Podcast: Cloudwerkplek met Ric de Rooij

CIO's en directeuren binnen de Rijksoverheid vertellen openhartig over de grote uitdagingen waar zij voor stonden in grote ICT-projecten en hoe ze die uiteindelijk succesvol konden afronden.

Ric de Rooij
Ric de Rooij

Hoe het ministerie van EZK zelf een cloudwerkplek ontwikkelde en hoe nu 13.000 mensen gebruik maken van deze nieuwe werkplek. Waar begin je, hoe zit het met oude werkplek en wat zijn de grootste uitdagingen? Luister deze podcast en ontdek wat hier de code was naar succes! Ric de Rooij was CIO bij EZK.

Cloudwerkplek met Ric de Rooij

Ric: Dat is het mooie van het werken voor de overheid, het is onverwachts en de politiek beslist. Zo hoort het ook in een democratie.
Robin: Welkom bij ‘de Code naar Succes,’ een podcast serie van de Rijksacademie voor Digitalisering van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik ben Robin Rotman en in deze serie duik ik in de interessantste ICT-projecten van de overheid. Wat kunnen we daar nou van leren met z’n allen?

Ric: Dit is het echte werk. Dat doe je niet elke dag. Dat doen we binnen de Rijksdienst ook niet elke dag. Je weet van tevoren niet echt waar je aan begint. Er zijn maar weinig mensen die dit ooit echt hebben gedaan.

Robin: Vandaag hebben we het over de Cloud werkplek. Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat heeft voor ruim 13 duizend medewerkers een Cloud werkplek gecreëerd. Daarvoor trof je deze mensen aan op meerdere verschillende soorten werkplekken. Mijn gast vandaag is Ric De Rooij.
Hij was als CIO verantwoordelijk voor de invoering van deze Cloud werkplek. Ik zeg was, want hij is net begonnen als plaatsvervangend secretaris-generaal bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Gefeliciteerd met je benoeming.
Ric: Dank je wel.
Robin: Welkom bij deze podcast. We gaan terugblikken, het wordt een terugblik gesprek.  13 duizend mensen aan een Cloud werkplek helpen, dat is best wel hardcore ICT werk eigenlijk he?

Ric: Dit is het echte werk. Dat doe je niet elke dag. Dat doen we binnen de Rijksdienst ook niet elke dag. Je weet van tevoren niet echt waar je aan begint. Er zijn maar weinig mensen die dit ooit echt hebben gedaan.
Robin: Was het leuk?
Ric: Het was heel leuk en het was spannend. Dus leuk, spannend en heel intensief.

Robin: Is het een techneuten klus of een bestuurders klus?
Ric: Het is beide. Als je denkt dit is alleen een techneuten klus, dan kom je bedrogen uit. Want een koor van een werkplek maken, dat is niet zo ingewikkeld. Dat kun je voor een paar miljoen doen en dat zit wel redelijk snel in elkaar. Maar er komt zoveel bij kijken, allerlei besluitvormingen die je nodig hebt om daadwerkelijk organisaties aan te sluiten.
Robin: En je moet iedereen meekrijgen.
Ric: Ja. We hadden een oude werkplek en we moesten naar een nieuwe. Dat kon ook niet anders, de oude werkplek was negen jaar oud inmiddels. Dat betekent dat je dus collega's mee moet krijgen in de bestuursraad, voor de financiering.
Je moet het dienstonderdeel, en dat zijn bij EZK een paar grote; Rijksdienst Ondernemend Nederland, Agentschap Telecom, maar ook de ICT-organisatie zelf, die moet je overtuigen dat dit moet gebeuren en dat ze een bijdrage leveren. Niet alleen de mensen, maar ook in geld.

Robin: Maar moest je ze overtuigen of kreeg je geen signalen van die mensen van: "Ho eens jongens, we zijn wel toe aan verbetering nu?"

