Verhoog zelf je werkplezier

Een goede vakman kent zijn materialen en gereedschappen.
Daarmee krijg je dus heel professionele resultaten.
Het zorgt er ook voor dat je weinig tijd kwijt bent
aan bedenken wat je moet doen.
Dus stel je even een kok voor die in de keuken staat,
met wat voor gemak hij wel niet een uitje snijdt.
En jij zelf als amateurkok, met een klein uitje en een aardappelschilmes,
daar ben je veel langer mee bezig.
Je ziet hier Leonardo da Vinci,
iemand die zowel schilder, beeldhouwer, uitvinder was.
Die wist precies wat hij met zijn handen kon en wat zijn gereedschappen deden.
Als kenniswerker hebben wij ook allemaal digitale tools en analoge tools
om te zorgen dat anderen ook weten wat er in ons hoofd speelt.
Maar we nemen vaak de tijd er niet voor om te leren hoe dat werkt.
Dat verergert de boel alleen maar nog meer,
want je wordt er uiteindelijk niet meer professional door.
We gaan zo meteen kennismaken met de methode Getting Things Done.
Een manier om meer rust en ruimte te krijgen.
Het is geen cursus. Het is een kennismaking met.
We gaan in vogelvlucht langs de stappen van deze methode.
Uiteindelijk moet je zelf aan de slag om iets aan die rust en ruimte te doen.
Maar goed dat jullie met zovelen zijn ingeschakeld.
Het is de eerste keer dat we dit doen. We hebben net even geoefend.
Misschien dat hier en daar in de overgangen iets hapert.
Maar we laten dat los.
Het is natuurlijk, je zou kunnen zeggen, wat onnatuurlijk.
We zien onze toehoorders niet.
Daarom hebben we een poll waarmee we contact met jullie kunnen hebben
en ook een chat.
We hebben ook Ronald, die modereert die chat.
Sommige vragen zal hij zelf beantwoorden achter de schermen
en sommige stuurt hij naar ons door.
Dus het is voor ons zaak om ook op te letten wat er in de chat komt.
BORSJE: Ja, mocht je technische vragen hebben, stel ze gerust.
Als je denkt: krijgen we de sheets en alle informatie ook nog?
Ja, op het laatst is er een link naar een goody bag,
zodat je alles nog eens rustig na kunt kijken.
Oké, we zijn nu wel benieuwd waarom jullie meedoen met dit webinar.
Daarom hebben we een poll.
Dus wij willen weten: wat is voor jou de reden?
Moet je zelf dringend zaken organiseren of heb je al een aardig systeem?
Of gebruik je al een goed systeem, maar wil je je kennis wat opfrissen?
Daar zijn we even benieuwd naar.
BORSJE: De antwoorden komen binnen.
-Inderdaad.
Ik zie dat heel veel mensen zeggen: ik heb al een aardig systeem,
maar dat mag best wel wat professioneler. Heel goed.
Ik denk dat ik nu de poll beëindig. Kunnen we het even zien.
Toon de resultaten.
Ja, dan zie je dat vooral B wordt geantwoord.
BORSJE: Ja, wij vertellen dus vooral veel uit onze eigen ervaring.
Mijn naam is Marie Louise Borsje. Ik werk bij
de Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid.
Wij houden ons bezig met: hoe zorg je ervoor dat ambtenaren weten
welke gevolgen digitalisering voor hun werk heeft?
Ik krijg de steeds de reactie: daar heb ik helemaal geen tijd voor.
Op zeker moment dacht ik:
Nu ben ik er klaar mee. Nu gaan we eerst maar eens tijd maken.
Ik sta dus veel voor groepen en dacht: dit is wat ik kan.
Vandaar dat ik dit soort dingen doe. En Christien?
Ik ben Christien van Rossem. Ik werk bij het ministerie van EZK.
Ook bij het Ministerie werk ik veel met groepen.
Ik coach binnen en buiten het ministerie ook mensen, ook met burn-out klachten.
Daar hoor ik ook eigenlijk steeds dezelfde zaken die vaak misgaan.
Dus ik was ook op zoek naar: wat kan je nou iemand aanraden?
Wat is nou een goede basis? BORSJE: Ja.
Ja, want we zijn druk, we hebben het druk en doen druk.
Dan is het ook van: wat zeg je daar eigenlijk mee?
Hoe gaat het met je? 'Ja, druk.'
Deels merk ik wel dat het voor mensen ook een vorm is van zelfbescherming.
Zo van: ik heb genoeg te doen, ik zit niet te wachten op extra taken.
Dus laat mij maar.
Ik zei op een gegeven moment tegen een teamleider van mij:
kan ik zeggen dat ik het niet druk hebt?
Ik ben lekker bezig, ik heb het helemaal niet druk.
Toen zei hij tegen me: dat kun je wel tegen mij zeggen,
maar zeg dat alsjeblieft niet in onze omgeving,
want daar wordt toch op een bepaalde manier op gereageerd.
Dan zie je dus dat 'ik heb het druk' ook vaak betekent: ik ben nodig.
Er is vraag naar mij, mensen komen naar mij, ik moet klusjes doen.
Daarom ben ik belangrijk. Je bent nodig. VAN ROSSEM: Ja.
Maar let op wat je doet, want je zegt tegen mensen
die het wat minder druk hebben of die juist zo professioneel zijn
dat ze dat koksmes heel soepel hanteren, in feite:
Jij doet je werk niet goed genoeg of er is geen behoefte aan jou.
Met name voor bijvoorbeeld jonge mensen die binnenkomen,
die kijken zo van: hoe werkt het hier? O, werk hoort druk te zijn.
Die maken zichzelf dan ook druk.
En nog niet goed kunnen overzien: hoeveel werk kun je aan?
Waardoor je dus ook ziet dat jonge mensen heel snel in een burn-out raken.
Dat is best wel een risico.
Wat ik ook vind, als je zegt: ik heb het druk...
Kijk wat we doen met onze kinderen.
Op het moment dat kinderen op hun tenen moeten lopen
om hun werk af te krijgen, wat zeggen we dan?
Misschien een groep overdoen
of ga naar een niveau toe waar het voor jou wat makkelijker is.
Zeg je dan niet: ik zit een groep te hoog. Ik kan het eigenlijk niet aan.
Dus wat betekent voor jou ook 'ik heb het te druk'?
VAN ROSSEM: Ja, en wat mensen zich ook vaak niet realiseren,
dat merk ik ook wel in die coaching, wat stress met je lijf doet.
Want dat is ook een heel natuurlijk mechanisme.
Dat is hartstikke goed, als je moet wegspringen voor een bus
of in actie moet komen. Kortdurend is prima.
Ze hebben dan vaak niet door dat als het chronisch wordt,
wat voor effect dat heeft.
Want permanent worden hormonen aangemaakt, adrenaline, noradrenaline,
cortisol, die hebben allemaal hun eigen functie.
Dan is het niet zo van: ik spring weg van die bus en dan dalen de hormonen weer.
Nee, die blijven door je lijf gaan in een te hoge stand.
Dan komt daar vaak bij van: hé, ik kan niet meer in slaap komen.
Of ik word wakker midden in de nacht. BORSJE: Ga je piekeren.
Ook dat, ja, dat komt ook doordat de cortisol niet voldoende laag is.
Daardoor kunnen ze slecht slapen. Dan kom je dus in een vicieuze cirkel.
Dat heeft ook effect op hoe je beslissingen neemt,
hoe creatief je bent, want je raakt erg in een tunnel,
Je krijgt last van tunnelvisie, die nodig is om dat gevaar te ontwijken.
Maar vaak heeft men dan niet door: mijn creativiteit wordt ook ondermijnd.
BORSJE: Ja, en je krijgt dan ook impulsieve beslissingen in feite.
En als professional kun je je dat in feite niet permitteren.
Je hebt dus ruimte ook nodig om diep na te kunnen denken.
Inderdaad, in het soort werk dat wij vaak doen.
BORSJE: Als kenniswerkers heb je dat ook echt nodig.
Nou, we gaan kennismaken met de methode Getting Things Done.
Het is een methode die bedacht is door David Allen.
Ik zal je het boek laten zien. Dat is dit.
Oei, de microfoon valt. Dat heb je dan.
VAN ROSSEM: Doe hem even rustig op.
Geregeld, dan ben ik er weer.
-Heel goed.
Terwijl ik ondertussen ook wat quotes laat zien.
David Allen heeft een boek geschreven over Getting Things Done.
Hij vroeg zich op een gegeven moment af: hoe doen mensen dat?
Dat ze zoveel kunnen? Bij anderen komt zelfs helemaal niks uit de vingers.
Hij heeft ook met managementcoaches gesproken
en daar heeft hij deze methode uit gedestilleerd.
Het is niet echt timemanagement. Het gaat niet over het managen van tijd.
Het gaat ook niet over zoveel mogelijk doen.
Het gaat wel meer over zoveel mogelijk ruimte maken.
VAN ROSSEM: Ik voel een poll aankomen.
Wij hebben een poll: wat wil je bereiken
als je meer tijd en rust in je hoofd zou hebben?
Dat is natuurlijk uiteindelijk waar het dan om draait.
Ik had op een gegeven moment een collega en die zegt:
Ja, je vraagt: wat zou ik doen als ik niks meer te doen zou hebben?
Dan ga ik naar huis toe en heeft mijn vrouw allemaal klusjes voor me.
Dat vond ik ook wel een heel mooie.
O, kijk eens aan. Daar komen de antwoorden binnen.
Meer aandacht in een professioneel... Wacht, hobby's waar ik niet aan toekom.
Meer tijd voor gezin, familie, vrienden.
Ja, toch de meesten voor hobby's waar ik nu niet aan toe kom.
Dan zou je graag willen dat je mensen kan zien:
Wat zou je voor hobby's willen doen?
-Precies.
Het thuiswerken helpt dan ook niet echt.
Dan heb je nog meer het gevoel: ik moet van alles.
Dan heb je straks vakantie in je huisomgeving
en dan blijft dat nog steeds zo aan je hoofd zitten.
Zal ik doorgaan?
-Doe maar.
Dan gaan we kijken naar de verschillende stappen.
De basis van deze methode bestaat uit vijf stappen.
Als je ze zo ziet, verzamelen, beslissen, organiseren, reflecteren en doen,
dat lijkt best wel ingewikkeld, maar je had ze ook zelf kunnen bedenken.
De crux zit hem erin dat je deze stappen even bewust doet.
Dat is eigenlijk het lastigste moment.
Als je er een gewoonte van maakt,
merk je dat je hier de minste tijd aan kwijt bent.
Uiteindelijk gaat het om wat hierna komt.
Maar laten we wel even die stappen door gaan nemen.
Als eerste is dat het verzamelen.
Bij het... Lukt het om de volgende sheet te doen?
VAN ROSSEM: Ja, ik zal even doorgaan.
Dank je. Het verzamelen, daarvoor heb ik een filmpje.
Die is gewoon van het internet geplukt, met David Allen.
Hij coacht daarbij Linda. Hij neemt ook een beetje de methode door.
Kijk eens wat het met je doet.
ALLEN: Step one is to capture the things that have your attention.
You don't have to decide what to do about it or what it means.
If you have something you need to think, decide or do about it, throw it in here.
So, these are all magazines that I have to read.
We can create a separate pile or place called 'stuff to read'.
By the way, you need to make sure that you still want to read each one of these.
Yeah, I want to.
What's this?

