Warmer en doelgerichter online vergaderen (webinar inclusief Webex basics)

Kenny van Lith, (Ministerie van OCW), ‘de Webexgoeroe’ over Webex nam op 17 juni een grote groep mensen mee in zijn ideeën over vergadervormen, maar hij gaat ook in op handige spelregels, praktische geluidstips, de knoppen in Webex en hoe je het beste kunt plannen.

Het webinar is grotendeels ervaringsgericht en ook voor gevorderden zitten er allerlei goudklompjes in verstopt. Jij neemt mee wat voor jou relevant is. 

Warmer en doelgerichter online vergaderen (webinar inclusief Webex basics)

Hallo, hallo. Welkom voor de mensen die al binnen zijn.
Zoals je ziet, we nemen even een paar minuten binnendruppeltijd.
Dit doe ik bij heel veel vergaderingen,
ook, ik weet niet hoe het bij de andere ministeries is,
maar bij OCW zijn we heel loyaal voor de vorige vergadering,
en een paar minuten later voor de volgende vergadering.
Het is ook het eind van de dag.
Dus ik kan me voorstellen dat je of al heel veel achter de rug hebt,
of je belt even in op je vrije dag, welkom dan, ook heel leuk.
Misschien heb je dan privé al heel veel achter de rug.
Even een paar minuten binnendruppeltijd.
Ik denk dat ik wel stipt vier over begin met de inhoud.
Dat geeft je nog drie minuten om even een pitstop te nemen.
Dus mocht je nog snel naar de wc willen, en denken:
Kenny geeft mij de kans, ik doe het nog even. Doe dat.
Nou, een rustige binnenkomst. Kijk ook even of je nog ergens afleiding hebt.
We gaan het komende uur, 70 minuten, vooral mij horen praten.
Ik probeer daarin aan te sluiten op wat jij nodig hebt.
Fijn als je daar je aandacht bij kunt houden.
Wat is er nog aan afleiding misschien?
En bij afleidingen, dat ene mailtje dat nog beantwoord moet worden,
of dat ene appje wat onbeantwoord is of die ene taak.
Het gaat er nu niet om dat je dat in twee minuten af kan krijgen.
Maar even bedenken dat die afleiding er is, kan al heel erg helpen...
Dat even opzijzetten en je aandacht helemaal bij dit webinar brengen.
Dus kijk eens voor jezelf welke afleidingen er zijn.
Dan deel ik ook mijn afleiding: ik heb nog nooit in een studio gestaan.
Dit is spannend, ik sta te trillen.
Een paar minuten van tevoren gierde de adrenaline door mijn lijf.
Ik hoop dat dat benoemen al wat doet met mijn eigen rust.
Ik heb vertrouwen in de voorbereiding, ik heb er zin in.
Ja, dat heeft me even afgeleid.
Ook dat ik jullie daar, camera twee, aankijk.
Dat is eigenlijk heel gek. Heel gek dat ik een camera in kijk en niet collega's.
Of m'n Webex-scherm dat ik zelf gewend ben of Zoom of MS Teams.
Dan naderen we het einde van de binnendruppeltijd.
Deze minibreak in onze vergadergekte,
zodat we onze aandacht echt volledig hier bij het webinar kunnen hebben.
Het webinar wordt opgenomen. Als je nu besluit dat nu je aandacht
ergens anders moet zijn, ga lekker oplossen wat je op te lossen hebt.
Maak de commitment met jezelf dat je het een andere keer gaat kijken.
All right.
Dan gaan we starten.
Om te beginnen, wat is het doel van vandaag?
Ik heb het warmer en doelgerichter vergaderen genoemd.
Daar heb ik beelden bij en die ga ik delen met jullie vandaag.
Maar ik wil ook heel graag weten wat jullie beelden daarbij zijn.
En waarom jij meedoet.
Dus deel in de chat waarom je vandaag meedoet.
Als je het concreet kan maken, gaaf.
Dus wat zijn voorbeelden van vergadermomenten
waarop je eigenlijk had gewild
dat het warmer of doelgerichter had kunnen zijn?
En de bredere vraag: waarom doe je vandaag mee? Dus deel in de chat.
Kan ik de publieke chat ook zien? Even kijken.
Komen ze al binnen? Ik zag er eentje bij 'alle'.
Onderaan, nee.
O ja, 'Webex is nieuw voor mij, daarom doe ik mee.'
Er waren 350 inschrijvingen.
Als alle 350 gaan chatten, betekent dat een enorm grote storm in de chat.
Ja.
Ja.
Ja, mooi, pakkende titel.
Altijd hetzelfde laken een pak.
Deze doe ik voor mijn broertje. Gisteren zei mijn broertje
'uit hetzelfde laken gesneden' in plaats van uit hetzelfde hout gesneden.
Ik ben tweetalig opgevoed.
M'n Nederlandse uitspraken gaan wel eens door elkaar heen.
Ja, gaaf. Mooi om zo te lezen
en fijn dat jullie ook op deze manier toch iets van contact met mij hebben.
We gaan door naar het volgende. Zo.
Wat ik de laatste tijd namelijk om mij heen hoor van collega's is:
Dan zijn ze één keer naar kantoor geweest
en het was een vreselijke ervaring. Dan zeggen ze: dit kan niet.
Op kantoor en ook nog mensen online, dat kan niet.
Of we hadden een online vergadering en het was een gevoeliger onderwerp.
Mensen zeggen dan: dit kan alleen live.
Dit kan alleen als we elkaar in de ogen kunnen kijken.
Iets anders wat ik collega's hoor zeggen, is:
We vergaderen steeds meer en er is steeds meer mail.
Dat zijn voor mij signalen dat wat al niet lekker ging voor corona,
hoor ik van collega's, door samenwerken op afstand misschien wel vergroot is.
Dat het een tijd is die ons nog meer onder druk zet om eens te kijken:
moeten we niet anders gaan samenwerken?
Zodat de werkdruk klopt, zodat we onze kwaliteiten kunnen inzetten.
Dat we niet afgeleid worden door onze mailbox of vergaderingen,
maar dat we onze kwaliteiten kunnen inzetten voor onze organisatie.
Dat we als organisatie met de politiek misschien wel minder ad hoc worden.
Meer focus hebben voor midden en lange termijn,
waardoor we echt dingen kunnen gaan oplossen, grotere problemen.
Enerzijds dus de geluiden die ik om me heen hoor van mensen die worstelen.
Anderzijds ook wat ik zelf heel erg voel:
de kans dat we anders kunnen gaan samenwerken op afstand.
Dat er meer dingen mogelijk zijn als we online erbij betrekken,
dus niet alleen maar online, dan voorheen.