Ric: We hadden in het verleden een aantal werkplekken. Daar hebben we er toen op een gegeven moment één van gemaakt, die stond bekend als de VKA. Die was ooit van het ministerie van LNV. Die was heel stabiel, dus op zichzelf zou je daar in theorie nog wel een tijdje mee verder kunnen. Maar dan miste je allerlei nieuwe ontwikkelingen en ook de aanbestedingen. Op een gegeven moment loop je uit de rails. Dan moet je naar een nieuwe aanbesteding toe. Wij wilden niet meer aanbesteden, wij wilden het gewoon zelf doen.
Robin: Wacht dat zijn een heleboel dingen, want DICTU kwam erbij kijken en ik wil straks ook nog gaan praten over het spannende. Dit zou van tevoren wel eens zo'n project kunnen zijn, waarvan je denkt:  "Oeh gaat dat wel goedkomen?"
Daar gaan we het straks nog over hebben, maar ik wil eerst nog iets meer weten over die oude manier van werken wat was er dan daar mis mee? Want het kan niet alleen maar zo zijn dat het contract afloopt en dat je denkt van we gaan het nu allemaal anders doen. Er moet meer aan de hand geweest zijn?
Ric: Ja er was een grotere beweging binnen de Rijksdienst. Wij zijn op een gegeven moment… Hebben we een stuurgroep ingericht consolidatie datacenters. We zijn van 60 datacenters naar 4 gaan we toe. We zitten op 14 op dit moment of 13 en dat betekent dat we dus veel gaan veranderen en dat we bij de introductie van de nieuwe datacenters ook naar de Cloud gaan. EZK heeft op een gegeven moment besloten, een Cloud te bouwen.
Robin: Maar wacht even, je hebt 60 datacenters, dat betekent dat alle informatie die nodig was of beschikbaar was of waarmee gewerkt werd verspreid over het hele land of…
Ric: Voor de hele Rijksdienst, 60 datacenters en we wilde naar 4. Daar zijn we naartoe onderweg en dat gaat ook lukken, maar we wilden ook vernieuwing. En Cloud dat is een andere manier van opslaan van gegevens en het aansluiten van partijen. Dat is moderner.
Dat betekent dat je heel weinig informatie nog maar op je laptop of je pc hebt staan. Veiliger wat mij betreft. Die ontwikkeling, die wilden we gaan starten. Dus we zijn begonnen met de bouw van de Cloud en die hadden we nodig voor onze organisaties.
Toen wilden we af van de oude werkplek, die wilde we op de Cloud zetten. We hebben het ook over de Cloud werkplek. Toen wilde dat graag door SSC-ICT laten doen, maar die kon ons op dat moment niet faciliteren. Dat is ook heel begrijpelijk. Die hadden veel aansluitingen, was ingewikkeld en ze konden alleen het kerndepartement aansluiten en niet de dienstonderdelen.
Robin: Die wil je natuurlijk wel erbij hebben?
Ric: Precies dat is het grootste deel van onze organisatie. Bij RVO werken alleen al vier, vijfduizend mensen. Dat was het dilemma waarmee we zaten en toen hebben we besloten om een eigen werkplek te maken. Niet eentje aan te besteden in de buitenwereld en al kant en klaar te laten werken, maar hem zelf maken. Hij staat bij ons zelf. De data staat bij onszelf, dat was in die tijd ook de filosofie. Dus dit is een private Cloud. De Cloud van onszelf, met een eigen werkplek.
Robin: Daarvoor was het bij Capgemini als ik me niet vergis?
Ric: Ja daarvoor stonden we bij Capgemini.
Robin: Dus je moest al dat spul natuurlijk ook weer naar je eigen Cloud gaan halen?
Ric: Ja en waar je je op verkijkt, en dat is met veel van dit soort bewegingen zo…
Robin: Het is niet zomaar een kabeltje aanleggen en dan op enter drukken en dan komt het of niet?
Ric: Dat noem je retransitie. Het terughalen van al die data en de spullen van Cap naar het departement. En dat is al bijna een derde van het bedrag dat je uitgeeft aan zo’n werkplek.  Dus je bent bezig met de oude spullen over te halen, veilig over te halen en data te borgen.
Maar ook op die nieuwe werkplek moeten allerlei applicaties aangehaakt worden. Die stonden al in de Cloud, die beweging hadden we al gemaakt, die waren al gevirtualiseerd. We waren al heel goed bezig geweest, maar ze moeten allemaal vanuit je werkplek benaderd kunnen worden. Dat betekent dat je koppelingen moet maken, noem maar op. Soms heb je hele oude applicaties waarbij dat gewoon heel erg moeilijk is.
Robin: Had jij hier van tevoren verstand van?
Ric: Nou weet je ik ben al meer dan 10 jaar CIO, dus verantwoordelijk voor de ICT. Eerst bij het minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Daarvoor zat ik in het toezicht openbare orde en veiligheid en toezicht op de politie en daar zat ICT bij. Ik heb er wel kijk op. Ik ben ook cursussen gaan volgen, eerst autodidact een cursus gaan volgen. Zo langzamerhand… Ook vier jaar geleden toen we eraan begonnen had ik er wel enigszins zicht op. Dat je weet wat er op je afkomt en dat je ook weet wat er allemaal in je eigen landschap zit, je legacy. Je komt vaak tot verrassingen.