MUZIEK: LOST FREQUENCIES - REALITY

ALLEN: We're gonna go through the whole house.
The whole house?
Whenever you come across something where you say:
Oh, you know, I really need to clean this up or I need to do...
We're not putting that in your in-basket,
you're going to write in on a notepad and throw that note in there.
So, before you go any further.
-Write it down.
Parkeergarage, ik weet niet meer wat dat is.
I want a separate thing on a separate piece of paper.
By the way, in case it helps you relax a little bit,
there's one very important category that we'll create: someday/maybe.
Ah, that's a nice one.
Then your agreement is not that you have to do anything about it now,
but you'll reassess on a regular basis whether you want it or not.
A whole lot of your projects could be moved over there.
If you say: there is no way I'm gonna be able to get to it within a period of time.
Particularly things around the house.
-But it's also a dangerous one.
No, not if you look at it regularly.
So that's the agreement I have to make with myself.
Indeed. You can only feel good about what you're not doing
when you know what you're not doing.
That helps me relax a little bit more.
-I thought that would help.
Die lijst wordt gewoon enorm groot. Ik merk dat ik daar onrustig van word.
You're becoming conscious of the stress you're already in.
I'm already in the stress?
As we say: the way out is through.
Step two is to clarify. Exerting the executive function and thinking:
what is this? What does it mean to me? Is it actionable, yes or no?
You grab the stuff out of your head,
make decisions about what it means and what you're going to do about it.
Then we're going to find a way to start to explore: where do I now park those?
Once you've decided what the action is,
if you can take the action in less than two minutes,
it would take longer to organize it and look at it again
than it would be to finish it immediately.
If you want to start with anything on this pile, that works too.
You might find some two minute ones.
-No, thanks.
Hier staan ook allemaal to do-dingen in.
This is also a notebook with to do things.
How recent is this?
-Recent.
I can also put it in my bag, because I need the notebook at work.
Well, if you're asking me for best practice, that sucks.
Oh, okay.
-You need it for your work.
Like, what?
-I need the notebook for work.
Why don't you tear out all the pages, so you've got a fresh notebook?
And then take all the other pages and put them in your in-basket to be processed?
My most used capture tool is that right there.
That was the last hour or two.
-That's crazy.
Oh, I know, I'm absolutely nuts. There's nothing in my mind.
And how many moments on a day do you relax?
I'm relaxed all the time.
-All the time?
I'm mister spontaneous, trust me. That's why I figured all of this out.
LINDA: But this system is everything but spontaneous.
It is everything, so I can be spontaneous.
You're the most unspontaneous person I know.
Ja, je ziet dus dat het verzamelen een bewust proces is.
Dat doe je een keer en dan loop je je huis door
en alles waarvan je hoofd zegt: hier moet ik eigenlijk iets mee...
Dat doe je een keer, of je doet dat in de loop van de tijd.
Zorg dan dat je dingen neerlegt op een plek waar het voor jou betekenis heeft.
Christien, wat triggert jou eigenlijk in die methode?
VAN ROSSEM: Als ik dit filmpje weer zie,
moet ik toch terugdenken aan een voorval een paar jaar geleden.
Ik moest iets doen op een groot evenement.
Daarvoor hadden we al weken van tevoren
papieren, kleding, informatie op moeten halen.
Daar zat ook bij:
de toegangspas voor de eerste ochtend dat je daar aankwam.
Er was ons op het hart gedrukt: het is belangrijk.
Zonder die toegang kom je er niet in, want er zijn veiligheidseisen,
dus zorg dat je die goed bewaart.
Nou, je raadt het al, de avond van tevoren
had mijn man gezegd: het is wel leuk om nog even uit eten te gaan.
Als jij nou even je spullen klaarlegt, kunnen we zo weg.
Ik alles bij elkaar leggen en die toegangspas zat er niet bij.
Ik was volledig in paniek. Ik word er nog beroerd van als ik eraan denk.
Dus ik heb het halve huis doorzocht naar die pas
en heb hem ook uiteindelijk nooit meer gevonden.
Ik ben toch wel naar het evenement gegaan
en via een zij-ingang ben ik erin gekomen.
Maar dat was wel het moment... Ik was zo in paniek dat ik op dat moment dacht:
Dit wil ik echt nooit meer meemaken.
-Jeetje.
En daar heb je wat handvaten gevonden...
VAN ROSSEM: Toen ben ik echt gaan kijken van:
hoe kan ik daar privé en op mijn werk toch meer orde en ruimte in brengen?
Ja, ik had het met name met privé dat ik dacht: hier moet wat aan gebeuren.
VAN ROSSEM: Wat speelt er bij jullie?
-Wat bij meer gezinnen voorkomt.
Een verschil in opvatting over wat opgeruimd is.
Ik had daar een andere voorstelling bij.
In die tijd had ik een voltijdbaan en mijn partner niet.
Dan kwam ik thuis en dacht ik: nog meer werk.
Dan kan je verschillende dingen doen.
Ik had oudere dames in mijn omgeving die zeiden:
Als ik jou was, zou ik het wel weten. Ik zou zeggen: dat moet je allemaal doen.
Ja, een ander proberen te veranderen. Dan heb je bonje in de tent.
VAN ROSSEM: Bij mij zou dat thuis niet werken.
Bij mij ook niet. Dat is ook niet gezellig.
Anderen zeiden weer: dan moet je je normen naar beneden bijstellen.
Wacht maar, dat gaat vanzelf goed komen.
Nou, ik ken zijn studentenkamer...
-Van je man? Van vroeger.
Van vroeger, ja. Nou, dat kan hij heel lang volhouden.
Dus ja, dan zit ik zo van: dit vind ik niet fijn.
Toen ben ik gaan lezen over organizen. De Marie Kondo's, Getting Things Done.
Wat je daar vooral uit haalt is:
zorg dat dingen een plek hebben waar ze betekenis voor je hebben.
Dat vind ik heel erg praktisch en dat werkt heel goed.
Nu als ik het op mijn heupen krijg, een half uurtje rennen door het huis heen
en dan is het weer prima. Het hoeft allemaal niet spic en span te zijn.
Maar op een manier dat het me rust geeft. Dat vind ik erg fijn.
We hadden een vraag.
-Ja.
De vraag is: zijn er verschillen tussen mannen en vrouwen
en verschillende leeftijdscategorieën te zien
of men het druk heeft, doet of is? Wel een heel mooie vraag, ja.
Hoe kijk jij daar tegenaan?
Nou, met name het piekeren, dat zit volgens mij veel bij vrouwen.
Het niet loslaten.
Dat vind ik heel leuk aan deze methode. Er wordt toch gezegd:
op het moment dat je er niks aan kan veranderen,
als je geen eerstvolgende stap kunt bedenken, laat het gaan.
Weet je, dan kun je er niks aan veranderen.
Dat is wel een mooie inderdaad.
-Of er veel verschil is, weet ik niet.
VAN ROSSEM: Ik heb het idee
dat het bij alle leeftijden voorkomt.
Maar misschien, zoals wij ook vertelden, je bent er wel eens tegenaan gelopen...
Stel, je bent ouder, dan heb je al wat bypasses ontwikkeld.
Vooral jonge mensen hebben dat nog niet en lopen er dan snel in vast.
BORSJE: Ja, en het ook niet snel kunnen overzien:
Hoe groot is werk? Die willen ook bij een groep horen.
Daar moet je dus extra voorzichtig mee zijn.
Die hebben ook niet zo snel door: wanneer zit je aan te veel?
VAN ROSSEM: Nee, dat ondervinden ze dan. Inderdaad.
Maar volgens mij komt het wel voor in alle leeftijden, mannen en vrouwen.
Inderdaad dat piekeren. Het kan zijn dat mannen en vrouwen evenveel piekeren,
maar dat vrouwen het meer uiten.
-Dat zou ook kunnen.
Oké, en de stress merk je eigenlijk aan alles.
Ik heb ook wel eens meegemaakt in crisissituaties dat mannen denken:
Nu laat ik wel eens even zien dat ik hier nodig ben.
En daarmee echt een hele hoop adrenaline ophouden
wat dan jaren later er pas uit is.
Kijk bijvoorbeeld naar de bankencrisis.
Hoeveel stress daar is en hoe mensen trots zijn op weinig slaap,
maar hoeveel slechte beslissingen er uiteindelijk genomen worden.
Dus ik denk niet dat er echt verschil is.
We hadden het net over dat verzamelen
en hoeveel van die inboxen heb je dan.
Daar hebben we een pollvraag over.
Hoeveel inboxen denk je dat je hebt?
Plekken waar bij jou dingen liggen waar je iets mee moet?
Dat kan zijn een la of een tas of je inbox. Dat soort plekken.
Hoeveel heb je er?
-Dat is dus niet alleen digitaal.
Nee, gewoon ook fysiek. Hoeveel denk jij dat je er hebt?
Ik denk dan het eerst aan digitaal, dus op mijn werk één,
en dan thuis twee, privé en voor het zzp zijn,
en dan heb ik natuurlijk altijd nog wel een bewuste stapel,
maar die is wel veel kleiner geworden.
Het is vast zo dat ik nog wat over het hoofd zie.
BORSJE: Oké, ja. Even kijken wat de kijkers zeggen.
Even kijken, tussen de vijf en de 15. De meesten.
Ja, ik heb er zo'n acht ook inderdaad. Ik heb veel inboxen met mails.
Dat zijn er zo'n zes. Dan een digitale to do en eentje op papier.
Maar dat komt ook omdat ik uitprobeer.
Wat werkt voor mij? En om deze workshops goed te kunnen geven.
Precies wat je zegt, dat stapeltje van to do wordt eigenlijk steeds kleiner.
Maar je ziet toch aan de poll, tussen de vijf en de 15.
Stel dat je er 14 hebt, dat is best veel om te overzien.
Het is zo: probeer er zo min mogelijk te hebben, maar zoveel als nodig.
Dus wat is voor jou functioneel? Het is ook niet zo'n strenge methode.
Dat vind ik juist heel erg fijn.
Ik word heel erg zenuwachtig van dingen die heel precies moeten gebeuren.
Dat hoeft hier niet.
Oké, zal ik doorgaan?
-Ja, laten we naar het beslissen gaan.
Dit is de lastigste stap. Heb je hem al onder de knie, dan is hij heerlijk.
Dat is een beslisboom. Daar gaan we even vrij snel doorheen.
We hebben net de spullen verzameld
en weten waar allemaal dingen liggen waar we eigenlijk nog iets mee moeten.
Dan gaan we kijken. Wat is dat nou? Dan begin je bovenaan.
Dat is regel één.
Regel twee is: nooit iets terugleggen of dat je iets markeert als ongelezen.
En je doet maar één ding tegelijkertijd.
Zo ga je door je mailbox heen. Je gaat van boven naar onder.
Geen cherry picking.
-Ook door dat stapeltje?
Ja, door de stapel, of de mail, begin bovenaan.
Dan loop je die stappen door. Wat is het? Zit er een actie in?
Is het antwoord nee, dan hebben we drie opties.
Gooi het weg, dan ben je er vanaf.
Je zag in het filmpje ook later/misschien.
Later/misschien is: over een week of twee kom ik daar misschien wel aan toe.
Of misschien is het wel een goed idee, maar nu niet.
Dan staat het even daar geparkeerd.
En je zult merken, dat is op een gegeven moment een checklist...
Dan heb je dat stapeltje en denk je:
Ik heb er de afgelopen drie maanden helemaal niks mee gedaan.
De kans dat ik dit ooit nog ga lezen, is nul. Dan kan het ook gewoon weg.
VAN ROSSEM: Dan doe je het niet.
Ik heb dan de neiging het toch maar in mijn archief te doen.
Maar als je er nooit iets mee doet,
uiteindelijk blijft het in je hoofd zeuren: dit is een eigenlijk.
O ja, en dat is dus eigenlijk ook
het belang van goede beslissingen nemen, die je dus ook hier moet doen.
BORSJE: Dan zeurt het niet meer in je hoofd. Je maakt je hoofd leeg.
Daar gaat het in feite over. Het archief zijn dingen die je echt moet bewaren.
Dat kan ook een bibliotheek zijn. Dingen die je echt bij de hand wilt houden.
Waar het voor jou betekenis heeft. En dan ga je kijken:
Hoe ziet het eruit als het klaar is? Wat betekent het als ik dit ga doen?
Dat er meer dan één actie aan zit?
Meer dan een actie noem je een project.
Ook dat verzamel je dan op een projectenlijst.
Dat is niet ingewikkeld. Op een gegeven moment maak je daar een routine van.
'Dit moet ik bijhouden, want daar komen in de loop van de tijd meer acties uit.'
Bij je reflectie kijk je dan: wat moet ik deze week nog doen aan dat project?
Vervolgens ga ik kijken: wat is dan mijn eerstvolgende actie?
En je eerstvolgende fysieke actie.
Dus niet: ik ga een vergadering organiseren.
Een vergadering organiseren bestaat uit:
mensen uitnodigen, verslagen maken van de vorige keer,
een agenda maken, stukken verzamelen.
Dat zijn verschillende fysieke acties. Die schrijf je op als to do.
VAN ROSSEM: Dan zie je ook dat het best veel werk is.
Dat er veel meer aan vastzit dan je zou denken.
Dan heb je dus op het moment dat je organiseren als blokje in je agenda zet,
dan is het misschien: dat is best wel veel.
Als het is: even die en die bellen voor wat er op de agenda moet komen,
is het misschien beter behapbaar.
Als je daarmee bezig bent, denk je misschien: dan kan ik dat ook wel doen.
Maar dan ben je in elk geval begonnen met stap één.
Ja, precies.
-Oké.
Deze is dan het organiseren.
Dat is het volgende onderdeel van de beslisboom.
Je hoorde David Allen al zeggen:
doe het meteen als het in minder dan 2 minuten kan.
Heb je heel veel tijd, dan maak je er gewoon 5 minuten van.
Als je denkt: ik heb helemaal geen tijd, maak je er een halve minuut van.
Dan zet je alles wat meer dan een halve minuut duurt op je to-dolijst.
Met die agenda, dat is wel even een ding.
Daar krijg ik bij de workshops altijd veel vragen over.
In 'Getting Things Done' staat:
Alleen als iets aan een tijd gebonden is, zeg je het ook als to do in je agenda.
En anders niet.
De reden waarom hij dat zo zegt, is omdat het afspraken zijn met jezelf.
Net als goede voornemens.
Als je je goede voornemens niet nakomt, krijg je blue monday.
Dus maak het voor jezelf ook wat meer ontspannen.
Blokkeer dan een moment in je agenda waarvan je zegt:
hier ga ik mijn to do's doen.
Wat is er op dit moment aan mijn hoofd wat ik nu wil gaan doen?
VAN ROSSEM: Dan is het belangrijk de eerstvolgende acties in beeld te hebben.
Dan kun je daar bijvoorbeeld op maandagochtend tijd voor reserveren,
om even rustig te kijken: wat ligt er allemaal?
Waar heb ik nu de meeste energie voor?
-Ja, en wat je bij heel veel mensen ziet,
is dat ze hun agenda volplempen met overleggen.
Laten we wel wezen, dat kan gewoon niet.
Je moet tijd hebben om het te verwerken
En dat is niet buiten werktijd, dat is in werktijd.
Dus het blokkeren van momenten waarin je echt dingen gaat doen,
is een heel verstandig iets.
Wachten op hebben we net gezien,
wanneer iemand anders nog iets gaat doen waardoor je nog niet verder kunt.
Ook dat wordt een lijstje. En dan heb je natuurlijk het volgende doen.
Oké, zullen we verdergaan?
Dan is het het organiseren. Dan laten we even zien hoe wij dat doen.
Hoe ik dat doe. Dit is een plaatje van mijn inbox.
Kijk even naar rechts. Lekker leeg.
Ik vind dat wel heel mooi. Ik doe mijn best, maar dit...
Uiteraard heb ik dit speciaal voor dit webinar gedaan.
Nee, vanochtend stonden er zes mails in.
Het is gewoon heel erg rustig.
Volgens mij heb jij gewoon niet zoveel te doen.
Ik ben niet zo belangrijk.
Dit is vrij snel geregeld. Ik kijk dan een paar momenten per dag.
Dan kies je er bewust voor: nu ga ik de mails doorlezen.
Dan schuiven ze bijvoorbeeld...
Er zit een actie in die meer dan twee minuten duurt, die gaat in ToDo.
Later, als ik er nu niet aan toe kom, de komende twee weken,
en het wachten op-lijstje.
Als ik hem een leeg heb, klik ik mijn to-dolijst aan.
Ik heb de neiging om bij to do dat weer onder te verdelen in projecten.
Maar dat doe jij niet.
-Dat doe ik niet.
In mijn hele inbox staan geen documenten die belangrijk zijn.
Die geef ik een andere plek. Laten we daar maar naartoe gaan.
VAN ROSSEM: Of zullen we nog even naar de poll? Ik ben wel benieuwd.
De mensen die meedoen, gelukkig zijn jullie nog steeds aangehaakt.
We zijn benieuwd:
hoeveel mails heb je nu in de inboxen van je werk?
Zijn dat er maximaal 50, tussen de 50 en 200, meer dan 200?
Ik zie meteen die meer dan 200...
-Ja, die schiet omhoog.
Ja, leuk. Ja, mensen gebruiken het vaak als archief.
Ze zijn bang dat ze dingen kwijtraken, dus laten ze alles in hun e-mail staan.
Je moet eigenlijk je inbox zien als je deurmat.
Thuis ruim je die ook op. Dan geef je het een plek.
Er zijn mensen die meer dan 1000 of 2000 mails in hun inbox hebben staan.
Dat geeft natuurlijk ook een overweldigend gevoel.
Op het moment dat je hem al ziet van: oeh, dit moet ik allemaal doen.
Daar raak je het overzicht door kwijt.
Eigenlijk is het wel een tip om dat leeg te maken.
Een praktische tip is gewoon:
alles wat ouder is dan een maand, zet dat even in een map apart.
Dan heb je alleen van de afgelopen maand over,
waar je dan doorheen moet om te kijken waar je iets mee beslist.
Dat is een praktische.
Zullen we ook nog even kijken naar welke tools je kunt inzetten?
Ja, zo ziet het er bij mij uit.
Het is voor iedereen: wat vind je praktisch?
Als je zegt van: ik wil alles hightech, dan doe je dat.
En als je zegt: ik wil dat niet, is ook goed.
Je zag David Allen met z'n schrijfblokje, zo werkt het ook.
Ik liet je al zien dat ik Outlook gebruik voor het verzamelen.
Daar komt het binnen, beslis ik, zet ik het naar to do, afspraken en contracten.
Daar vraag ik dat voor.
Het formele document management systeem,
als je bij de overheid werkt, heb je zo'n formeel archief.
DigiDocs, -domus, hoe het ook heten mag.
Daar staan de documenten die belangrijk zijn voor mijn organisatie.
Mijn persoonlijke schijf waar je je eigen documenten op zet.
Ik moet zeggen, die zijn meer bibliotheekachtig.
Daar vind ik dat ik zelf nog wel wat in te leren heb,
want ik vind het ordenen van informatie gewoon heel erg lastig.
Ik geloof niet dat ik de enige ben.
Ik ben erg blij met OneNote.
Ik merk dat ik die graag gebruik als ordner.
Daar heb ik net zoals bij ordners mappen waar ik conversaties bij elkaar bewaar.
Dus als ik zeg: deze mail is belangrijk om te bewaren,
maar niet zo belangrijk dat het in een DMS moet,
dan zet ik hem in OneNote.
Samenwerkingsruimte, je ziet dat iedereen in een overleg
alles op zijn eigen schijf bewaart of in zijn eigen mailbox. Dat is onhandig.
VAN ROSSEM: Vooral als iemand dan ineens op vakantie is.
Dan kun je dus niets meer terugvinden.
-Een samenwerkingsruimte is handiger,
waar een secretaris bijhoudt: wat zijn de documenten die belangrijk zijn?
We maken er eigenlijk te weinig gebruik van.
VAN ROSSEM: Ik zag laatst dat jij ook ToDo had van Microsoft.
Ja, die heb ik gekoppeld aan mijn privé-account.
Voor het werk doet hij het nog niet.
Bijvoorbeeld als ik aan het wandelen ben, dan schiet er iets door mijn hoofd:
Dit moet ik nog doen. Dat zet ik meteen bij de to do's.
Die heb ik op m'n telefoon van het werk en privé en op m'n tablet en computer.
Overal waar ik ben, o jee, dit is een goed cadeau-idee, opschrijven.
Ik zorg dat het niet in mijn hoofd blijft hangen, dat ik het niet vergeet.
In de boekhandel zie ik altijd van die mooie bullet journals met puntjes.
Ik vroeg me altijd al af: ik gebruik dat zelf niet, maar jij wel.
Ook om uit te testen wat het doet. Misschien even een sheet verder.
Het is een methode die ontwikkeld is door Ryder Carroll.
Een boekje dat je bij de bibliotheek kunt halen.
Als je daarop googelt zie je de fantastische sjablonen,
maar het kan er ook heel strak uitzien.
Je werkt met symbolen. Dat heb ik ook opgeschreven in de volgende sheet.
Zo simpel ziet dat eruit.
Er zit een filmpje van bij in de goody bag van hoe je dat doet.
Ik merk dat het wel heel erg fijn is.
Zeker nu we thuiswerken en niet meer een vaste werkplek hebben
en je weer gewoon met papier kan werken.
VAN ROSSEM: Heb je dat boekje liggen en dan schrijf je daar acties in?
Dan geef je er betekenis aan door deze symbolen?
Bijvoorbeeld, er is een overleg, dat is dan een event,
dat is zo'n rond cirkeltje, daar zet ik een titel bij,
zo'n notitiestreepje van: die en die waren erbij.
Denk ik achteraf: wat uit dit overleg moet ik onthouden?
Dat zijn dan notities. Als er taken uit voortkomen, zijn dat die punten.
Eén streepje voor wachten op en een kruis als het gedaan is. Superhandig.
Ik ben aan het uitproberen hoe het werkt.
Dat kan natuurlijk in ieder schrift.
-Precies.
Dit helpt mij wel heel erg bij de reflectie.
Voor vooruitkijken en achteruit kijken,
heb je een heel handig overzicht van hoe dat in elkaar steekt.
VAN ROSSEM: Dat is een mooie overgang naar het reflecteren.
Dat is ook weer zo'n bewuste stap.
In de methode wordt gezegd: minimaal één keer per week, zo vaak als nodig.
Veel mensen zeggen ook: begin van de dag of eind van de dag.
Bij het reflecteren neem je dus je hele systeem door.
Nu komt eigenlijk het krachtige van de methode.
O, het wekelijks onderhoud. Je vroeg al: doe je dat echt iedere week?
VAN ROSSEM: Ja. Het heet inderdaad in het boek wekelijks onderhoud.
Die stap betekent dat je terugkijkt en ook vooruitkijkt?
Ja, precies.
-Dat vergt discipline om dat te doen.
Ja, en dan neem je ook je lijsten door. Dat gaan we zo meteen doen.
Doe je dat ook? Zo'n moment dat je even vooruit en achteruit kijkt?
Ja, ik merk dat langzamerhand ik dat op zondagavond bijvoorbeeld:
Dan denken mensen: dat is toch weekend? Dat moet je toch vrijhouden?
Maar ik merk dat het mij wel rust geeft om op dat moment te kiezen:
Wat komt eraan komende week? Hoe was de vorige week?
Wat ik merk: op vrijdag heb ik daar geen energie voor.
Dan wil ik echt het weekend in.
Dat is ook weer zo'n gewoonte, als je gewend bent dat zondagavond te doen,
kost het ook niet zoveel energie.
BORSJE: Ja, het basissysteem doornemen, dat gaat vrij snel.
Het is het diepe denken dat op een gegeven moment de kracht gaat geven.
Daar gaan we nu naartoe.
In het boek wordt het omschreven als horizonnen.
Die gaan we eerst op het individuele niveau even doornemen.
Wat we net gedaan hebben, het is een heel verhaal, en klinkt heel ingewikkeld,
maar het is maar het basisniveau.
Een paar jaar terug ben ik bij de summit geweest van Getting Things Done.
Er waren 40 sprekers. Echt geweldig wat die mensen allemaal deden.
Niemand had het hierover, echt niemand.
Dat zit in de vingers. Ze vertelden wat ze deden met de tijd die ze over hadden.
Ja, precies.
-Dat is relaxed.
Wat zijn dan die horizonnen?
De eerste horizon is de projecten.
Als het goed is, heb je daar dus een lijst van gemaakt.
Je reflecteert. Je kijkt: wat waren mijn to do's? Hoe is afgelopen week gegaan?
Hoe staat het met mijn projecten? Komen daar nieuwe acties uit?
Zijn er dingen die er vanaf kunnen? Dan ga je naar het volgende niveau.
Dat doe je een keer bij het begin.
Dat doe je niet elke keer als je aan het reflecteren bent.
Maak eens een overzicht van de rollen en verantwoordelijkheden die je hebt.
In je leven heb je verschillende rollen.
Je bent medewerker, collega, coördinator, projectleider,
secretaris ergens van, of je zit bij een voetbalclub waar je iets voor doet.
Wat zijn nou die rollen die je hebt?
Op het moment dat je aan het reflecteren bent, kijk je:
In de verschillende rollen, is er wat dat komende week op het programma staat?
Waar moet ik aan denken? Zo weet je zeker dat je niets vergeet.
VAN ROSSEM: Oké, dat kan ook betekenen
dat je toch ook weer eens even kijkt naar de taken en agenda:
passen de rollen die daaruit voortvloeien wel bij mij?
BORSJE: Wat vind je dan belangrijk? De hogere horizonnen komen dan in beeld.
De doelen. Daar heb je op een gegeven moment de tijd voor bij je reflectie:
Wat zijn mijn doelen?
Je doelen zijn dingen die je wil bereiken tussen nu en drie maanden.
Dus niet al te lang. Leg de lat niet al te hoog.
Die komen voort uit de visie.
Bij een visie van een organisatie krijg je een heel lange zin
met woorden waarvan je denkt: Ik kan me hier moeilijk iets bij voorstellen.
Hier wordt bij visie ook echt bedoeld: wat zie jij jezelf over een jaar doen?
Hoe ben je dan? Hoe praten mensen tegen je?
Hoe voel je je dan? Zo visueel mogelijk maken.
Daar leidt je dan af...
Bijvoorbeeld: over een jaar wil je de Orient Express doen.
Als dat kan.
Dan is het misschien handig als ik begin met een taal leren.
Dat betekent dat ik over drie maanden een aantal lessen gedaan wil hebben.
Voor vandaag betekent dit... Zo redeneer je dan terug.
Dat is dan gekoppeld aan je waarden. Dat zijn dingen die echt belangrijk zijn.
Je kent misschien wel dat verhaal van die verpleegster
die aan mensen in de laatste fase van hun leven heeft gevraagd:
Waar heb je spijt van?
Dan komen de echte waarden naar boven: wat vind je belangrijk in je leven?
Als je dat zo steeds doorneemt, merk je ook dat je to do's eerder zijn:
Zijn dit de dingen die er ook echt toe doen in mijn leven?
Ik ben eens een directeur tegengekomen die dit heel consequent deed.
Een directeur die ruimte had in zijn agenda
en die dus ook heel bewust tegen zijn secretaresse had gezegd:
Dit zijn de doelen die ik heb.
De secretaresse haalde alles eruit wat niet met die doelen te maken had.
Dat vond ik wel een heel erg mooie.
Ik vind het ook wel mooi, dat kun je in het boek terug lezen,
want ik heb vaker, daar komen we zo ook op,
bij teambegeleiding maken we ook wel van zo'n piramide gebruik.
Het lijkt heel erg op deze piramide.
Maar ik vind het heel mooi dat hij het van de basis opbouwt naar boven.
Daar zegt hij ook over:
Je kunt wel bovenaan beginnen met die waarden en visie,
maar mensen die zo druk zijn, hebben dat overzicht al helemaal niet meer.
Die weten eigenlijk helemaal niet meer wat hun visie en waarde is.
Je moet eigenlijk eerst zorgen dat je ruimte maakt.
Dan komt het vanzelf meer naar boven. Ik vind dat wel heel interessant ook.
Hier zie je dan de vragen die daarbij horen.
Ik heb ze zojuist al behandeld, dus ik klik hier lekker doorheen.
We gaven al aan dat je dat ook voor teams gebruikt.
VAN ROSSEM: Ja.
En deze, dit is er nog één, je zou kunnen zeggen, een tegeltjeswijsheid.
Ik vind het nog wel wat verder gaan.
Kies een vak waar je van houdt en je hoeft geen dag van je leven te werken.
Dat is toch ook, als je het hebt over die waarden en visie,
Als je zorgt dat je met inspiratie kan werken,
dat je 's ochtends denkt als je medewerker bent van een ministerie:
ik ga toch bijdragen aan het oplossen van maatschappelijke problemen.
Of ik werk in de zorg en zorg dat ik mensen beter maak.
Ja, dan kom je ook in een flow, dan lijkt het ook geen werk.
BORSJE: Ik kwam laatst iemand tegen die vond:
ja, ik heb een hobby, maar die ga ik niet doen, want dan lijkt het op werk.
Die vatte werk op dat het moest voelen als corvee.
Dat is ook wel interessant.
Ja, en waarom wilde die persoon dan die hobby niet doen?
Dan loop je het risico dat je het daarna niet meer leuk vindt.
Ja ja.
Maar goed, aan de andere kant kun je zeggen: doe wat je leuk vindt,
dan hoef je niet meer te werken.
Het is er wel één waar je over na kunt denken: is dat nou bij mij zo?
Het is natuurlijk nooit dat er niets is wat niet een beetje voelt als corvee,
maar het is toch wel een rood stoplicht als alles voelt als corvee.
BORSJE: Zeker.
Goed, ik ga door, want we komen nu op de teamsamenwerking.
Daar zie je dus
dat ook in teams je die aandachtshorizon,
zoals David Allan dat noemt, kunt toepassen.
Die hebben we natuurlijk al individueel gezien,
maar ook voor een team kan dat werken.
Dan is het wel heel interessant om ook de vragen te beantwoorden.
Bijvoorbeeld aan de basis: wat zijn jullie eerstvolgende acties?
Welke projecten brengen jullie tot een succesvol einde?
BORSJE: Als je dan kijkt, even terug naar die acties,
hier zijn mailafspraken ook heel belangrijk.
In feite is dat de plek waar je werk ook binnenkomt,
en dat je daar dus ook afspraken over maakt.
VAN ROSSEM: Absoluut. Je ziet natuurlijk vooral,
in een team draait het ook om samenwerking.
Ik heb zelf deel uitgemaakt van veel teams. Of ik begeleid teams.
Daar zie je dat die samenwerking
lang niet altijd inspirerend, vanzelfsprekend is.
Dus dat het toch vaak wel nodig is om daar extra aandacht aan te schenken.
Inderdaad: loopt je inbox de hele dag vol met allerlei cc's van mensen?
Waarvan je denkt: daar hadden we best een afspraak over kunnen maken.
Ja, hoe ga je met je eigen werk om en met andermans werk?
Je maakt elkaar ook drukker dan misschien nodig is.
Inderdaad.
Ik ga naar de volgende: Voor welke gebieden zijn jullie verantwoordelijk?
Dat is natuurlijk ook goed om dat voor elkaar te weten en helder te hebben.
Waar willen jullie zijn over één à twee jaar?
Dan is het ook weer belangrijk om niet te worden overspoeld met werk,
maar even de ruimte te hebben om dat op een goede manier te bedenken.
BORSJE: Dan ga je naar het visualiseren toe:
hoe ziet het eruit als wij straks daar zijn? Hoe zijn wij dan met elkaar?
Visualiseren kan je natuurlijk op allerlei manieren doen.
Het werkt vaak ook heel goed om daar een tekening van te maken.
Sommige mensen vinden dat niks. Dan kan je het op een andere manier doen.
Maar het is wel belangrijk om dat toch in beeld te hebben.
En dan ook:
Wat zijn de teamwaarden? Wat is het hogere doel waar wij aan werken?
Dat je met je team dat maatschappelijke probleem moet oplossen.
Dat je dat ook wel in het oog houdt.
Ja, dus het gaat om de goede vragen stellen aan elkaar.
Ik heb ook een poll nog.
-Ja.
Over waarden en levensdoel. Dat kan een heel goed baken zijn.
Ik ben benieuwd hoe dat voor jullie is. Heb je daar wel eens over nagedacht?
Heb je dat wel eens concreet gemaakt?
Heb je het goed in beeld? Nou, dan zie je toch...
BORSJE: Mensen hebben er wel over na... Wat mooi.
Bewust, maar nog nooit concreet gemaakt.
Dat is best mooi, dan zou je daar... zonder voor anderen te hoeven denken,
maar dan kan je daar een eerstvolgende actie van maken.
Dat ga ik nou eens als eerste bij de kop pakken.
Als je tijd en ruimte hebt.
-Ja, precies.
Misschien is daar de vakantieperiode ook wel een heel mooie voor.
Ik zal ook nog even de resultaten in beeld brengen.
Leuk.
-Dat is wel mooi om te zien.
Dan gaan we weer verder.
Dan gaan we naar de volgende stap. Dat is gewoon het doen.
De ruimte maken en de tijd
om dingen te gaan plannen en af te maken.
Dit vind ik ook wel een heel leuke. Een probleem is ook een project.
VAN ROSSEM: Dat vond ik een van de... Dat kwam bij mij het meest binnen.
Ik had ook wel van die zaken die door mijn hoofd blijven spelen.
Toen kwam ik erachter, ook door het lezen van het boek,
dat kun je dus ook tot project maken.
Dan is het wel belangrijk het een titel te geven die gericht is op de oplossing
om daar natuurlijk weer niet in te blijven hangen.
Maar het kan natuurlijk zijn...
bijvoorbeeld in je gezin, kinderen...
Of relaties waarin iets mis zit, waarvan je denkt: hier moet iets veranderen,
wat in je hoofd blijft rondspoken.
-Precies.
Kan je er een eerstvolgende actie aan koppelen?
Ik vind het wel mooi dat David Allen dan zegt dat als het antwoord nee is,
laat het gaan. Dan is er geen eerstvolgende actie,
dan kun je het dus ook niet veranderen. Laat het gaan.
Als je het kunt veranderen, zet het dan om in actie.
Ik vind het nog wel een moeilijke.
Bijvoorbeeld thuis, je ziet een van je kinderen worstelen met huiswerk,
met voorbereiding op tentamens. Dat gaat allemaal niet zo soepel.
Dan wil je er iets van zeggen...
-Je merkt dat dat niet goed valt.
Ja, dan kan ik best hebben dat dat dus door mijn hoofd speelt:
Ben ik nou aan het wegkijken? Moet ik daar toch wat mee?
Uiteindelijk beslissen om niks te doen, is ook een actie.
Ja, dat is waar. Dan is het dus een kwestie van de kunst van het loslaten.
Dit vind ik ook wel een mooie. Veel mensen gaan met vakantie.
Het is jouw laatste dag voor de vakantie. Wat komt er dan in jou op als je dit ziet?
Vakantie is ook een project.
Ik zie weleens mensen die last minute bedenken:
'Ik heb alle spullen niet, ik heb niet bedacht wat ik in de vakantie gaat doen.
Ik heb alleen maar gepland en verder niks.'
Dat op dat moment de stress uitbreekt.
Vakantie is een project, dus begin daar op tijd aan.
Hoe voelt het op het moment dat ik op vakantie ga?
Als dat is 'ik ga relaxed op vakantie', wat betekent dat dan voor vandaag?
Dus dat je daar ook al naartoe leeft.
In feite is dat ook een deel van de voorpret natuurlijk.
Ga niet alles op het laatste moment doen.
Dat geeft natuurlijk heel veel stress.
VAN ROSSEM: Zou het ook kunnen zijn dat dat voor jou goed werkt?
Dan krijg je er misschien geen stress van.
Dan zou je kunnen zeggen: dan heb je ook geen probleem.
Dan is dat gewoon hoe jij dat doet.
Op een gegeven moment gaat het ook gewoon onbewust.
Je bedenkt van tevoren: ik ga op vakantie.
Ik weet dat ik zoveel tijd van tevoren iets moet gaan doen.
Je merkt inderdaad: als je dat plant, dat het dan heel ongemakkelijk voelt.
Dat je dus allerlei spullen vergeten bent, dat soort dingen.
Ja, dat ken ik ook. We hebben een vraag in de chat.
Gaat Getting Things Done samen met Agile werken?
BORSJE: O jee, Agile dat is dat je kijkt wat er op dat moment moet gebeuren?
Ja, dat is wendbaar werken.
Dat je flexibel bent, je aanpast aan wisselende omstandigheden.
Dat ook in je team deelt. Ik zie daar wel behoorlijk wat overeenkomsten.
Ook dat je tijd afspreekt. Is dit voor de komende twee weken?
En een beeld hebt met elkaar: wat zijn de eerstvolgende acties?
En dan steeds terugkijken en vooruitkijken. Ik vind dat wel een mooie.
Ik zou bijna denken: voor ons een eerstvolgende actie om dat uit te pluizen.
Hoe dat werkt. Dat is een goede.
Ik heb, even kijken, hier nog een plaatje.
Dit was hoe ik tijdens een recente vakantie ook dacht:
Dit webinar komt eraan, ik moet er nog wat aan doen.
Ik ga in Frankrijk onder een luifel daar toch nog wat aan doen.
Dan kan je natuurlijk zeggen: is dat nou verstandig?
Ik merkte dat ik het heel fijn vond, want ik vond het leuk om te doen.
Ik merkte dat ik creatiever was dan normaal gesproken.
Dus dat ik vrij snel toch wat teksten en sheets en dergelijke had.
Eens even kijken wat de deelnemers daarvan zeggen.
Daar ben ik benieuwd naar. We lopen tegen het einde.
Werk je door tijdens je vakantie?
Ja, ik ben wel benieuwd.
-Als je werk leuk is, voelt het niet zo.
Of zet je je telefoon helemaal uit? Eigenlijk vind ik het wel lekker.
Ik merk nu met het thuiswerken, ik heb mijn mail niet op de telefoon staan.
Wat is dat lekker. Als ik mijn mail wil lezen, moet ik naar de computer toe.
Net als vroeger. Daar is werk.
Je bent dus ook echt uit als je uit die kamer bent.
VAN ROSSEM: Ik vind het mooi, het schiet meteen naar nee.
Heel beslist, goed zo.
Heel mooi.
-Ik zal de resultaten in beeld brengen.
Heel leuk.
Oké, zullen we naar de afsluiting gaan?
-Ik denk het wel.
We hebben dus gekeken naar Getting Things Done
als methode om meer ruimte in je hoofd te krijgen.
Wat we al zeiden: het is geen timemanagement,
maar eerder mindfulness, hoe krijg je ruimte in je hoofd om diep na te denken?
Wil je hier meer over weten? Laten we even naar de volgende sheet gaan.
We hebben er nog eentje.
Deze. Hoe kun je verdergaan?
Over Getting Things Done.
Er zijn heel veel trainers die dit heel goed in de vingers hebben
en ook zelfs op kantoor zijn er mensen die er mee kunnen helpen.
Er zijn altijd wel mensen die superhandig hierin zijn.
Heb je ze gespot? Trek ze dan eens aan hun jasje.
Officiële trainingen zijn er.
VAN ROSSEM: Van bureau Meereffect.
-Meereffect is licentiehouder.
Werk je bij de rijksoverheid? Kijk dan eens op Leer-Rijk.
Een Outlookcursus helpt je ook al heel veel.
Daar kun je prima Getting Things Done mee doen.
Dus formele trainingen, Good Happens kunnen we gebruik van maken.
Daar staan ook heel handige trainingen in.
Dan hebben we de middelste, zelfstudie, dat werkt ook fantastisch.
Haal een boek bij de bibliotheek, kijk op internet,
in de goody bag zitten een hele hoop tips.
Je komt een heel eind met zelfstudie.
Misschien nog veel leuker om dat samen met een collega te doen.
Jezelf erdoorheen loodsen.
En dan nog eentje, die heb jij ook gedaan. Coaching.
Een coach vragen om intervisie.
Ja, precies, er kwam een groep op mijn pad
Die graag met deze methode intervisie ook wilde doen.
Dat is ook mooi om te zien. Zij hebben zichzelf de methode eigen gemaakt.
Met behulp van een proeverij, het boek gelezen,
en nu willen zij in de intervisie steeds kijken...
Hoe houden ze zichzelf aan de afspraken?
Precies, en hoe willen ze zichzelf nog aanscherpen daarin?
Wat valt er nog te leren? Dat is wel heel mooi.
Het leren van elkaar. En als je denkt: dit kan ik allemaal heel perfect
en mensen zouden wat van mij kunnen leren...
Zet onder je handtekening dat je mensen daarmee wilt helpen.
Het is makkelijker om iemand te vragen die je kent
dan op een wildvreemde af te stappen.
Oké, dus wil je de goody bag gebruiken?
Dan kun je zo meteen op de button klikken
voor het ophalen van de online goody bag.
Dit webinar kun je terugkijken via de website van RADIO.
www.it-academieoverheid.nl.
Heb je nog vragen of kijk je dit webinar achteraf terug
en denk je: ik wil wat vragen stellen?
Stuur een mailtje: radio@rijksoverheid.nl
Dan danken we je voor je deelname en wensen je veel rust en ruimte.
Zeker. Hartelijk dank allemaal.

