niet te makkelijk maken, dat is ook grappig he…
Bert-Jan: Een hele kleine aanpassing van hoe je communiceert met heel veel effect.
Robin: Jij zegt ik ben hier al sinds 1985 mee bezig zeg ik dat goed?
Bert-Jan: Nou kijk ik was in 1985 student. Dus heb ik mogen genieten van de basisbeurs en vanaf 1991 ben ik begonnen bij de DUO en ook als programmeur van het studiefinancieringssysteem.
Robin: Hoe was het hiervoor geregeld? Dat is dan de eerste vraag. En dan de tweede, waarom was er verandering nodig?
Bert-Jan: Ik gaf al aan dat, de wet op de studiefinanciering is een favoriet onderwerp van kabinetten om aan te sleutelen. Dat vinden wij ook bij DUO helemaal niet erg, want het is ook werk voor ons. Een uitdaging ook.
Je ziet dat wetswijzigingen of wetswijziging, stelsel op stelselwijziging heeft plaatsgevonden. Wat je dan ziet is dat heeft allemaal plaatsgevonden in de organisatie met de mensen, maar ook in de software uiteindelijk. Ja ik doe de vergelijking weleens met auto's. Een auto houdt na twintig, dertig jaar er ook mee op om te rijden. De vergelijking gaat niet helemaal op, maar ook software kent een bepaalde levensduur. En als je heel veel gewijzigd hebt ook al onderhoud je het heel goed. Op enig moment is die auto echt aan het eind van het Latijn, dus waren hier ook te maken met een systeem dat aan het eind van het Latijn zat.
Plus dat het oude systeem ons de mogelijkheden ontnam om eigenlijk forse stappen vooruit te maken in onze klanteninteractie, onze digitale klanteninteractie, maar ook in het goed geautomatiseerd afhandelen van zaken c.q. een hele bewuste keuze te maken door te kiezen van deze situaties bij deze studenten die willen we zelf kiezen om die even uit te werpen. Goed naar te kijken om het vervolgens weer op het systeem te plaatsen. Het biedt ons veel meer houvast in de omgang met individuele klant casussen ook al komen ze massaal met die miljoenen binnen.
Robin: Oké je bent nu CIO, dus je bent nu leidinggevend over dat proces. Over zo'n traject. Wanneer werd de fase ingezet dat je daadwerkelijk een nieuw systeem ging bouwen? Het huidige systeem zoals we dat nu kennen?
Bert-Jan: Zoals we dat nu kennen dat is… We hebben er zeven jaar over gedaan, dat is dus acht jaar geleden dat we ermee begonnen zijn.
Robin: Want het draait nu een jaar?
Bert-Jan: Hij draait nu ruim een jaar. Maar je moet je voorstellen ik kan mij in die tijd… ik ben niet de hele periode werkzaam geweest bij de duo. Ook nog wat uitstapjes gemaakt, maar voorafgaand aan dit verander traject hebben wij ook een aantal eerdere pogingen gedaan die gestrand zijn. Dus wij hadden eigenlijk een dubbelslag te maken. Eén: wij gaan het nog een keer doen, maar ook wel met de druk op de schouders het moet nu wel lukken.
Robin: Maar wat hebben die nu dan anders gedaan?
Bert-Jan: Ja dat is eigenlijk de hamvraag. Wat doe je nu anders in het traject? En als ik daar een paar dingen uit mag teruggrijpen dan heeft het te maken met…
Robin: Want dit kan leerzaam zijn.
Bert-Jan: Zeker. Ik wens iedereen een dergelijk traject toe, want dat verrijkt jezelf enorm. Aan de andere kant wens ik niemand zo’n traject toe, want…
Robin: Je gaat eraan kapot!
Bert-Jan: Nou het afbreukrisico is groot.
Robin: Het is wel spannend ja.
Bert-Jan: En je maakt het extra spannend ook vanwege… We hebben uiteindelijk 150 miljoen geïnvesteerd in een nieuwe organisatie en een nieuw systeem. Dat is echt heel veel geld.
Robin: Dat is twee keer zoveel overigens als aanvankelijk gedacht.
Bert-Jan: Ja.
Robin: Als ik zo vrij mag zijn.