Robin: Ben je dan iemand die het zelf bedenkt, zo wil ik het hebben en zo gaan we het doen? Of ben je toch iemand die de mensen om zich heen verzamelt en dan alle input tot zich neemt en dan de besluiten neemt?

Ric: Dat doe je samen en dat doe je samen met de eigen organisatie, dus dat is DICTU, onze ICT-leverancier. Dat is ook wat mij betreft een kwalitatief hoogwaardige leverancier.

Robin: Zij gingen het doen?
Ric: Zij gingen het doen, maar die kunnen het ook niet zelf. Daar huur je allerlei externen bij in.
Robin: Maar zij hadden de regie over het project. Dus je gaat in de Cloud, je gaat verschillende diensten en het departement allemaal koppelen. Je hebt verschillende applicaties allemaal in die Cloud. Als medewerker kan je met je laptop of met je telefoon inklikken, thuis desnoods of op je werkplek. En dat moet allemaal bij elkaar?
Ric: Ja en je kan ook je eigen apparaat meebrengen. Dus als je liever Apple hebt, dan proberen we dat wel te faciliteren. Dat is nog best ingewikkeld.
Robin: Oh ja dat krijg je dat ook nog, mensen willen natuurlijk met een Apple’tje werken.
Ric: Ja, fanaten van die bepaalde…
Robin: Fanboys.
Ric: Ja precies. En we willen voorkomen dat er veel data staat op de lokale hardware dus op de laptop en telefoon en dat soort dingen.
Robin: Hoe pak je dat aan? Je hebt een grote ambitie, je wilt een hoop tegelijk doen. Iedereen heeft zijn eigen manier van werken. Mensen zijn natuurlijk ook een beetje conservatief: "Zo doe ik het al jaren." Het zijn natuurlijk mensen die werken ook al heel lang bij zo'n organisatie en die moet je mee zien te krijgen. Technisch moet er een hoop gebeuren. Hoe doe je dat?
Ric: Ja toch door met elkaar eerst het gesprek aan te gaan, de behoefte te inventariseren. We waren net overgestapt naar Windows 2007. Dat was toen al lang in gebruik, maar dat hadden wij net geïntroduceerd. We wilden graag naar 2010, we wilden Skype for Business, we wilden Office 365 noem maar op. Alle dingen die nieuw zijn en helpen om je werk beter te doen.
Dus we wilden graag veranderen en dat zagen de dienstonderdelen ook wel met elkaar in, maar niemand heeft een notie wat dat voor zo’n hele grote club betekent. Dus we hebben ook externe partijen benaderd. We hebben één partij gevraagd, dus de kern te ontwikkelen de Cloud werkplek zelf, samen met ons. Maar al die activiteiten eromheen, het introduceren binnen de organisatie, het laten landen binnen de organisatie, het aansluiten op de Cloud, hebben we allemaal zelf gedaan. En zelf doen betekent ook dat je veel externen inhuurt hoor. Dat zijn ZZP’ers of collega's van bedrijven die je op één op één basis inhuurt. Maar de regie lag helemaal ons en de ontwikkeling is binnen het eigen departement bedacht.
Robin: En dan heb je ook nog zoiets dat die departementen, die veranderen ook weer in de loop van de jaren. Dan zit klimaat er weer bij, dan zit landbouw er weer bij. Dan gaat er weer eentje af. Hou je daar van tevoren rekening mee of is dat iets waar je dan toch over valt of zo?
Ric: Daar houden we al rekening mee. We hebben er wel rekening mee gehouden dat ook andere partijen zich kunnen aansluiten. Wij zijn in 2011 van EZ naar EZ en LNV gegaan, dat werd een samenvoeging. Die was net goed geland en we waren bezig met die werkplek, toen kreeg je eind 2017 de splitsing.
Robin: Ja, toen gingen ze weer weg.
Ric: EZK kreeg je toen, dus we kregen klimaat erbij van I&W, maar het LNV-deel ging eraf en dat is best een substantieel deel.
Robin: Maar toen moesten die klimaat mensen ineens ook in de Cloud?
Ric: Die kregen ook een andere werkplek dan ze voorheen hadden. Dat soort dingen, die fietsen er allemaal tussendoor. Dus dat moet ook allemaal gebeuren. En ontwikkelingen op het terrein van wifi, lan.
Robin: Want als de verkiezingen anders hadden uitgepakt, dan was het misschien anders gelopen.
Ric: Ja, maar ja dat is het mooie van werken voor de overheid. Het is onverwachts en de politiek beslist en zo hoort het ook in een democratie. Dus al die verrassingen die hebben we meegenomen en die hebben we ook kunnen beheersen. Als je nu vraagt, want zo vat ik net je vraag op: "Hoe hebben we dat nu gedaan?" In de selectie van mensen die je inhuurt om je projectleiderschap te doen moet je wel heel selectief zijn. We hebben hele goeie ingehuurd.
Robin: Ben je dan iemand die zegt, ik wil de beste mensen hebben?
Ric: Ja daar ga je voor. Je weet niet altijd wie de beste is hè.
Robin: Kan me niet schelen wat het kost.
Ric: Nou nee, weet je dat… Je hebt ook hele goeie die gewoon betaalbaar zijn. Maar je moet iemand hebben die het al een keer eerder heeft gedaan. We hebben iemand binnengehaald die had al een dergelijke actie voor OCW in het verre verleden gedaan. En we hebben een hele goede financiële man binnengehaald. Iemand die gewoon onze begroting goed bijhield.
Daarna heb ik de directie bedrijfsvoering van EZK, of EZ toen nog, gevraagd om regie te voeren. Die moest opdrachtgever zijn, want dit is een applicatie voor algemeen gebruik en die wordt vanuit de bedrijfsvoering bestierd.
De directeur bedrijfsvoering destijds vond het een uitdaging om die opdrachtgeversrol op te pakken en die heeft dat ook heel goed gedaan, die heeft zich erin verdiept.
We hebben een bestuurlijk overleg ingericht, daar zaten wij allemaal in. Een aantal leden van de top van het departement, maar ook een aantal mensen uit de top van de verschillende organisaties die onder EZK resulteren.
Robin: Waren ze allemaal even enthousiast?
Ric: Nee hoor. Het is ook wisselend, je hebt veel organisaties dat betekent ook dat je tijdvolgordelijk ook allerlei afspraken moet maken. De ene is eerder aan de beurt dan de ander, de één is er wel aan toe de ander niet. In het begin lijkt het, als je erachteraan zit dat het heel comfortabel is. Maar dan wordt de druk ook vaak heel erg groot. Degene die eerst dachten ik zit achteraan dan zijn alle problemen opgelost kwamen wel onder tijdsdruk te staan, omdat de oorspronkelijke werkplek werd gestopt. Dat soort vraagstukken komen op tafel.