In dit webinar blikt Arjan Broere terug op 20 jaar Getting Things Done en presenteert hij de vijf meest waardevolle adviezen voor kenniswerkers. Host: Lykle de Vries. Sprekers: Arjan Broere en Marie Louise Borsje.

In beeld: Logo Rijksoverheid. 20 jaar Getting Things Done. RADIO | Leren is ‘net’werken.

(STILTE)

LYKLE DE VRIES: Van harte welkom bij het tweede webinar in de Maand van de Digitale Fitheid 2024. Mijn naam is Lykle de Vries. Ik zit hier namens RADIO, de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. En als onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid moeten we het natuurlijk ook hebben over hoe je je werk eigenlijk organiseert. De grap is dat sommigen van jullie zullen denken dat dit webinar gaat over welke tools en apps je daarbij moet gebruiken. En dat is nou eigenlijk niet het punt. Dat is gereedschap, en daarvan moet je eerst weten waarom je het wil inzetten. Daar gaan het vandaag over hebben. Daarvoor is te gast Arjan Broere. Welkom, Arjan. We komen straks nog uitgebreid terug over waarom jij hier precies zit. En aan mijn andere kant zit Marie Louise Borsje. Ook collega bij RADIO en ervaringsdeskundige, zowel in het uitvoeren als het wegdoen van methodes, als het andere mensen helpen om je eigen manier te vinden om je werk handig en effectief te organiseren. Ik gebruik met opzet het woord effectief, want efficiëntie is natuurlijk best handig, maar uiteindelijk gaat het over een effectieve werkdag. Krijg je gedaan wat gedaan moest worden, wat je belangrijk vindt, wat je mooi vindt, wat waardevol was? En heb je jezelf niet ten onder laten gaan in een dag lang efficiënt dingen vooruitduwen zonder dat er resultaat was. Leuk dat jullie er zijn. Jullie hebben de chat tot je beschikking om te reageren. Mijn collega's Titus en Mira zitten daar klaar om jullie eventueel te helpen. En zij filteren ook de vragen die jullie zullen stellen die bij ons op het schermpje zichtbaar worden, zodat we ze hier kunnen behandelen. Zorg dat je wat notities kan maken als je dat belangrijk vindt. Maar weet ook dat dit webinar na afloop teruggekeken kan worden. Dus als je denkt: 'Dat ene ding wat hij toen zei, wil ik nog een keer zien.' Dat komt allemaal voor elkaar en kun je net zo vaak terugkijken als je wil. Arjan, in 2001 werd dit boek geschreven, Getting Things Done. Dus het is net een beetje meer dan 20 jaar oud. Dit gaat over je werk goed organiseren. Het is geschreven door David Allen. Er is wel wat van gekomen, want mensen zijn er als een malle bovenop gesprongen. Productiviteit werd een ding. Waarschijnlijk ook in de hand geholpen door grote organisaties, hoe het werk georganiseerd werd en alle digitale tools die je erbij kreeg. Is het eigenlijk goed afgelopen met de mensen die enthousiast raakten over Getting Things Done?

ARJAN BROERE: Ja, ik denk... Het is een beetje als diëten. Het maakt niet veel uit welke je doet. Vanaf het moment dat je een dieet kiest, ga je bewuster eten. De ene is misschien wat beter, de ander misschien wat minder goed. Dus iedereen die bewust ging nadenken over z’n workflow, bewust werd van aandacht en afleiding, van dingen die aan je aandacht trekken... ik denk dat ze er allemaal beter van zijn geworden. Het risico is altijd wel: hoe meer je weet wat je zou kunnen doen, met name het wekelijkse onderhoud, hoe meer je kan denken: Ik doe het nog niet goed genoeg. Dus er zit ook wel iets normatiefs in, iets van een soort standaard. Soms zeggen mensen: Ik zet dingen in m'n agenda, maar dat mag niet.
Sommige dingen zijn kennelijk hun eigen leven gaan leiden, want dat mag wel zeker. Dus er zit iets aan van normen en regels waar soms moeilijk aan te voldoen is, maar aandacht voor aandacht is nog niet iemand slechter van geworden.

LYKLE: Marie Louise, herken je dit?

MARIE LOUISE: Ja, zeker. Ook de verschillende methodes die dan iedere keer langskomen. Mensen die er dan helemaal bovenop gaan zitten: We moeten het voortaan zo doen. De Pomodoro's, en een van die presidenten, de Eisenhower-matrix. Noem maar op. Ik doe die methode, ik doe die methode. En uiteindelijk maakt het niet zo veel uit, als je er maar bewust mee bezig bent.

LYKLE: Kun je daar ons een beetje in vogelvlucht doorheen nemen? Hoe is het eigenlijk gegaan met de ontwikkeling van Getting Things Done in de afgelopen 20 jaar?

ARJAN: Het boek dat je net noemde, 2001, was volgens mij een van de eerste boeken die expliciet over workflow ging. Een volgorde erin doen, stappen bedenken en als je A doet, hoe kan daar B opvolgen?
Er is toen een eerste vertaling in het Nederlands gegaan, dat was vrij dramatisch. Doe Het Nu. De titel klopt al niet, want je doet de meeste dingen niet nu, maar bedenkt: Wat heb ik te doen? De foto op de voorkant is ook niet dat je zegt: Daar wil ik zijn. Toen had David nog de 10.000 voet, 20.000 voet in plaats van horizon 1 en 2 en had de vertaler heel braaf uitgerekend hoeveel dat in meters was. Dus laten we zeggen dat dat niet helemaal het idee was. Toen is er vrij snel een betere vertaling gekomen. Nederland was een van de eerste landen waarin dat is gaan groeien. Met name in de IT begon het vrij hard te lopen. Misschien omdat er iets meer voorkeur zit voor sequentiële workflows. En daarna verspreidde het als een olievlek, is er een Nederlandse vertaling gekomen. Een andere mijlpaal was Taco Oosterkamp, met het boek Elke dag je hoofd en inbox leeg. Hij heeft het omgekeerd. Als je Outlook hebt, en mail en agenda, en veel mensen hadden toen al wat last van mail, in 2005, 2006, hoe zou je dan de principes van Getting Things Done in Outlook kunnen doen? En hij heeft toen bedacht: Als je met Alt+1 iets kopieert en met Alt+ 2 een mailtje verplaatst. Er zijn nu nog mensen die af en toe mailen: Ik heb een nieuwe Outlook-versie. Hoe doe ik Alt+1 en Alt+2? Voor sommigen werd het gemak van de digitale wereld en Outlook beheersen een soort entree in: ik kan mail onder controle krijgen en taken beter overzichtelijk maken, dus ik heb veel meer een idee waarvoor ik opgesteld sta. Die omslag naar meer digitaal is in Nederland meer gemaakt dan elders. In 2015 is David naar Amsterdam verhuisd met z'n echtgenote. Toen heeft hij het boek herschreven. Dat is die groene editie. En dat is waar we nu zijn. Ik denk dat we bij Meereffect iets meer toegevoegd hebben over groepen en samenwerkingen. We hebben met 'I am tao' communicatierichtlijnen. Als je in je eentje mail wegwerkt, maar de kwaliteit is te laag en de kwantiteit is te hoog, waarom zou je dat dan niet aanpakken? En we zijn meer met gewoontes gaan doen. Met name het boek van James Clear is daar een hele sprong in geweest. Ik denk dat die twee dingen GTD nog wat impactvoller maken. Hoe kun je relatief kleine stappen uit GTD destilleren en tot gewoonte maken en hoe kun je het met anderen tot onderwerp van gesprek maken in plaats van in je eentje 'inbox zero' te krijgen, wat onbegonnen werk lijkt.

LYKLE: Terwijl de rest van de wereld je blijft belagen met nieuwe mailtjes.
MARIE LOUISE: Wat ook wel fijn is aan deze editie, is dat die apponafhankelijk is. Dat vond ik een hele fijne uitspraak, van: Het gaat er niet om welke app of tool je gebruikt, maar over de mindset. Of je het nou met pen en papier doet of heel digitaal, het kan alle twee.

ARJAN: Ik denk dat als je de mindset hebt en je snapt de methode, dan word je wel weer preciezer in het gereedschap, omdat je dan ook wat beter weet welk type overzicht je wilt kunnen maken, op welke manier je het wekelijks onderhoud wilt zien. Dan weet je ook sneller: Die lijsten werken voor mij niet, ik wil 'n Kanban-bord. Maar dat weet je veel beter dan, omdat je dan weet wat je ermee wilt. Wat jij ook al zei: Waarom wil je het gereedschap gebruiken? Roerend mee eens. De methode kennen is één. Tegelijkertijd mogen we best benadrukken dat goed gereedschap een hefboom is en je ook helpt om er nog meer uit te halen. En bijvoorbeeld de praktische dingen: kan ik zien welke taken ik nu kan doen? Met de ene tool kan dat wel, met de andere niet. Prioriteren. Met de ene tool kan je een lijstje maken met de dingen voor deze week, met de andere kan dat niet. Als we die stap hebben, wat is de methode en hoe haal je er het beste uit, welk gereedschap past bij jou om dat het beste te doen.

LYKLE: Dat is belangrijk voor de kijker. Je zegt: Hoe halen we dat eruit? Maar het gaat er dus om wat er voor jou zelf, als kijker, uiteindelijk de beste combinatie blijkt te zijn. En natuurlijk doe je dat waarschijnlijk in een werkomgeving waar je bepaald gereedschap uitgereikt krijgt, zoals de Microsoft Office suite, en heb je niet alle keuze van de wereld in alternatieven. Maar dan nog gaat het erom dat je voor jezelf door krijgt wat bij jou het meeste effect heeft, het beste resoneert en goed bij je past zodat je het makkelijk kan volhouden.

ARJAN: Als mensen in een heel sterk beveiligde omgeving zitten en maar een deel van een software kunnen gebruiken, geen mobiele toepassing. Evident heb je dan niet dezelfde impact, maar ook dan... hoe beter je weet wat je ermee wilt. Soms zeggen mensen: 'Ik wil een mobiel kunnen gebruiken', maar waarvoor dan? Alleen de bespreekpuntenlijst voor collega's of vergaderingen. Eigenlijk is dat punt prima op een andere manier, zonder mobiel, te gebruiken.
Dus hoe preciezer het denken, hoe meer ik denk: Het is niet per se een beperking als je doordenkt wat je precies wilt.

LYKLE: Jij hebt die jaren ervaring die je hier ondertussen mee hebt gedestilleerd in vijf grote dingen om te hanteren. Ik denk dat dat is wat je dit webinar gaat leveren. Dat je los van de tools, dus die mindset, en de vijf meest impactvolle handelingen die je kunt doen, gaan we langs. Zullen we maar gewoon beginnen?

ARJAN: Misschien even een voorbeeld om die vijf wat te duiden. Getting Things Done had als een bekend ding de context. Waar ben je en wat kun je daar doen? Of negatief gezegd: Je wilt niet taken zien die je niet kunt doen. Als je in de trein zit, wil je niet beltaken zien. Dan wil je alleen maar zien: wat kan ik in de trein doen? Voor sommigen was dat bijvoorbeeld lezen. Die context is met het virtualiseren en digitaliseren van werk minder beknellend geworden. Wat is thuis, wat is computer? In de coronatijd hebben we nog meer gemerkt hoe virtueel en betrekkelijk dat kan zijn. Als je dan te letterlijk vasthoudt aan context, heb je een lijstje 'thuis'.
Maar 'thuis' is soms drie dingen. Soms is het m'n werkplek, soms de plek waar ik privé ben, soms m'n hobbyplek. Dus we hebben gezegd: het fenomeen is nog steeds belangrijk, waar ben je. Maar door dat letterlijk en figuurlijk te nemen, wordt het interessanter. De context is soms relevant. Soms kun je iets fysiek alleen maar doen als je een groot scherm hebt of een toetsenbord dat snel is. Een complexe Excel bewerken of tekst maken, wil je niet op je smartphone doen. Maar ook de andere dingen die David bij de beperkende criteria noemt om een taak te kiezen, hoe lang heb je tot een afspraak en welke energie heb je, hebben we erbij genomen. Dan is 'waar ben je?' letterlijk en figuurlijk nog steeds een goede graadmeter. Ik denk dat we bij de GTD-training nog te letterlijk uitleggen 'waar ben je?', thuis, computer. Maar wat we met Meereffect benadrukken: het gaat om een filter waardoor je de taken die jij nu wil zien, ziet.

MARIE LOUISE: Bedoel je dan ook hoe je er mentaal voor staat?

ARJAN: Zeker. Stel dat je zegt: Ik heb de ochtend, maar ben geen ochtendmens. Ik kan alles doen, want ik heb een goed uitgeruste werkplek, maar ik ben niet vooruit te branden. Wat is er dan tegen taken die minder dan 10 minuten kosten? Die moeten een keer gebeuren, hebben allemaal nut. Dan kom je met wat momentum wel op gang. En tegen de tijd dat je zegt dat je wat wakkerder begint te worden, open je de rubriek 'focus', waar alle dingen zitten die echt denkwerk vergen. Het universele advies 'begin nooit met mail, maar met focuswerk'... Als je toevallig zo afgebakken bent, graag. Maar werk je met het oosten van de wereld, loop je toch al een paar uur achter, moet je ziekmeldingen verwerken die met de mail binnenkomen, toch handig als je 's ochtends even kijkt. Of als je zegt: ‘Ik ben hier om 08.30 uur, want dat is nou eenmaal de afspraak, maar tot 10.00 uur moet je me eigenlijk met rust laten’, heb je andere filters nodig. Dus energie is een hele interessante als jij merkt: ik heb in principe heel veel autonomie in m’n werk, dus dan is het belangrijk dat het past bij waar ik zit qua energie.

LYKLE: Is dat over context, tijd en energie?

ARJAN: Ja, en als voorbeeld dat het principe achter context logisch is, maar te letterlijk eraan vasthouden gaat je niet helpen. En dat roept ook in de training weerstand op. Bij het woord 'computer' zeggen ze 'wat is dat?'. Terwijl als je denkt: Filter taken. Dat is wel interessant. Centraal staat vandaag aandacht. Als kenniswerker voeg je waarde toe door aandacht aan mensen, aan problemen, aan je eigen denkwerk te geven. En die aandacht is niet standaard vrij.
Als je naar buiten kijkt, je hersenen de vrije loop laat, je digitale tools opent. Dat zijn dingen die graag een beroep op je aandacht doen. Dus het is best een kunst om je aandacht ter beschikking te hebben. Vandaar de adviezen die we op een rijtje hebben gezet vooral daarover gaan. De eerste, die gaan we ook doen, een hele leuke: de minddump. Maar even als inleiding: je hebt een collega beloofd een boek mee te nemen. Morgen zie je die collega. Hoe zorg je dat je dat morgen niet vergeet?

LYKLE: Dat is vraag aan jullie, kijkers. Zet maar in de chat. Hoe zorg je ervoor dat je dat ene boek niet vergeet mee te nemen morgen? Marie Louise, wat zou jij doen?

MARIE LOUISE: Klaarleggen in m'n tas die meegaat. (GELACH) Wat ik een hele mooie vind, is: geef dingen een plek waar het betekenis heeft. Als dat boek... De tas gaat mee naar het werk, dus dan zit het boek daarin.

ARJAN: Waar het hoort. En voor jou, Lykle? Wat zou jij doen om het niet te vergeten?

LYKLE: Ik denk dat dat bij mij, ultimo, ook het beste zou zijn. Ik heb in huis twee hoekjes van tafels waar ik ook dingen op neerleg die nog ergens heen moeten. Dat zijn voor mij de reminders. Als het hoekje leeg is, is het klaar.

ARJAN: De uitgifte heet dat bij ons. (GELACH) Pakketten, meeneemdingen.

LYKLE: In een huishouden met meer deelnemers zijn niet alle hoekjes even onkwetsbaar. (GELACH) Dus ik moet daar wel op letten. Het meest zekere is in de tas stoppen.

ARJAN: Waarom leg je het op die plek neer, waarom stop je het in je tas?

MARIE LOUISE: Omdat die tas meegaat.

ARJAN: Je zou ook niks kunnen doen, toch?
MARIE LOUISE: Je kan ook de volgende dag er proberen aan te denken. Bedoel je dat?

ARJAN: Ja, maar gaat dat lukken?

LYKLE: Mijn eigen ervaring is als ik nu denk: Dat is handig om te doen, dan kan ik het ook maar beter nu doen, want anders denk ik morgen: Daar had ik toch aan gedacht? En toen had ik er wel aan gedacht, gister, maar geen actie ondernomen. Als het iets is wat ik met een minimum aantal handelingen kan doen, dan probeer ik het wel meteen te doen. Want mijn hoofd werkt zo dat als ik er serieus over nagedacht heb, maar ik heb het niet uitgevoerd, kan ik de dag erna toch denken dat ik het gedaan heb.