Daarom vind ik het een spannende tijd.
Jitske Kramer, antropoloog, iemand die naar mensen kijkt,
naar stammen en naar organisaties, die gaf bij OCW een mooi webinar.
Ik kan het niet zo goed doen als zij. Zij is echt heel goed.
Dat webinar is nog terug te kijken tot eind deze maand 2021.
Dus kijk je dit later, dit webinar van mij, dan is dat er gewoon niet meer.
In dat webinar van Jitske nodigt ze ons uit.
Zij zegt één ding wat heel erg bij me blijft.
Deze nieuwe situaties, want het zijn nieuwe situaties,
vragen om opnieuw ontwerpen hoe we gaan samenwerken.
We moeten aan de ontwerptafel gaan zitten.
Dan moeten we gaan experimenteren en ontdekken wat wel werkt en wat niet.
Experimenteer, experimenteer, experimenteer. En ontwerp.
Het is actief werken om er opnieuw mee aan de slag te gaan.
Een klein stukje over mezelf. Ik ben bioloog van opleiding.
Ik heb een paar jaar in de veehouderij gewerkt.
Kippen, varkens, vissen. Vooral aan de voerkant van het geheel.
Ik ben toen gestopt.
Ik wilde minder met de inhoud en meer met mensen en groepen mensen.
Ik ben een coachopleiding gaan doen.
Net afgestudeerd van de driejarige coachopleiding Integrale Coaching.
Toen ik gestart was, kreeg ik een kans bij OCW.
Want je bent coach en wat dan? Wat doe je dan in een organisatie?
Dus ik heb de afgelopen twee jaar de tijd gekregen bij OCW
om te kijken: wat zijn mijn kwaliteiten waard voor de organisatie?
Wat ga ik doen? Wat kan ik doen?
Dat is de coachkant die ik meebreng.
Ik werk in een team van organisatieadviseurs.
Mijn collega's doen de teamcoaching en organisatieontwikkeling.
Ik heb daar allemaal projecten omheen kunnen doen.
Veel sessies begeleid,
kunnen zien wat OCW-collega's allemaal voor Nederland doen en voor de politiek.
Onwijs gaaf.
Toen we gingen samenwerken op afstand,
was ik ook iemand die iets verder uitzocht hoe knoppen werkten.
Dus toen ging ik vragen beantwoorden, dat werden workshops.
Dat werden rijksbrede workshops.
Vandaag doen er dus een paar 100 van jullie mee.
Het afgelopen jaar, niet om mijzelf een schouderklop te geven,
heb ik 2500 mensen kunnen trainen in workshops.
Dan nog denk ik: ja, met 125.000 collega's is dat maar 2%.
Dus hoe kunnen we meer doen? Hoe kan ik meer doen?
Dit webinar is daar een volgende stap in.
Samen met Grenzeloos Samenwerken, RADIO die het mogelijk maakt,
met de Belastingdienst Academie die als leeropleider zei: dit willen we.
En belastingdienstcollega's die aan de rijksvideokant werken.
Die zeiden ook: we helpen je met de communicatie.
Het is een samenwerking van leeraanbieders geworden,
die allemaal reclame hebben gemaakt.
Want je trekt niet zomaar alle collega's bij elkaar.
Dat is zo gaaf dat dat gebeurt,
terwijl ik gewoon een gemiddelde ministerie van Onderwijs-ambtenaar ben.
Een gemiddelde collega van jullie.
De rode draad voor mij als ik dit zo heb bedacht,
dan gaat het voor mij over mijn verwondering.
Ik ben een bioloog, ik zie alles als ecosystemen.
De onderlinge verbinding, de onderlinge afhankelijkheid.
Ecosystemen houden ook van stabiliteit. Hoe doorbreken we die patronen?
Als we patronen willen doorbreken, ben ik geboeid door het stukje:
je zit in een vergadering, je irriteert je.
Kan je die irritatie inbrengen of benutten?
Of hou je je in omdat het niet gepast is?
Waar houden we ons nog meer in? Wat is de stille stem in de groep?
Ik wil het ook weer praktisch en klein maken.
Vandaag gaat het over vergaderen. Het gaat niet over iets filosofisch.
We gaan het hebben over iets dat we dagelijks doen.
Dan ben ik ook benieuwd naar wie jullie zijn.
Ik zie al een paar namen langskomen in de chat.
Daar wil ik nog één ding aan toevoegen. Namelijk: voor wie werk je?
Ik kan niet volledig contact maken met jullie en geen gezichten zien,
Maar zet eens in de chat voor welke organisatie je werkt.
Ga ik even naar beneden scrollen.
Dus voor welke organisatie werk je? Dan zie je dat ook van elkaar.
Zo.
Gaaf, zeg.
Moet je kijken wat het samenwerken op afstand mogelijk maakt.
We doen aansluitend voor de mensen die er zin in hebben een workshop.
Daarin laat ik jullie in deelsessies elkaar ontmoeten.
Dan kan je, hoop ik, collega's ontmoeten van verschillende organisaties.
Ik zie veel belastingdienst ertussen. Die hebben heel goed reclame gemaakt.
All right.
Dit webinar. Een aantal procesafspraken wil ik met jullie maken.
En ook een beetje aansluiten op: wat kan je verwachten van mij?
De eerste procesafspraak is de chat.
Ik geef jullie een aantal opdrachten
en dan gebruiken we de chat zodat we iets meer interactie hebben onderling.
Je mag de chat ook gebruiken om verhelderende vragen te stellen.
Dus ik zeg iets of er staat iets op de sheets, stel je vraag,
en wat ik mooi vind daaraan, is dat anderen in de groep die kijken
die vraag hebben. Een deel van de groep heeft dezelfde vraag.
Dus stel jij je vraag in de chat, dan doe je dat namens een grotere groep.
Soms lees ik de vraag en beantwoord ik hem. Soms niet.
Collega Marie Louise zit vanuit RADIO ook in de chat.
Ik heb haar gevraagd ook niet alle vragen te beantwoorden.
Dan gebeurt er te veel in de chat, dat kan afleiden.
Het belangrijkste is dat je van elkaar weet dat die vraag leeft.
Heb je vervolgens meningen, adviezen of onbeantwoorde vragen,
waar kun je die dan stellen? Stel die dan achteraf.
Ik zal een aantal keer verwijzen naar samenwerken.pleio.
Stel die achteraf op online plekken waar je elkaar tegenkomt.
Ik hoef die vragen niet te beantwoorden. Er zijn naast mij 150 andere collega's
die zich verbonden hebben tot een Online Koplopers Gilde.
Er zit wel ergens iemand die een vraag kan beantwoorden.