Robin: Hoe introduceer je dan zoiets? Want we spraken eerder in deze podcast serie over de PGB en ICT daarachter. Maar dat was natuurlijk wel een hoop gedoe. Die waren ook heel ambitieus en er werd aanvankelijk gekozen om het in één klap erdoorheen te jagen. Dat is niet gelukt en uiteindelijk is hun code naar succes, daar hebben we het over: "We doen het nu rustig aan. Beetje bij beetje steeds weer nieuwe gebieden aansluiten en dat loopt soepel. Iedereen voelt zich veilig." Wat was jouw idee daarbij, in één klap iedereen erbij halen of beetje bij beetje, kon dat eigenlijk was dat een optie überhaupt?    
Ric: Nee, het in fases doen dat kan eigenlijk niet, want dan heb je twee of meerdere werkplekken die je in de lucht moet houden. Een tijdje lang doe je dat, omdat het niet anders kan. Maar op een gegeven moment houdt het ook op, want het is vrij kostbaar om twee werkplekken in de lucht te houden.
Robin: Dus je ging voor de big bang?
Ric: We gingen voor een relatief grote klap en die donderden dan wel na in een maand of vier, vijf, zes. In die periode moest het gebeuren. Maar wat heel spannend was, omdat we een organisatie zijn die oorspronkelijk bestond uit heel veel organisaties… Want het ‘World RVO’ is al opgebouwd uit veertig oorspronkelijke organisaties, dus die hadden allemaal eigen spullen en eigen applicaties. En om die op die Cloud en dus ook in de Cloud werkplek te krijgen, dat was best een tour de force.
Robin: Je zei aan het begin van dit gesprek: "Het is spannend. Je loopt overal tegenaan en je weet van tevoren niet wat je niet weet." Het is typisch zo'n project wat natuurlijk een beetje uit de hand gaat lopen, kan ik me zo voorstellen. Of tenminste is dat zo eigenlijk? Dat zijn een beetje aannames van mij, maar…Was het moeilijker dan je van tevoren dacht?
Ric: Ja het was wel moeilijker dan we dachten. Het is niet uit de hand gelopen, maar het is wel een tour de force.
Robin: Kun je eens wat van die verrassingen noemen, die je van tevoren echt niet wist dat het op je af zou komen? Dat Klimaat er dan ineens weer bijkomt of toch de weerstand van normale werknemers. Waar loop je dan tegenaan?
Ric: Dat laatste is wel een heel belangrijk ding, mensen meenemen dat is ook heel belangrijk. Wanneer begin je daar dan mee? Ook niet te vroeg, want dan duurt het nog heel lang voor die werkplek werkelijk komt. Maar wat het meest ingewikkeld is dat je het oude landschap vaak niet kent, omdat we uit… DICTU faciliteert enkele tientallen organisatieonderdelen die weliswaar geclusterd zijn onder één of twee of drie grotere onderdelen, maar het zijn allemaal oude applicaties. Die moesten we eerst virtualiseren, dan moet je ze leren kennen. Vaak zijn er mensen die ze ooit hebben gemaakt zijn er niet meer, de beschrijvingen zijn onduidelijk. Je bent daar vooral mee bezig.
Robin: Die taken moeten op dezelfde manier in een andere omgeving…
Ric: Dan heb je DICTU als ICT-leverancier. Elke organisatie heeft ook zijn eigen ICT mensen die vaak het functioneel beheer deden, maar nu ook gesteld staan om die aansluitingen mee te helpen verzorgen. En daar krijg je wrijving tussen.
Robin: Kun je daar een concreet voorbeeld van geven. Waar hebben we het dan over? Er komt op een gegeven moment een telefoontje of een vergadering en er roept iemand en die zegt van: "Hé we lopen nu hier tegenaan."