ARJAN: Ik denk dat jouw hoofd werkt als die van heel veel mensen. Als je denkt: Dat moet ik morgen niet vergeten, dat je half en half weet: dat wordt een hele kunst. Ik weet niet of er nog creatieve oplossingen in de chat zijn. Broodtrommels, autosleutels?

LYKLE: Jeltje zegt: Ik stop het nu alvast in m'n tas of ik zet een reminder in m'n telefoon.

ARJAN: Dus als het fysiek kan, ben je gesteld. Als je eraan moet denken om iemand te feliciteren, kan een digitale reminder. Soms zeggen mensen: Anders vergeet ik het. Ik zeg: Vergeten is misschien nog te verkiezen boven te vaak en op de verkeerde momenten eraan denken.

LYKLE: Ja, en die reminder op de telefoon. Ik heb twee, drie jaar geleden al m'n reminders en meldingen uitgezet. Dat heeft echt een heel heftig effect gehad. Ik kijk pas weer eens op m'n telefoon wanneer ik hem oppak. En dan zul je zien dat ik al lang in de trein zit, dus de reminder van dat boek ook niet op tijd gezien heb.

ARJAN: Als je zegt: Digitale apparaten hebben al een te grote rol in m'n leven. Die ga ik in impact verminderen door notificaties te managen. Maar ik kan wel voor ik wegga op die plek kijken, een checklistje maken. Ik kan even een handgeschreven notitie maken met 'voordat ik morgen wegga...'. Daar een gewoonte van maken, is dan de kunst. Maar ik denk dat je dan ook zegt: Die digitale piepjes, je hebt er zo tien en dan word je er ook een beetje doof voor. Het punt dat de meeste mensen hier maken, is: ik doe meteen iets, waarbij ik de meest creatieve nog vond dat iemand zei: Als ik in bed lig en ik bedenk iets, dan gooi ik een schoen naar de deur en 's ochtends pak ik die schoen op en denk ik: Wat was dit ook alweer? Dat is wat meer denkkracht dan ik 's ochtends kan opbrengen, maar vooruit. Maar de rode draad is, bijna iedereen zegt: Ik doe nu iets om het niet te vergeten. Dat is wat we eigenlijk met Getting Things Done ook zeggen: Uit je hoofd op een plek waar het hoort. Dan hoef je er niet meer aan te denken, want dat kunnen we als mensen slecht. Maar dat je over andere dingen kan denken. Waar je aan denkt, is iets wat kracht kost en eigenlijk niks produceert. 'Ik moet om 11.00 uur Fred bellen.' Terwijl over dingen denken: ‘Hoe is het met Fred? Laatste keer was het wat kribbig in de vergadering.' Dat is waardevol. Dus aan dingen denken levert niks op en kan ook in de weg zitten. We kennen allemaal tijden dat je heel veel aan je hoofd hebt. Je hebt veel aan je hoofd, je moet van alles doen en niet vergeten. Iemand schiet je op de gang aan: Kan ik even twee minuten tegen je aan praten? Ik kan me voorstellen dat je biologisch zegt: Nee. Terwijl als je die dingen geparkeerd hebt en denkt: Er moet van alles gebeuren, maar dat zie ik zo wel.
En iemand zegt: Mag ik even tegen je aan praten? Jij een kop koffie en 'dat gaan we even doen.' Dus als dat 'aan dingen denken' weg kan, is het ook echt bevrijdend om over dingen te kunnen denken.

LYKLE: Is dat wat hij echt zei?

ARJAN: Letterlijk. In het Engels is het iets anders: your mind is for having ideas, not holding them. Ik vind het zelf in het Nederlands iets beter klinken, omdat je aan dingen denken makkelijker kan uitbesteden, terwijl 'holding ideas' iets abstracter is. Het idee 'waar denk je aan?'... Of hebben we nog creatieve oplossingen?

LYKLE: Een iemand heeft het nog wat uitgebreider. Die zegt: Boek meteen in de tas stoppen en visualiseren dat je het boek overhandigt aan de collega zodra je die ziet.

ARJAN: Als je dingen geheugenvriendelijk wil maken, is hoe concreter, tastbaarder... Zo kun je ook hele toespraken met een soort geheugenpaleis... Die visuele trigger kan helpen.

LYKLE: Dan moet het boek wel in je tas zitten.

ARJAN: En als het een fysiek iets is wat je aan iemand kan geven, is dat makkelijker te visualiseren dan iemand nog feedback geven over een presentatie die ze deden. Het leent zich iets meer voor visualisering. Wat volgens mij een leuke oefening is, is om pen en papier of een notitieapp te pakken en twee minuutjes te nemen om te kijken: wat heeft nu je aandacht, waar denk je aan? We hebben het net vrij veel gehad over dingen die je wilt doen, maar het kan ook een idee zijn, een inzicht. Het kan dat je een citaat op de radio hoorde of in een boek las wat je bezighoudt. Dus dat wat je aandacht heeft, is niet per se iets wat je moet doen. Sterker nog: die dingen heb je steeds vaker als je hier beter in wordt, al direct de eerste geparkeerd dat je ze toe zei. En dan is het vooral vastleggen wat je intrigeert of waar je nog niet helemaal uit bent wat je ervan vindt. Een simpele vuistregel is: als je het niet gaat noteren, komt het terug. Terwijl de meanderende gedachten, we kijken hier uit over een nieuwbouwwijk, ik zie wat water en wat riet, die meandergedachten komen nooit meer terug. Dus dat is een beetje de vuistregel. Dus als we een tweeminutentimer kunnen starten, kunnen we de minddump doen en zien wat dat oplevert.

LYKLE: Regisseur Jim heeft als het goed is de video klaarstaan. Die duurt precies twee minuten. En op het moment dat die ingestart wordt, gaan we van start. Ga je meedoen, Marie Louise?

MARIE LOUISE: Ik heb het net in de trein al zitten doen.

(De tweeminutentimer voor de minddump loopt. Over 2 minuten wordt het gesprek voortgezet)

LYKLE: Dat was het filmpje dat twee minuten duurde waarin je een minddump hebt kunnen maken. Daar staat nu van alles bij heel veel mensen. De een zal denken 'dat was het ook wel' en de ander 'ik ben nog lang niet klaar'. Hoe gaan we nu verder?

ARJAN: De eerste vraag is of je er überhaupt mee verder gaat. Voelt het als opluchting, verzuchting, allebei?

LYKLE: Op een schaal. Die stellen we aan jullie, lieve kijkers. Dat is een pollvraag. Die komt nu beschikbaar voor jullie. Hoe voel je je nu na de minddump? Heb je dat gevoel van 'gelukkig, het is eruit' of van 'oh nee, wat een lijst'? Of zit het er ergens tussenin? Laat het ons weten. De meerderheid zegt op dit moment... Ik had drie opties gegeven: opluchting, verzuchting of hetzelfde als ervoor. De meerderheid zegt: Ik voel me hetzelfde als ervoor. Maar er is toch ruim 27 procent die zegt: Het voelt als een opluchting. 'Fijn dat ik het even als lijstje heb', vul ik even voor jullie in. En nog steeds zegt een kwart van de mensen: Het voelt als een verzuchting. Van: 'Wow, dat is echt wel veel', denk ik dan ook weer namens jullie.

ARJAN: Ik denk dat je dat goed denkt.

LYKLE: Wat ervaar jij als je mensen minddumps laat doen? Is dit een beetje een normale verdeling? De meerderheid denkt van: Mwah, jahoor.

ARJAN: Veel mensen zeggen: Ik had het in m'n hoofd, nu schrijf ik het op. Je moet het ook ervaren dat het wel echt fijner is om het in taal te gieten. Dat geeft je grip. Het zien geeft wat afstand tot ideeën. Dus dat is al meerwaarde. Maar als je er verder nuchter onder blijft, is dat meerwaarde. Het slechte nieuws is dat degenen die dit spannend en belastend vinden, daar is dit wel hoognodig voor. En voor degenen die zeggen 'ik vond het wel lekker', is het misschien al een gewoonte, of het zijn mensen die al wat beschouwender en reflectiever zijn. Dus als je het spannend vindt, is de kans groot dat je zoveel ideeën, invallen, acties hebt die of nergens staan of juist op heel veel plekken tegelijk, dat dit precies is wat je moet doen en waarvan je nog niet ervaren hebt dat stap twee, er een beslissing over nemen, en drie, het op een plek zetten waar het hoort, dat het dan ook instrumenteler wordt.

MARIE LOUISE: Het is vooral ook heel fijn als je het heel erg druk hebt. Dus als je merkt 'er is nou zoveel', dan even ervoor gaan zitten en 'wat is het nou allemaal?' en dan kun je gewoon weer verder. Het heeft in ieder geval een plek. Je gaat het niet vergeten. Dat geeft heel veel rust, bij mij tenminste. En of ik er ooit iets mee ga doen…

LYKLE: Daar begint het. Dus niet alleen het lijstje maken, maar er zitten nog twee stappen achteraan.

ARJAN: Ja, wij noemen dat 'inbox zero', dat je beslissingen neemt. Het voornaamste is dat je je realiseert dat schrijven nut heeft in zichzelf, maar het krijgt nog meer nut als je het erna verwerkt. En als mensen zeggen: Ik schrijf dat al voor de derde keer op, dan zeg ik: Dan moet je de stappen beslissen en organiseren ook hebben, en dan reflecteren en doen, om te ervaren dat dat heus goedkomt of dat je beslist er niks mee te doen. En als je dat een aantal keer ervaren hebt, wordt het schrijven minder belastend.

MARIE LOUISE: Als het iedere keer weer terugkomt, misschien moet je dan zodanig formuleren: Wat is dan het eerstvolgend wat ik zou kunnen gaan doen?

ARJAN: Ja, pas op de plaats maken als je iets zo veel opschrijfT of er niet aan toekomt, het vooral als data te zien. Een manier die we dan gebruiken, is het concreter maken. Wat is de eerste stap?

MARIE LOUISE: Dan heb je het misschien te groot gemaakt.

ARJAN: Omgekeerd: Soms moet je juist uitzoomen. Waarom blijft dit staan? Ik heb een teamopdracht op me genomen, maar eigenlijk past het niet bij mij. Of ik heb op me genomen om feedback te geven, maar ik ben het er niet mee eens. Maar ergens in die vergadering heb ik daar ja op gezegd. Dus als je iets niet doet en uitstelt, zie je het als data. En een technicus maakt de actie concreter, preciezer. Een ander is: ga eens na waarom. Wat maakt dat je niet in beweging komt? Het kan ook dat je het niet leuk vindt. Dan moet je jezelf te slim af zijn. Bij inbox zero hebben we een beslisschema. En dat betekent dat je bedenkt: wat is dit? Iets wat je nog wilt doen of wilt bedenken. Zit er een actie in? Zo ja, welke? Dan kom ik bij jouw techniek: wat is precies die actie? Gebruik werkwoorden. Dan landt het op een lijst als je er iets mee wil doen, en het landt in archief of prullenbak als je er niks mee wil doen. Dit is iets wat we in de training oefenen. En de meerwaarde hiervan is, is dat je steeds meer went aan: je bedenkt iets, maar dat hoeft nog niet de actie te zijn. Door te formuleren wat de actie is, word je daar beter in. En het tweede is als je beslist er niks mee te doen, moet het daar ook eindigen. Als je dit als team doet, kun je beslissen: We zitten te mopperen over iets, laten we het schema maar gebruiken. Actie, ja of nee? Moeten we niet doen, geen energie instoppen. Als iemand dan weer zegt: Ja, maar... Nee, we gingen er niks mee doen. Dus het geeft ook een soort precisie in: waar heb je commitment aan en waar niet? En wat is dat dan commitment?

LYKLE: Een stukje binnen digitale fitheid, een stukje hygiëne ook misschien wel.

ARJAN: Ja, precisie en denken, overzien waar je wel of niet iets mee doet. Vroeger zeiden we inbox zero letterlijk. Dat kon ook wel met mail in 2001, 2002.

LYKLE: Dat gebeurt mij niet zo vaak meer. (GELACH)

ARJAN: Als je nu zegt Teams, Slack, WhatsApp, e-mail, meerdere e-mailaccounts… Sommigen sturen voor de zekerheid nog een berichtje dat ze gemaild hebben.

LYKLE: 'Heb je mijn mailtje al gezien?'

ARJAN: Ik zei net al even: De kwantiteit neemt toe, de kwaliteit neemt af. En de verwachte reactietijd is ook afgenomen. Daarnaast klinkt mail als een digitale brief, maar het zijn veel meer conversaties. Inbox zero zou voor sommige mensen een dagtaak zijn als je dat letterlijk neemt. Vandaar dat we nu zeggen: inbox zero betekent 'zero attention', nul aandacht. Dus je kijkt zo vaak in mail, alle inboxen waar je verantwoordelijk voor bent, dat er niks is wat je van je plan afhoudt, en dan ga je door. Het fysiek opruimen doe je op het moment dat je het met grotere slagen doet en met grovere bewegingen doet.

MARIE LOUISE: Dus je hele inbox oppakken en floep, naar het archief.

ARJAN: Of tegen mensen zeggen, even het standaard antwoord: We hebben prioriteiten afgesproken, daar horen deze niet bij, spreek me later aan. Of: we zien elkaar nog in een vergadering, laten we het daar even opgooien. Dus in plaats van alles te beantwoorden, ga je veel meer zeggen: Deze dingen pak ik op en deze niet. Dat wil niet zeggen dat ik er niks mee doe. Maar dat wordt dan wel: 'ik ga het niet doen' of 'ik denk niet dat ik het moet doen'. En dat zijn dus veel meer antwoorden waarin je zegt: Als iedereen die mijn e-mail heeft mij opdrachten kan geven en ik ben gehouden om die allemaal te beantwoorden, waar zeg je dan ja op?

LYKLE: Dus inbox zero nemen we niet meer zo letterlijk dat je mailbox leeg wilt hebben, maar meer overdrachtelijk dat je weet dat er niks is wat nu nog in de fik staat, zodat je gewoon de rest van je werk kunt gaan doen.

ARJAN: De fik geeft een zekere urgentie. Het zou ook iets belangrijks kunnen zijn. Stel dat er een grote kans is die iemand mailt waarvan je denkt: Daar moeten wij mee aan de gang... Of dat er iets heel leuks is wat intellectueel verrijkend is of teambindend kan zijn. Dat zijn de dingen die je op wil pakken. De andere dingen komen wel, maar niet nu. Zero attention betekent dat ik die frequentie niet hoger maak dan voor mijn rol nodig is. Dat betekent ook dat als een mailtje van dit kaliber binnenkomt met als onderwerpsregel 'Update', en een heleboel tekst, dat je dan denkt: Wat moet ik ermee?

LYKLE: Ja, precies, want dat zal voor veel mensen wel een herkenning zijn. Helemaal als je in een organisatie werkt waar de cc enthousiast wordt gebruikt. Dat de onderwerpsregel van de mail al je niet helpt om te bepalen of je ernaar moet kijken, en dat het ook nog uitgebreid wordt ingeleid. Ik heb een keer een training piramideschrijven gehad en oprolbare persberichten. Dus dat betekent dat het allerbelangrijkste bovenin moet staan. Naarmate er meer tijd is, mag je detail toevoegen. Maar lang niet iedereen schrijft zo. Dus hoe overleef je zo'n mailbox?

ARJAN: Wat zou je met dit mailtje doen? Je denkt: Lief, maar wat moet ik ermee.

MARIE LOUISE: Later. (GELACH) Ik schuif hem door. Je kijkt naar wie het is, heel snel scannen, en als er niks belangrijks in staat, gaat hij naar 'later', als ik er tijd voor heb. Maar ik krijg ze bijna niet meer.

LYKLE: Misschien zit er ook wel een wisselwerking in. Als iemand vervolgens denkt: Hoezo krijg ik geen reactie van jou? Dan gaan ze piepen. En dan kun je ze misschien ook een keer uitleggen: Waarom ik niet gereageerd heb, is omdat ik er geen chocola van kon maken.

MARIE LOUISE: Het is ook van wat je zelf uitstuurt, krijg je ook terug. Dus als je zelf ook lange brieven stuurt, krijg je ook lange brieven terug.

ARJAN: Of als je open vragen in een mail stelt, iemand die beantwoordt, maar het net niet was wat jij bedoelde. Er zit zeker interactie in. Het risico van het uitstellen... Het beslisschema eindigt met een beslissing, of iets doen of niet. Dus het is nooit later. Hoogstens als je beslist iets te doen, doe je het niet nu, maar later. Dus bij deze zou ik zelf wel interessant vinden om te kijken: wat kun je doen? Lezen en beantwoorden, later lezen, niet lezen en feedback geven. Sommige teams spreken met elkaar af 'TL;DR', 'too long, didn't read'. Als een soort provocatie naar elkaar van: sorry, doe dit maar even opnieuw. Veel mensen maken hem ongelezen en laten hem staan, maar dan krijg je een bezinksel van vaag, ongedefinieerd, ongearticuleerd...
Dus ik moedig wel aan een beslissing te nemen en er of iets mee te doen, of niet. Maar niet: 'als ik tijd heb', want er komen geen extra uren in de dag bij.

MARIE LOUISE: Ik hoorde van mensen dat je AI kunt gebruiken, voor de hoofdpunten. Dat zou fijn zijn.

ARJAN: Zeker. Er zijn mailclients die dat hebben en dat zullen er meer worden. Maar tegelijkertijd is het risico wel dat je daar wat ingooit en jij er wel uitkomt met AI in plaats van af te spreken: een open vraag in de mail kan niet. Het kan wel, maar dan beantwoord ik hem niet in de mail, maar bellen we elkaar erover. Een mail die lang voelt moet piramidaal zijn. Dat begin. Verder lezen of overbodig maken. Of dat jij weet dat je die detaillering wilt hebben.

LYKLE: Ik vind de vierde optie van jou, 'too long, didn't read', wel een hele provocerende, maar die legt de verantwoordelijkheid terug bij de zender. En ik denk dat dat iets is waar we als collega's van elkaar, elkaar mee zouden kunnen helpen. Misschien had de ander er geen erg in. Die zat zo in het verhaal. Het kost meer moeite om een korte brief te schrijven dan een lange.
Van wie is die quote ook alweer? 

ARJAN: Multatuli, Mark Twain...

MARIE LOUISE: Ik had er geen tijd voor, dus het is 200 pagina's geworden.

LYKLE: In plaats van zitten en nadenken over de essentie van wat je wilt weten en dan een besluit maken.

ARJAN: En het bespreken. Inbox zero is aandacht bij de inbox, maar het kan ook betekenen dat je het wat structureler gaat proberen. 'Bedankt voor je mail...' Maak een bespreekpuntenlijst. Al die korte vragen kunnen we dan samenpakken. Als je iets delegeert of vraagt en iemand reageert niet, kan het ook zijn dat je zo beleefd bent dat je het wollig ingepakt hebt, dat iemand met de beste wil niet weet wat die voor je kan doen. Dus die aanleiding om het te bespreken maakt inbox zero ook weer makkelijker. Dat is wat wij met 'I am tao'- communicatierichtlijnen doen. Waar het ook het vorige webinar erover ging. Als je het in de bron kan oplossen dat de communicatie krachtiger en impactvoller wordt, dan is die inbox ook niet zo'n bende treurnis.

LYKLE: Dat is absoluut waar. Daar wil ik graag op teruggrijpen, want vorige week ging het webinar over De Team Werkovereenkomst. Als RADIO zijn we daar sinds een jaar mee bezig. En mijn inbox is veel leger dan die ooit was. Dus het is ook veel makkelijker om te denken: Dit kan ik even aanpakken. Als je daar met je collega's afspraken over maakt, help je elkaar enorm.

ARJEN: En ik merk ook zelf dat als je geen goede onderwerpsregel kan verzinnen, het geen mail is. Dan moet je bij iemand binnenlopen en praten, want dan is het nog niet zo afgemeten dat je het in tekst kan gieten. Dat is helemaal geen punt, want er zijn communicatiemiddelen te over. Het voorkomt ook dat je in voorkeuren blijft hangen. Sommigen vinden bellen fantastisch, anderen krijgen er een hartaanval van. Maar als je met elkaar bespreekt dat het soms objectief sneller en fijner is. Dan hebben sommigen misschien een berichtje vooraf nodig: We gaan bellen. Zoals mijn dochter zei: Dan gaan we terug naar de Middeleeuwen. Maar dan is dat gewoon het snelst, en dus wordt inbox zero makkelijker, en dus is de kwaliteit hoger. Dat zou betekenen dat je dan kan zeggen: Hoe vaak per dag moet je e-mail bekijken, gegeven dat we afgesproken hebben dat er niks urgents in kan zitten?

LYKLE: Dat is weer een pollvraag voor jullie, lieve kijkers. Wat is jouw eigen praktijk? Hoe vaak per dag open je je mailbox om te kijken wat erin staat? Je hebt een paar mooie opties gekregen, twee à drie keer per week. Ik mail weleens met mensen en dan staat het vaak ook onder in het antwoord. 'Ik lees m'n mail maar zo vaak.' Die communiceren dat heel expliciet. Is het een, twee, drie keer per dag of staat die eigenlijk continu open? Ik heb Outlook continu aanstaan, dus ik zou voor optie E kunnen kiezen, maar mijn praktijk is dat ik een aantal keren per dag Ctrl+1 doe om even te kijken wat erin staat, dus dan kom ik op optie D uit.

MARIE LOUISE: Ik ook denk ik. Eigenlijk meer dan dat me lief is, omdat ik merk dat het toch wel heel erg fijn is om te zien van: er komt iets binnen, openen.

ARJAN: Het roesje van iets nieuws.
MARIE LOUISE: Dat vind ik wel een aandachtspunt. Hoe krijg je een langere periode dat je geconcentreerd ergens aan kunt werken? Dat is best lastig.

ARJAN: Dat zich ook achter deze vraag. Er is niks mis met je e-mail bekijken. Sterker nog: veel collega's zullen het fijn vinden snel antwoord te krijgen. Veel externen zullen het fijn vinden. Maar het versnippert zo makkelijk je aandacht. Lykle, als je inderdaad zegt: Outlook staat open...

LYKLE: 73 procent zegt dat het continu openstaat.

ARJAN: Dat past wel bij mijn beeld.

LYKLE: En dan... Ik zag die laatste optie niet in m'n overzicht, dus ik dacht: Wat weinig antwoorden. Er is niemand die twee à drie keer per week opent. 1 procent van de kijkers doet het één keer per dag. 8 procent van de kijkers doet het twee keer per dag. 10 procent van de kijkers doet het vier keer per dag. Wellicht op onze manier. Maar de overgrote meerderheid, 72 procent, zegt: mail staat de hele dag open.