Bert-Jan: Ja je mag zeker zo vrij zijn. En wat ik daar eigenlijk op wil zeggen is, het is zo lastig om helemaal in het begin een schatting af te geven die precies klopt.
Robin: Dat hoor je steeds, ook in deze podcast. Eén andere sprekers in één van de andere aflevering, die vergeleek het een beetje met ja… vergelijk het met als je je keuken gaat verbouwen. Je hebt van tevoren een heel goed idee wat het moet gaan kosten, maar het loopt altijd anders dan je denkt.
Bert-Jan: En die keuken van Ron dat is toch echt andere koek dan deze. Ik heb hem gehoord de podcast.
Robin: Ja, ging over de PGB’s hè.
Bert-Jan: Jazeker. Wat was nou de sleutel? Ja dat zijn er een aantal geweest in de tijd. Maar misschien is de belangrijkste wel volhouden.
Robin: Is dat het?
Bert-Jan: Volhouden. Er zijn echt momenten geweest dat we ook de keus hadden kunnen maken van we stoppen hiermee.
Robin: Maar dan moet je ook vertrouwen hebben?
Bert-Jan: Ja.
Robin: En dat vertrouwen dat wordt natuurlijk best wel ter discussie gesteld op het moment dat je eigenlijk de historie van het project kent. Het steeds niet gelukt. Dus dan zit er iets waardoor je dan wel denkt het kan nog wel…
Bert-Jan: Nou ik zal het schetsen hè. Even uit m'n hoofd hebben we er… want we hebben heel veel dwars kijk gehad. Zo noemen ze dat. Dat zijn auditors, externe organisaties.
De accountantsdienst Rijk hebben allemaal mee gekeken op specifieke onderwerpen. We hebben er volgens mij in die totaliteit een stuk of 47/48 gehad. Een auditor gaat niet opschrijven van hé dat is allemaal goed ga vooral verder. Dus die komen met aanbevelingen. En eerlijk gezegd moet je dan heel sterk in je schoenen staan om niet te beginnen te twijfelen van hé doen we het eigenlijk wel goed?
Als iemand tegen jou zegt van hey je ziet er een beetje bleekjes uit en dat wordt tien keer gezegd, dan ga je ziek naar huis. Je kunt niet zonder. Het heeft zijn meerwaarde, maar je loopt ook gewoon tegen zaken aan die je van tevoren niet aan ziet komen, die moet je herstellen. En juist met die laatste stap. We hebben het in vijf stappen gedaan. Stap vijf het laatste stukje van het overhalen van eigenlijk al die studenten met hun data naar een nieuwe. Daar hebben we echt heel veel blokkades moeten overwinnen en Murphy, die was bij ons in dienst zal ik maar zeggen.
Robin: Die keek ook mee.
Bert-Jan: Ja die keek zeker mee. Dus volhouden is heel belangrijk…
Robin: Maar dat volhouden dat moet toch ergens op gebas… Dan heb je toch een soort methode, de methode Bert-Jan. Of misschien een paar collega’s, dat je in een team bent, dat je vertrouwt dat het lukt. Of de aanpak waar je in gelooft. Er moet toch iets concreets zijn waardoor je denkt van dit kunnen wij?
Bert-Jan: Kijk, aanpak, methode, techniek die maken niet het verschil bij dit soort dingen. Het zijn de mensen die het verschil maken, het is mensenwerk.
Kijk ik vind het een beetje raar omdat van mijzelf te zeggen, maar ik was onderdeel van laten we zeggen, die kleine harde kern. Die ervan het begin tot het einde aan heeft gezeten.

En dat geldt ook voor onze bestuurders en dat weet ik niet of dat zo vaak voorkomt, ook op departementaal niveau hebben ze het volgehouden. En dat is een compliment waard.
Robin: Oké, dus het vertrouwen en de zin om dit te laten slagen was ook breed gedragen.
Bert-Jan: Zeker. En er was ook goede verbinding met de bewindslieden hierover. En die hebben ook en dat vind ik toch ook wel een pluim waard in de zin van… de hijgerigheid eraf gehaald. Wetende dat dit een operatie is die je echt meerjarig duurt en laat nou wel wezen kabinetten zijn er om in een aantal jaren doelstellingen te bereiken. En dit heeft veel meer te maken met hoe zorg je dat wij de continuïteit van onze dienstverlening blijven borgen.