Überhaupt de vraag: waar ontstaat jouw uitwisseling met collega's?
Leuk als je daar verwijst naar dit webinar.
Deze PowerPoint komt op de RADIO-site.
De link die je hebt gebruikt, de meesten van ons, verwijst direct naar dit webinar.
Als je de rijksacademie RADIO googelt en naar hun website gaat
en webinar warmer en doelgericht intikt, kom je op de RADIO-website.
Daar zal ook een link naar deze PowerPoint zitten.
Dus deze PowerPoint kun je gewoon daar vinden.
Even kijken. Wat wil ik jullie meegeven vandaag?
Ik doe dit nu dus een jaar, meestal in workshopvorm.
Het begon echt met knoppen. Hoe werkt Webex?
Maar gaandeweg ging het voor mij over iets anders.
Dat is dat we het moeten hebben over hoe we vergaderen.
Welke vergadervormen gebruiken we? Welke spelregels? Welke rollen?
Wat helpt daarin? Daar heb ik ideeën over.
Het is aan jullie om daarmee te experimenteren.
Er zit een beetje Webex in. Dat maakt dat dit webinar niet over Webex gaat,
maar ook toepasselijk is in Zoom of in MS Teams of in welke vorm dan ook.
Ik ga het niet specifiek over hybride hebben.
Maar ook daar denk ik dat er veel van toepassing is.
Er is een workshop achteraf voor de mensen die vandaag meedoen.
Ik laat jullie met elkaar kennismaken en een paar dingen ervaren.
Die zet ik ook op de RADIO-site neer als linkje,
waarschijnlijk naar een Google-slide waardoor je het zelf kan.
Een doe-het-zelfworkshop is m'n intentie.
Daar ga ik komende week weer aan werken.
Ik noem dit weleens spaghetti gooien.
Ik ben binnen het rijk en vooral ook buiten het rijk
allemaal cursussen en workshops gaan volgen: hoe doe je dat dan,
online vergaderen op afstand? Wat kun je allemaal daarin gebruiken?
De dingen die ik daaruit geplukt heb, die ik relevant vond voor mezelf
en in m'n directe omgeving, gooi ik op jullie af alsof het gekookte spaghetti is.
Bij de een blijft er dan heel veel spaghetti aan de muur hangen
en bij de ander een paar sliertjes. Heb daar geen oordeel over.
Pak mee wat voor jou relevant is.
Heb je veel spaghetti, heb je veel te experimenteren.
Heb je een paar slierten, misschien zijn dat ook veel experimenten,
maar dan alleen gericht daarop. Het is puur wat jij mee wil nemen.
Die spaghetti, één ding, want ik merk de laatste tijd,
ik noem mezelf bijvoorbeeld facilitator of procesbegeleider.
Ik vind het leuk om met groepen te werken, programma's te bouwen,
kijken hoe we het maximale eruit kunnen halen.
Dat is niet een ambacht die het voor ieder van jullie is.
Tegelijkertijd, de werkvormen en het faciliteren en wat daarin zit,
is voor iedereen.
Je kan daar dingen uit halen, en ik noem het nu vergadervormen bijvoorbeeld,
je haalt daaruit wat relevant is voor je dagdagelijkse vergadering.
Voor jouw werk, ook als deelnemer.
Je hoeft niet eens gespreksleider of voorzitter te zijn.
Dus mijn uitnodiging... Bij OCW hebben we via het Leer- en Ontwikkelplein
een cursus Faciliteren met Impact. Dat schrikt de beleidsmedewerker af.
Toch zit daar voor de gemiddelde beleidsmedewerker veel in.
Je moet het dan weer vertalen naar hoe je het gebruikt in jouw dagdagelijks.
Genoeg van dit filosofische.
We gaan door. Wat hoop ik te bereiken?
Deze zag ik langskomen op LinkedIn.
We doen er jaren over om topsporter te worden.
We doen er jaren over om dokter te worden of spiritueel verlicht.
We gaan naar een cursus toe voor persoonlijk leiderschap,
naar een cursus van begrenzen.
Dan denken we dat we in een dag of uurtje hét bereiken.
Dat is natuurlijk niet zo. Ik moet er wel om lachen.
Ik hoop dat ik vandaag inspireer, tips geef
en dat je gaat experimenteren. Dat het een startpunt wordt voor een leerproces.
Ja, dit is het moment dat ik even een website wil laten zien.
Nee, ga ik niet doen. Hij is ermee gestopt.
Ik ga de website niet laten zien, maakt niet uit.
Google op samenwerken.pleio.
Het werkt niet met www. Het is het nieuwe internet.
Er moet https:// voor, maar samenwerken.pleio googelen
dan kom je op onze gemeenschapssite.
Rechtsboven op die site zit een zoekbalk.
Daar kun je woorden gebruiken uit dit webinar of zoeken op de Koplopers.
Dan zit er een groep in die site: de Online Koplopers Gilde.
Daar kun je van alles doorlezen, terugvinden en bekijken.
Er zit zelfs een vraagtabblad op, een vraagpagina.
Zijn er vragen onbeantwoord, dan is dat een perfecte plek om vragen te stellen.
Ik en dus 150 andere collega's kijken er regelmatig op.
We weten meestal wel een antwoord te vinden.
We zijn niet allemaal ICT'er. We zijn ook gemiddelde beleidsmedewerkers.
Dus ik hoop dat dit een startpunt is en je kunt veel terugvinden op die site.
Ik heb mezelf één belofte gemaakt: ik wil hier plezier hebben.
Ik heb het geprobeerd in 60 minuten te doen. Dat gaat niet lukken.
Het worden er 70 of 75.
Ik ga wel elke 20 minuten ongeveer even stoppen en je een vraag stellen.
De laatste 10 minuten om af te ronden.
Ja, dus ik noem dit ook, dit is mijn intentie en ik ga ervoor.
Ben je meer van de YouTube-leerstijl, ik leer onwijs veel op YouTube,
of TED Talks vind ik ook gaaf. Ben je meer van het kijken?
Dan is er op samenwerken.pleio ook één specifieke wiki.
Die vind je door op samenwerken.pleio te zoeken op het woordje filmpjes.
Dat woordje filmpjes levert je 'n wiki op met filmpjes van minder dan vijf minuten.
Dat is een reeks waar ik trots op ben dat ik die gemaakt heb,
vorig jaar net voor de kerst, die superpraktisch zijn.
De eerste gaat over: hoe zet ik muziek aan?
De vijfde gaat over de knoppen en over: we hebben een geïnstalleerde versie
en sommige mensen doen via de webbrowser mee via Chrome.
Wat is het verschil? Smartphone en tablet.
De zesde video gaat over het plannen van vergaderingen.
Hoe zorg ik dat die vergadering goed in de Webex-agenda terechtkomt?
Met een groene knop.
Video acht over deelsessies. Ik hou van deelsessies. Kom ik straks op terug.
En tien, elf, twaalf. Als je dan een gesprek aangaat,
wat voor technieken kan je toepassen? Dus mijn ideeën daarover.
Dus ook voor de kijkende leerstijl iets op samenwerken.pleio.
Ik zei het al: ongeveer elke 20 minuten probeer ik even een pauze in te lassen.
Dit is de eerste. We zijn nu 20 minuten bezig.
Bekijk je aantekeningen als je met pen en papier actief hebt meegeschreven
of kijk eens terug in je geheugen: wat heeft tot nu toe jou het meest geraakt?
Wat is voor jou het spaghettisliertje dat nu al aan de muur hangt?
All right, zetten we een volgende stap.
Het is warmer en doelgericht en je kan ze niet helemaal uit elkaar trekken,
maar ik begin bij warmer.
Het allerbelangrijkste wat ik jullie wil meegeven,
als dit letterlijk 't enige is wat je mee naar je vergaderingen neemt, perfect.
Dan heb ik veel weten te bereiken voor m'n gevoel. Dat is de dialoogmethode.
Dus heel praktisch, een methodiek. Heel eenvoudig ook.
De dialoogmethode zag ik langskomen op LinkedIn.
Collega Renate Beckers die toen bij EZK en LNV werkte, blogde daarover.
Het zijn vijf stappen en ze zei: gebruik het voor elke vergadering,
voor elke sessie, maakt niet uit wat voor samenwerking.
Volg die vijf stappen en in de loop van de tijd verdiept je samenwerking
en wordt het werk dat je aflevert echt beter.
Die vijf stappen heb ik teruggebracht tot vier.
De eerste stap is relatiewerk. Wat bedoel ik daar nou mee?
Hoe wij onze relaties opbouwden en verdiepten op kantoor is nu niet meer.
Dus hoe wij onze relaties opbouwen en verdiepen, moeten we anders doen.
Dat moeten we actief gaan doen. Het is werk om aan onze relaties te werken,
zodat we onze inhoudelijke doelen ook weten te bereiken.
Wat dat betekent voor een vergadering en de dialoogmethode
is: kom binnen als mens.
Kijk elkaar aan. Vraag hoe het gaat.
Denk na over wat een mooie vorm is om de eerste paar minuten te verbinden.
Nog los van de inhoud.
De tweede stap, en dat noem ik proceswerk,
is: wat is de structuur van vandaag?
Welke rollen zijn er? Welke spelregels? Wat is de agenda?
Ik ga heel diep nog in op de agenda, hoe je dat beter kan gebruiken dan nu,
maar zet de structuur van de vergadering.
En dan als derde het werk gaan doen, de inhoud.
Kijk maar naar jezelf, misschien een gekke oefening om te doen.
Beginnen niet alle vergaderingen gemiddeld bij de inhoud? Herken je dat?
Steek je hand eens omhoog, al zit je thuis in je eentje te kijken.
Herken je dat? Veel vergaderingen beginnen direct met de inhoud.
Inbellen, inhoud. Dan slaan we dus twee stappen over.
De vierde en de vijfde stap
zijn reflecteren op inhoud en reflecteren op proces of andersom.
Ik weet het niet eens meer.
Waar ik gewoon zeg: reflecteer. Hoe was deze vergadering?
Het mooie vind ik van de dialoogmethode,
die je ook op samenwerken.pleio kan vinden,
dat er een leercyclus in zit.
Ik ga voorbereiden, ik ga nadenken over de eerste paar minuten verbinden.
Dan ga ik nadenken over de structuur van de vergadering.
Hoe zet ik dat goed neer? Hoe kan ik dat uitspreken?
Dan ga ik het uitproberen, we gaan werk doen.
Aan het eind gaan we reflecteren:
heeft het onze groep geholpen om de doelen te bereiken van vandaag?
Dat geeft me input voor de volgende vergadering.
Hoe ik dat dan weer net iets anders of beter kan doen of precies hetzelfde.
Dus het is een leercyclus. Een mooie manier om stapsgewijs zorgvuldig te zijn.
Ik heb één kleine toevoeging op de dialoogmethode
en dat is dat ik er niet mee start. Ik start met een welkom.
Dus de binnendruppeltijd is een vorm waarop ik ook in vergaderingen
zorg dat er een welkomstfase is.
Daar kan ik nog wel iets meer over vertellen en dat ga ik zo ook doen.
Dat betekent dat de eerste tien minuten van elke vergadering superbelangrijk zijn.
Er staat een chatoefening in, die slaan we even over voor het tempo.
De eerste minuten zijn belangrijk.
Ik heb gevraagd je hand op te steken. Vergaderingen starten vaak met inhoud.
Eén van de dingen die ik uit facilitatorland haalde,
en dat is volgens mij van het bedrijf 2KNOWHOW
die ook 'Het Groot Werkvormenboek' hebben geschreven,
die zeiden tegen mij in een workshop:
je houding en de sfeer van de groep, hoe mensen zich gaan gedragen,
wordt in de eerste tien minuten bepaald. Misschien zelfs in de eerste vijf.
Dan moest ik heel erg lachen,
want wat gebeurt er in onze vergaderingen of bijeenkomsten?
Het wordt geopend, het woord gaat naar een projectleider of wie dan ook,
die steekt een monoloog af van 10-15 minuten.
Wat gebeurt er met de houding van de anderen van de groep?
Je gaat achteroverleunen, je denkt:
ik moet vooral goed begrijpen wat ze zeggen.
Wat ik nog het mooiste vind, en dit is echt niet persoonlijk bedoeld,
als je het herkend hebt bij jezelf of mensen om je heen,
is de vraag 'zijn er vragen?'
Ze leunden achterover en schreven mee, natuurlijk zijn er geen vragen.
Ja, heel misschien wat praktische vragen, maar niet de echte vragen.
Hoe doe je dan de eerste tien minuten in de praktijk?
Een paar concrete voorbeelden wil ik jullie meegeven.
Voor ik met de dialoogmethode start, doe ik 'n welkomst, de binnendruppeltijd.
Wat ik bij mezelf merk, en dat is echt scherp geworden door het thuiswerken:
vanaf een mannetje of vier, vijf begin ik ongemakkelijk te worden.
Dus tot een groep of drie vind ik het superfijn, ga ik kletsen,
maak ik makkelijk verbinding met de mensen die er zijn.
Dat verschilt. Ik ken mensen die bij twee of drie ongemakkelijk worden
en mensen die grote groepen niet ongemakkelijk vinden,
die altijd wel kunnen blijven kletsen. Maar ik voel het al bij vier.
Als de groep groter is dan vier, moet je misschien wat anders doen dan kletsen.
Dat werkt niet zo goed in een Webex.
Een alternatief daarop dat ik vaak doe bij workshops,
maar ook bij de gemiddelde vergadering, is een plaatje in beeld.
In Webex moet je iets in beeld,
dus een mooi plaatje of welkomstsheet, en dan zet ik er muziek op.
Ik doe de microfoons op slot, muziek erop. Dan komen ze rustig binnen.
Iedereen komt rustig binnen. Je gaat niet het gesprek aan,
maar ik vind dat toch ongemakkelijk. De eerste minuten gewoon schakelen.
Loskomen van de vorige vergaderingen, even een pitstop, thee halen,
gaan zitten, omschakelen naar: o ja, wat gaan we het komende uur doen?
Bij grotere sessies hebben we weleens gedaan,
dan kwamen mensen binnen en werden ze doorgezet naar deelsessies.
Deelsessies van drie, vier man en ik noemde dat klets-statafeltjes.
Je kwam plenair binnen en werd meteen doorgezet naar een groepje
en de enige opdracht was even kletsen.
Ook een heel mooie manier om de eerste 4-5 minuten te vullen.
Wat ik ook in de welkomst graag doe, is benoemen waarom we bij elkaar komen.
Eén kernachtige zin wat het doel is. Dat gaan we straks verder uitpluizen.
Even een slokje water.
Dan concreet de eerste twee stappen van de dialoogmethode.
Relatiewerk, verbinden als mens.
Mensen zeggen wel: die check-inronde duurt 10-15 minuten. Dat vind ik te lang.
Dat is waar. Het klopt niet elke keer om het rondje af te gaan.
'Hoe gaat het met je' en 'hoe zit je erbij' is niet altijd de juiste vraag.
Het kan in 15 seconden. Wat ik graag doe: ik geef de groep de instructie mee,
kijk in stilte zorgvuldig naar iedereen die vandaag aanwezig is.
Alle gezichten, alle achtergronden.
Kijk, wees nieuwsgierig. Laat vragen in je opkomen, schrijf die vragen op.
Dan sluiten we af met de intentie dat we elkaar gaan bellen hierna.
Dingen vragen: hoe gaat het daarmee? Jij noemde laatst dat je dat had.
Die komen niet altijd binnen als je gaat vergaderen,
maar wel als je de tijd neemt naar elkaar te kijken. Heel kort, 15-30 seconden.
Een andere, en dat is vooral als je met iets grotere groepen bent,
ik doe het vanaf vier al, deelsessies. Ga uit elkaar in deelsessies van 2-3 man.
Wat doe je daar dan?
Kennismaken als je elkaar niet goed kent, verdiepend kennismaken.
In de PowerPoint staat een heel leuke tool: icebreaker.range.co.
Daar zitten 300 kennismakingsvragen in, in drie verschillende categorieën.
Dan genereer je gewoon een vraag voor de dag.
Of als je 'm stom vindt, genereer je de volgende.
Dan kan je de groep uit elkaar sturen met een mooie vraag.
Of je kan met inhoud beginnen, maar kijk dan wel uit.
Je moet nog een processstap zetten en dan pas het werk.
Ga niet de verleiding aan van deelsessies en direct het werk in.
Als je het dan over inhoud hebt, een vraag als: waarom vind je het belangrijk?
Wat raakt jou hier zo in? Wat zegt dit over jou, jouw waarden? Jouw passie?
Dat bespreken. Zo'n mooie manier om elkaar beter te leren kennen op inhoud.
Dan nog een paar voorbeelden van proceswerk.
Het gaat erover: benoem de structuur.
En een vergadervorm die ik heel veel gebruik
en vandaag een paar keer laat terugkomen, is een Engels acroniem.
WINFY. Makkelijk te onthouden door Oprah WINFY te nemen.
Het staat voor 'what I need from you'.
Wat heeft de vergadering, elk agenda- punt nodig van de rest van de groep?
Waarom heeft de agendapuntbrenger dit en wat moeten de anderen doen?
De Nederlandse variant met een H ertussen en de F moet een V zijn:
wat heb ik nodig van you, met een Y. Als je dat makkelijker te onthouden vindt.
Dat vind ik echt een wezenlijke vraag.
Doe je dit van tevoren, dan heb je ook bedacht waarom je deze mensen
uitnodigt voor de vergadering. Waarom dit agendapunt met deze mensen?
Dan wordt het effectiever. Effectiviteit en warmte zitten soms dicht bij elkaar.
Zo.
Nu heb ik het over de eerste tien minuten van vergaderingen,
en over relatiewerk gehad. De verbinding onderling...
Laten we ook gaan ontwerpen wat we tussen vergaderingen door doen.
Ook hier sla ik deze slide wat snel door. Maar even kort de vraag aan jou:
Als jij nu een vraag had aan je collega, zou je die bellen?
Een deel van jullie zegt ja en een deel zegt:
ho, maar zou hij het niet te druk hebben? Ik wil die persoon niet storen privé.
Dat zijn allemaal belemmeringen of drempels die opkomen.
Dat geldt voor bellen en al helemaal voor videoberichten.
Dus wat ik regelmatig doe, via Signal of WhatsApp, neem ik een videobericht op.
Of een spraakbericht. Beide vormen en bellen zijn persoonlijkere vormen
om contact te leggen met collega's
dan als ik ze zou e-mailen of een WhatsAppteksje zou sturen.
Alle drie, bellen, videobericht en voiceberichten leveren drempels op.
Ieder weer wat anders, maar allemaal leveren ze drempels op.
'O ja, dat doe ik liever niet' of 'dat vind ik spannend'.
Ik dacht daarover en dacht: zullen we een keer een drempelspeurtocht doen?
Wie vindt wat spannend? En waarom doen we het niet?
Het is wel persoonlijker dan mailen en tekstberichten.
Iets anders, de spontane ontmoeting bij de koffie of in de gang is er niet meer.
Als je thuiswerkt, is dat er gewoon niet meer.
Spontaan heeft een andere betekenis online.
Moeten we misschien toch plannen of andere tooling gebruiken?
Dat levert ook weerstand op. Dus welke drempels ervaar je daarbij?
En de pittige stelling onderaan, in het Engels hot take,
jij en ik, ook ik, hebben ons zeker nog niet weten aan te passen.
Aan alles wat er mogelijk is in deze nieuwe situatie.
Er is nog werk aan de winkel.
Bij vergaderen en warmer vergaderen denk ik aan iedereen betrekken.
Dat is niet een doel an sich.
Iedereen betrekken, zodat we ons werk beter kunnen doen.
Niet alles van iedereen, maar wel meer mensen betrekken,
en meer van wat wij in ons hebben.
Om dat specifiek te maken...
Iedereen heeft z'n eigen persoonlijke voorkeursstijlen.
Als ik naar mezelf kijk, als er een vraag gesteld wordt,
wil ik eigenlijk in stilte erover na kunnen denken.
Even een halve minuut of 15 seconden in stilte nadenken over de vraag.
Dan heb je ook mensen in de groep, collega's,
bij een vraag kunnen ze meteen beginnen.
Ik noem dat ook weleens de pratende denker.
De pratende denker begint en in de loop van de tijd komt het antwoord wel.
Dat is ook een kwaliteit en het nadeel ervan
is dat een stille denker zoals ik, gaat luisteren.
Ik ga dan heel aandachtig luisteren en kan niet meer zelf nadenken.
Ik hoor ook weleens, ik begeleid wat studenten,
een van die studenten zei: ik heb niet zo vaak creatieve ideeën.
Ik vermoed dat zij een stille denker is. De anderen vullen alle tijd.
Er is geen tijd voor haar om na te denken.
Dus stilte, gebruik stilte. Vraag om stilte.
Als je een pratende denker bent, besef dat je een pratende denker bent.
Soms is het goed, soms is het fijn om even een stilte te laten vallen.
Daar denk ik wel dat de gespreksleider veel te betekenen heeft.
Misschien heb je deze al gevoeld in dit webinar: Kenny, schiet eens op.
Zou je dat tegen mij zeggen in een vergadering? Dat ik te traag ben.
Dit is iets wat we voor corona eigenlijk ook niet deden,
maar het is belangrijker, omdat dingen die niet goed werken uitvergroot worden
door online werken, of lijken uitvergroot te worden. Dat hoor ik om me heen.
Het is namelijk het tweede acroniem dat ik gebruik: ELMO.
'Enough, let's move on.'
ELMO breng je in door het te zeggen of in de chat te zetten.
Je kan ook met alle collega's Marktplaats leegkopen
voor alle Sesamstraat-poppen die er zijn met Elmo.
Dan breng je Elmo gewoon letterlijk in beeld.
Wat ELMO is, is de afspraak met elkaar dat je het mag gebruiken
en dat het niet het juiste gesprek op het juiste moment is met de juiste mensen.
Dus dat we hier even moeten stoppen en dat je het zorgvuldig af moet ronden.
Samenvatten, vervolgacties bespreken, wie pakt het op hierbuiten.
Dat je als groep daardoor iets anders kunt gaan doen,
waar deze groep wel z'n kwaliteiten in kan zetten.
ELMO is superpittig: we gaan stoppen met wat we hier vinden.
Het borrelt ook voordat je het in kan brengen.
Het is oké om het even te laten borrelen en dan pas in te brengen.
ELMO is echt iets krachtigs. Als we dat zouden afspreken met elkaar, kan dat?
Kunnen we elkaar zo doorbreken voor het gezamenlijke belang?
Iets anders wat ons weleens tegenhoudt,
dat heb ik vaker bij vergaderingen
waar iemand een monoloog van 10-20 minuten heeft, een welkomst of update.
Dat je een tijdlang je stem niet gebruikt hebt. Letterlijk, gedempt of niet gedempt.
Hoe langer je je stem niet gebruikt, hoe moeilijker het wordt om iets te zeggen.
Die stemdrempel kun je makkelijk doorbreken
door in het welkomstrondje iedereen 'hallo' te laten zeggen of een oerkreet.
Dan heeft iedereen zijn of haar stem gebruikt.
Bijvoorbeeld een check-in waar je wel de tijd voor hebt,
en je kan beurten doorgeven, heel mooi.
Dan zijn mensen elkaars namen aan het noemen.
Ook een manier om de stemdrempel te doorbreken.
Als we zo bij elkaar komen, het magische van samenwerken op afstand,
we hebben zoveel wijsheid in onze groepen zitten.
Niet alleen om te brainstormen, maar ook om de informatie te verwerken
en daar patronen en conclusies uit te halen
en dan tot acties te komen, we hebben zoveel kwaliteiten.
Wil je dat doen met alleen praten? Er kan maar één persoon tegelijk praten.
Doe je dat met geschreven woord, of het nu chat is of een tool,
of je gebruikt creatievere online tools met beelden erbij of meer creativiteit,
dan kun je veel informatie verzamelen, maar ook verwerken als groep.
Groepswijsheid benutten. We kunnen zoveel efficiënter zijn.
Dat is ook een vorm van inclusiever zijn. Nog meer onze kwaliteiten includeren.
Doe je zulke dingen niet, dan ontstaan er signalen dat mensen ontevreden zijn.
Je kan het googelen, de sabotagelijn, dat komt uit Deep Democracy.
Dat is een lijn van herkenbaar gedrag,
beginnend met grapjes en sarcastische grapjes, roddelen,
maar ook de afgeleide collega of de afhakende collega
of zelfs de collega die niet meer komt.
Of nog erger: oorlog starten.
Wat je hiermee kan doen, is als groep dit er even bij pakken
en zeggen: hé, herkennen we dat gedrag bij mij, bij jou, in ons systeem?
Dan gaat het er niet over dat je dat gedrag afkeurt,
maar dat je een laagje dieper kijkt: hé, wat zegt dat over onze samenwerking?
Wat zijn nou de oorzaken. Waar zijn we ontevreden over?
Waar willen we inclusiever zijn?
Dan weer herontwerpen en aan de slag gaan.
Kijken of je met een nieuw experiment toch beter kan samenwerken.
En...
Ik werd even afgeleid door m'n eigen aantekeningen.
Dan het volgende.
Ik hou ook van het goede gesprek. Dus ik hou ook van praten.
Je moet niet denken: Kenny wil alleen maar techs bij elkaar
en op Miro creatieve platen maken.
Nee, ik hou ook gewoon van een goed gesprek.
Alleen, daar wil ik ook wel weer structuur in.
Ik heb zo veel structuurbehoefte. Hier een paar dingen voor een goed gesprek.
Als eerste: hoe krijg je een braindump?
Hoe krijg je alle informatie zo snel mogelijk op een hoop?
Dat noem ik dumpen. Ik denk dat dat ook weer uit Deep Democracy komt.
Of ook uit andere methodieken.
Maar hoe kun je op hoog tempo informatie verzamelen uit de groep?