ARJAN: Ja, en gegeven de mensen die dit zullen zien, zullen het niet mensen zijn die bijna allemaal... Meldingen van lekkages die direct opgelost moeten worden of assistenten die vlak voor 'n vergadering een bericht krijgen dat iemand later is. Want dan is mail heel operationeel, heel kortcyclisch en dan wil je het zien. Voor de meesten zou het 'n asynchroon communicatiemiddel moeten zijn. Bij Outlook kan je dan misschien wel met Ctrl+1 terug naar de mail. Het kan zijn dat je in Outlook agenda, taken of notities zit. Het kan dat je de mail open moet hebben om met die mail dingen te doen.

LYKLE: Dat is wel een praktijk die ik goed herken. Je bent bezig met de vraag die in de mail gesteld werd, dus dan heb je de mail erbij.

ARJAN: Dan kan je overwegen als je merkt dat je veel onderbrekingen hebt, je zit in de mail te werken, maar je ziet dingen binnenkomen… Outlook is er helaas voor geoptimaliseerd. Wat binnenkomt, ga je zien. Dan kan je zeggen: Kan ik mails waarmee ik iets ga doen naar OneNote verplaatsen? Of kan ik ze in een taak invoegen en dan separaat oppakken?
LYKLE: Er komt een commentaar binnen. Ik kan niet zien van wie het is. De vraag is: is mail niet een achterhaald concept? Digitale versie van een brief. Zijn er al organisaties die Teamschat gebruiken en geen mail meer gebruiken?

ARJAN: Een paar teams zeggen: Interne communicatie is Teams. Als je iets in een project mailt, is er een kanaal voor. Als je iets wilt chatten, kan je het 1-op-1 of in een groepje doen. In dat kanaal zitten de relevante notities, bestanden, gesprekken en een planbord. Dus aan een project werken is niet meer uit de inbox 'reverse engineering' wat er allemaal aan mail binnengekomen is ooit, met de belangrijkste oriëntatie wanneer het is binnengekomen, waar je als kenniswerker het minste aan hebt. Dus in een kanaal gaan werken als Slack, Teams of Basecamp, daar kun je zeggen: 'Ik ga aan een project werken. Wat relevant is, is daar.' Iemand aan een project toevoegen is één iemand toevoegen. In plaats van versnipperd in mail, waarin mensen, als ze antwoord op elkaar geven...

LYKLE: Maar een deel van het gesprek hebben meegekregen. Er komt nog een reactie binnen van Mark: Hij staat continu open, omdat in mijn agenda m'n acties staan, en soms moet ik documenten opzoeken. Elkaar documenten mailen hoort er ook nog bij.

ARJAN: Dus de verwevenheid van e-mail in andere applicaties. Wat je zou kunnen overwegen, Outlook heeft een versie met snelkoppelingen, dan kun je je eigen boomstructuur bouwen. Je zou offline kunnen werken of dingen naar OneNote kunnen doen. Als je zegt: Ik heb er genoeg last van dat ik het anders wil organiseren. Dan zou je kunnen kijken hoe je het anders kan doen. En dan zijn er betere tools om hetzelfde te bereiken heel wezenlijk. Een samenwerkingsplatform waar je naartoe gaat, wint dan aan impact.

MARIE LOUISE: En documenten die je nog nodig hebt, om die dan in je inbox te bewaren, vind ik best wel een risico. Ik kijk zelf altijd van... Uiteindelijk heb ik nauwelijks documenten in m'n Outlook staan die ik ergens voor gebruik. Ze staan in Outlook, op m'n schijf of in ons documentmanagementsysteem. Net zoals dat je je bestek in de bestekla legt en niet in de badkamer. Als ik een document in Outlook heb staan, is dat voor mij een plek waar het niet hoort.

ARJAN: Die samenwerkingsovereenkomst, de communicatierichtlijnen, als je zegt: Waar horen bestanden als ze onderhanden zijn? Hoe kan ik zien of ze onderhanden zijn? Het feit 'waar horen ze' betekent dat bij veel mensen opruimen lastig is, want 'waar hoort dit?', dan maar in de inbox. Terwijl als je zegt: Ik weet waar het hoort afhankelijk van de status, wie meedoen, hoort het in OneNote een pagina te zijn, in een kanaal of we hebben een mapje 'in ontwikkeling' of we hebben een gedeeld bestand toegevoegd aan een kanaal. Als je weet waar het hoort, wordt opruimen makkelijker. Als je zegt: Ik ben ermee doende, anderen ook, als het in de inbox staat, vergeet ik het niet, dan wordt het een hele gezellige stapel ongedefinieerde diversiteit.

LYKLE: Mensen hebben een voordeur met daarachter een halletje, voordat je de andere ruimte ingaat. Het is net alsof je alle spullen die je meeneemt naar buiten in het halletje parkeert voor de volgende keer. Dat staat in de weg.

MARIE LOUISE: Een beetje hoardergedrag. Er zit misschien wel iets in wat belangrijk zou kunnen zijn.

ARJAN: En waar dat hoort, weet je niet. Met de training inventariseren we waar dingen binnenkomen en je wat mee moet. Waar houd je notities bij, waar moet je op antwoorden, waar parkeer je websites waar je iets mee wilt? Als je dat in kaart hebt, kun je in het wekelijks onderhoud de balans opmaken. Er zit ook altijd een vraag bij van platte vlakken. Dat varieert van vensterbanken tot het eerste tafeltje achter de voordeur, tot traptreden. Als mensen niet goed weten wat ze ermee moeten, leggen ze het daar neer. Dat geldt voor best veel dingen, dus dat wordt een stapeltje. Dan ligt er een zaklamp zonder batterijen, een brief waar je nog iets mee moet.

LYKLE: En dan op een gegeven moment gaat het je ergeren en dan levert dat je de energie om het stapeltje aan te pakken. Zullen we door naar de volgende?

ARJAN: Dat is het wekelijks onderhoud. Wat we tegenwoordig veel meer benadrukken is dat wekelijks onderhoud een wezenlijk moment is om reflectie te doen. Maar als dat het enige moment in de week is en je hebt nog de letterlijke definitie van inbox zero, dan is dat eigenlijk opruimen en dan is een uur niks. Wat we nu meer benadrukken, is: maak een inbedding voor een dag door een dagstart en een dagsluiting. Paar minuten aan het begin en aan het einde van de dag. Dan heb je ook veel meer een gevoel: Ik heb al een moment reflectie gehad. Met een zekere intentie ben ik die begonnen. En als je dan toch het wekelijks onderhoud doet, is dat vooral op projecten gericht. Dan is het vooral voor reflectie bedoeld, anders dan wat de meesten nu doen. Is het interessant om deze vraag te doen of kunnen we gissen waar mensen zitten?

LYKLE: Ik wil deze vraag ook wel stellen. We hebben 'm klaarstaan als poll. De vraag aan jullie, lieve kijkers, is: doe je aan wekelijks onderhoud? In enige vorm, maakt niet uit wat. Heb je een routine om op wekelijkse interval even te kijken naar hoe dingen gaan? De opties zijn hetzelfde als die op het scherm zijn. Ik zie dat 34 procent zegt: Het is me nog nooit gelukt. Een kleine 30 procent zegt: Het is me weleens gelukt. Een kleine 20 procent zegt: Ik heb het een tijdje volgehouden. En nog een kwart, iets meer, zegt: Ja, dat is bij mij een gewoonte.

ARJAN: Oké, dat is nog een hoge score vind ik.

LYKLE: Go, kijker. Goed gedaan. (GELACH)

ARJAN: Ik denk dat jouw toevoeging relevant is. Een vorm, dat is wezenlijk. Stel dat iemand zegt: Voor mij is het vooruitkijken in de agenda. Super. De ander zegt misschien: Het is een moment om de balans op te maken. Ook goed. Het idee dat je een reflectie doet, maakt de kans dat het uitbreidt groter is. Wat we tegenwoordig erg benadrukken, is dat we bij het wekelijks onderhoud zeggen: Als je begint met achterstand opruimen, geeft dat geen energie, is niet leuk en het kan ook makkelijk een uur duren. Stel dat we zeggen: Die inboxen, de belangrijkste dingen heb je gezien, de rest doe je af en toe met batch processing, groepsgewijs uit. Begin het wekelijks onderhoud met je projectenlijst. Wat zijn de middellange resultaten waaraan je gecommitteerd bent? Wat zijn de projecten die je zelf doet of gedelegeerd hebt? Wat zijn belangrijke evenementen in je agenda? Alles wat substantiëler is, pak die lijst beet. Als je die lijst niet hebt, maak 'm. Mag op een whiteboard, mag in Excel, in welke vorm je ook maar wil. Als je daar nou mee begint, kijk je alleen naar de middellangetermijn-resultaten. Als je dan terug redeneert naar je agenda en takenlijst, heb je een beter filter. Dan kan je zeggen: Dit zijn de dingen waar ik iets voor oplever. Een advies, een presentatie, een nota. Ik merk dat ik daar niet aan toekom, want nu ik m'n takenlijst bekijk, zitten er veel te veel dingen in die daar niet aan bijdragen.

MARIE LOUISE: Dat nodigt ook meer uit om te gaan kijken van: wat voor soort projecten zijn het, wil ik hier wel mee bezig zijn en hoe kan ik daar wat strategischer mee omgaan? In feite zit daar de winst in.

ARJAN: De projectlijst is ook het scharnier- punt naar hogere horizonnen in de zin van: waarom doe ik ze, draagt het bij, heeft het impact? En is het scharnierpunt naar de grond van: wat doe ik dagelijks allemaal? Als die lijn er is, is de projectlijst bijna altijd een goede indicatie.

MARIE LOUISE: Ik kwam erachter toen ik een projectlijst had gemaakt. Ik keek ernaar en dacht: Wacht even, er zit een rode draad in als ik volgend jaar bij een bepaald punt wil zijn. En dat betekent dus ook dat ik die projecten zodanig kan gaan sturen, dat het nog meer effect heeft voor datgene wat ik op langere termijn wil. Dat is leuk. En dan kan je zelfs de gewenste uitkomst binnen een project, de keten projecten of de mate dat je er tijd instopt, die wordt dan ook belangrijker, omdat je meer motivatie voelt. En het heronderhandelen of nee zeggen, wat nooit leuk is... Mijn idee is: hoe meer je innerlijk gemotiveerd bent, omdat je zegt: ‘Dit wil ik wel doen of meer doen’, hoe makkelijker dat gesprek is. Soms zeggen mensen: Ik moet leren nee te zeggen. Misschien moet je leren volmondig ja te zeggen, want als je dat eenmaal kan, wordt het verschil met dingen die je niet wilt doen, groter. Ik denk dat best veel mensen uit loyaliteit, groepsgevoel, uit 'iemand heeft me gemaild, ik moet antwoorden' een heleboel taken hebben waar ze nooit echt ja op hebben gezegd. Een zekere ambivalentie in 'ik pak het wel op, ga erachteraan, kom er op terug.' Als je echt volmondig ja zegt, en de projectlijst is daar goede uitnodiging toe, maakt dat het iets makkelijker, zeker als je wat introverter bent en een teamspeler wilt zijn, om te zeggen: Alles wat ik hier in doe, doe ik niet in iets anders.

LYKLE: Ik pak even een comment erbij, die gaat eigenlijk nog over e-mail. Winfred zegt: Ik wil het lezen van de mailbox graag minder frequent doen, maar als ICT-beheerder komen er veel notificaties binnen via de e-mail die mogelijk meteen mijn aandacht nodig hebben. Dat heeft hier ook raakvlakken mee. Nou ga ik heel onaardig zijn, Winfred, het zou je werk moeten zijn om daar bovenop te zitten, maar kennelijk, in jouw positie, zit dat niet helemaal uitgelijnd met de prioriteiten, met de dingen die belangrijk zijn.
ARJAN: Ja, en wat daar denk ik handig is: kunnen we het structureel doen? Kunnen we er een functioneel e-mailadres van maken? Kan het bij toerbeurt? Kan het niet beter in een ticketsysteem? Mail is vrij, en dan heb je vast eerst een paar vragen nodig van de gebruiker: wat is er precies aan de hand? Als je het dan toch moet doen... Sommigen hebben een makerrol, uren werken aan complexe dingen oplossen, en een zogenaamde 'minder-rol', een zorgdrager. Dat zijn moeilijke switches. Het kan dat voor deze persoon geconcentreerd iets oplossen, en er komt iets binnen wat die binnen twee minuten kan oplossen en verder... Je zou heel goed in die switches moeten zijn, maar dat is biologisch wel uitdagend.

LYKLE: Je kunt zomaar 23 minuten nodig hebben voor je weer in je flow zit.

ARJAN: Het onderzoek 'No task left behind' illustreert dat.

MARIE LOUISE: We hebben dat ooit uitgesplitst bij een afdeling communicatie waar ik werkte. Dan krijg je iedere keer media aan de telefoon. En media is precies hetzelfde als met mail. 'Er is iets aan de hand, ik moet gaan rennen.' Iemand die communicatieplannen wil schrijven, als die iedere keer zo'n bericht krijgt, ben je uit je flow. Dus we hadden het gesplitst. 'Jullie zijn van de communicatieplannen en een ander pakt de telefoon vandaag.'

ARJAN: Als je het per toerbeurt kan doen, kan je soms stroomopwaarts bewegen. Als je een paar belangrijke spelers hebt, en die kan je regelmatig checken 'komt er nog wat' of 'we zijn ermee bezig'... Ik denk dat het soms ook wel een zekere gewoonte kan zijn om dingen op te lossen. Het is heel lekker als iemand de vraag heeft en je kan 'm oplossen.

LYKLE: Daar zit een dopaminekick in. Je hebt weer wat gefikst.

ARJAN: Dus bij dit zou ik zeggen: Doe eens wat reflectie. De eerste vraag is wel: zijn het objectieve standaarden of is het professionele eer? Het kan dat deze persoon de lat zo hoog heeft, dat niemand hem eraan zou houden. 'Ik heb je gemaild over die storing, kom je er vandaag aan toe, fantastisch.'

LYKLE: Van perfect naar zeker goed genoeg zit vaak een gat in prestatie.

ARJAN: De mensen die mailen en meteen erachteraan bellen, wil je dat belonen? Eén klein ding: als je het wekelijks onderhoud moeilijk vindt om te doen, kan je zeggen: 'Als ik het nou eens doe en het kost me 20 minuten en ik pak die projectlijst en agenda', kun je dan in je agenda iets schrappen of heronderhandelen wat er de komende weken aan zit te komen? En dan de tijd terugwinnen voor je wekelijks onderhoud. Dat je elk wekelijks onderhoud een deel besteedt aan: kan ik tijd terugwinnen door iets wat eigenlijk niet zo nuttig, zo impactvol is.

LYKLE: Misschien zie je wel dat je de afgelopen week weer bij die ene vergadering was waarvan je je afvroeg waarom je er eigenlijk zat. En staat die voor volgende week of over twee weken weer in je agenda. Dus zou je kunnen denken: Ik ga niet meer heen. Dan heb je zomaar dat hele uur om het wekelijks onderhoud te plegen.

ARJAN: Dan kan je zeggen: Als we wat we daar doen in een gedeeld document doen en commentaar geven. Volgens mij heb ik niet een directe bijdrage, dus ik plan niks anders. Dus laat even als ik iets kan doen. Alternatieven te over.

LYKLE: Heel veel van deze dingen gaan voor een deel ook over jouw eigen professionele autonomie, over je niet het slachtoffer laten maken van wat anderen op je afvuren, bijvoorbeeld via e-mail. Maar ook denkt: Hallo, ik heb je iets beloofd. Dat moet volgende dinsdag klaar. En om dat te kunnen doen, moet ik nu aan de slag en kan ik geen afleiding hebben. Dat durven zeggen hoort hier ook bij, hè?

ARJAN: Ik denk dat dat, dan maak ik even een sprongetje naar het dashboard, dat het voor sommigen kan helpen. Dit dashboard is in Boards Lite gemaakt. Het kan ook met pen en papier. Door één kolom te hebben 'vandaag', één kolom 'onderhanden werk' en één kolom 'ambities', rollen waar ik meer in wil doen, doelen. Door dat in één scherm, op een vel papier of op een whiteboard te hebben, wordt er ook wat meer bepaald: wat wil ik nou echt? Die autonomie is voor de een makkelijk, 'daar ben ik niet van, succes', voor de ander is dat een worsteling en gewetensnood en dan helpt het wel om te zeggen: Dit wilde je opleveren. Laat dat project dat interessant en leuk is en echt impact heeft nou niet het sluitpost van je week zijn. Als je dan bij een vergadering zijn en je hebt uit beleefdheid ja gezegd, kan die dan op z'n minst naar Teams, of op z'n minst korter? Kunnen jouw agendapunten als eerste, zodat je er eerder uit kan? Je wil niet denken: Ik moet erbij zitten en het wordt altijd 11.00 uur. Zo'n dashboard is misschien wat veel in een kort webinar. Het idee is dat we vroeger bij GTD zeiden: eerstvolgende actielijst, of wachten op, of agenda, en dat we nu een training 'Slimmer werken' hebben en zeggen: Dat is zeker nuttig. Hoe preciezer je denken, hoe preciezer je verplichtingen, hoe preciezer je keuze. Maar voor sommige mensen is het lastig om aan die middellange termijn te houden. We hebben gemerkt dat een dashboard maken, waarin je links de dag van vandaag ziet en in je ooghoek ziet: dit is de rol waar je meer in wilde doen, dit zijn de prioriteiten voor de komende maand, dat je keuzes toch 'geduwd' worden naar langeretermijnkeuzes, dat het makkelijker wordt.

LYKLE: Dus nog een keer. De meest linkerkolom is vandaag, m'n agenda-items. En ook m'n mailbox of andere lijstjes?

ARJAN: Nee, alleen de agenda en de taken waar je vandaag wat aan hebt. Inbox is maar 'in'. En onderaan zie je een wolkje, een motto, intentie voor de dag. Ik vind het leuk om te bedenken: Wat voor soort dag wordt het? En wat wil je zelf nog eens even meegeven aan zelfcoaching?

LYKLE: Ik denk aan survival, wat voor plaatje daarvoor zou kunnen.

MARIE LOUISE: Het is ook een hele mooie voor managementondersteuners. Als je ziet dat de manager voor wie je werkt het ontzettend druk heeft en al die afspraken die binnenkomen, terwijl je weet: dit zijn de ambities die mijn manager heeft vastgelegd. Dan kun je ook kijken met hoeveel spoed iets in de agenda gepland moet worden.

LYKLE: De kolom daarnaast, de tweede van links...

ARJAN: Dat is onderhanden werk. In dit geval is het een widget die je laats bewerkte bestanden toont.

LYKLE: Dat kan automatisch zijn, maar ook handmatig een lijstje.

ARJAN: Ja, dit zijn de dingen die ik deze dagen aan het maken ben. En de ander is: wat zijn belangrijkere afspraken die eraan komen? Stel dat je besprekingen hebt die operationeel en praktisch zijn, maar je hebt één sleutelbijeenkomst in een project of een mijlpaalmoment, is het lekker om die te zien. Dat je niet nog de dag ervoor denkt: Oei.

LYKLE: En de laatste is op een abstracter niveau je langetermijndoelstellingen.

ARJAN: Ja, de derde is prioriteiten en doelen. Doelen zijn vaak wat formeler, prioriteiten wat informeler. Dat spinnenwebje is de rolverdeling zoals je die nu hebt, dus rollen waarin je veel doet. En de tweede is rollen waarin je minder of meer wilt doen. Die twee spinnenwebben over elkaar geven aan: je doet vrij veel admin/operationeel en je zou meer naar innovatie willen. Let daarop. En de laatste kolom is reflectie, dingen die je je aan het eind van de dag realiseert, frictie noteert, om in het wekelijks onderhoud te zeggen: Wat zijn dingen die ik deze week gezien of ervaren heb en wil ik er iets mee doen of is het maar zo?

LYKLE: Waarmee had je dit dashboard gemaakt?

ARJAN: Dit is Boards Lite. (SPELT HET UIT) Als je dit niet mag of kan gebruiken... in OneNote, met pen en papier, PowerPoint, je kan het overal in maken. Ik merk als ik dit gebruik... De linkerkolom invullen aan het begin van de dag en in je ooghoek zien wat je onderhanden hebt en wat je nog meer wilt doen, beïnvloedt de keuze ten positieve.

LYKLE: Mooi. Nice. Dan hebben we de vijf belangrijkste inzichten van 20 jaar GTD...

ARJAN: We hebben er nog eentje, samenwerken. Dat is voor een deel GTD en voor een deel... Er zijn best wat reacties nu op: Ik kan geen werk afkrijgen, want ik word voortdurend onderbroken. Als mensen niet snel antwoord op mail krijgen, gaan ze chatten. De tegenreactie lijkt Cal Newport, Deep Work. Wees onvindbaar, heb onpersoonlijke e-mailadressen, voer frictie in de samenwerking in. Als je toevallig een maker bent, die lang onafgebroken moet werken, is dat fijn. Voor de meeste mensen wil je collegiaal, voor teams, leveranciers beschikbaar zijn. Misschien wat laat nu, als we aan mensen vragen hoe productie hun week was. Dat kunnen we misschien nog even testen. Marie Louise, wat voor cijfer geef jij?

MARIE LOUISE: Een 7 denk ik. 

ARJAN: Dat is mooi. Lykle?

LYKLE: Ik denk dat ik ook wel tussen de 7 en 8 zou zitten.

ARJAN: Wat had er een 8 of een 9 van gemaakt?

MARIE LOUISE: Als ik de dingen van m'n to-do-lijstje ook echt gedaan had. Er is er eentje die ik steeds uitstel. Die heb ik vanochtend wel meteen gedaan.

ARJAN: Maar evengoed een ruime voldoende. Voor jou, Lykle?

LYKLE: Bij mij zou het de blik op de middellange termijn zijn. Vorige week was het qua uitvoering een prima week. In reflectie en kijken 'hoe staat de lange lijn ervoor', vond ik het minder fijn. Ik werd wat meer gejaagd door de dag en wat minder getrokken door de doelen.

ARJAN: Soms heb je het einde van een project of een mijlpaalmoment. Dan is dat eenmaal een week waarin er wat meer samenloopt.

LYKLE: In mijn geval ook privézaken. Die kosten ook aandacht en tijd. Die kun je niet buitensluiten.

ARJAN: Waar de meeste mensen laag scoren, is iets plannen, maar niet doen. Mensen nemen als maatstaf voor productiviteit individueel gepland werk. Terwijl als je rol is om anderen te helpen, een spontane brainstorm hebt gehad, als een vergadering uitliep, maar met goede besluiten, was het een goede week. Ik denk dat bij GTD we heel sterk op individu inzoomen, met het risico dat gepland werk doen heilig is. Ongepland werk hoort erbij, reflectie hoort erbij. Dus manage je aanwezigheid en je beschikbaarheid. Je ziet hier wat opties om dat te doen. Maar werk is van aard sociaal. Als je terugkijkt op de hoogtepunten van een maand geleden, zijn het bijna altijd sociale momenten. Dus koop Deep Work als je wilt. Maar liever investeer je in een goede balans tussen het managen van beschikbaarheid en van samenwerking. Laat het een productieve spanning zijn en geen of-of.

LYKLE: De effecten, de dingen die impact hebben gehad. Niet alleen maar de efficiëntie. Fraai. Wat kan iemand na vandaag doen of wat zou je diegene aanraden?

ARJAN: Mijn eerste is de dagstart. De kleinste praktische tip om in een paar minuten wat meer inbedding in de dag te hebben. Het is heel belangrijk om nu ook te zeggen: Wat is een actie uit vandaag? Dat kan in de chat. Als je iets typt of hardop nadenkt, beklijft het beter. Dat is ook de essentie van GTD, een actie.

LYKLE: De vraag aan jullie, kijkers, wat komt er nu in jou op om te doen met wat je in dit afgelopen uur gehoord of misschien zelf gedaan hebt? Wat zou jouw actie zijn? Ik ben heel benieuwd. En er is nog een tip: concrete, fysieke werkwoorden.

ARJAN: Een actie moet je kunnen doen en ik moet het je zien doen. Allerlei vergaderwoorden als implementeren, optimaliseren... Ik heb nog nooit iemand zien implementeren. Dus wat ga je fysiek, concreet, zichtbaar, tastbaar doen?

LYKLE: Ik heb wel plantjes in de grond gedaan, een soort van implementeren.

ARJAN: Een laborant kan iets oplossen, maar verder is dat te abstract. En uitrollen heb ik ook gehoord, dat schijnt met tapijten heel goed te kunnen.

LYKLE: Dan moet je maar net stoffeerder zijn. Laat dat weten in de comments, wat je actie zou zijn. We hebben nog een paar minuutjes voor de takeaways. Welke wil je nog even meegeven?

ARJAN: Als ik iets over Meereffect kan zeggen, dat is denk ik een hele fijne. Training is een manier om dit eigen te maken, lezen, met anderen bespreken. We hebben een aanbod dat de moderne kijk op productiviteit... Een sterke, interne visie. Wij vinden dat productiviteit bijvoorbeeld samenwerken is, van aard sociaal, de dag nemen zoals die komt en daarna misschien bedenken 'hoe kan het beter?', maar sterk oplossingsgericht. In een aantal trainingen doen we dat. Dat is denk ik een manier om je denken te oefenen. Met je eigen team, of individueel ergens naartoe te gaan, open trainingen. Dat varieert van alledaagse inbox- management, GTD in de praktijk, tot focus & richting, de hoge horizonnen. Waarom ben je op deze planeet? Dat is geen vraag voor de chat. (GELACH)
MARIE LOUISE: Een organisatie is wat je samen bent, wat je in je uppie niet kunt doen. Het gaat juist om het samenwerken en met elkaar dingen uitvinden. Dat is ook mooi aan dit verhaal. Praten over hoe je je werk doet, hoort er net zo bij als dat je bezig bent met de inhoud van je werk. Daar zit natuurlijk de winst in.

LYKLE: Hoe ik mijn werk doe, beter snap en beter kan configureren, kan ik jou ook meer van dienst zijn in de samenwerking bijvoorbeeld. Dus het is ook in jouw belang dat ik m'n aandacht erbij heb en andersom. Nog niet veel mensen hebben een actie geformuleerd die we door moeten krijgen. Er zit nog een filtertje tussen. Maar ik kan me voorstellen dat mensen zeggen: Ik ga dit proberen. Ik heb de minddump al gemaakt. Ik ga morgen die dagstart proberen. De empathie voor jezelf is belangrijk. Wees vriendelijk, wees lief. Als je merkt dat je het moeilijk vindt om te accepteren, dat het niet gegaan is zoals je had gedacht, probeer dan toch een manier te vinden om jezelf te gunnen dat je het de volgende keer nog een keer gaat proberen.

ARJAN: Als je betreurt dat iets niet gebeurd is net zo min gebeurt, waarom dan betreuren? Misschien makkelijker gezegd dan gedaan.

LYKLE: Ze komen nu. Iemand zegt: Ik ga nadenken over m’n middellangetermijndoelen en eventuele acties inplannen. Iemand gaat een dashboard opstellen, dat is Mirjam. Cindy zegt: Ik vind het dashboard erg interessant. We gaan over op Microsoft 365, dus hopelijk past dit ook. Ik ga dit deze week navragen. Dat is het ook, dit zijn tools. Die krijg je aangereikt en daar moet je achteraan als je denkt dat het beter kan. Meer nadenken over de acties van vandaag, welk groot doel dienen die? En Vic zegt: aan het eind van de dag terugkijken op de dag en kort noteren. Ik vind ze hartstikke mooi. Ik zie ook dat het tijd is. Dank voor jullie aandacht voor dit webinar over 20 jaar Getting Things Done en de vijf belangrijkste tips die we eruit hebben gefilterd. Dit webinar kun je later terugkijken. Het is onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid. Ga naar maandvandedigitalefitheid.nl om de rest van het programma te vinden. Er zijn nog heel veel andere leuke sessies te volgen als je daar interesse in hebt. Ik wil Arjan Broere heel erg bedanken voor z'n aanwezigheid en toelichting. Marie Louise, heel erg dank. Titus en Mira, dankjewel voor het modereren. De mensen van Online Seminar, dank voor de techniek. Mijn naam is Lykle de Vries, wij zijn van RADIO, de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Dank voor je aandacht en tot de volgende keer.

(STILTE)

In beeld: Logo Rijksoverheid. 20 jaar Getting Things Done. RADIO | Leren is ‘net’werken.
 

In dit webinar wordt toegelicht wat De Team Werkovereenkomst is, wat je eraan hebt en hoe je ermee begint. Host: Lykle de Vries. Sprekers: Ton van der Hoeve en Marie Louise Borsje.
(STILTE)
In beeld: Logo Rijksoverheid. De Team Werkovereenkomst. RADIO | Leren is ‘net’werken.
LYKLE DE VRIES: Welkom bij het webinar over De Team Werkovereenkomst. Mijn naam is Lykle de Vries, en ik ben hier namens RADIO, de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Dit webinar is onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid die we dit jaar voor de derde keer mee helpen organiseren. Een maand lang extra aandacht voor alle aspecten van digitaal werken, wat voor veel van jullie waarschijnlijk de normaalste zaak van de wereld is. De grap is dat heel veel van dat digitale werken en het gebruik van heel veel van die digitale middelen lang niet altijd even nauwkeurig is of even doelbewust. En je zult vandaag in dit webinar ook ontdekken dat, als het gaat over samenwerken met je collega's, er best wel wat zaken nog makkelijk verbeterd kunnen worden als je de aannames eens even toetst die jij voor jezelf hebt ten opzichte van het samenwerken met anderen en vice versa. Daar ga ik het niet in m'n eentje over hebben. Bij mij zijn Ton van der Hoeve, grondlegger van het digitaal werkmanifest.
TON VAN DER HOEVE: Mooi. Klinkt mooi, grondlegger. Goedemorgen.
LYKLE: Goedemorgen, Ton. Fijn dat je erbij bent. En Marie Louise Borsje, mijn zeer gewaardeerde collega bij RADIO. Fijn dat jij er bent. We gaan een beetje heen en weer laveren tussen de achtergronden van: waarom zou je eigenlijk dat soort afspraken maken, naar de ervaringen die we er zelf mee hebben opgedaan het afgelopen jaar en uiteraard jullie vragen. De eerste vraag ga ik zo aan jullie stellen, maar dat doe ik pas nadat ik verteld heb dat we op dit moment online ook drie extra moderators klaar hebben zitten, Ronald, Titus en Willow, die jullie vragen tussendoor ook kunnen beantwoorden en die namens ons een soort van filtertje zijn om te zorgen dat de allermooiste, allerspannendste vragen bij ons terechtkomen. Waar wij benieuwd naar zijn aan het begin van dit webinar is wie van jullie in een leidinggevende rol zitten en in moeten opereren. Want dat maakt wel een beetje uit voor hoe je met zo’n Team Werkovereenkomst kunt omgaan. Neem de tijd om je antwoord in te voeren. Ik zie hier de resultaten zo meteen komen. In de tussentijd kan ik alvast eventjes voor wat extra verwarring zorgen, want Ton is de grondlegger van het digitaal werkmanifest, maar dit webinar heet De Team Werkovereenkomst. En het is hetzelfde ding. Alleen bij een manifest denk je aan iets wat je één keer opschrijft en dan aan de kerkdeur nagelt en dat voor altijd waar moet zijn. En een overeenkomst voelt meer als iets wat je met elkaar gedurende de tijd onderhoudt. Vandaar dat we die naam tegenwoordig liever gebruiken. Maar het is dus in essentie hetzelfde ding. Ik kijk even naar de reacties en ik zie dat de overgrote meerderheid niet in een leidinggevende positie zit. Tenminste, de overgrote meerderheid van de kijkers van dit webinar momenteel. En dat is fijn om te weten, want dat betekent dat we daar wat meer aandacht aan kunnen geven. We zullen jullie, leidinggevenden, niet vergeten. Er is ook voor jullie zeker wat te halen hier. Maar je zult in eerste instantie aangesproken worden als lid van het team. Goed, De Team Werkovereenkomst. Die heeft doelen. Die zie je hier op een rijtje. Maar eigenlijk is het overkoepelende doel om te zorgen dat je niet langer op basis van aannames met je collega's communiceert. Dat je niet iets over de mail doet zonder erover nagedacht te hebben of mail wel de beste manier is om die vraag te stellen. Dat je niet in de wilde weg iemand even belt om wat te sparren en die ander dan dus uit z'n concentratie haalt terwijl die net bezig was met het afronden van een belangrijk stuk. Het doel van De Team Werkovereenkomst is om te zorgen dat jij en je collega's gestroomlijnder communiceren, dat jullie informatie van communicatie kunnen scheiden, en dat je met elkaar ook de kennis die je daar al doende verzamelt beter voor elkaar toegankelijk houdt. En meer van dat soort zaken zie je hier op de bullets. Dus het kan je nogal wel wat bieden. En de grap is dan: het is eigenlijk allemaal gebaseerd op aannames. Marie Louise, misschien is dat wel leuk om even als eerste terug te halen. We zijn zelf als RADIO ongeveer een jaar geleden begonnen met het digitaal werkmanifest, nu De Team Werkovereenkomst. Hoe verliep dat in het begin?
MARIE LOUISE BORSJE: Volgens mij hebben we het als eerste gedaan omdat we zeiden: Practice what you preach. Dus als je tegen anderen gaat zeggen: 'De Team Werkovereenkomst is een goed ding', dan moet je eigenlijk ook weten wat het is en zelf doorleven. En volgens mij was iedereen wel heel erg enthousiast van: Laten we eens kijken hoe het werkt en wat het voor ons kan opleveren. En het werd al heel snel duidelijk dat het echt effect heeft. Dat we minder met elkaar aan het mailen zijn, dat er veel gestroomlijnder gecommuniceerd wordt, veel meer rust in het team ook. En het gesprek erover is vooral heel fijn. Het staat nu een keer in de twee weken als punt voor de agenda. Soms hebben we wel wat en soms niet. En dan kijken we: wat ligt er nog? Laatst hadden we: de documenten die je op de schijf hebt, hoe zorg je dat die makkelijker terug te vinden zijn? En: wat doe je bij evenementen en wat doe je bij bijvoorbeeld visiestukken? Dat zijn andere typen documenten. Hoe zorg je dan dat die op een juiste plek komen te staan? Dus ik vind het wel heel erg fijn om vooral het gesprek erover te voeren, ook de logica van anderen mee te krijgen. Onze secretaris heeft hele andere behoeften dan de adviseurs die we hebben. Dus dat zie je heel mooi tot uiting komen. En je wilt er overal eigenlijk een plek voor geven in de Werkovereenkomst.
LYKLE: Terwijl je er zo over vertelt, heb je ook al een paar dingen genoemd waar je makkelijk van kunt voorstellen dat het voor de een een andere beleving heeft dat je andere aannames doet dan over de ander. Ton, we komen straks nog wat uitgebreider terug op jouw rol als grondlegger, maar wat was jouw aanleiding om ooit een keer te beginnen met iets wat nu De Team Werkovereenkomst is?
TON: Eigenlijk is het niet heel erg nieuw, maar de grap is: ik had laatst ook een soortgelijk overleg waar ik uitgenodigd werd als gast  en toen vroeg iemand, net zoals jij: waar komt dat vandaan? En toen schoot mij ineens te binnen, want je doet soms zo veel... Ik heb jaren voor een bedrijf gewerkt als consultant, als adviseur in samenwerking. Toen schoot het mij ineens te binnen dat wij onze persoonlijke communicatievoorkeuren moesten opgeven terwijl wij als team bij elkaar zaten. Ik weet dat moment ook nog heel erg goed. Wij waren verbaasd over onze verschillen. En toen wij als team bij elkaar zaten, zeiden we: Als we dat persoonlijk hebben, dan zullen we dat als team op andere werkgebieden ook wel hebben. Dus eigenlijk was dat de aanleiding, om op die manier iets te gaan afspreken over allerlei IT-zaken die we gebruikten. En zo is dat eigenlijk min of meer op schrift gekomen. Digitaal op schrift, een werkovereenkomst. Een vloeibare overeenkomst die je te allen tijde kan wijzigen. Dus het kwam eigenlijk vanuit een persoonlijke nieuwsgierigheid van: Hoe doe jij dingen? En dat blijkt dan ook heel gauw je tekortkomingen op tafel te leggen van: 'Ik wist helemaal niet dat dat zo werkte' of 'Ik weet niet hoe het werkt' of… Dus dat was eigenlijk het begin ervan.
LYKLE: Dus eigenlijk vooral het hardop stellen van de vraag maakt dat het zichtbaar wordt dat er verschillen zijn, en daaruit blijkt soms dat je een andere aanname had over iemand of over een bepaalde manier van werken dan in de praktijk was. Ik ben benieuwd, want de meeste kijkers zullen al regelmatig samenwerken, en misschien ook al wel heel lang. Ik wil de vraag aan jullie stellen, die kun je in de poll beantwoorden: Heeft jouw team op dit moment eigenlijk afspraken gemaakt over hoe je die digitale middelen gebruikt? Uit het hele rijtje kun je er eentje kiezen. Dus misschien heb je wel over meer aspecten afspraken gemaakt, maar kies even die ene uit die voor jou het belangrijkste is binnen jouw team. Over welke van deze hebben jullie afspraken gemaakt? Over e-mail, over telefoneren, over het gebruik van de agenda, over het gebruik van een chatapplicatie. Wat verstaan we eigenlijk onder 'n chatapplicatie? Geef eens voorbeelden.
(TON LACHT)
MARIE LOUISE: Signal of WhatsApp.
TON: Voor mij is dat MS Teams en geen ander. (GELACH)
LYKLE: Als je het hardop zegt, wordt duidelijk wat je verschillend hebt. Je merkt: ze hebben allemaal hun eigen dynamiek. En dat zullen de mensen die kijken ook herkennen. Voor het een grijp je snel naar e-mail, voor het ander grijp je snel naar een berichtje via de telefoon, wat dan misschien via sms, WhatsApp of Signal gaat. En weer voor een ander ding denk je: Dat moet ik even in de groep gooien. In een Teams-chatkanaal bijvoorbeeld. Die reflexen neem je mee uit het verleden, en als er dan nieuwe tooling bijkomt gaan die reflexen niet altijd mee.
MARIE LOUISE: En je weet dan niet meer wat je waar hebt gezegd. Eigenlijk telt LinkedIn als een chatding. 'Op welk platform heb ik ooit eens iets gezegd?' 'Ik weet dat ik ergens een link heb, maar waar?'
LYKLE: Dat ben ik net tegengekomen. Dat je dan ontdekt dat je drie dagen terugscrolt in je geschiedenis voordat je het weer gevonden hebt.
TON: En wat je dan allemaal tegenkomt. 'O ja, dat moet ik ook nog doen.' Maar ik zei 'MS Teams en geen ander', maar dan bedoel ik echt zakelijk. Want ik heb privé wel andere chatkanalen, maar zakelijk is er voor mij niets anders dan MS Teams.
LYKLE: Ik vind het wel een belangrijke notie. De context van De Team Werkovereenkomst is voor het team waarmee je werkt. Daar zit dus de aanname onder dat het in je zakelijke, professionele wereld is, maar je bent ook een mens die op allerlei andere manieren met allerlei andere mensen communiceert. Daar probeer je ook een balans tussen te vinden. Een manier kan zijn om bijvoorbeeld te zeggen: De wereld van Teams is wat mij betreft alleen maar een werkwereld en de privédingen wil ik daar niet in hebben. Dat maakt het ook makkelijker om het van elkaar te scheiden. In antwoord heeft de meerderheid vooral afspraken over archiveren en het gebruik van de agenda. En in mindere mate over e-mail- en chatgebruik. En in nog veel mindere mate over telefoneren.
TON: Over hoeveel mensen gaat dat? Hoeveel mensen zijn er online ongeveer?
LYKLE: Ik zie een ruime 60 mensen die gereageerd hebben. Dus we zullen in die ordegrootte tussen de 60 en 80 kijkers hebben. Dus procentueel gezien heeft 42 procent een afspraak over archiveren gekozen en 31 procent over agendagebruik. Dat zijn wel relevante hoeveelheden.
TON: Zeker.
LYKLE: En je mocht niet meer dan een aanklikken, dus wellicht geeft het een iets vertekend beeld. Maar ik vind het wel opvallend dat maar heel weinig mensen zeggen: We hebben ook een afspraak gemaakt over bellen.
TON: Ik vind het eigenlijk wel heel logisch, want archiveren, het opslaan van documenten, digitaal, dat was vroeger natuurlijk fysiek, maar ook digitaal, moet je regels voor hebben, want anders vind je het nooit meer terug. Meestal als het ook wettelijke documenten zijn. Dus dat wordt meestal al aangegeven door iemand die daar verstand van heeft. Een documentmanager of een information-manager tegenwoordig. Die zegt van: Als je het niet op die manier wegzet, vind je het nooit meer terug. Dus daar zit wat voor jezelf in. En voor bellen en chatten: 'Dat maak ik zelf wel uit.' (GELACH)
MARIE LOUISE: Die belafspraken vind ik toch best wel belangrijk, want ik merk zelf nu, omdat we die afspraken hebben, dat je gaat kijken van: 'In WhatsApp ben ik nu bijna een boek aan het schrijven. Ik kan beter even bellen.' Maar als je belt, dan val je wel iemand lastig. Dus die is misschien inderdaad in-flow, met iets bezig, dus je moet wel even nadenken van: kan dit? Wij hebben de afspraak dat als iemand niet opneemt, dat betekent: die is met iets bezig.
TON: Het is niet persoonlijk. (GELACH)
MARIE LOUISE: Nee. Ik verwacht ook niet dat iemand direct opneemt. Maar het is wel van: als je opneemt, dan heb je dus blijkbaar tijd. Hoeveel ga je in een WhatsApp-bericht zetten? Als het meer dan drie regels zijn, ga even bellen. Want je moet het ook allemaal weer lezen natuurlijk.
TON: Ik vind de meest eenvoudige afspraak, is je statuslamp lichten in MS Teams. Groen, rood, geel. Dan zie je 'away', 'ik ben weg'. Als je daar al afspraken over maakt… Groen is typisch zo'n kleur waarvan je zegt: je mag altijd bellen. Waar ik altijd best wel een hekel aan had zelf, is als mensen zagen dat ik online was, zagen dat ik 'rood' was en dan wel gaan bellen. Dan denk ik van: Wacht eens even. En dat triggert. Bel me niet als ik op rood sta. Ik sta daar overduidelijk met rood voor een reden. En als alles welkom is… Dat zijn van die dingen. Ik kon me er heel erg aan ergeren dat mensen dat deden. Maar ik sprak het nooit uit, dus ik werd ook steeds norser. Of ik nam helemaal niet meer op, en dan werd het persoonlijk. Dus toen we eenmaal een goede afspraak over die statuslampjes hadden, wat simpel lijkt, maar zet het maar eens in je team op tafel: wat betekent het voor jou? En maak maar eens helder voor iedereen wat het betekent. Dan wordt het ineens een stuk duidelijker en werkt het een stuk makkelijker.
MARIE LOUISE: Dat is eigenlijk het expliciet maken van wat je werkwijze is. Dat is eigenlijk wel heel fijn in de samenwerking, omdat je dus weet: die werkt zo, die werkt zo. Je doet het eigenlijk nooit. Als wij het hebben over werk, je hebt bijvoorbeeld een teamdag en je gaat het hebben over 'hoe werken we', gaat het bijna altijd over de inhoud. Wat hebben we te doen, welke taken hebben we te doen? Maar het gaat nooit over je werkwijze. Ga je het ook een beetje terugzoeken in literatuur. Er zijn heel veel boeken over wat er inhoudelijk is gedaan, maar nooit hoe je daartoe bent gekomen. We doen het als vanzelfsprekend, terwijl het niet vanzelfsprekend is, omdat je van allemaal andere disciplines komt.
LYKLE: Het is een beetje die… Ik weet niet of je de tv-serie The A-Team nog weet. Dan was er een grote uitdaging. Er zat in elke aflevering zo’n montage dat er werd gelast en werd getimmerd. En dan in één keer was er iets. (GELACH) Terwijl dat in dat tijdsbestek dat natuurlijk fysiek nooit kon. Maar goed, het is een serie, dat is niet erg. Maar het suggereerde ook alsof je dat even deed. Terwijl veel van de praktijk van ons werk is natuurlijk juist communiceren, dingen terugzoeken, zorgen dat ze bij de juiste persoon terechtkomen, en daarna, en dat is misschien wel de belangrijkste doelstelling van De Team Werkovereenkomst, er je eigen, betekenisvolle, creatieve draai aan geven. Daar heb je tijd voor nodig. En die tijd heb je niet als je continu onderbroken wordt of alleen maar met je hoofd in de mailbox zit.
TON: I love it when a 'teamovereenkomst' comes together. (GELACH)
LYKLE: Dat kunnen we er misschien nog bij pakken. Laten we het daar eens over hebben, want ik heb het nu als slide ervoor gezet. Jullie hebben het net al een beetje beschreven. Je luistert naar elkaar, je maakt afspraken over hoe je dat samenwerken vanaf nu wilt gaan doen. Is daarmee de kous af?
TON: Nee, zeker niet. Ik zei net al: Het is een soort van vloeibaar document dat volgens afspraken ergens opgeslagen moet worden, waar iedereen bij kan en wat ook altijd in je teamagenda moet staan om eigenlijk drie dingen te voorkomen. Een: je houdt je eraan en je verlegt de verantwoordelijkheden. Wat je veel ziet, is dat mensen zeggen: ‘Hadden we niet afgesproken dat we dit zouden doen?' Heb je hem weer of heb je haar weer. Dan krijg je dat. Nee, wij hebben dit met z’n allen afgesproken, en dan kan je zeggen: Onze teamovereenkomst zegt dat we dit hebben afgesproken. 'Moeten we dit niet anders doen?' O ja, dat hebben we met z'n allen gedaan. Dus dat wijzen is weg. Twee: het voorkomt dat er ongebreidelde nieuwe tools naar binnen komen. We hebben allemaal wel meegemaakt dat er een consultant aan de deur staat en die komt voor drie maanden bij jou werken. Die neemt een nieuw tooltje mee met kleurtjes en leuke geluidjes. Die zet alles erin. Hij loopt weg, en de tool sterft een langzame dood. Wat hebben we nu eigenlijk gedaan? Wat je binnenhaalt, moet ook een reden hebben. Je moet er als team over kunnen beslissen dat de meest IT-hobbyman die in het team zit niet zomaar weer iets binnenbrengt omdat hij het toevallig ergens heeft gelezen.