Robin: Je hebt net neergezet wat de scoop is met aantallen en hoeveel geld erin omgaat. Je hebt nu uitgelegd hoe spannend het was en dat het gewoon een kwestie van doorzetten is. Nu even inhoudelijk wat moest dit systeem kunnen? Om inhoudelijk te kijken waarom… Dat je dus wel ambitieus bent. De gebruiksvriendelijke vriendelijkheid heb je net al benoemd.
Bert-Jan: Uiteraard.
Robin: Al die mensen die moeten eigenlijk op elk moment van de dag kunnen checken hoe sta ik ervoor? Dat moet allemaal geregeld worden. Wat was nog meer een ambitie kun je een beetje schetsen wat moest het nieuwe systeem kunnen?
Bert-Jan: Het nieuwe systeem moet ten eerste weer tien, vijftien jaar meekunnen. Dus die oude auto die kunnen we niet meer kopen. Dus we hebben nu een nieuwe auto gemaakt en die moet weer een tijd meekunnen.
Wat wij wel heel belangrijk vonden aan, zeg maar een beetje de karakters, de eigenschappen van dat nieuwe systeem, wat wij belangrijk vonden is dat alle stelselwijzigingen die ook in de toekomst gaan komen, dat we die makkelijk kunnen inpassen. Zonder dat wij daar weer hele grote trajecten voor nodig hebben. Het is een beetje wat wij noemen een architectuur principe wat je toepast, scheidt je gegevens die je gebruikt van je wet en regelgeving. Dat is een principe wat we vrij ver hebben doorgevoerd.
Robin: Helpt het dan dat jij een programmeur bent van huis uit? Je bent een beetje een nerd.
Bert-Jan: Nou ik weet niet of ik een echte nerd ben, want als ik echt een goeie programmeur was dan was ik waarschijnlijk nog steeds. En dat heb ik los mogen laten.
Robin: Maar wat je nu net zegt he, we gaan het scheiden. Dat moet je maar snappen. Dat is een beetje een soort vernuft zit daarbij.
Bert-Jan: Nee, oké dat is ook een vak. De term architect wordt ook veel in IT-land gebezigd, maar je kunt best wel wat parallellen trekken naar architecten die fantastisch mooie gebouwen maken. Daar zitten altijd een bepaald aantal principes daarachter. Een aantal uitgangspunten die ze vorm hebben gegeven. Er zit een stuk vormgeving aan vast, dat klopt.
Robin: Dat is leuk hè, dus het moest dus bestand zijn. Het moest toekomstbestendig zijn, nieuwe systemen. Daar heb je architectonisch oplossingen voor bedacht.
Ja, wat we net al geconstateerd hebben mensen moesten elke dag altijd maar in kunnen. Ja hoe omschrijf je dat? Dat is eigenlijk de homepage. Of dat is eigenlijk de pagina die je krijgt als gebruiker. Dat moet gewoon helder en duidelijk en toegankelijk zijn.
Bert-Jan: En ook dat is overigens in beweging, want we lokken nu vooral de klanten naar onze website. Maar je ziet dat iedereen is overal met z’n mobiel, met z’n tablet, met zijn laptop bereikbaar en verkeert eigenlijk op die gremia of multimedia waar ook de kennissen, de vrienden et cetera zijn. Dus ook dit gaat nog bewegen naar de toekomst toe. Dat geldt niet alleen voor DUO dat is Rijks breed. Je zult op de verschillende platformen of media die mensen gebruiken, moet je ze eigenlijk de mogelijkheid geven, om ‘oh ik wil even checken hoe ik ervoor sta.’ En by the way als ik gekeken heb naar hoe ik geregistreerd sta bij de overheid met betrekking tot mijn studiefinanciering, hoe zat het ook alweer met, op welk adres sta ik ook alweer ingeschreven? Want ik ben nu toch al in korte tijd twee keer verhuisd.
Die combinatie die maakt dat denk ik spannend naar de toekomst toe. Wat ook een belangrijk architectuur principe was, dat had te maken met wat klanten tegenwoordig willen. Dat zouden jij en ik ook willen, dat als jij iets aanvraagt een beroep ergens op doet dat je niet wilt wachten op het antwoord. Je wilt instant geholpen worden. Sterker nog als het niet lukt, dan ga je direct of kijken of ga je bellen. Dat is wat het gedrag is in ieder geval van een fors deel van onze doelgroep.
Robin: Ja, je gaat bellen, je pakt de telefoon en je denkt ik ga niet zitten zoeken.
Bert-Jan: Nee, exact.
Robin: En dat wilde je tackelen ook?
Bert-Jan: En dat wil ik tackelen en wat wij daar mee gedaan… dat noemen wij met een mooi Nederlands woord straight through processing.
Robin: Kijk eens aan.
Bert-Jan: En wat het eigenlijk wil zeggen is als jij een aanvraag of een wijziging aangeeft, laat dan ook gelijk even het effect zien. Neem een beslissing, maak een beschikking zo heet dat in overheidsland. En laat daarvan de effecten ook direct zien in het gezicht van je klant. Die mogelijkheid wij hebben erin zitten.
Dat betekent wel dat we het nog niet op al onze taken direct kunnen doen, omdat ook DUO  afhankelijk is van wat de informatiegegevens van collega Rijks…
Robin: Dus daar moet links en rechts nog een beetje…
Bert-Jan: Ja, maar waar het kan, nemen wij direct een beslissing zodat ook de klant direct weet waar hij of zij recht op heeft.
Robin: Klantvriendelijkheid, toegankelijkheid, toekomstbestendigheid. Het moet robuust en betrouwbaar zijn. Het gaat om veel geld.
Bert-Jan: Jazeker.
Robin: Heb je daar nog speciale maatregelen voor genomen? Achter de schermen of op technisch vlak?
Bert-Jan: Je maakte de vergelijking al met een bank. Onder de motorkap van een bank zijn heel veel maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle transacties tot op de laatste cent ook kloppen, uit te leggen zijn. Die verantwoording moet 100 procent zijn. Wij kunnen ons niet veroorloven, dat kan niet als overheid… je moet elke uitgegeven euro tot op de cent nauwkeurig, moet je kunnen verantwoorden. Met terugwerkende kracht in de tijd. Dus er zit een mechanisme in die je ook in bancaire systeem aantreft, dus dat is voor ons is dat business as usual. Maar het is wel iets wat je moet borgen. Het is niet zo dat je met een toepassing die je thuis maakt, het daarmee af kunt doen.
Robin: Hebben we nu de belangrijkste ambities gecoverd denk je?
Bert-Jan: Ik denk wel ten aanzien van de ambities die we hadden met systemen en eigenschappen. Wat misschien nog wel ook een mooie anekdote is, is dat als ik…
Kijk je hebt het nu over de studiefinanciering. Misschien ben je dan in de gelukkige positie dat je één studielening hebt, maar er zijn ook klanten die er vele hebben.
Robin: Hoe kom je aan meerdere leningen?
Bert-Jan: Als jij gestopt bent en weer start.
Robin: Oh zo.
Bert-Jan: Het kan ook te maken hebben, dat je toevallig daarna leraar bent geworden en daar een stukje financiering voor wil hebben.
Het kan ook zijn dat je ouder bent van een kind, die ook een stukje tegemoetkoming krijgt. Je moet je voorstellen dat, als je als klant contact opneemt met DUO of via de telefoon aan de balie kan trouwens ook nog steeds. Dat doen we ook. Of op de website. Dat was tot voor het nieuwe systeem heel moeilijk om een, wij noemen dat een integraal klantbeeld op te bouwen. Een integraal beeld van wat is nou mijn openstaande schuld.
Robin: Dat alles bij elkaar komt?
Bert-Jan: Dat alles bij elkaar komt. En dat niet alle regelingetjes apart…
Robin: Aparte inlogcodes, aparte wachtwoorden.
Bert-Jan: Nou dat valt wel mee. Alleen aparte schermen waar je dan heen moet. En je zag het ook aan onze medewerkers, die letterlijk meerdere systemen langs moesten. Daarop inderdaad op inloggen om met een kladblokje uiteindelijk de optelsom te maken en dit is uiteindelijk uw opgetelde schuldpositie.
Robin: En dat is gelukt.