Dan wil ik geen discussie, ik wil geen gesprek,
ik wil niet dat mensen op elkaar reageren.
Wat je doet: je vraagt iedereen een beurt te pakken,
iets in te brengen, kernachtig te zijn.
Geen inbreng van een minuut of twee, geen grote samenvatting.
Gewoon kernachtig: wat heb je tot nu toe in te brengen?
Je mag wel vaker wat inbrengen, maar verspreidt dat een beetje.
Laat anderen wat inbrengen. Misschien hoef je dan niks meer in te brengen.
Dan dump je als groep alles op een hoop. Dan heb je dat zichtbaar gemaakt.
Dan wil je daarmee aan de slag met conclusies en patronen
en heb je een verdiepend gesprek nodig.
Ook daar weer snak ik naar structuur.
Dus wat we vaak doen, is een vraag stellen of een agendapunt inbrengen.
Dat gaat van de hak op de tak en hebben we een goed gesprek.
Achteraf zeggen we: goed gesprek, maar wat concluderen we?
En wat gaan we ermee doen?
Dus die structuur voor mij is: hoelang gaat het gesprek plaatsvinden?
15 minuten? Oké, na 15 minuten stoppen we.
Willen mensen nog wat zeggen? Kan niet meer.
We hebben de tijd gevuld als groep. We stoppen.
Waar gaat het in die 15 minuten over en waar gaat het niet over?
Je moet ergens ook efficiënt zijn daarin.
Dus stel een vraag of breng een thema in.
Het volgende is: na die 15 minuten moet er ook tijd zijn om conclusies te trekken
en ook acties, vervolgacties, te bespreken.
Heel vaak is dat echt nodig.
Dus breng structuur ook in die verdiepende gesprekken.
Als je aan het dumpen bent, is het iets minder belangrijk,
maar bij verdiepende gesprekken... Eén ding wat ik heel erg merk,
of het nou tien gezichten in beeld zijn, of 25 gezichten,
het zijn zoveel meer gezichten dan aan een vergadertafel.
Aan een vergadertafel kijk je even een paar mensen aan en draai je door.
In Webex of Zoom zie je gewoon 10, 25 gezichten non-stop in beeld.
Wat ik merkte,
was dat m'n brein non-verbale informatie aan het verwerken was.
Fronsjes, lachende mensen, wegkijkende mensen,
iemand die ineens begint te bellen.
Je brein gaat daarover oordelen, over jezelf.
Ze zullen het wel over mij hebben. Je wordt er wat huiverig van.
Je wordt er afgeleid door.
Eén ding wat je dus kan proberen...
Ik zag het langskomen en denk: dit gaat toch niet werken? Alle camera's uit.
Verdiepende gesprekken, 15 minuten lang, camera's uit.
De meesten vinden het dan makkelijker om naar elkaar te luisteren
en vinden het niet moeilijk om te timen wanneer we in moeten stappen
en een aantal van ons vindt het wel echt vervelend.
Het is niet voor iedereen.
Een tussenvorm is de viskom, googel het,
zoek het even op op samenwerken.pleio.
In de viskom zitten drie, vier mensen met hun camera aan
en de visjes kunnen eruit springen en erin springen,
dus het is ook dynamisch.
Maar dan heb je niet alle camera's aan, maar een deel.
Dus ook met non-verbale prikkels en aandacht kun je aan de slag.
Voordat we de stap maken naar doelgericht
ook hier weer even kort de vraag aan je:
welke aantekeningen heb je tot nu toe gemaakt?
Wat heb je mij horen zeggen wat je wil gebruiken?
Wat was het meeste raak?
Mooi, er worden ook dingen in de chat gezet...
heb ik niet gevraagd, maar mooi dat jullie het zo invullen.
Ook zoiets: als je het uitspreekt in een groep, al zie je ze niet, is 't meer waar.
Is de kans groter dat je er echt iets mee gaat doen.
Gaaf, mensen.
Zetten we een volgende stap.
Ik wil het even niet over vergaderen hebben, maar over e-mail.
Iets wat me begint te fascineren.
Maar heel kort.
Ik hoor collega's om me heen, laatst weer in een sessie:
als ik een paar uur of een paar dagen niet in m'n inbox zit,
stroomt m'n mailbox vol
en eigenlijk heb ik constant het gevoel dat ik achter de feiten aan loop.
We doen even een korte poll.
De vraag is: wil jij minder e-mail?
Heel eenvoudig: wil jij minder e-mail?
Ja of nee? Dus het is alles of niets.
Ik zie de resultaten binnendruppelen.
Voor nu twee derde één derde verdeeld.
Ho, het verschuift al een beetje.
Nou, niet iedereen zal aan de poll hebben meegedaan,
maar ik ga de resultaten van de eerste 100 antwoorden tevoorschijn halen.
De verdeling is 70 procent, 30 procent.
70-30. Dus de meesten van ons herkennen het.
We willen minder mail. Nu ben ik wel nieuwsgierig naar waarom je nee zegt.
maar dat laten we even liggen. We focussen even op de 70 procent nu.
Als ik kijk naar m'n voorbereiding heb ik wel wat ideeën op de sheet gezet,
maar het is symptoombestrijding.
Het is ook belangrijk dat we verschillende vormen vinden
om met e-mail om te gaan.
Maar ik werd steeds nieuwgieriger naar de diepere patronen
waarom dat met e-mail eigenlijk ontstaat.
Eén daarvan is dat begrenzen überhaupt moeilijk is.
Wat zijn onze overtuigingen als we meer grenzen aangeven?
Het volgende wat ik tegenkwam... Deze quote ken ik al langer.
'It's not an information overload, it's a filter failure.'
Er is niet te veel informatie, maar de kwaliteit van de informatie
is niet zo hoog of niet hoog genoeg.
Dat is Clay Shirky, 2008, en die zegt: het is al 30 jaar hetzelfde verhaal.
Er is heel veel informatie, maar het gaat over of het goed gefilterd wordt.
Door jezelf, door anderen.
Hoe filter en structureer jij?
Het nieuwe aan het internet is dat de filters behoorlijk zijn veranderd.
Als je op Reddit gaat of waar dan ook,
er zitten geen uitgevers tussen die op kwaliteit selecteren voor goede boeken.
Alles kan op internet komen.
Dus daar is het filter al een beetje stukgegaan.
En dan moet jij zelf nog harder werken om te filteren.
Ergens is dat ook weer de symptoombestrijding
maar je moet meer zelf beschermen en elkaar ook meer beschermen.
Het diepere patroon gaat volgens mij
over dat we hier aangesproken worden op onze valkuilen.
Dus jij en ik hebben kwaliteiten en daarnaast ook valkuilen.