MARIE LOUISE: Die ben ik ook echt in de praktijk tegengekomen. Iemand die een overzicht maakt in, ik dacht, Excel, op een bepaalde manier aanpakt. Er komt iemand anders met een ander werkstel en die denkt: 'Ik ga dit anders doen' en pakt allemaal kleurtjes erbij en pakt hetzelfde werk, maar zet het op een andere manier neer. Omdat het kleurtjes zijn, krijgt die de pluimen en die ander denkt: Maar ik heb hetzelfde gedaan. (GELACH) De frustratie die dat oplevert, en dan gaat het niet zozeer over die werkafspraken, maar hoe zijn die onderlinge verhoudingen? Waarom komt er iemand anders die denkt: 'Ik doe dat beter dan jij'? Wat zeg je daarmee tegen die ander? Ook dat gebeurt natuurlijk met een Team Werkovereenkomst. Dat het niet werkt, omdat er ook nog iets anders speelt.
TON: Ja, zeker.
LYKLE: Daar komen we zo meteen op terug. Ik heb ondertussen een mooie vraag gekregen van Jeffrey Mooibroek. Hij werkt in een samenwerkingsorganisatie voor de ICT voor drie gemeentes. En hij zegt: een werkovereenkomst met directe collega's zie ik nog wel gebeuren. Maar hoe doe je dat in een ondersteunende rol voor meer dan 2000 collega's?
TON: Dat is niet echt meer teamwerk, meer een organisatieachtige stroom. En dan denk je meer aan processen. Dit is wel voor teams. Ik wil geen max eraan geven, maar als we over duizenden gaan, hebben we het over een organisatie. Daar zijn andere manieren voor. En de grap is, we hadden het in het voorgesprek er al heel kort even over, als je hiermee begint, loop je juist tegen dit soort dingen aan waar wel goede tools of andere manieren voor zijn. Maar waar je eigenlijk tegenaan loopt, zijn je tekortkomingen, hoe je dingen nu doet. Het is ook een ontdekkingsreis als je zoiets begint. Immers, iedereen in het team weet niet evenveel. Er zitten verschillen in. Dus er zit ook een leertraject in. Ik kan hier antwoord op geven, heeft niet zoveel zin, want dan zitten we meteen op een hele andere boeg. Maar ik ben het met Jeffrey eens. Een werkovereenkomst voor 2000 man gaat niet werken.
LYKLE: Ik denk dat de praktische vorm, want ik ga dat antwoord wel geven, de praktische vorm is om het ook echt als Team Werkovereenkomst aan te vliegen. Dus op het kleinste niveau waarin mensen georganiseerd zijn, ga je promoten, aanmoedigen dat ze onderling dat soort afspraken maken. En dan zul je, begrijp ik ook uit jouw ervaring, komen we op terug daar ook effect van zien. Want op een gegeven moment zullen teams het voor zichzelf redelijk goed op orde hebben gekregen, tevreden zijn en in contact met een ander team over iets te spreken komen: 'Dat doen jullie anders dan wij. Het is mooi als we dat gelijkschakelen.' Zo kan het wellicht elkaar gaan versterken zonder dat het elkaar in de weg zit. Wat je wel kan doen, is top-down dat heel erg aanmoedigen en faciliteren. Bijvoorbeeld door mensen uit te nodigen om dat op dezelfde manier te structureren. Of om De Team Werkovereenkomst op een plek neer te zetten waar iedereen kan spieken in het voorbeeld van de ander, of om het als onderwerp op de agenda te zetten op verschillende plekken. Maar het idee hiervan is juist dat je het bottom-up laat groeien op basis van de motivatie en energie van de medewerkers. Dat wil niet zeggen dat je niet ook centraal top-downstrategieën kunt gaan doen. Sterker nog, dat zul je wel moeten want je moet iets organiseren voor meer dan 2000 mensen. Maar Team Werkovereenkomst laat je 't liefst klein maar fijn groeien en beginnen.
TON: Vooral klein. Begin in je eigen team waar je ook 'hiërarchisch' thuis hoort. Dus met je eigen manager en je eigen collega's. En natuurlijk heb je cross-border teams die over andere teams heen gaan, je bent lid in een ander team en die hebben dat niet. Dat is alleen maar een mooie gelegenheid om zoiets ook een keer voor te stellen in een teamoverleg van: 'Wij doen dit zo in ons eigen team. Is dit niet wat voor dit projectteam?'
MARIE LOUISE: Het is ook wel een goede voor teams die met internationale organisaties samenwerken. Dan merk je ook nog de cultuurverschillen. En juist daar zul je met elkaar het ook over je eigen werkwijze moeten hebben, omdat je iets heel anders aan de andere kant tegenkomt. Hoe ga je daar dan mee om?
LYKLE: Het sluit ook aan op de opmerking die Edwin maakt. 'Mijn organisatie bestaat uit heel veel teams.' Ja, ieder team maakt z'n eigen overeenkomst. Hoe ga je om met verschillen tussen teams? Hetzelfde als hoe je omgaat met verschillen tussen de mensen in het team onderling. Je zult erover moeten gaan praten. En de notie, de gedachte dat je op één plekje iets kunt verzinnen wat voor alle, in het voorbeeld eerder, 2000 collega’s hetzelfde zou werken, is gewoon geen werkelijkheid.
TON: Nee, dat is het zeker niet, nee.
LYKLE: Het is een groots en meeslepend beeld om voor je hele organisatie één overeenkomst te hebben. Maar dat zit hem de energie niet in.
MARIE LOUISE: Dan zie je dus ook, het is een eigen verantwoordelijkheid. Je bepaalt zelf wat voor jou professioneel werken is. En dat is dus met elkaar afspraken maken. En niet van: je krijgt het van bovenaf opgelegd en nu zullen wij allemaal zo gaan werken. Dat gaat niet werken.
LYKLE: Misschien is de titel wel 'Een afspraak tussen mensen'. (GELACH) Laten we teruggaan naar het begin bij jou, Ton, want daar zit dat ook heel erg in. Je herinnerde je dat je bevraagd werd op je persoonlijke communicatievoorkeuren. En wat gebeurde er toen? De clickbaittitel. Hoe ging dat verder? Hoe werd dat een digitaal werkmanifest?
TON: Zoals ik al zei, die verschillen kwamen naar boven, en ik ben nogal uitgesproken niet-beller. En dat kon ik eindelijk ook eens op tafel gooien van: bel me niet. Omdat ik in een soort van rol zat waar heel veel aan me gevraagd werd, wist ik eigenlijk al dat 9 van de 10 bellers iemand met een vraag was waar ik eigenlijk niets aan had. Ik moest beantwoorden terwijl ik al met iets bezig was en eruit gehaald moest worden. Dus ik zei van: Bel me niet. En toen ik dat eenmaal gezegd had, valt dat ook een beetje van je af. Hèhè, ik kan een beetje m'n ei kwijt. Toen gingen mensen daar ook rekening mee houden. En dat gaf mij heel veel rust, maar ook heel veel begrip voor de voorkeuren van de andere persoon. En dan hebben we het alleen maar over bellen en chatten. Dan kom je op: hoe gaan we kennis delen? Hoe gaan we documenten delen? Het leuke van de poll was natuurlijk dat 50 of 60 procent al afspraken heeft over documenten. Als er één persoon is, dan weet ik het niet. Dan kan je in ieder geval zeggen tegen die persoon: Ik leg je wel even uit hoe we dat in dit bedrijf doen. Of je stuurt iemand naar een cursus. Het is in ieder geval duidelijk dat er tekortkomingen komen. En we zaten met dat team om tafel. 'Daar gaan we afspraken over maken.' 'En we zetten dat ergens waar iedereen bij kan', 'en we zetten dat elke keer op de agenda.' En ik was altijd de man die zei: 'We zouden niet meer een bestand sturen, we zouden een link doen.' En ineens was het voor mij superhandig om te zeggen, ik deed dat vrij bot met cc naar iedereen: 'Volgens de teamafspraak zouden wij geen attachments meer sturen.' 'Bij dezen is die ook gedeletet. Ik verwacht een link.' Ik kon de verantwoordelijkheid naar de overeenkomst leggen, niet naar mij als persoon. Immers, we deden het met z'n allen. Dus dan dachten mensen: Jeetje, heb je hem weer. Maar op de langere termijn, dat zijn kleine stapjes je kan niet alles in ene doen, het zijn kleine stapjes, komt er steeds meer begrip van: er is 'n andere manier van werken, ook voor mij. Het is ook een leerproces, want we doen allemaal ontzettend ons best om ons hoofd boven water te houden, in alle drukte, gekke communicatie, pingetjes, rode bolletjes en geluidjes. Maar om ruimte te maken om dat echte werk ook te doen op een gestroomlijnde manier, waardoor iedereen ook van elkaar begrijpt waar ze mee bezig zijn Als je die ruimte maakt, zal je zien dat aan het einde… Er is nooit een einde aan het werkmanifest, maar aan het einde van zo’n traject, dat je heel veel ruimte krijgt. Ik ben eens een keer… Een mooi voorbeeld, gebruik ik altijd. Ik ben overgeplaatst van een team met werkovereenkomst naar zonder. Het leek wel of ik in een vrije val terecht was gekomen. Ik kon me niet meer voorstellen dat mensen überhaupt zo aan het werk waren. Mijn inbox van de ene op de andere dag… Ik kreeg ineens weer 60, 70, 80, 90 mails binnen. En ik dacht: Wat gebeurt hier? Ik was helemaal flabbergasted. En ik moest natuurlijk dat daar ook weer introduceren, dat lukte ook wel.
LYKLE: Misschien is dat de stiekeme reden waarom ze je overgeplaatst hadden. (GELACH)
TON: Je weet het niet. Maar dan zie je pas… Het gaat heel automatisch, geleidelijk totdat je naar een ander team gaat en ziet: We hebben wel wat stappen gemaakt.
MARIE LOUISE: In die zin is het voor onboarding ook heel erg fijn voor nieuwe medewerkers. Meestal is het van: Doe maar zoals wij doen. En daar zitten heel veel impliciete aannames in, terwijl als je het vastlegt, dan kan ook een nieuwe medewerker snel de weg vinden en: Ah, zo werkt het hier.
TON: Ja, en jij zegt onboarding. Dan zeg ik meteen offboarding. Mensen die verdergaan. Dan zie je van: 'Ja, maar ik krijg een zipfile met een mail van 10 GB.' 'Dat ga ik niet allemaal door.' Dan denk je: 'Wacht eens even.' 'Misschien moeten wij wat doen aan die verborgen informatie daarin.' En erop voor zijn dat die informatie daar niet in zit. Dus dat we iemand makkelijk kunnen laten gaan zonder dat al die informatie weg is.
MARIE LOUISE: Ik weet wel dat als ik een mail krijg met 'PowerPoint, 10 MB' die ik dan moet doorsturen, dat ik zoiets heb van: Poeh. (GELACH) Maar dat krijg je dus automatisch, omdat je hebt afgesproken: Dat doen we niet meer.
LYKLE: Daar ging ik mijn vraag ook even over stellen. Waarom zouden we elkaar geen documenten mailen dan?
TON: Nou, dat is heel grappig. Je kan het tellen. Als je zegt: Ik stuur een document binnen een team van tien. Dan maak je eigenlijk tien kopieën. En als die mensen daar nog wat in gaan editen en die sturen dat allemaal terug, heb je al gauw twintig kopieën. En gauw genoeg weet je niet meer wat de waarheid is. Leuk voorbeeld dat ik heb. Ik heb het in een kleine firma ook binnengebracht, 30 à 35 man. En die waren ook helemaal aan het mailen. Dat is dan heel klein. Alleen zij moesten dan de avond van tevoren nog even een PowerPoint aanpassen, want ze moesten dat bij een klant brengen. En we hadden dat binnen een halfuur gedaan zonder mail, online, dat ding aangepast. De volgende dag zei ik: Hoe is het gegaan? 'Ja, is goed gegaan. Mensen waren onder de indruk.' Ik zeg: Maar realiseer je je nu al wat we gedaan hebben en hoe we deden? Want de nieuwe manier van werken zoals we het afgesproken hadden, was zo simpel, dat het bij iedereen vanzelfsprekend was. Maar ik moest ze nog even drie maanden in de tijd mee terug nemen. 'Oh ja, toen hadden we tien, twintig mails, en wist ik niet meer wat de echte was.' 'Dat is waar ook. Dat was ik helemaal vergeten.' Zo'n werkafspraak kan weleens leiden tot: Wauw, dit is makkelijk. En je gaat het doen, je krijgt meer tijd over en je weet niet beter. Maar soms moet je nog wel even terugkijken: Hoe deden we het eigenlijk? Het mailen van attachments, behoudens van netwerkverkeer, je eigen box, de versies, is echt een drama.
MARIE LOUISE: En je digitale voetprint. We zouden eigenlijk voor iedere MB gewoon een euro moeten neerleggen.
TON: Weet wat je zegt, hè. (GELACH)
MARIE LOUISE: Je belast het wel, de energie die je verbruikt daarzo.
TON: Ik heb een keer een PowerPointpresentatie gezien van iemand van Microsoft, een van de verantwoordelijken voor SharePoint. In die PowerPoint stond dat de limiet, toentertijd, 5 megabyte was. En ik zag aan de PowerPoint dat die 13 MB was. Dan denk ik van: Nou, jongens. (GELACH)
MARIE LOUISE: Practice what you preach.
TON: Dat zeker.
LYKLE: Vervolgens. Dit was een hele grote organisatie waar je dat destijds deed. Multinational. Wat is er gekomen van die Team Werkovereenkomst destijds?
TON: Iedereen zegt: Dan zal wel dat hele bedrijf nu daarmee aan de gang gaan. Nee. Het is heel moeilijk om binnen te brengen. Ik heb dat binnen een aantal teams, die zeiden van: Hé. Wij noemden dat een 'virtual' teamcontract, om het nog verwarrender te maken. Dat bekte wat lekkerder internationaal. En een paar mensen pakten dat op. Het moet vanuit het team komen. Wij waren toen consultant. We konden niet overal naartoe. Dus het is niet heel grootschalig aangepakt. Maar ik ben twee jaar geleden gestopt bij die grote firma. Ik heb er wel altijd in geloofd, omdat ik er zoveel voordeel aan heb gehad in die paar jaar dat wij het in ons team hadden. En met name ook omdat ik verschil zag tussen wel en niet. Ik dacht van: Dit moet gewoon, dit lukt bij iedereen. Het is helemaal geen rocket science, het is niet moeilijk. Maar een keer moet je zeggen met een team: Hoe doen we eigenlijk dingen? Die vraag is nooit gesteld. Wat jij al zei, het barst van de aannames. 'Hij zal wel… En dan zal ik wel', 'Ik heb het al druk, dus laten we er vooral niet over praten, want ik zit tot hier.' En juist om even te kijken hoe je dingen doet, kan zoveel tijd maken.
MARIE LOUISE: Ik had een voorbeeld van iemand die een nota aan het schrijven was. En die moest vervolgens verder de organisatie in. En in plaats van het van tevoren er met elkaar te over hebben van: wat verwachten we van elkaar? Druk schrijven, dan naar de volgende, die het weer helemaal herschrijft, terugstuurt en vervolgens denkt de eerste van: Wat heb ik nou de hele tijd zitten doen? O, het is van jou. Nou heb ik geen zin meer ook. Het kost wat meer tijd om aan de voorkant het met elkaar erover te hebben, maar je wint er een goed humeur mee en misschien scheelt het wel ergens wat tijd.
LYKLE: Ik vind het wel interessant dat je zegt: Zo groot als ik het graag had gezien, is het misschien niet geworden. We hebben het net al even gehad over: het moet van het team zijn. Welke mogelijkheden en rollen zie jij voor leidinggevenden hierbij? Sorry. Een groot deel van onze kijkers zit in een overheids- of semi-overheidsomgeving. Dat is vrij traditioneel, hiërarchisch meestal, dus er is altijd nog een leidinggevende.
MARIE LOUISE: Voor leidinggevenden is het een voorbeeldrol. Het is fijn als een leidinggevende ook laat zien van: ik doe hier ook aan mee, we spreken hier elkaar op aan en we maken er niet iets heel ingewikkelds van, maar is daar ook op aanspreekbaar. Een leidinggevende die de hele dag mailtjes aan het uitsturen is, geeft ook aan de medewerkers mee: als ik ook mailtjes stuur, laat ik zien dat ik er toe doe of erbij ben. Dus je jaagt elkaar op. Dus ook een leidinggevende heeft daar echt wel een voorbeeldrol in. We zeggen al: Het is van het team zelf. Dus je bent met elkaar verantwoordelijk. Ik denk dat de leidinggevende vooral in die stimulerende rol zit van: Zo doen we dat met elkaar, we mogen het met elkaar over de werkwijze hebben. Het niet met elkaar erover hebben, zorgt voor meer werkdruk. En ik denk dat het voor een leidinggevende erg belangrijk is om te zorgen dat mensen zich wel voelen en fijn kunnen werken.
TON: Die verantwoordelijkheid ligt ook bij de leidinggevende. Het is erg moeilijk…
LYKLE: Het gaat over de doelmatigheid van je team.
TON: Het is heel moeilijk om van onder te pushen als een leider of manager van een team daar niet aan meedoet, die moet meedoen. Het is iets van het team. Wat jij zegt, een voorbeeldfunctie, natuurlijk. Ik heb weleens een manager gehad die alles uitprintte, 200 mails in de ochtend. Printen. Wat doe je met zo'n persoon? Daar moet je mee om tafel. Dit kan gewoon niet langer. Dus dat is essentieel. Je kan weleens moeilijke gesprekken met managers die zeggen: Ja, pff, daar heb ik allemaal geen zin in. Je moet altijd een antenne ergens hebben staan van: 'Hier klopt iets niet' wil ik niet zeggen, maar 'Er is iets aan de hand'. Dat is misschien beter om te zeggen. Bijna een psychologisch proces. Weet die persoon wel hoe die tool werkt? Werkt die daar überhaupt weleens mee? Er zit altijd iets waar je een antenne voor moet hebben. Ik heb dat vaak gehad in het team. Dan zei ik als vrijwilliger: 'Jongens, als iemand niet weet hoe het werkt… Ik ben meer dan bereid een uurtje eens langs te komen en dat uit te leggen.' En dan steekt diegene niet z'n vinger op, maar later merk je: 'Hé, staat het nog?'
LYKLE: En het is meestal wel zo. We hebben ondertussen ook een jaar lang sessies gegeven over De Team Werkovereenkomst aan teams die dat graag wilden gaan gebruiken. In elke sessie die ik deed, is er altijd iemand die ontzaglijk veel verstand blijkt te hebben van het beheren van agenda's in Outlook, van de bolletjes in teams, wat dat betekent en hoe je daarmee omgaat. En heel vaak weten ze dat niet van elkaar, omdat het gesprek er nooit over gegaan is. Dus het heeft ook veel te maken, dan trek ik een paar dingen samen, met bijna de autonomie van jou als beeldschermwerker, kennisprofessional binnen je team, want als je daar beter voor zorgt, kun je betere kwaliteit werk leveren, is jouw team dus ook effectiever en ben je met z'n allen blijer.
TON: Ik heb nog een leuk voorbeeld van een manager die zei: Als iedereen op 'niet storen' staat, kan ik niemand meer bereiken. Dat is dat rode lampje. Toen zei ik aan tafel: Ja, maar als wij nu met z'n allen afspreken dat wij wel op 'niet storen' mogen, maar we zetten jou als uitzondering dat jij dat wel mag. 'O, kan dat?' En iedereen, hè. Dus niemand zette zich op 'niet storen', want dan kon de manager hen niet meer bereiken. Toen we zeiden: Je kan per persoon een uitzondering maken die dat wel mag. Toen werd het ineens geaccepteerd. Er zat heel veel 'dat willen we niet'. Iemand in de groep zei, ik toevallig: Dat kan wel. Toen werd het algemeen geaccepteerd. Dan zie je dat die tekortkomingen er zijn. Het is eigenlijk de gezondheid van het team waar je het over hebt.
TON: Ja, de digitale gezondheid, de digitale thermometer.
MARIE LOUISE: Als je het gesprek hierover kunt voeren met elkaar, dus dat je elkaar erop kunt aanspreken. Als je dat niet kunt, als je zegt: De teamovereenkomst gaat bij ons niet werken, dan is dat niet die teamovereenkomst maar dan zijn er misschien andere dingen die er aan de hand zijn. Dus het niet gewaardeerd voelen, de werkdruk is veel te hoog, gekwetste zielen, dus organisaties waar heel veel mee aan de hand is. Dat zijn redenen waarom zoiets niet zou werken, want dan kun je ook geen gezond gesprek meer voeren.
TON: Je merkt het meestal al als mensen zo gaan zitten (KRUIST ARMEN OVER ELKAAR) en dan ook nog eens de benen over elkaar.
MARIE LOUISE: Dan is er iets aan de hand.
TON: Voor ons werkt dat niet. Ik heb nog geen team meegemaakt voor wie het niet werkt. Je moet dan bijna van: Oké, misschien moeten we een ander gesprek aangaan. Maar hou die antenne open, want er zit weleens weerstand op en dat komt ergens vandaan. En dat is niet het implementeren van de werkovereenkomst. Het zijn meestal andere dingen, wat jij zegt.
LYKLE: Ik hoop dat de kijkers ondertussen een beeld hebben gekregen van wat je zoal kunt bereiken met het opstellen van 'n Team Werkovereenkomst. Ik wil jullie kijkers eens vragen: Als je dit niet zo gehoord hebt en je denkt aan je eigen team, de omgeving waarin je het meeste werkt, waarover zou je dan het allerliefste een afspraak willen gaan maken met jouw collega's? Laat het ons in de poll weten. Want dan kunnen we de rest van dit webinar een beetje op jullie toespitsen. Ik moest ook nog even denken… In een aantal sessies ging het over hoe we de telefoon gebruiken en of je elkaar dan wel of niet mocht gaan storen want je kon ook druk aan het werk zijn. En toen kwamen uiteindelijk in die sessies de teams vanzelf met: Ja, maar als we afspreken dat ik jou niet hoef op te nemen als het me niet uitkomt. Dan is mijn focus gered. Dat lukt zonder uit m'n focus te raken. Maar als ik moet opnemen om te zeggen: Marie Louise, het komt nu echt niet uit, want ik zit een stuk te schrijven. Dan ben je 23 minuten later, laat onderzoek zien, pas weer in de focus. Als je dat wegdrukken kunt doen, een supersimpele oplossing, waar mensen in eerste instantie vaak niet eens op kunnen komen.
TON: Helemaal mee eens.
LYKLE: De antwoorden komen binnen. Er wordt veel aangegeven dat ze afspraken zouden willen maken over documenteren over e-mail en in mindere mate over archiveren, agendagebruik, chatgebruik. Laten we het eens hebben over e-mail. Welke afspraken heb jij in het verleden in Teams gemaakt over e-mailgebruik?