Bert-Jan: Ja, dat is nu gelukt. Dat is integraal ook bij elkaar gekomen. Dus we hebben niet alleen het studiefinanciering systeem sec bij de kop gepakt. Maar vanuit dat integrale klantbeeld ook de andere nog steeds bestaande systemen daarin meegenomen. Maar het wel integraal teruggebracht, dus dat het integrale klantbeeld er was. Wel een belangrijk asset zou je zeggen.
Robin: Hier heb je dus een paar jaar over gedaan, met een groep mensen om dit te bouwen, testen, bouwen, weer testen. Oké. Terug naar onze cliffhanger, want dat vind ik leuk. De freeze, het moment van de waarheid. Dat was? Help me even.
Bert-Jan: Dat was april 2018. We hadden vooraf echt de communicatie de deur uitgedaan rondom wij gaan een maand uit de lucht of op zwart zoals dat ook wel langs ging.
Robin: Dat betekent dat je even een maand niet kan checken hoeveel je nog uit hebt staan. Je kan even niet aflossen. Duo is even weg.
Bert-Jan: In het gezicht van onze klanten waren we even weg. We waren er natuurlijk wel. En er zijn ook altijd een bepaalde categorie klanten die daarmee in de problemen komen. En die hebben natuurlijk wel geholpen. Alleen online waren we niet direct zichtbaar.
Robin: Want al die gegevens moesten overgebracht worden naar het nieuwe systeem?
Bert-Jan: Ja en wij hebben daar van tevoren heel goed over nagedacht.
Robin: Want hoe pak je dat aan?
Bert-Jan: Dat heeft te maken met kijken naar, van ja wat moet er eigenlijk gebeuren? En wat is de doorlooptijd van de acties die je moet doen? Maar we hebben er ook wel over nagedacht kunnen wij niet deze conversie doen terwijl de winkel openblijft?
Kunnen wij eigenlijk wel zo'n boodschap afgeven, wetende dat je eigenlijk daarmee de hoon van IT Nederland over je heen krijgt. Want die zegt van joh, dat is toch niet meer van deze tijd?
Ik ben toch heel blij dat wij ook hier het lef hebben gehad om daar toch voor te kiezen, want dit was de meest betrouwbare optie. Je zei het zo straks al een begin van het interview…
Robin: Het is gewoon too much als je hem ook wil laten doordraaien?
Bert-Jan: Het kan wel. Het kan technisch allemaal. Alleen stel je voor dat je daarin fouten maakt. In de gegeven positie van klanten. Dan kun je je ook voorstellen dat je veel herstel werk hebt te plegen. Dat schuurt aan de betrouwbaarheid in de overheid.
Robin: En ik als leek denk dan oké je hebt vijf miljoen klanten. Stel dat er tienduizenden zijn, die dan in die maand iets willen veranderen. Dan moet je dat allemaal achteraf handmatig zitten controleren en zitten corrigeren. Is dat dan waar je dan eventueel tegenaan zit te kijken.
Bert-Jan: Nou kijk, je kunt dat noemen opsparen, dus je kunt je wijzigingen opsparen en dat is ook in deze maand wel gebeurd. Dat er ook een aantal wijzigingen op het laatste moment die zijn in een bakje terechtgekomen en dat bakje hebben we nadien verwerkt.
Maar je probeert voor zo'n conversie moment eigenlijk helemaal schoon te zijn. Helemaal bij te zijn, dat is ook nog wel een dingetje. Omdat wij ook in de organisatie werk voorraden hadden. Ja dat klinkt een beetje gek, die waren ook nodig om de pieken en dalen te kunnen handelen dat je afdoende personeel hebt niet alleen voor pieken, niet alleen voor dalen. Maar precies een lijntje ertussen in, want anders heb je constant instroom en uitstroom van personeel.
Robin: Terug naar de freeze. Het is spannend, je gaat de conversie doen en je gaat over. Wat gebeurt er dan bij jou in je hoofd of bij jou thuis? Is het spannend?
Bert-Jan: Ja, dat is heel spannend. En je pakt hem nu vlak voor de freeze, maar ik wil eigenlijk nog een paar maandjes daarvoor gaan zitten.
Robin: Oké.
