Het zakelijk gebruikmaken van social media op je privéaccount

*muziek speelt*

Beeldtekst: microlearnings Beveiliging

Twee mannen praten aan een statafel

BART PIETERS - ADVISEUR INFORMATIEBEVEILIGING EN PRVACY, MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES: 
Ik ben Bart Pieters van CIO Rijk en ik hou me bezig met  informatiebeveiliging en privacy. En vandaag ben ik in gesprek met Denzel.

DENZEL HASSELBAINK - RELATIEMANAGER NATIONAAL ARCHIEF:
Denzel Hasselbaink:
Denzel Hasselbaink vanuit het Nationaal Archief. Daar ben ik relatiemanager, maar ik spreek ook vanuit m’n positie als projectadviseur bij het RDDI. En daar heb ik me veel beziggehouden met social media en het archiveren daarvan.

BART PIETERS: 
Oké. Want waar gaan we het vandaag over hebben?

DENZEL HASSELBAINK:
We gaan het vandaag hebben over het zakelijk gebruikmaken van social media op je privéaccount.

BART PIETERS: 
O ja, want dat is vast geen goed idee.

DENZEL HASSELBAINK:
Nee, dat is inderdaad geen goed idee. Wat er misgaat, is dat wij een aantal accounts hebben toegewezen, onze officiële accounts, die eigenlijk
onze social media-berichten plaatsen. En op het moment dat jij op je persoonlijke account dat gaat doen, dan is het moeilijk om ons nog
aan de Archiefwet te houden bijvoorbeeld en dan raakt die informatie versnipperd.

BART PIETERS: 
Terwijl alles op social media, nou ja, bijna alles, op social media gewoon openbaar is. Je raakt ook nooit wat kwijt op internet en dan is het toch niet handig?

DENZEL HASSELBAINK:
Ja, dat zou je zeggen. Nou, er zit enige nuance in. Het is namelijk zo:
Hoe openbaar is openbaar in social media? Daar bedoel ik mee dat bij sommige social media heb je een account nodig om de echte content te bekijken. Maar we zijn ook afhankelijk van die partijen, zoals een Meta, een LinkedIn en een Twitter. Op het moment dat zij hun diensten eigenlijk… Op het moment dat dat ophoudt, zijn wij onze content kwijt.

BART PIETERS: 
Dus een goed archief is beter om het ook weer terug te kunnen vinden.

DENZEL HASSELBAINK:
Ja, zeker. Ja.

BART PIETERS: 
Ja, want als het gaat om publiceren, gaat het altijd via Communicatie en Woordvoering en als je zomaar iets op social media plaatst, dan bypass je eigenlijk die afspraak.

DENZEL HASSELBAINK:
Ja, exact. Wat je dan zou kunnen doen, is proberen dat officiële account erbij te betrekken. Dat is een keuze. Of je laat het inderdaad via de officiële routes plaatsvinden.

BART PIETERS: 
En die officiële accounts worden wel goed bewaard?

DENZEL HASSELBAINK:
Ja, die worden inderdaad veiliggesteld en gearchiveerd. Dus dat zijn accounts van bijvoorbeeld departementen. Maar dat zijn ook accounts van bewindslieden en andere sleutelfunctionarissen.

BART PIETERS: 
Oké. Wat ik ook wel mensen zie doen, is dat ze hun privémail gaan gebruiken en dat heeft vast dezelfde problemen.

DENZEL HASSELBAINK:
Ja, zeker. Ja, dat is ook inderdaad een lastige en misschien is het bij privémail nog lastiger, want dat is afgeschermd. Dus dat is niet openbaar en dat is dus ook van buitenaf wat moeilijker te archiveren.

BART PIETERS: 
Ja. Op zich is het niet heel moeilijk. Als je een keer je privémail zakelijk inzet, dan kan je je zakelijke mail in de cc zetten.

DENZEL HASSELBAINK:
Ja.

BART PIETERS: 
En dan komt het alsnog binnen. Dus het is op te lossen, maar je moet even opletten. Archivering geldt voor alle overheidsinformatie en dus voor iedereen. Maar hoe zit dat met de transparantie in het kader van de Wet open overheid?

DENZEL HASSELBAINK:
Dat geldt eigenlijk ook voor iedereen. We hadden het net bijvoorbeeld
over sleutelfunctionarissen. Dat zijn hooggeplaatste functionarissen
binnen de rijksoverheid. Voor hen gelden wel speciale regelingen. Of tenminste maatregelen.

BART PIETERS: 
O, wat voor maatregelen zijn dat?

DENZEL HASSELBAINK:
Zoals ik net zei, van hen wordt dus wel de content veiliggesteld die ze openbaar plaatsen. En we adviseren hen om naast een privéaccount ook een zakelijk account aan te maken. Waardoor je het dus makkelijker maakt
om deze twee soorten content uit elkaar te halen.

BART PIETERS: 
Oké. En als ik als gewone ambtenaar toch iets zakelijks op Twitter zet?
Je zei net dat daar geen maatregelen voor gelden, maar is dat nooit zo of zijn er ook uitzonderingen?
Denzel Hasselbaink:
Er zijn zeker uitzonderlijke gevallen, Bart. Dat is mede bij hotspots, zoals we dat noemen. Dat zijn dus belangrijke evenementen, zoals de aardbevingen in Groningen, maar ook de toeslagenaffaire en covid. Dat zijn belangrijke situaties waarin wij als rijksoverheid denken van: Dat willen we nog gaan reconstrueren. Dan wordt dat soort informatie wel verzameld.

DENZEL HASSELBAINK:
Oké. Dus als ik het samenvat, is het advies om vooral geen privéaccounts mail en social media te gebruiken voor je werk. En als je het dan toch doet?

Beeldtekst: Advies is geen privéaccount voor social media en e-mails gebruiken voor werkgerelateerde zaken

DENZEL HASSELBAINK:
Ja, klopt. Het begint eigenlijk bij bewustwording. 

Beeldtekst: Wees bewust wat je plaatst of mailt en archiveer op voorgeschreven wijze

DENZEL HASSELBAINK:
Dus wees je ervan bewust wat je plaatst. En als je het dan toch doet, zorg er dan voor dat je het in ieder geval veiligstelt of laat veiligstellen.

*muziek speelt*

Beeldtekst: microlearnings Beveiliging

Logo Rijksoverheid verschijnt in beeld.

Beeldtekst: Deze microlearning is tot stand gekomen door een samenwerking tussen de Leer- en Ontwikkelcampus (LOC) van UBR, de directie CIO Rijk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)en de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO).