RADIO Webinar: Slimmer werken met MS Office

Hallo. Je kijkt naar het webinar 'Slimmer werken met Office'.
Mijn naam is Marie Louise Borsje en ik werk voor de RijksAcademie
voor Digitalisering en Informatisering Overheid.
Dit webinar is in het kader van de Maand van de Digitale Fitheid
en het gaat over vaardigheden.
Digitale fitheid gaat over kennis, over digitalisering.
Over hoe je je documenten slimmer inzet
om te leren en om effectiever te werken.
En slimmer werken met Office,
dat gaat over vaardigheden en vandaag is hier Vanessa Simons,
die staat naast mij en zij weet alles over Office.
Welkom, Vanessa.
-Dank je wel.
Ik ga meteen de lastige vraag stellen, want we kennen elkaar al een tijdje
en vroeger was jij helemaal weg van Google en inmiddels is het Microsoft.
Ja, dat klopt.
Google was vroeger heel goed omdat ze vooruit liepen in het online werken,
maar Microsoft heeft dat inmiddels ingehaald.
En het grootste voordeel van Microsoft is dat je met de apps kunt werken.
De Outlook-app, de Excel-app, dat soort dingen.
Dus je kunt veel makkelijker het online en offline werk combineren,
wat de meeste mensen prettiger vinden.
-Oké.
Je gaat straks vertellen wat het verschil is tussen Office 365 en Office,
zodat mensen ook weten wat ze met dit webinar kunnen.
Wat praktische informatie: jij gaat zo meteen je verhaal vertellen
en mensen kunnen hun vragen stellen in de chat.
Het kan dat we ze niet allemaal kunnen beantwoorden,
maar dan kunnen we ze achteraf nog beantwoorden.
Ja.
-En je hebt een powerpoint.
Ja, ik heb een powerpoint gemaakt en die bevat allerlei filmpjes.
Die filmpjes gaan we nu niet laten zien.
We zien sowieso weinig van de powerpoint,
maar die powerpoint krijgen jullie als naslagwerk.
En zo meteen ga je ook je scherm delen.
En als je het niet goed kunt zien,
kun je rechtsboven bij dat scherm delen
zorgen dat het groter wordt.
Als je op dat vierkantje klikt, wordt het gedeelde scherm groter.
Maar je ziet altijd de powerpoint en het gedeelde scherm, allebei.
Oké, en mocht het allemaal te snel gaan:
Ze krijgen dus die powerpoint achteraf toegestuurd.
Hebben we nog meer praktische informatie?
Nee. Vragen stellen in de chat, dat was het.
Oké. Nou, ga lekker van start.
Dan gaan we lekker van start. Ik zal mezelf even heel kort voorstellen.
Mijn naam is Vanessa Simons
en ik geef dagelijks allerlei digitale vaardigheidstrainingen
op het gebied van de Office-programma's. Dat gaat over de oude programma's
Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook,
maar ook over de nieuwere programma's SharePoint, OneDrive,
het werken en vergaderen met Microsoft Teams
en alles gericht op het slimmer en efficiënter werken.
Mijn ervaring is dat velen van ons al jaren met die Office-programma's werken,
maar eigenlijk nooit meer de tijd hebben gehad om uit te vogelen
hoe bepaalde dingen slimmer of sneller kunnen.
En die Office-programma's ontwikkelen door,
dus heel veel dingen worden steeds eenvoudiger.
Voorbeeld: je kunt tegenwoordig in de nieuwste versie van Word,
ik zeg nadrukkelijk 'nieuwste versie',
want misschien hebben jullie nog niet allemaal de nieuwste,
hele teksten laten vertalen naar andere talen
en dat zijn echt goede vertalingen.
Dus dat zijn van die handigheidjes. Als je weet dat het op die manier kan,
hoef je dus niet meer van alles handmatig te gaan doen.
We beginnen zo meteen met wat Windows-sneltoetsen
en die laat ik jullie nu alleen even zien,
dus ik laat je de snelkoppeling zien in PowerPoint
en daarna schakel ik naar mijn pc.
En al die sneltoetsen staan straks ook als video in de powerpoint
die jullie nagestuurd krijgen.
Nou, we beginnen even met een leuke sneltoets,
die zakelijk misschien niet zo interessant is,
maar als jij de sneltoets Windows+. gebruikt,
met de punt die je aan het einde van een zin zet,
dan krijg je emoticons in beeld.
Het is een beetje afhankelijk van je versie van Windows
of je al deze mogelijkheden hebt,
maar Windows+. is dus het krijgen van emoticons.
En dan kun je emoticons toevoegen op iedere plek waar je kunt typen.
BORSJE: En werkt dat ook bij Mac?
-Bij Mac is het een andere sneltoets.
Ik zal het overzicht van de Mac-sneltoetsen erbij doen,
die zitten niet in mijn hoofd.
Ik werk te weinig op de Mac om dat uit m'n hoofd te weten.
En op de Chromebook, voor degenen van jullie die met Chromebooks werken,
werkt het ook weer anders. Ook die zal ik even bijvoegen.
Dus dit is echt Windows wat je nu ziet.
Hij wil niet. Oh, nu ging ie te snel.
Dan Windows+L.
Deze kennen jullie waarschijnlijk allemaal wel, de L van 'lock'
en hiermee kun je je Windows-pc vergrendelen.
Belangrijk om dat altijd te doen als je wegloopt bij je laptop.
Dat zijn van die handelingen die gewoon in je systeem moeten zitten.
BORSJE: Doe dat ook thuis, hè.
-Ook thuis, overal waar je werkt.
Ik zie dat een aantal sneltoets-dia's er niet meer in zitten,
dus laten we even gaan schakelen naar mijn scherm,
want dan laat ik die andere sneltoetsen op mijn scherm zien.
En nogmaals: in de powerpoint die jullie toegestuurd krijgen, staan ze allemaal.
Want de volgende sneltoets werkt bij de meeste van jullie
waarschijnlijk ook al in de Citrix-omgeving,
maar mijn ervaring is dat het nog niet bij iedereen zo is.
Dat is Windows+Shift+S om een screenshot te maken.
Wat je dan doet, je houdt de Windows- toets op je toetsenbord ingedrukt,
de Shift-toets erbij en dan druk je op de letter S van screenshot.
En als je dat doet, bevriest je scherm en je muis verandert in een plusje.
Je zet dat plusje neer op de plek waar je een screenshot wil beginnen
en je selecteert het stuk dat je wil screenshotten.
Deze manier van screenshots maken
werkt op iedere plek op jouw Windows-pc.
Dat betekent dus ook dat als jij in een Teams-vergadering zit,
je altijd goed moet nadenken over hoe je je scherm deelt.
Want als er per ongeluk een vertrouwelijke e-mail naar boven komt,
kan ik Windows+Shift+S gebruiken.
Dan bevriest jouw vertrouwelijke mail op mijn scherm
en kan ik op m'n dooie gemak een screenshot maken.
Dus belangrijk om dat in de gaten te houden.
Je kunt op ieder gewenst moment Windows+Shift+S gebruiken
om een screenshot te maken.
Die screenshot verdwijnt meteen.
Ik zou nu een nieuwe e-mail kunnen openen
en die screenshot kunnen plakken,
maar als je de juiste of nieuwste versie van Windows hebt,
kun je Windows+V gebruiken, met de V van Vanessa,
om je klembord naar boven te halen.
En dat klembord bevat alles
wat jij gedurende je werkdag gekopieerd of geplakt hebt.
Dus ik heb nu deze screenshot gemaakt, die staat hierop.
Als ik nu een e-mailadres zou kopiëren,
komt die ook op dat digitale klembord te staan.
Dus maak je vandaag meerdere screenshots van mijn scherm,
als Windows+V werkt, kun je na het webinar
al die screenshots rustig plakken in een Word-documentje of OneNote.
Dus alles wat je screenshot wordt op je digitale klembord gezet.
Ik klik deze weer weg.
Dan een sneltoets die heel handig is als je op kantoor aan het werk bent
met vertrouwelijke informatie.
Vaak als mensen binnen komen wandelen gaan ze soort van achter je staan
om op je scherm mee te kunnen kijken wat je aan het doen bent.
Als jij Windows+D gebruikt, met de D van 'desktop',
spring je in één keer naar je bureaublad,
dus dan kunnen mensen niet meer zien wat jij aan het doen was.
Alle programma's worden gelijk gesloten, Windows+D.
En is iedereen weer weg, gebruik je Windows+D nog een keer
om alles weer te openen.
Dus ook dit soort sneltoetsen werken makkelijk en snel.
De laatste sneltoets die ik jullie wil laten zien,
dat is de toets om je scherm in tweeën te delen.
En hier moeten mensen vaak toch even handigheid in krijgen.
Dit is namelijk de sneltoets Windows+pijltjes.
En dan bedoel ik die vier pijltjes die ergens rechts op je toetsenbord staan.
Niet de pijltjes in je numerieke toetsenbord, ze staan ook ergens apart.
Als jij de Windows-toets ingedrukt houdt en je klikt op het pijltje naar rechts,
dan springt in mijn geval Outlook naar de rechterkant van je scherm
en alle andere openstaande programma's zie je hier links staan.
En als ik nu op mijn online werkomgeving klik,
heb ik mijn browser en Outlook naast elkaar staan.
BORSJE: Dit vind ik altijd wennen, want je moet dus wel
in het Outlook-programma op een groot scherm staan,
of in een programma en dat maakt ie vervolgens voor de helft.
Ja, dat klopt. En dan kun je die ernaast zetten
en als je een heel groot scherm hebt, zoals wij hier nu,
zou je ook nog met de pijltjes naar beneden er twee onder kunnen zetten,
dus daar kun je mee vierendelen.
Dat werkt nog weleens op die mooie gebogen schermen die er zijn.
Dan kan je er dus vier van maken.
Wil je dit weer oplossen of weghalen,
dan klik je op het vierkantje en dan is Outlook weer groot.
Ik bedenk me er nu nog eentje die ik met jullie wil delen
en dat is Windows+Tab
of met drie vingers op je touchpad naar boven vegen.
Als je namelijk met drie vingers op je touchpad naar boven veegt,
worden alle programma's die je open hebt staan klein weergegeven.
Soms zijn mensen een programma kwijt.
Dan zeggen ze: ik weet eigenlijk niet meer waar de Teams-vergadering is,
tijdens trainingen die ik geef.
Als je dan Win+Tab doet of je gebruikt drie vingers en je veegt naar boven,
zie je hier alle programma's staan
en dat kan ik hier weer op klikken om Outlook te openen.
BORSJE: Dus je touchpad is dat vakje wat op je laptop zit
die heb je niet op je vaste computer. En is dat dan hetzelfde als Alt+Tab?