Ric: Ja wij hadden het voornemen om bij een bepaald organisatieonderdeel aan te sluiten, maar die kreeg problemen met zijn eigen ICT-voorziening waar wij eigenlijk geen relatie mee hadden. Daardoor gingen ze langer door met Windows versies die zo oud waren dat ze niet konden worden aangesloten op ons systeem. En daar kwamen wij pas achter op het moment dat we daar aanklopte om ze aan te sluiten. Toen bleek dat veel servers moesten worden vervangen. En dan krijg je een ontzettende tijddruk, want het lijkt zo eenvoudig een paar servers neerzetten van een nieuw type. Maar dat bleek helemaal niet zo eenvoudig te zijn, niet in het volume dat wij nodig hadden.
Robin: Zijn dat dan wel casussen, waar je toch ook een beetje hoofdpijn van krijgt?
Ric: Ja, je moet wel kunnen relativeren, dat werkt wel.
Robin: Wat gebeurt er dan bij jou zelf? Word je dan boos of denk je…
Ric: Nee, nou weet je soms…
Robin: Waarom weet ik dit niet, hoe kan dat dan dat we hier nu achter komen?
Ric: Ja, weet je het is allemaal mensenwerk. En dat realiseer ik me… Ik ben ooit leidinggevende geweest bij de Nationale Ombudsman.
Als je dan gaat kijken naar alle klachten over de overheid en vaak denken we in complotten. Het is vaak gewoon mensenwerk. We konden iets niet of het is onnozelheid of… Ik heb het onderzoek geleid naar de vuurwerkramp. Het is één aaneenschakeling van menselijk handelen wat op zichzelf allemaal heel gerechtvaardigd was, maar samengevoegd geeft het een grote knal. En dat is hier ook zo. Allemaal individuele mensen die de goede dingen doen, maar samen werkt het niet.
Robin: Je hebt in de loop van je carrière de menselijke natuur een beetje leren kennen. Dus jij schrikt dan ook niet zo snel?
Ric: Nee en eigenlijk moet je ervanuit gaan dat mensen te vertrouwen zijn en ook willen dat dit wordt opgelost.
Robin: Maar goed er komt dan wel zo’n dossier op je bureau. En dat is niet één keer dat het gebeurd. Dat is een traject van misschien meerdere keren. Heb je wel eens een keer op het punt gestaan dat je dacht van ik kap er gewoon mee. Dit wordt hem gewoon niet.
Ric: Nee, je hebt wel in zo’n project… En dat is eigenlijk de boodschap die ik ook vandaag zou willen meegeven. Je hebt altijd in zo'n ICT-traject van enige omvang, een drempel waar je voorstaat en waar je overheen moet. Een drempel…
Robin: Zijn dat drempels of zijn dat bergen?
Ric: Sommige drempels lijken op bergen. En dat hebben wij op een gegeven moment ook wel gehad. We waren al ver… Dachten we heel erg onderweg te zijn, maar toen hadden we toch het idee we moeten wel veel doen en redden we dat binnen die tijd? Moeten we geen alternatief bedenken? Er waren ook collega's die zeiden:  "We moeten ermee stoppen en onderdelen gebruiken die goed zijn en dan moeten we kijken hoe we de herbezinning gaan doen."
Robin: Dus jij geeft leiding aan een club mensen en zijn er een paar die zeggen van: "Ric, dit moeten we niet doen."
Ric: Ja, maar dat was gelukkig een minderheid.
Robin: En er zijn ook weer een paar die zeggen van: "Nee joh, als we dit zo en zo doen dan lukt het wel." En op een gegeven moment moet jij dan een besluit nemen?
Ric: Ja dat is de risico inschatting, die je dan op dat moment doet. Degene met wie je praat daar moet je wel vertrouwen in hebben. Dus op een gegeven moment kreeg ik ook wel het signaal, dit zou moeten kunnen. We hebben er goed met elkaar over gesproken, dus toen hebben we een laddertje gekocht en zijn die drempel over gegaan.
