Privacy ingewikkeld? Met deze tool maak je de juiste keuzes
De kans is groot dat jij en je team geen experts zijn op gebied van privacyregels. Toch hebben we ons als ambtenaren aan deze regels te houden. Ook jij. En dat is niet altijd even makkelijk. Zo kun je in je werk regelmatig tegen dilemma’s aanlopen. Of je nu beleid maakt of uitvoert. Wat mag je nou wel en niet verzamelen, opslaan, verwerken of delen? En hoe maak je de juiste keuzes? De tool Privacybewust leiderschap van RADIO helpt hierbij.
Data en persoonsgegevens
Van het woningtekort tot de energietransitie en van armoede tot onze eigen bedrijfsvoering. Voor de aanpak van maatschappelijke en bedrijfsmatige vraagstukken gebruiken we als overheid grote hoeveelheden data die vaak ook herleidbaar zijn naar persoonsgegevens. En dat vraagt om zorgvuldigheid. In die zin is privacy, net als andere publieke waarden, een aspect waar je als ambtenaar rekening mee hebt te houden.
Wanneer heb je met privacy te maken?
Er zijn allerlei werksituaties waarin je met privacy te maken kunt krijgen. Denk aan het verzamelen van data voor onderzoek. Of aan het opvragen en delen van persoonsgegevens. Of aan het beheer van (persoons)gegevens bij beleids- of proceswijzigingen. Privacy komt overal wel in terug. Ook als het gaat om juridische -, ethische - of praktische vraagstukken. De tool Privacybewust leiderschap helpt je om in elke situatie de juiste afwegingen te maken en stappen te zetten. Zonder dat je eerst de theorie in hoeft te duiken.
Hoe het werkt: 6 routes
De tool Privacybewust leiderschap bestaat uit 6 routes. Die routes laten per situatie zien welke verantwoordelijkheden je hebt binnen de wet- en regelgeving (zoals de AVG) en welke maatregelen je moet (laten) nemen. Ook laten de routes zien op welke momenten je specialisten kunt inschakelen voor advies. Denk aan privacy officers en security officers, maar ook aan juristen, contractmanagers en inkoopadviseurs. Net waar de situatie om vraagt. Bekijk de routes.
TEKST IN BEELD: De routes.
Aart Jochem - CISO Rijk:
Die routes met die tussenstop, die helpen u te navigeren
naar de eindbestemming van uw opgaves...
TEKST IN BEELD: Je brengt wijzigingen aan in een proces.
en ze zorgen voor versnelling
en het plotten op uw koers.
TEKST IN BEELD: Je maakt een nieuw proces aan.
En die zijn speciaal voor jullie gemaakt,
TEKST IN BEELD: Je maakt of wijzigt beleid.
zodat je als manager zelf aan het roer van je opgave kan staan.
TEKST IN BEELD: Je krijgt een informatieverzoek.
Het is teamwerk en je hebt
TEKST IN BEELD: Je krijgt een inzage- of verwijderingsverzoek.
hele heldere communicatie nodig.
TEKST IN BEELD: Er doet zich een incident voor.
En ook om u heen staat een netwerk
aan specialisten voor u klaar.
Privacy is geen sluitstuk,
het is een onderdeel van de bredere dialoog.
En daarin staan de publieke waarden centraal.
TEKST IN BEELD: Deze productie is in opdracht gemaakt door de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO).
Voor wie?
De 6 routes zijn in eerste instantie ontworpen voor managers, maar eigenlijk kan iedereen ze gebruiken. Ze helpen teams, afdelingen en organisaties om beter en makkelijker hun privacyverantwoordelijkheid op te pakken. Wijs je collega’s en manager dus vooral op de tool. En kijk of je deze samen kunt gebruiken in jullie werk. Interesse? Bestel dan de toolkit waarmee je de routes kunt aanpassen op jullie werksituatie.
Het sterke van de routes is dat deze privacy koppelen aan leiderschapscompetenties. Dit benadrukt nog eens dat privacy niet een los onderdeel is waar je af en toe iets mee “moet”. Verder vind ik de informatie kort, krachtig en visueel. Met concrete voorbeelden en onderwerpen uit de AVG die je gemakkelijk kunt toepassen in je werk. Deze tool kan managers snel inzicht geven, zodat ze vervolgens een goed geïnformeerde keuze kunnen maken. - Mireille Kok, chief privacy officer bij het Ministerie van Defensie
De voordelen
- Geeft per situatie heldere uitleg met mogelijke acties.
- Je hoeft niet eerst de theorie in te duiken.
- Plaatst privacy en acties in perspectief: niet zo moeilijk als je denkt en er zijn specialisten beschikbaar.
- Helpt om het gesprek te voeren; wie is waarvoor verantwoordelijk?
De routes zijn in elke (rijks)organisatie toe te passen. Organisaties als de onze die al goed rekening houden met privacy, kunnen ze gebruiken om te checken op blinde vlekken. Zien we iets over het hoofd? Is het nodig om bij te stellen? Organisaties die nog zoekend zijn, kunnen de routes gebruiken om de juiste privacykeuzes te maken. - Irith Kist, functionaris gegevensbescherming (FG) bij het Antoni van Leeuwenhoek oncologisch ziekenhuis en onderzoeksinstituut en bij het Hoogheemraadschap van Delfland
Ook aan de slag met de routes? Bestel de toolkit
Wil je zelf, met je team en/of manager aan de slag met de routes? Bestel dan de toolkit met de routes voor Privacybewust leiderschap. De toolkit is er voor alle organisaties binnen het publieke domein. Hij bestaat uit online content voor de routes, aangevuld met o.a. een korte promotievideo. De toolkit helpt om de routes in te bedden en uit te dragen in je organisatie. Bestellen? Stuur een mail naar radio@rijksoverheid.nl met je contactgegevens en geef daarbij kort aan hoe je de toolkit wilt gebruiken.
Het ontstaan van Privacybewust leiderschap
In de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren is kennisbevordering van privacy bij het management als actiepunt opgenomen. In opdracht van de directie CIO Rijk heeft RADIO dit aanbod gerealiseerd. Deze tool is tot stand gekomen door een interdepartementale werkgroep van privacyspecialisten (o.a. uit de rijksbrede CPO-raad) en RADIO. De DG Algemene Bestuursdienst (DGABD) heeft Privacybewust leiderschap opgenomen in het curriculum ICT-digitalisering (ABDleerportaal) en de communicatie naar ABD-managers verzorgd.