Bij Alt+Tab kun je schakelen, dan komen ze er zo in te staan,
dus dan kun je schakelen.
Maar bij Win+Tab staan ze gewoon stil en kun je met je muis kiezen.
Dat is dus hetzelfde met die drie vingers omhoog
en degenen van jullie die op een Mac werken, kennen dat van een MacBook,
want dit zijn van die trucjes
die een soort van een-op-een van Mac zijn overgenomen.
Daar zullen de mensen van Microsoft een andere mening over hebben,
maar het zijn toch wel dingen die bij de Mac al heel lang konden.
Dan gaan we naar Outlook.
En je merkt dat velen van ons
echt heel veel tijd besteden aan het werken in Outlook.
Je krijgt veel e-mails die je allemaal uitgebreid moet beantwoorden.
Werken jullie al met Microsoft Teams?
Ja, maar volgens mij is alleen maar fase 1 uitgerold
en dat wil zeggen dat je alleen maar de vergaderunit hebt van Teams
en we kunnen chatten,
maar we kunnen bijvoorbeeld nog niet samenwerken in documenten.
Dat gaat nog niet.
-Maar chatten wel?
Chatten gaat wel en ik merk wel dat daar eventjes gewenning in zit,
want aan het begin van het jaar hadden we een cursus,
een één-uur- of drie-uurscursus.
Ik heb maar met de drie-uurscursus meegedaan.
Ik ben niet digitaal onhandig, maar ik moet best wel aanpoten
en voordat ik begreep wat een team is en wat een kanaal is
en hoe die autorisaties staan, dacht ik van:
wacht even, het is wel erg nuttig om hier nog een extra cursus op te volgen.
Ja. Ik merk dat...
Ik kom veel bij organisaties waar Teams is uitgerold in de coronaperiode,
want toen zijn natuurlijk veel dingen versneld gegaan.
En dan komen ze nu pas met trainingen
en heel veel mensen hebben soort van weerstand tegen het werken met Teams,
terwijl het echt veel dingen veel makkelijker maakt.
Je moet het even uitleggen, want ik begrijp er helemaal niks.
Als mensen werken in Teams,
hebben ze het vaak alleen maar over dat vergadergedeelte,
zoals in Webex of in Zoom of Google Meet of iets dergelijks.
Maar Teams is veel meer dan dat.
-Ja. Teams heeft in principe twee apps.
Je hebt de vergader-app
en je hebt daarnaast het de samenwerkingstool van Teams.
Moet ik even naar die dia gaan die je daarvoor had?
Ik zal even laten zien hoe die samenwerkingstool eruitziet.
Dit is de samenwerkingstool. En dit is mijn trainingsaccount,
dus ik maak hier iedere keer Teams aan
en kanalen aan met allerlei rare onderwerpen,
dus dat is verder niet zo interessant. Maar dit is de samenwerkingstool.
En wat Microsoft hier gedaan heeft
is één plek creëren waar al jouw werkinformatie bij elkaar komt.
Want je hebt hier bij 'Activiteit' al je meldingen.
Als jij mij een chatbericht stuurt, heb ik bij Activiteiten een 1 staan
dat ik nog een ongelezen bericht heb, een soort van je inbox.
En je hebt de chat waar je met collega's kunt chatten.
Daar gaan we het zo nog over hebben.
Dan heb je de 'Teams' en in die Teams komen een heleboel dingen bij elkaar.
Want zo'n team bestaat uit kanalen
en die kanalen hebben allemaal een eigen documentenmap.
Zo kun je het het beste onthouden.
Dus ik heb hier nu een team 'Onboarding februari', een kanaal 'Algemeen'.
Als ik nu binnen die Onboarding als belangrijk thema
de Maand van de Digitale Fitheid heb,
kan ik zeggen: dan maak ik daar even een apart kanaal voor aan.
En dan voeg ik dat kanaal toe.
En wat wij dan als collega's afspreken, is:
Alle documenten die te maken hebben met de Maand van de Digitale Fitheid
zetten we in dit kanaal en alle algemene dingen in dat kanaal.
Dan kun je vervolgens in zo'n kanaal
alles wat met dat onderwerp te maken heeft op één plek bij elkaar zetten,
wat dus in principe betekent dat je niet meer uit Teams hoeft te gaan
om je werk uit te voeren.
Dus de bedoeling is dat je straks alles wat met je werk te maken heeft,
ook Outlook gaat hier op den duur aan toegevoegd worden,
binnen die ene app bij mekaar hebt,
dus dan is dit je startpagina of je dashboard.
Want kijk, ik kan hier als ik op dit klusje klik
ook weer informatie toevoegen.
Ik zou bijvoorbeeld de website van RADIO kunnen toevoegen.
Ik kan de vakantieplanning in Excel toevoegen.
Maar ik kan ook ons OneNote-notitieblok toevoegen
of een planbord waar we in het team mee samenwerken.
Dus alles wat je voor je werk gebruikt, kun je toevoegen in Teams.
BORSJE: En het ligt eraan hoever je organisatie is,
welke apps je beschikbaar hebt.
-Ja.
Welke apps je beschikbaar hebt en in hoeverre je hier al mee kunt werken.
Dus Teams heb je hierin zitten,
je hebt je agenda, op dit moment alleen nog je eigen agenda,
maar toch een agenda.
Je kunt mensen bellen
en je hebt een overzicht van alle online bestanden die jij recent gebruikt hebt.
En nogmaals, een beetje afhankelijk van hoever je organisatie is,
of je dit al allemaal kunt.
De chatfunctie is er één die eigenlijk
snel uitgerold of snel in gebruik genomen zou moeten worden,
want die chatfunctie bespaart je tijd.
Heel veel mensen beginnen als je net over chatten praat
een soort van te mopperen, omdat ze zeggen:
'dan moet ik ook nog naar de chat kijken en ik krijg al zoveel mailtjes
en dan komt dat er nog extra bij'.
Maar die chat bespaart je tijd omdat je veel korter kunt reageren.
Als jij mij een mailtje stuurt met een ja-neevraag
en ik ga die mail beantwoorden en ik zeg alleen maar 'ja', denk jij:
die had geen best humeur toen ze die mail beantwoordde,
want dan verwacht je dat ik dan reageer:
'Beste Marie Louise, leuk dat we elkaar gister gesproken hebben, bla bla...
Het antwoord op je vraag is ja. Met vriendelijke groet.'
Zo reageer je op een mail.
Maar als je mij een chatbericht stuurt: duimpje. Klaar.
En dan is er niemand die twijfelt aan mijn humeur of wat dan ook,
want dat is een normale manier van reageren in een chat.
Dus veel dingen gaan sneller als je die chat gebruikt,
dus het is de moeite waard om te kijken of je dat
door goede afspraken te maken, kunt gaan regelen.
Ik heb wat vragen, misschien wel leuk om even te kijken.
'In hoeverre is het delen van documenten veilig?
Wij hebben Teams draaien buiten ons netwerk.'
De veiligheid van Teams is iets heel technisch
en dat wordt gegarandeerd door de ICT-afdeling.
Die zorgen ervoor dat alles veilig is.
Dus op het moment dat de organisatie zegt 'je mag documenten delen',
kun je documenten delen.
En qua beveiliging merk je zelf ook
dat er heel erg aan beveiliging gewerkt wordt.
Je hebt bijvoorbeeld die tweestapsverificatie,
dat je op je telefoon akkoord moet geven als je inlogt.
Heeft allemaal met beveiliging te maken. Dus het is een veilige werkomgeving,
ook als ie buiten en je beveiligde werkomgeving werkt.
Wil je nog een vraag doen?
-Ja, doe nog maar een vraag.
'Is bij het gebruik van Teams ook nagedacht
hoe dit inzake de Wet Open Overheid gearchiveerd moet worden
in een archiefsysteem?
Ik kan me voorstellen dat de chatgesprekken gelijkwaardig zijn
als sms-berichten op je telefoon.'
Dat is een hele leuke vraag.
Ik heb dat namelijk recentelijk uitgevogeld voor een universiteit
en ik wist niet eens dat die onder die wet vallen,
maar een aantal universiteiten dus wel. Dus ik kreeg de vraag:
'Hoe doen we dat als we een Wob- verzoek krijgen?' De oude term.
Het blijkt dus dat er in Microsoft 365, dus het totaalpakket,
kom ik zo meteen nog op terug, een zoektool zit,
waarmee je in het geval van een aanvraag alle informatie
over een bepaald onderwerp uit heel dat systeem kunt plukken.
Dus daar is rekening mee gehouden bij de bouw van het systeem.
Ik denk dat de archivarissen hier nog eens over na moeten denken.
Dus het kan gewoon allemaal. Dat is geen probleem,
daar is over nagedacht. Dat is op zich wel heel mooi.
Nog meer vragen?
Nee, even geen vragen.
-Oké, helemaal goed.
Dus in Teams komt alles wat voor je werk relevant is op één plek bij elkaar.
En er zijn, ik noemde 'm net al even, Microsoft 365...
Er zijn heel veel verschillende tools of apps beschikbaar in dat systeem
en die kun je hier dus allemaal bij elkaar zetten.
Als je namelijk naar office.com gaat,
en dit is ook nog wel een aardige om uit te proberen,
je kunt namelijk als jouw organisatie al zover is,
binnen of buiten je werkomgeving...
Ik weet dat er veel bedrijven zijn, veel organisaties, gemeentes, ministeries
die inmiddels ook al buiten de werk- omgeving Office beschikbaar hebben.
Dan ga je naar office.com,
dan log je daar in met je werkmailadres en wachtwoord
en dan heb je toegang tot de apps die door ICT daar beschikbaar zijn gesteld.
Bij mij zie je bijvoorbeeld hier links in het menu Outlook staan,
dus ik kan ook via office.com naar mijn mail, agenda en taken.
Als je nou wil weten hoeveel tools er beschikbaar zijn,
dan klik je linksboven op die negen puntjes,
en bij mij, dit is mijn eigen werkomgeving:
ik heb echt alles open staan wat er beschikbaar is,
dan zie je hier alle apps die ik beschikbaar heb.
En je ziet hier een aantal bekende namen, Excel en OneNote
en Outlook zag je al staan en ook een aantal nieuwe.
Planner, Bookings en Forms.
Yammer kennen een aantal van jullie misschien nog wel.
BORSJE: Van vroeger.
-Ik weet niet of daar nog steeds
mee gewerkt wordt. Ik hoorde er nooit meer wat over,
want Teams heeft dat overgenomen.
-Het is in feite een chatfunctie.
SIMONS: Ja, dus dat is meer...
-Alleen het is natuurlijk wel fijn
als je voor je hele bedrijf, voor je hele organisatie,
topics aan de orde kunt stellen.
Ik kreeg net een vraag hier over wat voor afspraken zou je kunnen maken
over je e-mail en je chat?
Ik denk dat we dat even hierbuiten moeten houden.
Ik verwijs daarvoor graag naar het maken van een digitaal werkmanifest.
Als je dat even opzoekt op internet.
Daarin spreek je dus met je team af hoe je met e-mail of met chat omgaat.
Laten we het daar even bij houden.
-Ja, inderdaad.
Oké, helemaal goed. Dus heel veel verschillende tools.
Microsoft 3-65 of 3-6-5
is een totaalpakket aan tools met als achterliggende gedachte
dat je alles wat je doet binnen je beveiligde werkomgeving doet.
dus je hoeft geen Google Forms meer te gebruiken
als je een formulier wil gebruiken, dan kun je Microsoft Forms gebruiken
en dan zit je binnen de werkomgeving die door jouw ICT-afdeling beveiligd wordt.
En dan voldoe je dus aan alle eisen en wensen.
Dat is de gedachte achter dit pakket.
Ik wil nog even met jullie naar Outlook.
Dus gewoon de ouderwetse Outlook-app
die we allemaal op onze pc geïnstalleerd hebben
en waar de meesten van ons ook gewoon dagelijks mee werken.
En dan komen we zo nog even terug in de online werkomgeving.
Want als je naar die Outlook-app gaat,
dan zie je in mijn scherm waarschijnlijk een aantal dingen
die er anders uitzien dan bij jou, en misschien hebben jullie deze versie al.
Mijn navigatiebalk is namelijk naar de linkerkant verhuisd.
BORSJE: Normaal gesproken staat ie onderin, hè.
Normaal staat ie hier onderin, maar Microsoft heeft hem naar links verplaatst.
Ik moest daar in het begin erg aan wennen.
Net zoals de meeste van ons hou ik niet zo van verandering
in mijn Office-programma's, maar ik ben er inmiddels aan gewend.
En wat heel prettig is van die balk aan de linkerkant
is dat het eenduidig werkt met de andere Office-tools.
Want als ik nog even Microsoft 365 open,
dan heb ik hier ook mijn navigatiebalk
aan de linkerkant zitten.
En als ik Microsoft Teams open heb ik hier
ook mijn navigatiebalk aan de linkerkant zitten.
Dus ze hebben hem overal netjes links gezet.
Dat kan ik dan wel weer waarderen.
Als je hier niet aan kunt wennen,
kun je bij de instellingen die balk weer onderaan zetten als je dat handiger vindt.
Even een paar handigheidjes in Outlook.
Allereerst wil ik jullie wat vertellen over de zoekfunctie in Outlook,
want die zoekfunctie is enorm verbeterd.
Gebruik jij hem?
BORSJE: Weinig, omdat ik zoeken erg moeilijk vind.
SIMONS: Dat is een ander onderwerp.
BORSJE: Ga ik een cursus voor volgen.
-Heel goed.
Vroeger waren we afhankelijk van mappen.
Ik zie tegenwoordig dat heel veel mensen in Outlook
nog steeds die mappenstructuur hebben,
zoals je dat vroeger met die oude dossierkasten had.
Er kwam een brief binnen, papier en envelop over een project.
Die brief, die las je, je maakte een kopie voor het postboek
zodat de collega's 'm konden zien
en het origineel stopte je in de dossierkast in het mapje van het project,
zodat mensen 'm terug konden vinden.
Die manier van werken hebben we een soort van een-op-een overgenomen
in de digitale manier van werken.
Want je ziet ook dat mensen bijvoorbeeld hun e-mail niet weg durven te gooien
en dan een brievenbus hebben waar 5000 berichten in zitten.
En ik zeg altijd: je moet dat vergelijken met je deurmat.
Je pakt ook niet een brief, kijkt wat erin zit,
douwt hem weer terug en dan terug op de mat.
Het is een feite soort van verzameling die je daar aanlegt
waar je nog iets mee moet doen. En dat blijft in je hoofd zeuren.
Ja, en alle mails die van belang zijn voor de organisatie,
moet je ergens opslaan in een systeem, in een zaaksysteem,
hoe je het noemen wilt, maar die moet je ergens opslaan.
En dan kan ie in principe uit jouw mailbox weg.
Maar in die mailbox verzamelen velen van ons honderden mailtjes,
netjes geordend in mapjes.
Nou, die mapjes zijn niet meer noodzakelijk
als je die zoekfunctie goed gebruikt.
En ik roep nu niet dat je per direct al je mappen moet weggooien,
maar ik wil je wel adviseren om te kijken
of je vertrouwen kunt krijgen in die zoekfunctie,
want dan ga je vanzelf met minder mappen werken.
Het werk van de mappen zit 'm in het mailtje in de goede map zetten.
Als ik een mailtje van jou heb gekregen, wil ik die in de map RADIO zetten,
heb ik ergens een map 2023 en dan moet ik RADIO zoeken
en die staat bij de R, bijna onderaan en dan moet ik dat mailtje erin schuiven.
Schuif ik 'm verkeerd...
-Vind je 'm nooit meer terug.
Maar wat doe ik met jouw mail?
-Ik beantwoord 'm.
Ik gebruik een sneltoets om 'm naar de map Archief te gooien,
want ik heb in mijn mailbox één map, de map Archief
en als ik een mailtje nodig heb
dan gebruik ik het zoeklint en die zoekbalk zit bij mij hier bovenaan.
Het kan zijn dat die bij jullie nog boven je mail zit,
beetje afhankelijk van welke versie van Outlook je hebt.
Maar als ik in die zoekbalk klik,
dan zie je dat er hier een zoekenlint verschijnt.
En het goede nieuws is dat bij steeds meer organisaties
dat zoekenlint ook actief is.
Is ie bij jullie actief?
-Hij is actief, ja.
Maar dan blanco, dan weet niet ik wat ik moet doen.
SIMONS: Dit is mijn trainingsaccount. Dus ik ga zo op mijn eigen naam zoeken,
want ik krijg hier alleen maar mailtjes van mezelf,
want dit gebruik ik altijd als ik trainingen geef.
Als je nou op dat zoekenlint klikt hier bovenin
dan zie je dat er een speciaal lint verschijnt
die begint met 'van', 'onderwerp', 'met bijlagen'.
Als ik hier nu gewoon mijn eigen naam zou intypen
dan krijg ik mailtjes van mezelf, mailtjes...
BORSJE: Waarin jij genoemd wordt.
-En mailtjes waar ik in de CC sta.
Alles komt naar boven.
Maar klik ik nou eerst op 'van'
en typ ik dan vervolgens... Ik doe even mijn voornaam en achternaam,
want anders krijg je weer van twee accounts.
Dan worden er alleen maar e-mails van mijzelf gevonden.
Zie je dat? Ze zijn afkomstig van mij.
Dan kan ik vervolgens nog klikken op 'met bijlagen'
en dan worden er alleen maar e-mails gevonden
die ik aan mijzelf heb gestuurd met een bijlage.
En wat ik ook altijd heel prettig vind: het zoeken op onderwerp.
Want als ik zal zoeken op het woord Den Haag, op het woord Amsterdam,
dan vind ik alle mails van mensen die mij ooit gemaild hebben
die in Amsterdam werken.
Want in je handtekening staat Amsterdam, dus alles wordt gewoon gevonden.
Maar zoek ik op met in het onderwerp 'Amsterdam'
vind ik alleen maar die mail van jou. waarin je zegt 'webinar in Amsterdam'.
Dat werkt ook heel handig. Dus ik zou kunnen zeggen 'onderwerp'
en dan doe ik even 'Excel'.
Vind ik nog heel veel, maar even voor het idee.
En dan kan ik ook nog, en dit is ook weer afhankelijk van welke versie je hebt,
bij sommige mensen zal hier waar bij mij 'verzonden naar' staat
'deze week' staan of 'vorige week'.
Dan klik je hier om een ander tijdstip aan te geven.
Bij anderen staat achter de zoekbalk een heel klein uitvouwicoontje
en als ik daarop klik kan ik hier bij 'ontvangen' een datum aangeven
en dan zou ik kunnen zeggen: ik wil een mailtje tussen 1 januari
en 31 januari.
En als ik nu zeg 'zoeken', dan vindt ie er maar één of twee. Zie je, eentje maar.
En deze manier van zoeken zorgt er dus voor
dat ik eigenlijk niet meer met mappen werk.
BORSJE: Ik krijg een vraag hier.
En dat gaat over snelle stappen.
Dat je beantwoorden en verplaatsen van mails
makkelijk kunt doen met snelle stappen.
Ga je dat in dit webinar uitleggen?
-Ik kan 'm wel even meenemen.
Dat zijn inderdaad allemaal van die handigheidjes.
Ik ga zo nog wat andere handigheidjes laten zien.
Dus zoeklint,
maak daar gebruik van en je zou hem kunnen testen
door na dit webinar gewoon eens even in je mailbox via dat zoeklint te zoeken
naar die ene mail waar je vorige week een uur naar op zoek bent geweest.
Kijk maar eens of het werkt.
BORSJE: En je vertelde dat je in je training iemand had
die bij het archief werkte en...
SIMONS: Die heeft toen na de training alle mappen weggegooid
omdat ze dat zoeklint zo handig vond. En ze zei: 'ik vond het heel spannend,
maar het werkt fantastisch.'
Ik denk dat de meeste mensen zover niet zullen gaan, maar ga het testen.
Want dat merk ik dus wel. Als mensen ervaren hoe goed dat zoeklint werkt,
ga je vanzelf met minder mappen werken en de tijd die het je bespaart,
is dus het iedere keer naar de juiste map verplaatsen van een afgehandelde e-mail.
Ik doe dat dus inderdaad met een snelle stap, ik heb daar een sneltoets voor.
En nog één dingetje over dat zoeklint.
Je kunt ook zoeken op alleen maar mails met bijlagen bijvoorbeeld.
Ik krijg soms bijlages binnen dat ik dan na een week denk:
'van wie had ik die ook alweer gekregen?'.
En dan klik ik op 'met bijlagen' en dan vindt ie alle mails van iedereen
waar een bijlage bij zit.
Dus dit is echt de moeite waard om uit te testen.
Dan...
Geen vragen meer?
Een vraag die ik niet helemaal kan plaatsen, maar jij misschien wel.
'Welk veld deed je die periode in met zoeklint?'
Bij mij zit de periode hier bij dat uitvouwdriehoekje.
En als ie bij jou daar niet zit, ligt het aan de versie die je hebt,
dan heb jij hier, waar bij mij 'verzonden naar' staat,
'vorige week' staan en dan kun je daar de periode aangeven.
Dus dat kun je op die manier doen.
In Outlook kun je tegenwoordig
heel veel dingen voor jezelf eenvoudiger maken.