Bert-Jan: Eigenlijk wil ik nog een paar jaartjes daarvoor gaan zitten. We hebben er zeven jaar over gedaan. Na zo'n anderhalf jaar waar het begint met heel goed nadenken hoe komt het eruit te zien? Hoe willen we dat het eruit komt te zien? De vergezichten erbij iedereen de mond gunnen ten aanzien van wat hij of zij zoekt in deze totale vernieuwing.
Let op, we praten nu heel veel over het systeem en over de ICT, maar dat gaat ook heel veel over de manieren van werken en de bedrijfscultuur hele andere manier van afhandeling. Er zat ook een enorme historische component aan vast. In het begin lag er op enig moment een plan en daar was het scenario. Wij vinden het heel moeilijk om het traject in stapjes op te delen, wij gaan voor een big bang. En de gedachtegang, we gaan eigenlijk een aantal jaren onder water en dan komen we naar boven. En dan gaan we de conversie doen. Er zijn van die momenten dat je dan gaat nadenken van hé zitten we op de goede weg? Dat zijn hele belangrijke spannende momenten. Zo'n moment hadden wij ook na anderhalf jaar en ook daarvan weet ik nog dat wij met een hele grote groep in een soort van snelkookpan sessie waren in een boerderij in Huizingen.
Robin: Kijk eens aan.
Bert-Jan: Toen hebben wij, daar ben ik zelf de geestelijk vader van geweest, het opgedeeld in vijf stappen. En die vijf stappen, die hebben we ook tot het einde volgehouden. Om het op te delen in brokjes, omdat anders het afbreukrisico veel te groot was. Dat was een heel belangrijk markeringsmoment in de tijd.
Robin: Kun je die vijf stappen kort noemen?
Bert-Jan: Bij de eerste stap hebben we gezegd: “We willen per direct iets doen waar onze klanten wat aan hebben”. We hebben daar heel veel geïnvesteerd in, laten we de website zoals die er was van eind jaren negentig op de moderne leest schoeien. Waarbij een klant veel sneller met een vraag tot een antwoord komt.
Robin: Oké, die heb je genoemd. Daar hebben we het over gehad.
Bert-Jan: Het tweede wat we gedaan hebben, we hebben een klein stukje maar niet onbelangrijk stukje van het systeem waar ook echt wel wat legacy applicaties achter zaten, waar we ook problemen hadden met het overeind houden van ontvangstverwerking.
Dat zijn de ontvangsten die we terugkrijgen, dus de terugbetalingen van de studieschuld. Ook niet onbelangrijk kijkende naar die 20 miljard die uitstaat. Die hebben wij toen vervangen om ook het zelfvertrouwen op te bouwen in de organisatie. Wij zijn in staat om ook maar een klein stukje om dat te vervangen.
Robin: Oké dat is twee.
Bert-Jan: Ja, bij stap 3 hebben gezegd, oké we hebben de contouren zichtbaar, het skelet van het hele nieuwe systeem hebben we nu klaarstaan.
Robin: Met al die wensen, al die ambities.
Bert-Jan: En toen hebben gezegd: “Daar willen wij niet langer mee wachten om te beproeven”. Niet alleen in de testomgeving maar in het echie. Toen hebben we gezegd dan pakken we een relatief een kleine, overzichtelijke doelgroep. En daar hebben we de mbo-populatie voor gebruikt. Toen hebben we dat systeem in gebruik genomen. Die gegevens hoefden we niet te converteren, want we hebben een nieuwe instroom gepakt. Maar daarmee hadden we direct onze live oefening. Omgeving met hoe gedraagt dat nieuwe systeem en wat betekent dat ook voor ons werkproces en personeel?
Robin: Dat was de test?
Bert-Jan: Dat was de test. In productie, maar ook heel belangrijk om je eigen mensen in op te leiden.
Robin: Je kan om feedback vragen, je kan ervaring opdoen…
Bert-Jan: Exact.
Robin: Dat was drie.
Bert-Jan: Dat was drie. Toen hebben we stap vier genomen en eigenlijk kun je zeggen met die studiefinanciering heb je twee grote fases, stappen. De ene is, wat wij nu noemen, de studerende fase. Daar gaat het geld vooral uit. En de tweede is de terugbetaalde fase en dan komt het geld weer terug. De terugbetalende fase hebben wij in stap 4. Dus alle mensen die nog moeten terugbetalen, hebben we geconverteerd in het nieuwe systeem.