Robin: Toch wel.
Ric: En dat was niet makkelijk. Wat ook heel erg belangrijk is…
Robin: Een laddertje kun je daar iets meer over zeggen over je strategie of wat er dan gebeurt bij jou? Want ik kan me ook voorstellen, je bent bij de overheid aan het werk en je weet ICT en de overheid, beeldvorming in de samenleving is niet altijd even goed. De pers duikt er misschien op de Kamer duikt er misschien, dus er is best wel druk.
Ric: Ja, die druk is er zeker. Ik deel niet helemaal de analyse dat het een ongelukkig huwelijk is tussen overheid en ICT. Ik woonde voorheen ergens anders en ik had een buurman die werkte bij een grote internationale organisatie, die werkte voor de ICT.
Die had precies dezelfde problemen, maar dat neemt niet weg dat je het wel moet oplossen en dat je goed moet omgaan met belastinggeld en de juiste dingen moet doen. En die drempel moet je wel overheen.
Robin: Laddertje ertegen en gewoon gaan.
Ric: Ja dan moet je wel collega's hebben die je steunen, want in de bestuursraad van EZK werd ook mee gekeken en mee gedacht. Af en toe heb je weer extra financiën nodig voor een bepaalde activiteit of voor nieuwe dingen. Die moeten wel daartoe bereid zijn om mee te investeren. Dat is iedere keer gelukt. Dus het is niet alleen afhankelijk van al die mensen in die ICT-organisatie of de ontvangende organisaties, maar ook gewoon op het bestuurlijke niveau. Je moet iemand hebben die je steunt. Ik had ook het geluk dat de SG echt geloofde, dat is mijn baas weer de secretaris-generaal, in dit project. Nou schouder aan schouder en dan kom je er wel. Maar het zijn best lastige afwegingen.
Robin: Binnen die vier maanden moet het dan gebeuren, want je had een soort overlooptijd van 4 maanden waarin het dus moest gebeuren. En die hobbels die hebben waarschijnlijk overal een beetje gezeten. Daar en misschien daarvoor. Dat geloof ik eigenlijk wel. En toen was het klaar? Toen was het ook echt goed daarna?
Ric: Toen was het best aardig, maar je hebt toch altijd… Waar je tegenaan loopt is dat we gingen alles doen met laptops en allemaal mobiele devices. En dan blijkt in sommige panden de wifi onvoldoende te zijn. Dat soort vraagstukken.
Robin: Ja maar dat los je wel op.
Ric: Dat lossen we wel op, op een gegeven moment heb je dat ook geconstateerd. Maar we hebben ook alle bedrading in het kerndepartement vervangen. En er zijn er veel mensen die denk ik wel tien of twintig weekenden achter elkaar, elk weekend zijn er mensen in de panden bezig geweest. Dat ziet niemand straks van de afnemers, die klagen alleen als er een keer iets aan de hand is. Maar er zijn gewoon collega's geweest bij DICTU, maar ook ingehuurde mensen, ook mensen van de verschillende organisaties van RVO, van al die anderen. Die heel hard gewerkt hebben om dit mogelijk te maken. En dat zijn voor veel mensen de randverschijnselen wifi of printers. Kom maar eens op kantoor die printers doen het niet. Wij leveren niet zomaar een werkplek. We leveren een werkplek die gekoppeld is aan alle applicaties, telefonie, printers. Alles he, scanners.
Robin: Als je een printje wilt maken en je wilt een mailtje uitprinten en de printer doet het niet. Dat is misschien frustratie nummer 1. De printer doet het niet.