Eén van de mogelijkheden om dingen eenvoudiger te maken,
dat is de werkbalk Snelle Toegang en die werkbalk Snelle Toegang
staat links bovenin je scherm en bij jullie staan daar waarschijnlijk
alleen maar de 'mappen verzenden/ontvangen'-knop
en de 'laatste actie ongedaan maken'-knop.
Maar je kunt zelf knoppen toevoegen aan die werkbalk Snelle Toegang.
En die werkbalk Snelle Toegang
zorgt ervoor dat je niet iedere keer hoeft te zoeken naar bepaalde knoppen.
Als jij bijvoorbeeld iedere middag als je naar huis gaat
je afwezigheidsassistent aanzet, is dat een paar kliks,
want je moet naar Bestand, die afwezigheidsassistent zoeken.
Ik heb de afwezigheidsassistent hier in de werkbalk Snelle Toegang zitten,
dus ik hoef alleen maar hierop te klikken en dan opent mijn afwezigheidsassistent.
Bespaart mij een aantal kliks. BORSJE: En hoe stel je die dan in?
Er zijn twee manieren om knoppen toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang.
De eerste manier is: je gaat op een willekeurige knop in het lint staan.
Overigens, als jouw lint maar uit één balk bestaat,
ga ik even laten zien voor de mensen, ik heb er nog geen vragen over gehoord,
maar bij sommige mensen ziet het lint er zo uit.
Als dat zo is, kun je hier aan de achterkant
op het uitvouwdriehoekje klikken en kiezen voor 'klassiek lint'
en dan ziet je lint eruit zoals ie er bij mij uitziet.
Als je op een knop gaat staan en je klikt op de rechtermuisknop
zie je de optie 'toevoegen aan werkbalk Snelle toegang'.
Als je daarop klikt, wordt die knop toegevoegd.
Ik zou zonder problemen twee keer anderhalf uur kunnen praten
over die werkbalk Snelle Toegang, want hij zit in alle vijf Office-programma's.
Dus bij mij zit ie zowel in Word, Excel, PowerPoint, OneNote als Outlook
helemaal vol met handige knoppen.
Dus iedere knop in het lint kun je op deze manier toevoegen.
De knop die ik je aanraad om toe te voegen,
dat is de 'weergeven als gesprek'-knop. Ik ga je zo uitleggen wat die doet,
maar als je daarop gaat staan, rechtermuisknop,
toevoegen aan werkbalk Snelle toegang, staat ie ook bovenin.
De knoppen die niet in het lint staan,
zoals dus die knop van de afwezigheidsassistent,
kun je vinden door achter de werkbalk Snelle Toegang
op het uitvouwdriehoekje te klikken en vervolgens meer opdrachten te kiezen.
Dit werkt in alle vijf Office-programma's hetzelfde.
Als je hier meer opdrachten kiest,
dan begint hij altijd bij de populaire opdrachten
en dit kun je eventueel uitvouwen om een ander veld of ander scherm te kiezen.
Probeer altijd na te denken over het tabblad waar een knop in staat.
Wil je bijvoorbeeld 'afdrukken' toevoegen, printen,
dan weet je dat dat onder tabblad Bestand valt.
Dus kies dan in dit lijstje tabblad Bestand.
Want als je hier alle opdrachten kiest, krijg je een onmogelijke lijst,
want die lijst is lang en raar alfabetisch.
Dan staat er bij sommige woorden opeens een lidwoord voor.
Nou, dat is echt onmogelijk zoeken.
Dus dan kies je tabblad Bestand.
De afwezigheidsassistent staat bij de populaire opdrachten.
Want als ik hier nu kijk, dan heb ik hier 'automatische antwoorden' staan.
En als ik daarop klik en ik klik op toevoegen,
bij mij is ie al toegevoegd, dan staat ie hier in het rijtje
en dan kan ik hier vervolgens op OK klikken.
Die werkbalk Snelle Toegang kan je dus echt heel veel tijd besparen.
Je hebt in Microsoft Word een knop voor de werkbalk Snelle Toegang,
waarmee je met één druk op de knop
het openstaande Word-document als PDF-bijlage kunt indelen.
Dat zijn normaal gesproken vijf kliks,
want normaal gesproken ga je naar Bestand, delen, e-mail, PDF, verzenden.
BORSJE: En moet je die stap dan helemaal zelf aanmaken
of is het een standaard iets van Microsoft?
Het is een standaardknop. Zal ik 'm even laten zien?
Kijk, als ik nu naar Microsoft Word ga
en jullie kunnen deze opname terugkijken,
dus je kunt gewoon nog een keertje terugkijken wat de mogelijkheden zijn.
Ik ga naar Microsoft Word en dan open ik even een bestand,
want dit is een oefenbestand wat ik in mijn Word-trainingen gebruik.
Die knop, ik ga eerst even laten zien hoe die werkt,
die zie je hier in mijn werkbalk Snelle Toegang zitten.
En als ik op die knop klik,
dan wordt er een nieuwe e-mail geopend waar het Word-bestand als PDF bij zit.
Ik gebruik niet Adobe maar een andere PDF-schrijver,
dus vandaar dat ie bij mij blauw is en niet rood.
En de naam van de mail is de naam van het document
en de naam van de PDF is de naam van het document.
BORSJE: Dit is superhandig.
Ik hoorde laatst iemand vertellen dat om een PDF te maken,
had iemand het eerst uitgeprint, vervolgens onder de scanner gelegd,
PDF naar zichzelf gemaild en vervolgens doormailen.
Dat is... Als je niet weet waar die knoppen zitten, is het heel erg zoeken.
Je zegt dus: er is één knop. En hoe kom ik daar?
SIMONS: Je komt daar door op het uitvouwdriehoekje te klikken
bij de werkbalk Snelle Toegang en dan naar 'meer opdrachten' te gaan.
Dan begint ie weer, net als in Outlook, met de populaire opdrachten,
maar daar staat deze knop niet onder.
Dus je klikt op het uitvouwdriehoekje
en dan weet je dat het e-mailen van een bestand onder tabblad Bestand valt.
Dus dan kies je hier tabblad Bestand.
En dan is het de vierde optie van boven:
'Als PDF-bijlage bij een e-mailbericht verzenden.'
En dit is precies weer zo'n voorbeeld waarom ik zeg: denk over het tabblad na,
want jij gaat niet bij 'Als' zoeken als je deze zoekt.
Je zoekt bij 'PDF' of je zoekt bij 'e-mail'.
BORSJE: Volgens mij moeten we ook nog iets zeggen over PDF,
want PDF wat je daarmee doet in feite: je bevriest de vormgeving.
Veel mensen denken dat als je een PDF maakt,
dat je dan een bestand hebt wat niet meer gewijzigd kan worden.
SIMONS: Dat is tegenwoordig inderdaad heel anders, kom ik zo op terug.
Ik maak even dit af en dan ga ik je dat laten zien.
Want als ik hier namelijk in tabblad Bestand in Microsoft Word
helemaal naar beneden scroll,
dan is er nog een knop die echt fijn is om toe te voegen,
namelijk: 'publiceren als PDF of XPS',
want als je die toevoegt, ik zal het even laten zien,
dan opent er een 'opslaan als PDF'-venster,
dus dan hoef je niet meer in die hele lijst met extensies PDF te zoeken.
Dat bespaart je ook tijd.
PDF-bestanden zijn tegenwoordig inderdaad niet meer heilig,
want Microsoft Word, en ik denk dat dat geldt voor alle versies van Word
waar jullie nu tegenwoordig mee werken,
want dat kan al vanaf Word 2010, als ik me niet vergis, of 2013:
Word kan bijna alle PDF-bestanden openen.
Normaal gesproken tijdens een training,
zoek ik gewoon even een documentje op internet op.
Ik heb documenten geopend van ministeries, brochures,
gewoon Belastingdienst, UVW,
al die brochures kun je openen in Microsoft Word.
Alle brieven die gestuurd worden, zelfs de iBabs-documenten...
Als je zo'n verzamel... ik weet niet hoe die heet,
je kunt zo'n PDF maken van een iBabs-bestand.
Ook die kun je openen in Word
en dat werkt heel eenvoudig en dat kun je vervolgens aanpassen.
Ik zal even kijken of ik hier ergens een...
Ik gooi ze op een gegeven moment weer weg.
Ik zoek eventjes mijn Downloads-map.
Ik heb hier een UWV-documentje. Gaan we die even openen.
Dit is dus een PDF, zoals je ziet.
Jij mag even weg en jij mag weg.
Als ik nou op die PDF ga staan en ik klik op de rechtermuisknop
dan kan ik kiezen voor 'openen met'.
En soms heb je die 'openen met' er niet staan.
Die wordt door ICT om geen idee wat voor reden er soms uit gehaald,
dan ga je gewoon vanuit Word openen en dan zoek je de PDF op,
werkt hetzelfde.
Dan zeg ik 'openen met', zeg ik 'kies een andere app',
scroll ik naar beneden, heb ik hier Word staan.
en dan zeg ik 'slechts één keer',
want als ik 'altijd' zeg, worden al mijn PDF's in Word geopend.
Dat wil ik niet, slechts één keer.
Dan krijg ik de vraag: moet ik dit document converteren?
Ik kan hier zeggen 'dit bericht niet meer weergeven',
maar dat vind ik voor trainingen niet handig, dus ik klik op OK
en dan zie je hier onderin dat ie aan de slag gaat.
En deze geeft ie hier een beetje raar weer,
maar dat kun je vaak met één druk op de knop aanpassen.
Maar als ik naar de tekst ga, zie je dat dit de tekst is.
En hier kan ik dan bijvoorbeeld 'niet' achter zetten.
BORSJE: Dus een arbeidscontract PDF'en en sturen,
Dan moet je even checken of bij het salaris een nulletje extra bij is gezet.
SIMONS: En bij de vakantiedagen zou ik ook doen.
Maar dat is dus inderdaad zo. Het zal de arbeidsverhouding niet ten goede komen,
maar dat kan dus heel makkelijk.
En dit, ik vertel dit om twee redenen:
De ene reden is: belangrijk om te weten dat PDF-bestanden niet meer heilig zijn,
want ik kan dus ook het rekeningnummer in een factuur aanpassen, enzovoort.
Maar ook belangrijk, omdat er in heel veel organisaties
nog oude PDF-bestanden zijn die niet meer in Word beschikbaar zijn.
Maar die kun je allemaal op deze manier openen.
En de enige manier om dit te voorkomen,
is of het document printen, scannen en dan als PDF versturen,
wat natuurlijk echt niet te doen is.
Of je moet een speciale PDF-schrijver hebben,
een speciaal PDF-programma,
die die documenten kan beveiligen met een wachtwoord.
Overigens is dat PDF'en en weer openen in Word
ook een heel aardig grapje om uit te halen met een beveiligd Word-bestand,
want dan is het wachtwoord van het Word-bestand af.
Ook eentje om te onthouden.
Dus met die PDF's kun je tegenwoordig heel veel doen.
Dat is op zich wel goed om te weten.
Ik ga weer terug naar Outlook.
BORSJE: Ik heb een paar vragen.
-Ja, helemaal goed.
Iemand geeft aan dat in haar organisatie het zoeklint is uitgezet.
Weet je waarom dat gebeurt?
Ja, dat is een verhaal over dat het te veel,
dat dat te veel energie haalt uit het systeem.
Dus dat heeft iets te maken met iets technisch.
Maar je kunt dan wel kijken of je via office.com in je mail kunt komen,
want daar staat ie dan wel open.
Dus dat is nog wel een tip om te proberen. In je webmail dus.
Rutger vraagt: 'wat is de sneltoets voor het verplaatsen van een e-mail
naar je archiefmap?'
Ik heb daar een snelle stap voor gemaakt. Ik ga zo laten zien hoe je die kunt maken,
want ik heb daar Ctrl+Shift+1 van gemaakt.
Iemand vraagt: waar zat nu dat zoeklint?
Dat zit of bovenin je scherm of boven je e-mailberichten.
SIMONS: Ja, en het lint... Dit is de zoekbalk,
als je daarin klikt, komt het zoeklint tevoorschijn.
Als je buiten de balk klikt, is het zoeklint weg,
dus je moet echt in die balk klikken om dat lint tevoorschijn te krijgen.
Overigens, als ie nu is uitgeschakeld, zie ik vaak dat als organisaties overgaan
naar de nieuwere versie van de mail, dat die dan wel wordt ingeschakeld.
Want het komt bijna niet meer voor dat die staat uitgeschakeld, is mijn ervaring.
En dat is echt heel fijn, want het scheelt tijd.
Dus de werkbalk Snelle Toegang gebruik je om alle knoppen aan toe te voegen
die voor jou handig zijn en veel gebruikt.
Je hebt 'm nu, zoals je nu net al zag,
ook in Word en andere Office-programma's.
De 'weergeven als gesprek'-knop die we zojuist hebben toegevoegd,
laat ik altijd toevoegen aan de werkbalk Snelle Toegang,
omdat die knop veel voordelen heeft, maar niet iedereen wordt er blij van.
Want je mails worden, als je die knop aanzet,
ik zet hem even aan en dan zeg ik 'alle postvakken',
dan worden mijn e-mails op onderwerp gegroepeerd.
Dus hier heb ik 'informatieaanvraag Exceltraining'.
Als ik die uitvouw,
dan zie je alle mails die over dat onderwerp verstuurd zijn.
Deze knoop kan grijs zijn. Als die knop bij jou ook grijs is,
dan moet je even naar Beeld gaan
en 'rangschikken' op 'datum' zetten.
Want als je 'rangschikken' op 'categorie' zet, is die knop grijs.
Dus je moet 'rangschikken' op 'datum' zetten.
Bij jullie staat waarschijnlijk 'datum' al in je scherm.
Dat heeft te maken met de indeling van mijn scherm hier.
Dus kun je 'm aanzetten.
Dat 'weergeven als gesprek'
zet dus alle mails van hetzelfde onderwerp bij mekaar,
wat heel handig is als je bijvoorbeeld terugkomt van twee weken vakantie.
Dan zet je hem aan, heb je alles gegroepeerd
en dan gebeurt het je minder snel dat je op een e-mail reageert
waarvan je drie mails later denkt:
-Die was al beantwoord.
SIMONS: Ja. Dus alles al bij mekaar gezet.
En het aardige van deze functie is dat ie de mails ook uit m'n mappen haalt.
Verzonden items, maar ook in mijn geval de archiefmap.
BORSJE: Dus wat je zelf hebt verzonden, staat daar dan ook bij.
SIMONS: Ja, want als ik deze openvouw...
Zie je? Daar heb je hier ook mijn verzonden items tussen staan.
En je kunt het hier ook zien. Hij zegt hier 'verzonden items'
en dit betekent dus als ik een mail zou sturen aan tien man
met de vraag om te reageren,
dan reageert de eerste binnen drie minuten en de laatste over tien weken,
want zo werkt dat in de praktijk. Als die mail over tien weken binnenkomt,
heb je meteen het hele gesprek bij elkaar staan.
BORSJE: Waar we straks allemaal Teams voor gebruiken.
SIMONS: Daar gaan we straks allemaal de Teams-chat voor gebruiken.
Dus de moeite waard om die knop aan te zetten.
En als je er nou niet aan kan wennen,
zorg ervoor dat ie in je werkbalk Snelle Toegang staat,
kun je 'm hier naar wens aan- en uitzetten.
Als je 'm aan hebt staan, is het handig om nog even naar Beeld te gaan
en dan bij gespreksinstellingen
'geselecteerd gesprek altijd uitvouwen' aan te zetten,
want als je die aanzet hoef je niet meer,
je zag mij net ook priegelen, op dat driehoekje te klikken,
kun je gewoon op de mail klikken om hem uit te vouwen, dus dat is makkelijker.
De vraag over de snelle stappen.
Hoe kun je nu heel snel een e-mail in een bepaalde map zetten?
Ik heb daar een snelle stap voor gemaakt met een sneltoets
en die zit zo erg in mijn systeem dat ik die gewoon altijd gebruik.
Als ik een mail wil opruimen,
dan gebruik ik de sneltoets Ctrl+Shift+1 en dat is een snelle stap,
want die snelle stappen kun je gebruiken
voor alle halfautomatische handelingen.
Dus handelingen die je regelmatig doet,
maar waar je nog wel zelf over moet beslissen.
Het doorsturen van e-mails naar een collega.
Je stuurt tien mails door, maar die elfde niet.
Dus je kunt er geen regel van maken, want het zijn er tien die je doorstuurt.
Het opslaan van mails in een bepaalde map,
het maken van taken van mails kun je allemaal met die snelle stappen doen.
Ik ga laten zien hoe je een snelle stap maakt
om een mail op te slaan in een bepaalde map.
Als je bij de groep Snelle Stappen,
want ook dit ziet er bij jullie waarschijnlijk anders uit,
jullie zien waarschijnlijk al 'aan manager' bovenaan staan,
dus jullie zien al een aantal snelle stappen.
Je klikt achter het woord 'snelle stappen' op dat kleine uitvouwdriehoekje
en dan opent het 'snelle stappen beheren'-scherm.
En daar ga je even naar 'nieuw'
en dan ga je naar 'aangepast'.
En waarom nieuw en aangepast? Omdat je hier alle opties kunt zien.
Dus dan kun je even kijken wat er allemaal voor mogelijkheden zijn.
Als je bij 'kies een actie' op het uitvalicoontje klikt,
zie je dat er een heleboel opties zijn.
De eerste is 'naar een map verplaatsen'. Die gaan we zo doen.
Maar je ziet ook 'markeren als gelezen', 'een vlag toevoegen',
'markeren als voltooid'.
Al die zaken kun je toevoegen, nieuw bericht, doorsturen, beantwoorden,
kun je allemaal snelle stappen van maken.
Als ik nu zeg 'naar map verplaatsen',
pas ik de naam altijd even aan. Dan zeg ik 'naar archief'.
Zodat ik aan de naam van de snelle stap kan zien wat ie doet
en vervolgens kan ik hier een map kiezen
En bij map kiezen, kies ik dan:
zeg ik even 'andere map'.
De map Archief.
En hier kun je eventueel ook een nieuwe map maken als je dat zou willen.

OK.

Dan kan ik een actie toevoegen.
Ik zou hier bijvoorbeeld kunnen zeggen: en markeer de mail als gelezen.
En hier onderaan kan ik de sneltoets toevoegen.
En ja, ik ben... Ik doe dit al jaren.
Ik ben altijd braaf begonnen met Ctrl+Shift+1,
omdat mijn wereld begint bij 1.
Maar laatst zei iemand heel terecht tegen mij:
'Ik vind Ctrl+Shift+9 veel handiger,
want de 9 zit dichter bij mijn rechterhand.'
Nou, helemaal terecht.
Dus kijk gewoon even voor jezelf welke sneltoets voor jou het beste werkt.
En dan voeg je dus die sneltoets toe.
Ik krijg dan de melding dat er al een sneltoets onder zit, maakt niet uit.
En dan zeg je voltooien en OK.
En als ik nu Ctrl+Shift+1 gebruik,
wordt die e-mail die daar net stond netjes naar de archiefmap verplaatst.
En je kunt dus meerdere stappen aan elkaar koppelen.
Dus ik zou kunnen zeggen: ik wil deze e-mail doorsturen naar Marie Louise.
Dan wil ik dat die originele mail gelijk in de map komt,
archief of doorgestuurd of afgehandeld wordt.
Allemaal in één keer gedaan.
BORSJE: Wil je nog wat vragen beantwoorden?
'Heb je ook een digitale handtekening in Word, net als bij PDF?'
Een digitale handtekening als in?
Als je bij PDF zegt, bij Adobe, 'ik wil graag een handtekening',
krijg je een tijdstempel en de naam.
Ik weet niet of je die kunt toevoegen met die sneltoets.
Als ie als knop in jouw lint zit...
Er staat niet 'als sneltoets', maar heb je die ook in Word?
Ja, ik denk wel dat je die kunt toevoegen,
want een tijdstempel kun je sowieso toevoegen.
Dus dat zou je in principe met de snelonderdelen kunnen doen.
En anders zoek je 'm even op en beantwoord je die later.
Dan: 'Ik heb in Outlook in de bovenbalk niets staan aan de linkerkant,
dus ook geen pijltje naar beneden. Hoe vind ik dat en hoe activeer ik dat?'
Misschien staat ie dan, als ik hier op het pijltje klik,
'onder het lint weergeven', misschien staan ze dan hieronder.
Daar zou je even kunnen kijken. En als ie er niet staat, dan...
Ik moet 'm hier even weer naar boven verhuizen.
Als hij daar niet staat,
zou je even op een willekeurige knop kunnen gaan staan,
op de rechtermuisknop klikken en dan 'toevoegen aan werkbalk Snelle Toegang',
want dan zie je vanzelf waar die staat. Dan is het of hier linksboven of -onder.
'Kun je laten zien of bijlagen met tabbladen
achter een PDF-bestand kunnen hangen?'
SIMONS: Bijlagen als...
Of er bijlagen met tabbladen achter een PDF-bestand kunnen hangen.
SIMONS: Die begrijp ik niet.
-Dan laten we 'm even zitten.
Misschien kan ie 'm nog even uitleggen, Reinout was dat.
Dit was het eventjes. SIMONS: Oké, helemaal goed.
Dus snelle stappen gebruik je voor standaardhandelingen.
Dan heb je ook nog regels,
die gebruik je voor het volledig automatisch verwerken van mails.
BORSJE: Je CC automatisch een andere kleur, dat soort dingen.
SIMONS: Nou, je CC naar een CC-map
en dan ook meteen de afzender van de mail
een berichtje sturen dat je CC sporadisch gelezen wordt.
Dat kun je doen met regels. BORSJE: Scheelt ook een hoop tijd.
Echt een hele hoop. Of die geaccepteerde vergaderverzoekmailtjes
gelijk naar een map, want die zijn ook zo lastig.
Die moet je wel krijgen,
anders weet je niet of mensen bij je overleg aanwezig zijn,
maar je doet eigenlijk niets met die mailtjes, dus dat is er ook eentje.
Dat zijn allemaal regels die je kunt maken.
Wat in Outlook
nu nieuw is toegevoegd, en dan open ik even een nieuwe e-mail,
dat is, en die is waarschijnlijk nog niet bij iedereen beschikbaar,
maar de 'nieuwe vergaderings-poll'.
Dat is het oude 'find time'. Ik weet niet of dat jullie wat zegt,
maar hiermee kun je binnen Outlook een datumprikker maken.
Dus dan hoef je niet meer naar Datumprikker toe,
dat kun je binnen Outlook doen.
En het mooie van deze tool is dat die bij interne collega's,
ervan uitgaande dat je toegang hebt tot die agenda's,
ook laat meteen laat zien dat ze beschikbaar zijn.
Dat is de 'nieuwe vergadering-poll.'
En ook voor deze knop geldt, als je 'm in Outlook nog niet ziet,
ga dan naar je webmail om te kijken of je hem daar wel ziet,
want in de webmail zijn sommige dingen al mogelijk
die in de Outlook-app nog niet mogelijk zijn.
Over webmail gesproken,
waar veel mensen ook tegenaan lopen in de Outlook-app,
dat is het uitgesteld verzenden van e-mails.
Want stel je gaat morgen voor twee weken op vakantie
en je zet nu in de Outlook-app een e-mail klaar
om maandagochtend te verzenden.
Dan wordt die mail pas verzonden op het moment dat jij je laptop weer opstart.
Want de Outlook-app kan alleen maar e-mails verzenden
als jouw laptop is opgestart. En dat is lastig.
Maar als je naar je webmail gaat, je online mail, via office.com,
kun je dus wel die mail verzenden
en hem morgenochtend laten versturen terwijl jij je laptop niet opent.
BORSJE: We hebben van tevoren gekeken
hoe dat met mijn werkomgeving ging van Binnenlandse Zaken.
Daar lukte het niet om bij office.com te komen, toch?
Je kon er wel bij, maar je ziet nog helemaal niks als je inlogt.
Dus bij jullie zijn ze nog niet zover dat ze de mail hebben toegevoegd.
Maar ik weet dat het bij heel veel overheidsorganisaties
en zorgorganisaties wel al zo is, dus ik ga hem even laten zien.
Je gaat dus op internet naar office.com
En als je naar office.com gaat, zie je misschien wel of misschien niet
hier links 'Outlook' staan.
Klik je hier op Outlook, dan opent je webmail
en die webmail wordt 100 procent gesynchroniseerd met Outlook,
dus die is altijd hetzelfde.
Maar het verschil is dat als ik hier nu een nieuwe e-mail maak,
ik hier de verzending kan plannen
en dan wordt ie echt verstuurd wanneer ik dat wil.
Dus nu zegt ie hier morgenochtend, zondagochtend.
Ik kan ook een aangepaste tijd kiezen,
dan kan ik hier een datum en tijd en dan klik ik op verzenden
en dan wordt die mail verzonden op dat moment.
Ook als mijn laptop niet aanstaat.
BORSJE: Dat is erg handig,
dan ziet het eruit alsof je niet aan het werk bent tijdens je vakantie.
SIMONS: Ja, inderdaad.
Onthoud trouwens wel dat de tijd waarop je de mail gemaakt hebt
wel altijd zichtbaar is voor de ontvanger. Dat is wel jammer.
Daar krijgen we zoveel vragen over
en op de een of andere manier begrijpt Microsoft niet
dat mensen dat irritant vinden.
Want als ik deze mail nu over drie weken aan jou zou versturen,
staat hier nog steeds 3 maart 11 uur 29. Dat is dan even jammer.
BORSJE: Vakantie is ook om vakantie te vieren,
dus dat is ook heel goed eigenlijk.
SIMONS: In de webmail is er nog een optie
waar mensen altijd heel erg blij van worden.
Dat is namelijk in de webagenda.
In Outlook kun je al lang geen vergader- verzoeken in BCC versturen.
Ik weet niet of je dat is opgevallen.
Als jij een vergaderverzoek verstuurt,
kan iedereen altijd alle e-mailadressen zien
en dat is niet altijd handig.
Ook in het kader van de AVG en dergelijke is dat niet altijd handig.
Online kun je mailadressen verbergen
voor de andere deelnemers
en dan zien die deelnemers als het om een Teams-vergadering gaat
ook in die vergadering elkaars mailadressen niet meer.
Wel elkaars namen, maar niet elkaars e-mailadressen.
BORSJE: Dat was een puzzel waar we van de week ermee mee zaten.
We wilden wel graag een link doorsturen naar alle deelnemers,
van een andere cursus.
En toen bedachten we van: 'maar daar staan e-mailadressen in,
dat is niet zo handig.'
Het was een klein groepje, maar dan voelt het niet fijn.
SIMONS: Dan zou je de link van de vergadering kunnen kopiëren
en 'm via de mail in BBC...
-Dat hebben we gedaan.
SIMONS: Dat is inderdaad een oplossing. Maar als ik hier nu
een vergadering open in mijn webmail:
ik ben via office.com naar Outlook gegaan naar de mail,
dan kan ik hier bij 'opties voor reacties'
'lijst met genodigden groep verbergen' aanvinken.
En dat gaat dus in de Outlook-app
die standaard op je laptop geïnstalleerd is niet, maar in de webmail wel.
En als ik deze aanvink, dan zien de deelnemers
elkaars e-mailadressen niet meer staan,
ook tijdens de Teams-vergadering niet.
Dus dit zijn van die handigheidjes die je online kunt gebruiken.
En nogmaals, kijk hoever je eigen organisatie is
door even te kijken wat er gebeurt als je naar office.com gaat
en daar je werkmailadres intypt. Dat is de enige manier waarop je kunt kijken.
En dan geldt het ook voor sommige organisaties nog
dat je binnen je beveiligde werkomgeving misschien wel meer kunt dan daarbuiten.
Maar het is wel de moeite waard.
Dus 'reacties van vergadering',
'lijst met genodigden verbergen'.
Zo zie je dat je dus online een aantal dingen kunt
die je in de app niet kunt doen.
En alles werkt wel heel goed samen,
dus alles wat online staat kun je koppelen aan je Office-programma's.
Dat werkt op zich wel heel goed.
En over zoekfunctie gesproken,
als je met Microsoft Teams werkt, is ook daar die zoekfunctie weer heel goed.
En het aparte is
dat we privé die hele zoekfunctie al jaren gebruiken,
maar in het werk vinden mensen dat lastig.
BORSJE: En hoe bedoel je dat dan?
-Nou, als wij nu op zoek willen
naar een bakkerij in Amsterdam, wat doe je dan?
Je opent Google, je zegt 'bakkerij Amsterdam', telefoonnummer eventueel.
Je drukt op enter en het interesseert ons totaal niet waar zo'n website staat,
waar die informatie is. Wij vinden gewoon wat we nodig hebben.
Dat is met de documenten als die in Teams staan eigenlijk niet anders.
Want waar loop je tegenaan
als je documenten nog steeds in netwerkmappen staan?
In die netwerkmappen kun je alleen maar zoeken op documentnaam.
Dus als jij het verslag van het werkoverleg 'verslag' noemt,
maar ik noem het 'notulen', ga ik jouw verslag nooit vinden.
Ook niet als het woord 'notulen' ergens in het document voorkomt.
Maar als je gaat zoeken naar documenten in Teams
zijn alle documenten volledig doorzoekbaar.
BORSJE: Dus je bedoelt eigenlijk dat als je in je Teams-omgeving bent
en je gaat daar zoeken, pakt je eigenlijk alle formaten die er zijn
en alle apps om daarin te zoeken.
-Ja.
BORSJE: Google voor je Teams.
-Ja.
En dat geldt dus voor heel die Microsoft-omgeving.
BORSJE: Dus je hoeft niet meer je Verkenner aan te zetten waar je dan...
SIMONS: Nee. Ik heb een aantal collega- zzp'ers met wie ik veel samenwerk.
Wij hadden op een gegeven moment een hele discussie
over de mappenstructuur in Teams.
Haar logica is niet mijn logica, maar wat nog erger is:
als ik heel eerlijk ben, is mijn logica op maandag
ook niet altijd mijn logica op dinsdag. Ik ben soms op zoek naar documenten
dat ik denk: waarom staat ie hier? Maar gister vond ik dat een logische plek.
Dus wat zeg ik dan op een gegeven moment tegen mensen?
Ik zeg: 'bepaal jij nou maar gewoon de mappenstructuur
die voor jou handig werkt, want als ik 'n document nodig heb, zoek ik gewoon.'
Dus wat doe ik?
Ik ga of naar office.com of naar Teams, afhankelijk van waar ik aan het werk ben
en ik zoek gewoon op een woord.
En wat een leuke test is, is in office.com
op die hoofdpagina, ik zal 'm weer even laten zien,
als je organisatie daar al mee werkt,
in deze balk gewoon het woord 'koffie' in te typen als zoekopdracht.
BORSJE: En dan?
-Dan vind je alle documenten
waar het woord 'koffie' in voorkomt en dat is de 'handleiding koffieautomaat',
waar het in het onderwerp staat,
maar ook die ene vergadering waar om 12 uur een koffiepauze gepland staat.
En of die vergaderdocumenten nou in PDF staan of in Word, dat maakt niet uit.
En waar Microsoft nu mee bezig is, en dat vind ik dan weer een beetje spannend,
dat is ook foto's doorzoeken en dan herkent ie het kopje koffie op de foto.
Zonder dat het woord koffie er is.
-Dus op beeld.
BORSJE: En geschreven teksten.
-Geschreven tekst ook.
Tenzij je echt een doktershandschrift hebt, daar heeft ie moeite mee.
BORSJE: Ik heb weer een paar vragen.
-Helemaal goed.
'Waarom zit er verschil tussen de app en online?'
Online wordt sowieso over het algemeen
veel minder door ICT beheerd
en in de app ben je afhankelijk van de versie
die er op dit moment binnen jouw organisatie gebruikt wordt.
En die nieuwere versie is wel al beschikbaar,
maar bij heel veel organisaties wachten ze even met de uitrol
van de nieuwe versie tot ze zeker weten dat die goed werkt.
BORSJE: En dat ie niet botst met andere applicaties.
SIMONS: Dus dat is het.
En online kun je vaak dingen doen die al beschikbaar zijn,
alleen nog niet in de app.
-Oké.
BORSJE: De vraag over de tabbladen,
die heeft een uitleg, dus daar ga ik even...
Reinout heeft dat...
'Het gaat om samenvoegen van meerdere PDF-bestanden in één bestand
waarbij je de PDF-bestanden
als bijlage met een tabblad achter het PDF-bestand hangt.'
SIMONS: Ik denk dat dit op zich wel...
Ga ik later even beantwoorden. Ga ik over nadenken.
Ik denk dat daar wel 'n oplossing voor is.
-Oké, wordt beantwoord.
Je hebt antwoord gegeven op de vraag van alle mappen wegdoen.
Vraagt Rutger: 'We doen niet alle mappen weg.
Welke mappenstructuur is aan te bevelen?'
Dan geef jij aan: doe je eigen ding, wat je kunt zoeken.
SIMONS: En probeer, zeker als je online gaat werken,
met zo min mogelijk submappen te werken,
want de naam van een document
mag niet meer dan 256 tekens zijn.
En als je dat zegt, mensen kijken hier je vaak aan van...
BORSJE: 'Zo lang?'
-'Jij bent echt gek.'
Maar in jullie geval zou de naam al beginnen met iets in de trant
van sharepoint.ministerie vanbuitenlandsezaken.com
of ministerievanbuitenlandse zaken.sharepoint.com/,
dat zijn eerste tekens. Zullen ze er 'bzk' van maken...
maar even voor het voorbeeld.
Vervolgens krijg je de hoofdmap, de naam van het team.
Dat is afdelingcommunicatie enmarketing/
en dan krijg je daar vervolgens de naam van het kanaal algemeen
en daaronder nog de naam van alle sub-, sub-, sub- en submappen
en dan nog de documentnaam.
Dan zit je echt al heel snel aan die 256 tekens.
En omdat die zoekfunctie zo goed werkt,
is het ook niet altijd nodig om met submappen te gaan werken.
Ja, helder.
Diana vraagt: 'Is deze manier van werken...
Is deze manier ook werkbaar met gezamenlijke postbussen?'
Gezamenlijke postbussen, die hebben wat beperkingen,
vooral als het gaat om het werken met taken.
Maar in principe kun je alles wat je met je eigen mailbox kunt
ook met die gezamenlijke postbus.
En als je regels wil maken voor een gezamenlijke postbus,
dan doe je dat weer via de webmail, als je die beschikbaar hebt.
Want in de webmail kun je schakelen van je eigen postbus
naar het gezamenlijke postvak.
Dan een vraag: 'Ik heb weleens het idee dat ik niet altijd alles zie
als ik bijvoorbeeld zoek op een naam van een collega.
Weten jullie hoe dat kan?'
Waar je dan even naar zou kunnen kijken,
is of 'weergeven als gesprek' bij jou aan of uit staat
en soms moet je onder zo'n zoekopdracht nog klikken
op 'verder zoeken op de server' en dan vindt ie meer.
En waar het ook nog weleens aan ligt, is dat bij sommige organisaties
mails op een gegeven moment automatisch gearchiveerd worden
en dan moet je in een andere archiefmap zoeken. Dat kunnen de redenen zijn.
En nog eentje, van Anniek.
'In hoeverre is het delen van documenten veilig?
We hebben Teams draaien buiten ons netwerk.'
Het delen van documenten...
Er wordt vanuit de organisatie bepaald wat wel en wat niet mag.
Dus dat betekent dat je of wel of niet buiten je organisatie kunt delen.
Bij veel organisaties hebben ze aparte Teams voor externen.
Dus dan heb je afdelings-Teams intern en project-Teams extern.
Dus dan kun je aan een deel van de Teams geen externen toevoegen.
Is met het delen van bestanden hetzelfde.
En als jij vanuit je organisatie, vanuit het beleid,
documenten buiten je organisatie mag delen, dan is dat gewoon veilig.
Want je deelt altijd met een specifieke persoon,
die moet ingelogd zijn in de werkomgeving,
dus dat is helemaal prima.
-Oké.
Dus je hebt online en je hebt de apps.
Die online werkomgeving
heeft als grootste verschil
met de oude werkomgeving
nieuwe netwerkschijven en persoonlijke schijven.
Die netwerkschijven,
dat heet SharePoint.
En je kunt onthouden dat SharePoint netwerkschijven zijn,
omdat het woord 'share' voor 'delen' staat.
Als je met Teams gaat werken,
ik zei het in het begin al even,
dan is het Bestanden-tabblad in Teams
een soort van snelkoppeling naar documenten die op SharePoint staan.
Dus als jij in Teams met bestanden werkt,
dan werk je al in SharePoint met bestanden,
want de Teams-bestanden staan eigenlijk op SharePoint.
Dat is hetzelfde.
De persoonlijke documenten verhuizen op een gegeven moment
van jouw persoonlijke schijf naar je OneDrive
en die OneDrive, het woordje 'one' als in 'één',
is jouw persoonlijke schijf binnen je werkomgeving.
Met als extra toegevoegde waarde,
dat je documenten van je OneDrive kunt delen met anderen.
Vroeger moest je mailtjes op en neer blijven sturen
of het documentje op en neer blijven mailen.
Nu kan ik gewoon zeggen:
'Ik heb een planning gemaakt, ik wil dat jij ernaar kijkt.
Ik deel vanuit mijn OneDrive mijn planning met jou.
En als die planning een soort van geschikt is voor de rest,
dan verplaatsen we 'm uiteraard naar Teams.
Maar dat is een voordeel.
En ook op die OneDrive is alles goed te doen.
En je kunt dus als je je documenten op OneDrive zet
veel makkelijker dingen delen met anderen en het ook overal terugvinden.
Want staan jouw documenten op de OneDrive
dan kun je ook, als dat is toegestaan door de organisatie,
via office.com bij je documenten komen
en op je telefoon in de OneDrive-app bij je documenten komen.
In deze dia kun je nog even terugzien hoe het nou werkt.
Je hebt de gezamenlijke documenten,
die normaal gesproken op de netwerkschijven staan nu.
Die komen in SharePoint en Teams te staan
en je hebt de persoonlijke documenten,
die nu op je P- of H-, of hoe ze allemaal maar heten,
de U-schijf of R-schijf staan
en die komen in de OneDrive te staan.
En hier,
dit zijn dus de verschillen tussen die twee schijven.
En je hebt een keer bij mij meegekeken.
De samenwerkingsruimte die bij de Rijksoverheid gebruikt wordt,
dan zit je al in een SharePoint-omgeving,
maar je vertelde: dat is een oude omgeving, zoals ie eruit ziet.
Dan geeft het een beetje een idee van wat dat is.
En het goede nieuws is dat de nieuwe SharePoint-omgeving
een stuk gebruiksvriendelijker en makkelijker is dan die oude.
Die oude is nog een beetje technisch
en die nieuwe is wat meer overzichtelijk, is wat makkelijker om mee te werken.
Maar de gedachte achter Teams is juist
dat mensen niet meer naar SharePoint hoeven,
maar dat ze gewoon alles in Teams kunnen doen.
Dus dan hoef je helemaal niet meer na te denken over SharePoint,
want je doet alles in Teams.
Een iets andere opmerking daarover
is dat als je dus Teams gaat maken, dan ga je functionele Teams maken.
Ik heb ooit bij een afdeling P&O gewerkt
waar mensen zaten die organisatieontwikkeling deden,
die de externe inhuur deden, die de ergo deden.
Allemaal verschillende thema's en dat was samen één team.
Maar eigenlijk werk je als organisatieadviseur nauwelijks samen
met die andere thema's. Dan wil je samenwerken met mensen
die ergens anders in de organisatie zitten.
Vooral met leren en ontwikkelen wil je daarmee samenwerken.
Dus in Teams krijg je dan functionele Teams in plaats van hiërarchische Teams.
Weet je, het is waarschijnlijk bij de meeste organisaties en en.
Want in theorie, en dit is echt in theorie, hè,
zou je kunnen zeggen: wij hebben nu een netwerkschijf.
Daar hebben we een hoofdmap 'directie', waar alleen de directie in kan,
en een hoofdmap 'financieel' en HR, enzovoort enzovoort
en daar maken we allemaal teams van.
Dus je hebt dan een team directie, een team HR, een team financieel.
Maar wat je in Teams ook kunt doen en dat is de kracht,
dat is speciale Teams maken voor projecten
of inderdaad bepaalde groepen mensen die moeten samenwerken.
Maar dan is het dus en en. Jij bent én lid van dat team P&O
en lid van het team waar alleen maar de organisatieadviseurs in zitten.
Opleiders.
-Of waar je voor een project in zit.
Dat is wel een mooi voorbeeld. Bij scholen heb je dan, even als voorbeeld,
een team voor de docenten
van een locatie.
Maar die docenten zitten ook in het team van hun vakgroep
en ook in het team met de leerlingen,
maar ook in het team met de organisatie van de open dagen bijvoorbeeld.
Dan heb je Teams waar je met verschillende mensen samenwerkt,
maar alles wel nog steeds in één- en dezelfde app is.
Dus je kunt heel makkelijk schakelen.
Nog meer vragen?
Het kan dus voor gezamenlijke postbussen ook,
maar dat gaat waarschijnlijk over die gezamenlijke postbussen.
'Maar als er inzage is van de postbus van een leidinggevende,
werkt dat dan ook en ziet de persoon van wie de mailbox is
dan ook die aanpassingen?'
Als je het hebt over de beeldschermaanpassingen
zoals wat ik net liet zien dat 'weergeven als gesprek' en zo,
dat gebeurt allemaal lokaal bij jou.
Als jij op de juiste manier gemachtigd bent voor de mailbox van je manager,
kun jij in de mailbox van je manager exact hetzelfde als in jouw mailbox.
Dus heb jij bepaalde functionaliteiten niet, moet je even aan de bel trekken,
want dan moeten de machtigingen aangepast worden.
Want jij kunt in de agenda in de mailbox van de manager
exact wat je in jouw mailbox kunt.
Dus dat is 1.
De aanpassingen die je doet op het gebied van bijvoorbeeld categorieën
zijn wel weer zichtbaar voor de manager.
Als jij een categorie aan een mail hangt, ziet de manager dat wel,
maar als jij de weergave op jouw laptop aanpast, ziet ie dat niet.
'Hoe kan je een collega blokkeren in Outlook
zodat deze niet in je agenda kan kijken?'
Dan moet je die collega, ga ik eventjes naar de Outlook-app...