Robin: Dat waren types zoals ik. Dus ik zat in stap vier.
Bert-Jan: Jij zat in stap vier in het nieuwe systeem. Dat klopt. En toen hielden wij nog stap vijf, dat is de laatste, dat is de actieve studentenpopulatie in de studiefinancieringsfase over en die hebben we finaal opgezet.

Robin: Dat was die hele spannende klapper.
Bert-Jan: Ja, dat was die hele spannende klap. Waarom? We hadden in principe de software werkend, want hij was in gebruik. Het was hetzelfde systeem wat wij ook zouden gebruiken voor de studerende fase. Het punt was, hoe krijgen wij in een redelijke doorlooptijd onze gegevens helemaal kloppend tot achter de cent, achter de komma. Want je mag niks verliezen, het moet 100 procent kloppen. Hoe krijgen we die van A naar B? Hoe krijgen we die van oud naar nieuw? Daar hadden wij van tevoren over nagedacht. Wij gunnen onszelf in ieder geval drie hele proefrondes van voor naar achteren. Wij noemen dat productie like, maar compleet met de totale omvang van de data. Om erachter te komen van wat is de uitval? Lopen de conversie slagen inhoudelijk goed? Maar vooral ook wat is de doorlooptijd?
Daar hebben wij veel moeite gehad om dat voor elkaar te krijgen. En de spanning liep op. Want we zouden eerst in het najaar van 2017 over. En dat haalden wij niet. En dan kom je op een voltijd moment. Want bij ons heb je met seizoen pieken te maken. De hele zomer moet je sowieso dit soort dingen niet doen, want dan is er heel veel klantcontact. Dus wij zochten een moment in het jaar waarop het relatief luw was. Nu zal dat in het najaar zo rond oktober en in het voorjaar zo rond maart, april zijn en in mei wordt het alweer een beetje kiele kiel. Dus wij zaten naar dit spannende moment toe te werken. Wij hebben echt nog nachten doorgehaald om listen te verzinnen hoe wij performers technisch gezien de doorlooptijd konden verkorten. Met allerlei slimme ingrepen. En dat is ons gelukt.
Robin: Ik zie dan voor me dat je op een knop drukt en dat er dan een balletje gaat lopen. En als hij dan vol is, is het gelukt. En als het balletje halverwege stil loopt denk je oh oh.
Bert-Jan: We hadden daar inderdaad ook een soort dashboard voor. Dat bestond niet uit één ding met een balletje, maar daar stonden volgens mij, dat waren een paar honderd stappen en die hebben we ook allemaal gevolgd. Ook visueel gevolgd. Die gingen ook allemaal van kleur verschieten als die klaar waren. Maar dat hadden we ook met onze data gedaan. Dus de kwaliteit van de data die hadden wij ook uitgedrukt in kleurtjes. Rood, oeps. En dan ging zelfs de discussie over hoe groen zijn wij nu eigenlijk? Kan ik me ook nog herinneren. In de sponsorgroep tot op departementaal niveau toe. Hoe groen is het? Is het lichtgroen of is het donkergroen? Ja je krijgt de meest gekke discussies. Heerlijk.
Robin: Volgens mij hebben we hem redelijk gefileerd. De code van het succes is gewoon de vijf stappen van Bert-Jan Geveke.
Bert-Jan: Och jee, dankjewel.
Robin: Dank je wel voor dit gesprek Bert-Jan Geveke CIO van DUO Dienst Uitvoering Onderwijs.
Bert-Jan: Graag gedaan.
Robin: Luister ook de andere afleveringen van de Code naar Succes terug. Over de lessen die we kunnen leren van ICT-projecten van de overheid.

Podcast met Ron Roozendaal en Bianca Rouwenhorst

Podcast met Ron Roozendaal en Bianca Rouwenhorst. (Meer informatie volgt)

Hillie Beentjes

Podcast met Hillie Beentjes

Podcast met Hillie Beentjes, hoofddirecteur Financiën, Management en Control, Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
De opname daarvan is uitgesteld tot na 6 april. Meer informatie volgt.