TON: We hebben een hele drastische afspraak op een gegeven moment gemaakt. We hebben toen binnen het team besloten, en dan ben je al een beetje onderweg met chatafspraken en wat zet je waar neer, we hebben toen afgesproken om onderling in het team geen mail meer te versturen.
LYKLE: Überhaupt niet meer.
TON: Ja. Ik wil niet zeggen dat het verboden was, maar het kwam er bijna wel op neer. We hebben genoeg tools om het op een andere manier te doen. En als je dat niet kan, ken je waarschijnlijk niet de hele suite van tools. Dus dan moeten we maar eens overleggen. Na een paar dagen ga je dan zeggen: Waar loop je nu tegenaan? De grap was, dat was wel een van de dingen: we kwamen erachter dat we 60 procent met het team aan het mailen waren. Dat was zo'n gekke ontdekking, want we stelden voor als team: Laten we het eens een week proberen. Toen kwamen we erachter dat we heel veel met elkaar zitten te mailen als team. Dan ga je natuurlijk na een week zeggen: Hoe doen we dat dan? Waar zetten we dat dan neer? Dat moet dan anders. Dan maak je dus in de loop van zo’n week andere afspraken, kom je bij elkaar en dan wordt dit opgenomen in het teammanifest. Als ik een nieuwsbrief heb, dan zet ik hem daar neer. En dan weet jij, als je je notificatie goed zet, dat er een nieuwe nieuwsbrief staat. Dan hoef ik jou geen mail te sturen. Dat zijn van die gekke dingen die je dan ineens gaat afspreken met elkaar. En 60 procent minder mail op heel veel mail, is echt een geruststelling. Je moet bepaalde mails al afschaffen, in plaats van gaan mailen, gaan chatten, vakantieplanningen niet gaan mailen, dat soort zaken. Dat komt allemaal van tevoren. Dan zie je eigenlijk alle tools en mogelijkheden waar je het op een slimmere manier kan doen. Als je dan op zo'n afspraak komt, we mailen niet meer in het team, je weet niet wat je overkomt. De rust die op zo'n team valt. En als je niet weet dat je ook ergens mag vragen: waar staat dit eigenlijk? Dan zegt iemand: Daar. Dan zet je daar je notificatie op. (YOGAMANTRA: AUM) (GELACH)
MARIE LOUISE: Ik zie dat wij bij ons in het team… De enige mails die ik nog krijg, zijn vanuit de postbus die we als team hebben die doorgezet worden.
LYKLE: Vragen van buiten.
MARIE LOUISE: Van buitenaf. Onderling vrijwel niks. En de rest zit allemaal in Teams, in de Teamskanalen. Dat is het eigenlijk zo'n beetje. En wat we afgesproken hebben, dat vind ik ook wel heel fijn, als iemand je stuurt als mail terug 'Bedankt'. Die kan eraf. Dat doen we één keer per jaar, dan zeggen we: We bedanken elkaar.
TON: We bedanken elkaar voor alle mails. (GELACH)
LYKLE: Ik krijg twee mooie reacties die ik achter elkaar ga behandelen, want ik vind ze een leuke tegenstelling. Niek zegt: Bij de Rijksoverheid hebben we allerlei verschillende tools en apps om te gebruiken, dus zou je de samenwerkfunctionaliteit, op basis van SharePoint, gebruiken of liever Digidoc? Want we hebben maar een hele marginale uitrol van MS Teams. Daar zitten bijna geen samenwerkfunctionaliteiten in. Jij (WIJST NAAR TON) kent Digidoc waarschijnlijk niet, wij kennen het wel. Andere kijkers bij andere departementen hebben weer andere documentatie-managementsystemen (hierna: DMS). Digidoc is perfect ingericht voor een heel gecontroleerde revisiecyclus van formele documenten, maar is daarin dus ook heel rigide, strak en traag. Dus als je een document schrijft dat minder formeel is, is Digidoc niet een hele prettige omgeving. Dan zou je veel liever een Word-document in de samenwerkruimte zetten en mensen daar het linkje naartoe geven: 'Wil je hierin alsjeblieft lezen en commentaren geven?'
MARIE LOUISE: Daarom merk je dus waarom dit gesprek zo belangrijk is over die werkovereenkomst. Wat zijn documenten die we echt moeten bewaren en moeten archiveren? Eigenlijk zou je al 'by default' moeten nadenken van: We beginnen met een nieuw project. Welke gegevens gaan wij genereren die we echt moeten gaan bewaren? Wat voor vragen zouden er kunnen komen van buiten? Dat zijn er heel veel. Maar je kunt van tevoren al bedenken: wat zouden we echt moeten archiveren? Die afspraken hebben wij ook. Wij zeggen: Met name financiële afspraken zijn voor ons belangrijk. Namen van personen van cursisten bijvoorbeeld moeten we maar niet in Digidoc zetten, want dat zijn persoonsgegevens en dat hoort daar niet. En we zeggen ook tegen elkaar: Die gaan ook weg, want die mogen we niet op onze schijf bewaren. Dus wij denken al van tevoren na: welke gegevens ga je in het DMS zetten? Wat moet je archiveren? En wat kan op een andere manier? En vooral die informele berichtgeving hoef je echt niet allemaal te bewaren.
LYKLE: De tweede was Rick, die sinds kort bij een grote overheidsorganisatie werkt. Hallo, Rick, ik ben er ook nog niet zo lang. Hij komt uit het bedrijfsleven en hij zegt:  'Je kunt toch de spullen gebruiken die er al zijn? Bij m'n vorige werk gebruikten we MS Teams voor zowat alles. Dat is toch ook een goede oplossing?'
TON: Zeker, maar… Maar MS Teams is… Ik ben een fan, ik ben een expert. Je kan me alles vragen en ik vind er wel een oplossing voor in MS Teams. En dat is ook de valkuil, want het is heel breed. Het hangt ervan af: hoe staat het open, wat kan je allemaal gebruiken? Per bedrijf of per instelling hangt het ervan af hoe de IT de knopjes heeft ingeschakeld, wat kan je wel aanzetten en wat niet. Ik ben het helemaal eens. Als je alles openzet, kan je heel veel. Maar dan heb je juist afspraken nodig, want dan is het 'all over the place'. Om op jouw DMS terug te komen, helemaal mee eens. Want er zijn wettelijke bepalingen bij sommige documenten en nog veel meer. En wat ik eigenlijk altijd al meteen aangeef: Een DMS zit vol met feiten, wettelijke toestanden, dingen die gebeurd zijn en heel belangrijk zijn. Dat zijn feiten. Al het andere is werk in ontwikkeling. Hou dat op Teams totdat daar een feit uitkomt en maak er dan een document van. En maak niet te veel documenten. Een vakantieplanning, ik noem het altijd even, is geen Excel-document. Echt niet. En het is ook geen Word-document. Het moet anders opgelost worden. Er zijn vele manieren voor,
maar maak er geen files van.
LYKLE: Mooi moment voor mij om tussendoor te zeggen: Excel is geen ruitjespapier. (GELACH)
MARIE LOUISE: Dat verhaal over MS Teams. Dat wordt nu bij Rijksoverheid steeds verder uitgerold. Begrijpen wat daar onder die motorkap speelt, is wel heel belangrijk, want die autorisaties, hoe dat geregeld i, voordat je het weet, geef je de hele wereld toegang tot je documenten. Dus juist voor die uitrol is het belangrijk dat je je daarin gaat verdiepen, als team. Dat hebben wij zelf ook meegemaakt. Dat we op een gegeven moment een eigen teamkanaal hadden en dat we daarin vrolijk aan het chatten waren. Toen dacht ik: Wacht even, maar we kunnen ook buitenstaanders voor bepaalde kanalen uitnodigen, die dan vervolgens die hele chat kunnen zien. Dat vind je dan zelf uit. Wel jammer eigenlijk, want je zou veel meer training daar ook op willen van: wat betekent het als je in Teams iets zet? Dat is een andere manier van werken dan dat je in de verkennermodus staat.
TON: Kleine stapjes, want er is heel veel mogelijk.
LYKLE: Maudi geeft een mooie reactie terug. Die zegt: Ik krijg veel te horen uit het team dat van mail onderling overstappen op bijvoorbeeld chat voor nóg een kanaal erbij zorgt. Hoe ga je daarmee om?
TON: Kijk, heel veel mail… Ik noem altijd een voorbeeld van: het is de omgekeerde informatievoorziening. Dus waar kom je uit als grote organisatie? Dat is dat andere mensen voor jou bepalen wat belangrijk is voor jou om te weten. En eigenlijk moet je het omdraaien. Mensen moeten in hun hoofd krijgen dat belangrijke informatie ergens beschikbaar moet zijn, dus ergens moet staan, of dat nou in een DMS is of in MS Teams, en beschikbaar stellen voor mensen die daar geïnteresseerd in zijn. Dus jij zet je notificaties, je interesses op bepaalde gebieden die voor jou cruciaal zijn om te weten, 'nice to know' en hobby, leuk om eens een keer te bekijken. Dus je draait het om. We kunnen niet meer in de huidige maatschappij, met alle tools, iedereen op de hoogte houden. Dat is gewoon te veel. En daarom krijg je ook te veel mail, te veel stromingen. Er zijn andere manieren door jezelf op de hoogte te houden. Het feit dat die vraag überhaupt al gesteld wordt is dat niet alle manieren van het bewaren van kennis, chats of zaken zo neergezet worden, dat jij gemakkelijk op de hoogte kan blijven. Jij zelf, wat er voor jou belangrijk is. En als dat tien nieuwsbrieven zijn die je nu in je post krijgt en je wil er eigenlijk maar een lezen, moet je nadenken: waarom krijg ik die tien brieven eigenlijk?
LYKLE: De Team Werkovereenkomst is echt een instrument waarmee je jezelf een beetje kunt emanciperen binnen je werkomgeving?
TON: Ja, eigenlijk wel.
MARIE LOUISE: En ook nadenken van: is deze mail echt wel nodig, dat ik die ga sturen? Ik vind het heel mooi, er is zo'n 'maildieet' waarbij je dus met jezelf afspreekt: ik verstuur vandaag vijf e-mails, niet meer. Dan laat je ze dus even staan, voordat je op verzenden klikt. Dan moet je kiezen welke je gaat sturen. Ik heb dat een paar keer gedaan, dat je dan gaat nadenken van: Maar ik kan het combineren met iets anders. Of: Ik zet er veel te veel in, dat moet ik eigenlijk niet zo doen. Of: Wacht even, ik kan eigenlijk veel beter bellen. Dus dat je veel bewuster gaat nadenken: Als ik iets verstuur dan leg ik mijn werk op het bordje van iemand anders.
TON: Dat zie je heel vaak en denken: Dan ben ik ervan af. Maar als er wat meer is, word ik ook gepingd door iemand anders.
MARIE LOUISE: Zo creëer je je eigen werkstroom.
LYKLE: Laten we naar de laatste fase van dit webinar gaan. De vraag aan de kijkers, is: Ik heb je net gevraagd: Waar zou je als eerste een afspraak over willen maken? Dat gezegd hebbende, welke obstakels zie jij? Zet ze in de chat, want dan kunnen we daar mooi nog een paar minuten op losgaan op basis van de ervaring van Ton en Marie Louise. Welke obstakels zie jij voor het onderwerp waar je graag afspraken over wil maken? Dan gaan we kijken of we jullie nog kunnen helpen voor het einde van dit webinar.
MARIE LOUISE: Eentje hebben we er nog niet gehad. Het werkoverleg zelf.
LYKLE: Die terugkerende afspraak met al je collega's waar het gaat over, wat je doet samen. 
MARIE LOUISE: Die hoort natuurlijk ook in het manifest.
TON: Zeker, ja. En dit hoort dus vast op de agenda te staan, zo'n overeenkomst. Niet van: Nou, we doen het deze week maar niet. Volgens mij heb ik weleens gehoord dat iemand zei: Soms hebben we het er twee weken niet over. Prima. Maar hou wel in de gaten dat je het er soms wel een uur over kan hebben. Dus dat kan heel gek zijn. Dan kom je weer bij die aannames: 'Jij zou toch' en 'Ik dacht toch dat'. En dan wordt het ineens een heel groot agendapunt. Je moet die ruimte er wel voor houden.
MARIE LOUISE: Bijvoorbeeld ook in je werkoverleg. Waarom heb je een werkoverleg? Wat gaat daar gebeuren? Welke rol heeft dat werkoverleg voor je? Als je elkaar niks te melden hebt, of als een leidinggevende twee uur uit eigen werk aan het citeren is, waar heb je dan een werkoverleg voor? Om welke reden doe je dat?
LYKLE: De grap is dat om de zoveel jaar er weer een nieuwe goeroe is, zo wordt het dan meestal genoemd, die dan dé oplossingen heeft voor het betere overleg. We spraken een tijdje geleden, en daar zullen we volgende week met Arjan Broere ook op terugkomen, over de afspraken die je zou kunnen maken. Als je naar dat overleg toegaat, heb je daar een rol eigenlijk? Weet je waar het over gaat? Is er wel een agenda? En zo kun je jezelf een paar vragen stellen. En als je op die manier zou besluiten om bepaalde bijeenkomsten niet meer bij te wonen, win je ook een hoop tijd. Je kunt het helder maken door als team juist wel afspraken te maken. 'Dit overleg heeft dat als doel, en daar gaat de agenda over.' En misschien dat je dan ook zegt: 'Nou, we hebben 30 minuten gehad, maar de agenda is besproken, het is klaar. We hebben tijd extra.'
MARIE LOUISE: Of een werkoverleg is ook gewoon om gezellig bij elkaar te zijn. En dat is ook een legitieme reden.
TON: Superbelangrijk. Maar ga niet meeten om het meeten. En bepaalde dingen kom je ook wel achter van: 'Ik hou wel iets bij waar iedereen in kan lezen waar ik mee bezig ben.' 'Als er vragen zijn, kan je die daar stellen.' Of: ‘we kunnen iets ter agenda brengen’, maar ga beslist niet vergaderen om het vergaderen en elkaar bezet houden.
LYKLE: We zijn nu heel enthousiast onze eigen hoorn aan het blazen. (GELACH) En dat is omdat er voor mij in de chat nog geen obstakels genoemd worden.
TON: Dat is gunstig.
LYKLE: Dat is wel mooi. Ik kwam er zelf nog laatst een tegen. Iemand die zei: Ik vind het hartstikke leuk, maar ik heb geen zin in nog meer regels.
TON: Ja, zo kan je het ook zien.
LYKLE: Maar uiteindelijk is het dat niet. Ik denk dat de aanname die daaronder zat, en daar kwam ik later in het gesprek gelukkig ook wel achter, want ik moet dan niet zeggen: Dat is niet waar. Ik moet dan zeggen: Waarom vind je dat? Deze persoon wilde heel graag handelingsvrijheid hebben en kreeg de indruk dat dit allemaal verplichtende regels zouden zijn. Toen eenmaal duidelijk werd dat het vooral ging om het eruit filteren van aannames en het helder afspreken van 'zo doen we het voor elkaar', was het ineens een heel stuk minder.
TON: Dan gaan mensen achterover zitten, en je leert er zoveel van. Ik dacht vroeger: Ik weet alles wel. Je hoeft mij niets over tools of digitale toestanden te vragen. En als je dan alles op tafel gooit, denk je: Dat is handig. Dat had ik nooit verwacht.
MARIE LOUISE: Je wordt ook bewust van hoe je zelf werkt. En in feite leren we dat nergens. Je hebt je studie gehad, daar heb je misschien nog studievaardigheden gehad, een weekje of zo, als je geluk hebt, en daarna is het van: jij weet wel hoe het werkt. Terwijl, die eerste paar jaar weet je dat misschien wel. Dan kan je nog terugvallen op hoe je dat ooit eens geleerd hebt. Maar op een gegeven moment ga je zo uit de pas lopen met de nieuwe stroom die er is. Dat bewustzijn van: hoe werk ik nou eigenlijk en hoe werken andere mensen die nieuw in de organisatie komen Ik vind het wel heel erg fijn om daarbij stil te staan. Het ordent ook. 
TON: Nieuwe mensen nemen verfrissende dingen mee. Maar dat betekent niet dat ze in een team gedropt moeten worden. Je moet wel even kijken: wat is het verfrissende idee? Ik ben altijd supergefocust op het feit dat mensen niet nieuwe tools inbrengen. Of het moet een unieke functie hebben, wat meestal niet zo is, of er moet iets weg.
LYKLE: Vaak plakken we het boven op elkaar. We zijn gewend aan de methode: komt er iets nieuws bij, dan gaan we dat ook doen. En ik denk dat wat De Team Werkovereenkomst brengt, is dat je veel nadrukkelijker gaat spreken over: wat brengt ons dit? En kunnen we dat dan inderdaad inruilen voor iets of wordt het een toevoeging op de praktijk die we al hebben?
TON: Jij zei net iets over chat. Signal, WhatsApp en MS Teams hoorde ik. Eigenlijk doen ze alle drie hetzelfde. Waarom heb ik drie chattools in mijn team? Doe er een. Misschien is er een goede reden voor.
LYKLE: Ik kan een hele praktische geven. Ze werken op verschillende apparaten anders. Per team is de context waarin je werkt natuurlijk ook verschillend. Ik had laatst een team. Die hadden allemaal een laptop van de zaak, en een telefoon en een iPad, maar ik heb ook teams gehad die nog vaak met vaste werkplekken werken en alleen een telefoon. Dat kan heel veel invloed hebben op de manier waarop je kunt communiceren. Laten we wel wezen, op een telefoon ga je liever niet hele uitgebreide berichten zitten tikken. Dan consumeer je meer en ben je korter van de berichten. Als dat een belangrijk onderdeel wordt van jouw communiceren, dan gaat dat vormgeven aan wat je met je collega's afspreekt.
TON: Het beeld is: 'Dat kan ik op WhatsApp wel.' Maar dat kan je op Teams ook.
LYKLE: En anders kan je met elkaar spreken over wat de fijnere omgeving is.
TON: En het leuke is, dan staat het ook daar waar het moet staan. Dan kan je daarop doorborduren, en het blijft ook 'auditable'. Voor later blijft het er ook staan.
MARIE LOUISE: We hebben de afspraak gemaakt dat we die chatkanalen gebruiken voor: 'Ik ben wat later', 'Wie neemt dit mee?', dat soort dingen.
TON: Dat kan per kanaal, of zelfs per document…
MARIE LOUISE.: Als je weet dat MS Teams ook dingen bewaart. Dan denk je van: Dit hoeft niet bewaard te blijven, dat is niet belangrijk genoeg. 
LYKLE: Er komt nog een mooie vraag binnen als potentieel obstakel of misschien een echt obstakel van een van de kijkers. In een team zal ook lang niet iedereen evenveel zin hebben in veranderen. Er zullen mensen zijn die er weerstand tegen hebben, om wat voor reden ook. Er zullen ook mensen zijn die graag heel hard willen. Hoe kom je uit op iets wat werkt voor het team?
TON: Verandering is altijd een ding. Dat scheelt ook per leeftijd. Sommige mensen doen het makkelijk, sommige mensen doen het moeilijk. Meestal is de eerste vraag die ze stellen: What's in it for me? Wat heb ik eraan? Dus er moet een duidelijk plan zijn om te zeggen: Wat winnen we hierbij? Er is iets te halen. Duidelijkheid, tijd, helderheid, rust, prettige werkomgeving, samenwerken. Dus er is iets te halen. En tuurlijk, we kennen allemaal mensen die achterover gaan zitten, armen over elkaar en die zeggen: 'Ja, ik doe wel mee.' Dan kom ik weer terug bij die antenne. Hou die persoon in de gaten en spreek diegene ook even een-op-een aan van: 'Moet je luisteren, er zitten echt voordelen aan. 'Als jij niet meedoet, hebben we echt een probleem.' We willen het met z'n allen. Wees een open team naar elkaar toe, een eerlijk team en laat je zwakheden misschien ook wel zien. Hou die antenne omhoog voor de zwakheden van bepaalde personen.
LYKLE: Dat is dan ook wellicht de rol voor de leidinggevende. Niet alleen die antenne, maar ook het bewaken van de omgevingsveiligheid. Dat je kwetsbaar kunt zijn. Er komt nog een vraag binnen. Of we ook een voorbeeld hebben van een werkovereenkomst. Jazeker. Zo meteen ga ik je twee linkjes geven. Eentje naar de website van het digitaal werkmanifest waar je nog veel meer kunt vinden. En ik noem ook nog een link naar Rijkscampus Online waar een nieuwe community gestart is en waar we juist ook elkaars Team Werkovereenkomst willen delen, zodat je wat makkelijker mee kunt kijken met andere teams naar hun oplossingen. We moeten gaan afsluiten. Wat is nou het allerbelangrijkste als je begint met zo'n Team Werkovereenkomst?
TON: Klein beginnen.
LYKLE:  Eén onderwerp om een afspraak over te maken en daarmee aan de slag.
TON: Begin maar eens, ik zeg het vaak, met je persoonlijke belvoorkeuren, waar we het al over hadden. Plan eens een kwartiertje in van: Hoe wil jij gebeld worden of wil je dat niet?
LYKLE: Hoe zit het dan met het onderhoud als je de afspraak eenmaal gemaakt hebt?
MARIE LOUISE: Zorg dat het regelmatig terugkomt in je werkoverleg. En maak daar een agendapunt van. En op het moment dat je ergens tegenaan loopt, zeg je in het werkoverleg: Nu gaan we het erover hebben. Dat is eigenlijk het kleinste. Dat kan in vijf minuten van: We hebben dit gezien. Hoe willen we daarmee omgaan? En als het te groot is, praat je er een andere keer wat langer over met elkaar. Het is een ideaal onderwerp voor teamsessies, een teamdag. Dan heb je het vaak over: wat gaan we het komende jaar doen en welke afspraken maken we dan met elkaar? Daar hoort deze bij.
LYKLE: Ik ga het samenvatten. Het is een nooit-af-afspraak die je met regelmaat met elkaar bespreekt en die je actief, op een vriendelijke manier, met elkaar bewaakt. Ik noemde het al, Rijkscampus Online. De link vind je hier. De slides zijn na afloop ook beschikbaar. Alle Rijksoverheidmedewerkers zouden daarbij moeten kunnen en daar kun je de community vinden die nog in ontwikkeling is. maar daar gaan heel veel voorbeelden zich verzamelen en ook mensen die ervaring hebben en je vragen kunt stellen. Dit webinar is een onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid. Neem de rest van de maand maart ook nog even de tijd om op een paar andere onderwerpen je eigen digitale fitheid te verbeteren. Je kreeg dit webinar aangeboden door RADIO, de RijksAcadamie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Mijn hoofd staat in beeld. Heel erg bedankt voor het kijken. Ton en Marie Louise, ontzettend bedankt dat jullie hier wilden zijn. En beste kijkers, succes met je Team Werkovereenkomst. En laat het weten wat er van komt. We helpen je graag. Tot de volgende keer. (STILTE)
In beeld: Logo Rijksoverheid. De Team Werkovereenkomst. RADIO | Leren is ‘net’werken.