Ric: Precies, of het laboratorium. Laboratorium van de NVWA. Dat is hele specifieke software moet ook aangesloten worden en dat is einmalig. Dat hebben we alleen maar op die plek, dus dat moet je allemaal verkennen en moet je allemaal oplossen.

Robin: Hoe is het nou bevallen? Om zelf de regie binnen de organisatie in handen te hebben? Is dat nou bevallen of is dat voor herhaling vatbaar?
Ric: Ja ik ben de collega's heel erg dankbaar, want die hebben zich heel erg ingezet. Directie bedrijfsvoering, de top daarvan de directeur en de plaats vervangend directeur en ook de verschillende dienstonderdelen, dus het is goed bevallen. De volgende keer stel dat wij nu besluiten over vijf of zes jaar om een nieuwe werkplek te maken hebben we niet die retransitie van cap naar onszelf, dan staat het al bij ons.
Robin: Dat scheelt.
Ric: En dan wordt het al een stuk eenvoudiger. Het heeft aan de ene kant zijn nadelen dat we het zelf doen, dat we die werkplek helemaal zelf beheren en in ons eigen datacenter staan.
Robin: Die onafhankelijkheid lijkt me wel een prettig idee.
Ric: Dat was de gedachte destijds. Toen was ook de oekaze van alles moet binnen de eigen datacenters. Ik ben nu inmiddels wel tot de conclusie gekomen dat er ook best spullen buiten de deur kunnen staan als je maar goede afspraken maakt. Je moet dus selectief zijn in datgene wat je buiten de deur zet. Want de serie van J&V heeft met bijvoorbeeld met Microsoft uit onderhandeld. Alle voorwaarden waaronder dingen wel in de Cloud bij Microsoft kunnen staan. Zo doet EZK dat voor Oracle en daar ga je niet zomaar mee beginnen. Dan ga je experimenteren, kijken of dat werkelijk wel kan, afspraken maken. Maar je moet er wel over nadenken, want het kan ook zomaar gebeuren dat we zoveel data verzamelen dat we op een gegeven moment ook niet meer in staat zijn het in onze eigen datacenters neer te zetten.
Robin: Je moet ook realistisch zijn en dan heb je daar je gespecialiseerde club voor nodig.
Ric: Dus met oog op de toekomst, je hoeft het wat mij betreft nu nog niet te doen, maar met het oog op de toekomst moet je die mogelijkheden wel hebben.
Ik zou me kunnen voorstellen dat we straks een hybride Cloud hebben. Een private Cloud, een eigen Cloud met deels public. Het klinkt publiek, maar het is een openbare Cloud van een andere van Amazone of Google.
Maar dat is nog maar de vraag of we dat werkelijk gaan doen. Maar je moet wel die opties verkennen. Want soms is het ook de vraag of andere partijen sommige dingen niet beter kunnen of beter kunnen beveiligen. Het hangt ook af van datgene wat je erin wil zetten.
Robin: Heb je in je nieuwe baan ook hier weer mee te maken? Met ICT-projecten.
Ric: Ja.
Robin: Ligt daar nog een lekkere klus op je te wachten?
Ric: Nou, het is een groot ministerie, dus daar gebeurt veel en heel veel verschillende partijen met heel verschillende applicaties en ICT-landschappen. Dus er is uitdaging genoeg.
Robin: Heb je het gevoel dat je het lekker hebt achtergelaten nu? Kunnen ze je nu missen?  
Ric: Ja, nee dat durf ik wel te zeggen.
Robin: Geen hickups meer, geen grote hickups meer?
Ric: Nee en ik denk dat wé het goed hebben achtergelaten, want…
Robin: Het was een team effort.
Ric: Ja en dan ben ik maar een heel klein radertje hoor. Ik mag wel vooroplopen, maar meestal loop je achteraan, om te duwen. Maar het is echt wel samenwerking.
Robin: Nou ja er zijn veel ambtenaren die deze podcasts luisteren. Je gaat deze kennis en ervaring ook weer meenemen naar je nieuwe baan. Wat is nu de code van het succes? Het is goed gegaan, het loopt lekker nu. Wat is nou wat is de code van dit succes die je meeneemt of die jij kan uitdragen?
Ric: Dat is eigenlijk maar één woord, dat is samenwerking. Je moet bereid zijn samen te werken en dat betekent dat je in de ICT-wereld moet willen samenwerken met de mensen, die straks jouw afnemers zijn, met de business. Ik zeg gekscherend weleens, bij EZK maken zij er altijd een grap over: "Je moet ook een beetje van elkaar houden in dit werk. Als je dat niet doet gaat het niet vliegen." En ik geloof bij elke grote opdracht, dat je waardering voor elkaar moet hebben. Dus een beetje van elkaar moet houden, omdat het anders niet gaat werken, want dan ga je dingen die misgaan alleen maar naar elkaar verwijten en dan functioneert het niet meer.
Robin: Dat klinkt dan een beetje belegen van mij, maar als je dan leiding geeft aan zo'n proces dan moet je dus een verbinder zijn?
Ric: Ja, ik denk dat dat waar is. Gelukkig hoef ik maar te verbinden met een groep mensen en niet met iedereen, maar de sleutelfunctionarissen in die activiteiten moeten wel verminderd zijn.
Robin: Dank je wel voor dit gesprek. Ric de Rooij, verantwoordelijk voor de invoering van de Cloud werkplek bij het ministerie van Economische Zaken én Klimaat zeggen we tegenwoordig en heel veel succes bij je nieuwe baan bij J&V.
Ric: Dankjewel.
Robin: Luister ook de andere afleveringen van ‘de Code naar Succes’ terug. Over de lessen die we kunnen leren van ICT-projecten van de overheid.

Alle podcasts zijn ook te beluisteren via de gratis platformen Soundcloud en Spotify.