Dan ga je naar Bestand.
Accountinstellingen.
Toegang voor gedelegeerden.
En dan opent er een scherm.
Dan zeg ik hier 'toevoegen' en dan voeg ik collega Anna even toe.
En dan kan ik hier aangeven:
agenda geen, taken geen.
En nu? Als ik nu zeg OK...
kan die collega nergens in.
Dus dat kun je gewoon instellen
en waarschijnlijk staat ie bij de meeste organisaties standaard zo ingesteld
dat collega's er kunnen zien of jij beschikbaar bent of niet.
Dat is over het algemeen de standaardinstelling.
BORSJE: Oké. Dan een vraag: 'Is in de nieuwe versie van Outlook
inmiddels de 'reacties van vergaderingen' aangepast
en dan gaat het over functie Controleren. Bij de oude versie
als iemand wel accepteert en geen reactie stuurt,
is de acceptatie niet zichtbaar voor de organisator.'
Dat is nog steeds zo,
dus mensen moeten echt altijd met antwoord accepteren.
Ik had in januari weer een dame in de training die vertelde
dat ze een soort van kerstontbijt had georganiseerd
en er hadden er 65 mensen in de organisatie geaccepteerd met antwoord.
Vervolgens was het ontbijt, waren het er meer dan honderd,
want veel mensen hadden 'm wel in hun eigen agenda gezet,
maar niet met antwoord geaccepteerd. Zijn gewoon hele vervelende dingen.
Wat ik vaak aanraad om te doen,
is in het vergaderverzoek zo'n standaardzinnetje zetten
waarbij je mensen verzoekt om met antwoord te accepteren
zodat de organisator weet of je aanwezig bent bij het overleg.
En Microsoft zou dit aanpassen al een paar jaar geleden,
maar door corona hebben ze gewoon hun prioriteiten helemaal gewijzigd
en dit is ook nog steeds niet veranderd.
Nu hebben we het vooral over Outlook gehad
en jij vertelde al dat veel van die functies in Outlook
ook in andere programma's mogelijk zijn.
Over OneNote hebben we het nog niet gehad.
Dat is wel jammer, maar volgens mij:
Jij gaf al aan in een eerder gesprek
dat bijvoorbeeld OneNote en Outlook, dat dat lekker samenwerkt.
Bijvoorbeeld als je taken maakt in OneNote
dat je dat dan ook weer in Outlook ziet.
-Ja, en je kunt mails heel makkelijk
van Outlook naar OneNote kopiëren.
En even voor degenen van jullie die niet weten wat OneNote is:
OneNote is het digitale kladblok van Microsoft.
Ik zeg altijd: Ik hou van OneNote, heel mijn leven staat in OneNote.
BORSJE: Ik vind OneNote een soort van ordner
wat je vroeger in een map had met allerlei tabbladen,
dat heb je nu in OneNote zitten.
Dat is inderdaad de combinatie van een ordner en kladblok,
want je kunt op iedere willekeurige plek klikken en typen.
Wat ik een hele mooie vond:
Vaak krijgen leidinggevenden een dagmap
en die kun je met OneNote ook mooi aanmaken.
Dus dat je voor iedere dag... Je laat 'm zien?
SIMONS: Ja, ik heb hier de maandmap. En dit is de hele simpele,
ik heb er ook nog een eentje waar echt de dagen in staan.
Die heb ik...
-Moet je je voorstellen
als je dit kunt delen met je leidinggevende
dat je dus niets meer hoeft uit te printen.
Dus hier heb ik inderdaad 1, 2, 3, 4. Maar je kan hier ook gewoon...
Ik heb 'm voor mezelf met echt 'vrijdag 3 maart 2023'
dat ik ook echt de dag en de tijd erbij zie staan.
En dan zou je hier dus inderdaad kunnen zeggen, ik kan een pagina toevoegen,
daar kan ik een subpagina van maken
en dan is dit alles wat er op 1 februari aan documenten nodig is.
BORSJE: Dan heb je alles bij elkaar.
-Alles bij elkaar.
Hoef je niet meer met iBabs te werken. SIMONS: Ja, dat nog steeds wel,
want die digitale vergadertools zoals NotuBox, iBabs en Easy2Meet
heb je nodig om je eigen persoonlijke aantekeningen te kunnen maken.
Want als we in OneNote aantekeningen maken,
kan iedereen dat zien en dat is niet heel handig.
Dat is wel echt het voordeel van iBabs, dus die heb je echt nog wel nodig.
BORSJE: Ik zat ook te denken dat je OneNote kunt gebruiken als een soort...
voor onboarding.
Dus dat je van je eigen team zegt 'dit zijn onze werkprocedures'
en dat je dat eigenlijk als een soort van inderdaad ordner hebt staan:
'Dit is de historie van onze afdeling. Deze mensen werken daar.'
Dat je dat als een wat logischer boek hebt waar alles bij elkaar staat.
SIMONS: Ja. Ik heb als voorbeeld een personeelshandboek in OneNote staan
en dan heb je hier bij 'werkoverleg' het eerste kwartaal alle documenten.
Dus alles staat op één plek bij elkaar.
Bij de werkoverdracht, deze is natuurlijk een beetje rommelig,
maar dat doe ik expres, kan je zien wat er gebeurt...
Mensen kunnen afvinken wat ze gedaan hebben.
Mensen kunnen gewoon typen en ik kan altijd zien wie wat getypt heeft.
Dus alles staat hier bij mekaar.
Bij 'bespreken' een overzicht van dingen die ik nog met collega's wil bespreken.
Informatie over bestellingen, informatie over procedures,
alles op één plek bij elkaar.
Reizen. Dus dat is wel heel handig van OneNote.
En het voordeel van OneNote ten opzichte van Microsoft Word
is dat je in Word drie documenten moet openen en moet sluiten
om te kijken of je de juiste hebt. En hier staat alles meteen open.
BORSJE: Ik heb hier nog een vraag en dat is ook weer de laatste vraag.
'Kun je ook uitleggen hoe de app Planner werkt?'
Planner is een digitaal klembord wat je kunt vergelijken
met zo'n bord wat vroeger aan de muur hing met van die kaartjes erin.
BORSJE: Die zit ook in de apps?
-Ja.
Die kun je toevoegen aan Teams. Als eigenaar van een team
klik je op het plusje achter 'bestanden'
en dan kun je daar 'tasks voor Planner en To Do' vinden.
En dat planbord is digitaal en gekoppeld aan jouw eigen persoonlijke takenlijst.
Dus op de planner zie je de taken voor de hele afdeling,
voor het hele project, en in jouw eigen persoonlijke takenlijst
zie je de taken die aan jou als persoon... BORSJE: De To Do-app.
SIMONS: Ja. Dus die planner, het digitaal planbord,
echt een hele fijne tool, ook omdat ie visueel heel handig is.
En omdat ie online staat of digitaal is,
kun je ook op allerlei manieren filteren.
Ik vind zelf die To Do heel erg makkelijk,
omdat op moment dat dan iets in je hoofd oppopt
dat je het meteen in die to-dolijst zet
en omdat ie dus synchroniseert met de tablet, computer en telefoon,
overal waar je iets bedenkt, meteen erin
en dat maakt mijn hoofd in ieder geval een heel stuk leger.
We gaan richting het einde van dit webinar.
Volgens mij Vanessa, kan jij hier nog echt dagenlang over doorpraten,
want we hebben eigenlijk alleen maar naar Outlook
en een klein beetje naar Word gekeken. Er is nog een heleboel te leren.
Eigenlijk een aanmoediging om dat ook vooral te doen,
ook met elkaar te gaan doen
en uit te vinden wat je hebt ontdekt en deel dat met elkaar,
want dat is iets waar we het vaak niet met elkaar over hebben,
hoe werk je nou eigenlijk?
Daar stond ergens nog een vraag over e-mailtips.
Ook dat is iets wat je met elkaar bespreekt
in een werkoverleg bijvoorbeeld. Wanneer stuur je CC's naar elkaar?
Ik hoef echt niet iedere keer een mail als iemand iets gedaan heeft:
'Bedankt' of 'Ja'. Nou ja, dat soort dingen.
Wanneer mail je naar elkaar? Wanneer gebruik je de samenwerkruimte?
Wanneer gebruik je persoonlijke mail?
Wanneer doe je via de chat
en wanneer gebruik je welke applicatie?
Dank je wel, Vanessa.
Ik ga nog even afsluiten met een leuke reactie.
'Ik vind het een hele leuke en nuttige training
met hele goeie tips. Worden dit soort trainingen vaker gegeven?', zegt Eugenie.
Nou ja, normaal gesproken train ik bij organisaties.
Je kan op de website kijken wat voor mogelijkheden er zijn
en ik doe dit soort trainingen één keer in het kwartaal voor de VNG,
maar dat is natuurlijk echt gericht op gemeentes.
En verder worden er via Microsoft nog weleens dit soort dingen georganiseerd,
maar dan moet je wel even zelf in de gaten houden waar en wanneer.
En dit leent zich natuurlijk ook heel goed voor zelfstudie.
Ik heb op een gegeven moment maar zo'n boekje gehaald over Outlook
en dan iedere dag een lesje en dan erdoorheen wandelen,
al is het fijner om dat met elkaar te doen.
Maar als je gewoon gaat zoeken op bijvoorbeeld 'outlook',
Microsoft heeft ook hele uitgebreide uitleg.
En op YouTube.
-Daar vind je nog best weleens dingen.
Excel vind ik wat lastiger op YouTube omdat dat vaak...
Te snel?
-Ja, maar ook hele technische uitleg.
Maar de andere programma's kun je prima zoeken.
En op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen,
dat is altijd wel even een dingetje.
Maar wel handig om wel een beetje in de gaten te houden wat er gebeurt.
Je ziet het vaak in de Office-programma's.
Zo'n knop waar je op kunt klikken: 'Wat is er nieuw?'
Oké. En op de website van RADIO,
dat is www.it-academieoverheid.nl,
Daar zie je bij de thema's het kopje 'digitale vaardigheden' staan.
Ook daar er wordt verwezen naar allerlei tutorials.
En wij hebben als vervolg hierop ook nog een webinar
over de methode Getting Things Done.
Dat sluit weer heel mooi aan bij hoe je dan je werk organiseert.
Ja. En op die website komt ook het naslagwerk te staan?
Ja, dat komt allemaal bij elkaar staan.
Dus er is een powerpoint waar filmpjes in staan die je terug kunt kijken
en ik zal die sneltoetsen daar nog even apart bij doen.
Ja, en als er nog vragen zijn die onbeantwoord zijn,
dan volgt dat daar later ook.
Tot zover. Dank je wel, Vanessa
en ik wens jullie heel veel succes.
-Ja, fijne dag. Succes.