Wij werken in een systeem, een organisatie, een breder ecosysteem,
die die valkuilen wel echt heel lekker vindt.
Dat systeem om ons heen, alles om heen,
vindt het lekker als we altijd bereikbaar zijn.
Altijd alles oppakken, superloyaal zijn.
Wij voelen ons verantwoordelijk voor dingen, we willen kwaliteit afleveren.
Dat gaat ten koste van onze eigen avonden,
maar we doen het elke keer wel.
We zeggen relatief weinig 'nee'.
Wat is dan dat systeem om ons heen? Het is een beetje abstract.
Het gaat bijvoorbeeld over politici.
Als ons bewindspersoon naar ons toe komt en die wil wat,
ja, dan gaan we dat gewoon doen.
Ook onze organisatie is erop gebouwd.
De cultuur binnen onze organisatie is er subtiel op gebouwd.
Op welke kwaliteiten worden mensen geselecteerd die carrière maken?
Wat wordt er onderling gewaardeerd door collega's?
Wat doe je eigenlijk als je om half zes een mailtje stuurt met:
kan je er vandaag nog naar kijken?
Ook binnen jezelf: welke overtuigingen heb je?
Wat moet ik eigenlijk doen? Wat gebeurt er als ik het niet doe? Wat gaat er mis?
Welke overtuigingen heb je?
Dat zijn valkuilen en die worden lekker benut door het systeem om ons heen.
Die patronen kunnen we doorbreken. Moeilijk, maar het is wel mogelijk.
Dan weer een stapje terug naar vergaderen.
Ik was eigenlijk... Een collega van mij zei:
Kenny, jij hield toch niet van agenda's?
Ik denk dat ik dat ooit gezegd heb
en in de tussentijd ben ik van gedachten veranderd.
Doelgericht vergaderen begint voor mij, dit is een open deur, bij voorbereiden.
Beter voorbereiden, nauwkeuriger voorbereiden.
De voorbereiding, het is superfijn om daar een goede agenda bij te gebruiken.
We doen even een klein experimentje.
Pak je telefoon erbij.
In je werkagenda even scrollen naar een vergadering van morgen.
Open de informatie die daarbij hoort.
Als je de vergadering bekijkt, zes vragen om even met elkaar te bekijken.
Is meteen het doel duidelijk?
In de titel, de eerste zin, is meteen het doel duidelijk?
Kernachtig, wat is het doel van de vergadering?
Heb je een herhalende vergadering gepakt,
dan wordt het nog moeilijker of het doel duidelijk is.
Is het duidelijk waarom jij erbij moet zijn?
Wat kom jij halen en brengen bij deze vergadering?
Is de WINFY, wat heb ik nodig van jou, what I need from you, duidelijk?
Hoeveel pagina's aan bijlagen? Zitten er bijlagen bij? Wat moet je ermee?
Zit er een uitgebreide agenda aan?
Dus niet alleen het doel en we komen weer bij elkaar.
Maar is er stapsgewijs een agenda voor deze vergadering aanwezig?
En als je daar weer verder op inzoomt, heeft elk agendapunt een doel?
Een inbrenger? En is ook per agendapunt duidelijk
wat het nodig heeft van de rest van de deelnemers van de vergadering?
En als laatste, als je een stapje terugzet:
heb je er zin in? Krijg jij zin in die vergadering?
Is het iets waar we echt onze schouders onder gaan zetten,
come on, we gaan dit klaren met elkaar?
Voorbereiden betekent voor mij het effectief gebruiken van een agenda
en dat beter en creatiever doen.
Eentje waar ik echt gefascineerd door ben, is elkaar op de hoogte houden.
Dus wat ik wonderlijk vind, dat had ik minder in de veehouderij,
maar meer bij het ministerie, is dat veel mensen ergens iets van moeten weten.
Dat veel mensen ergens 'n mening over moeten hebben. Input moeten leveren.
Dan denk ik: wauw, wat betekent dat eigenlijk?
Dan moeten we de hele tijd van zoveel dingen op de hoogte zijn
en ook input geven, wauw.
En dat dan weer van heel veel verschillende dingen. Dat is zoveel.
Wat is daar het patroon dan onder?
Dus heel concreet, in plaats van het patroon,
heel concreet zie ik dan de vergaderingen met monologen
of de heidagen met monologen,
de mails en Outlook-uitnodigingen met heel veel bijlagen.
Welke moet ik lezen? Zoveel pagina's heb ik toch helemaal geen tijd voor?
Wanneer ga ik dat lezen? En iedereen die in de cc zit.
De cc, waarom gebruik je die eigenlijk?
Waarom moet je op die manier mensen op de hoogte houden?
Voor wie is die informatie? Wat moet die ermee?
Wat heb je van hen nodig om in jouw stuk werk verder te kunnen?
Welk patroon zit erachter dat we elkaar zo op de hoogte aan het houden zijn?
Is het niet een illusie dat we zoveel mensen op de hoogte kunnen houden
en dat dat nog goed gaat?
Dan...
O ja.
Dan een stapje naar Webex.
Ik ga jullie niet Webex laten zien.
Voor de knoppen kun je naar samenwerken.pleio,
filmpjes zoeken en dan filmpje 5A en B.
Webex en, even kijken...
Ik heb de resultaten heel lang in beeld gehad.
Ik zet nog een tweede poll open.
Hier wil ik het hebben over verstoringen.
Hoe zorgen we dat er zo min mogelijk energielekken zijn in de vergaderingen?
Geluidsverbinding is echt het nummer één-ding dat je goed moet regelen.
Als er haperingen op het geluid zijn, volumes kloppen niet,
mensen horen elkaar slecht, dan lekt de energie weg, kun je beter stoppen.
Hoe zorgen we voor een goede geluidsverbinding?
Een van de dingen die ik om me heen hoorde...
Veel collega's zeggen: het is etiquette om allemaal de microfoons te dempen.
Is dat voor jou ook zo?
Dit is weer ja en nee, zonder nuance.
Is het voor jou ook etiquette om de microfoons te dempen?
Zo, voor de eerste 100 personen die de enquête hebben ingevuld,
de meesten zeggen ja. We hebben met elkaar afgesproken:
om geluidsverbinding goed te houden, houden we de microfoons gedempt.
Je zult wel raden, even kijken, ik ga even de resultaten verbergen...
Je zult wel raden dat ik daar ideeën over heb.
Er is namelijk een nadeel van alle microfoons gedempt.
Meerdere nadelen. Een daarvan is:
Als je thuis praat en de rest heeft de microfoons gedempt,
eigenlijk is dat hier in deze studio ook, dan ontstaat er een digitaal vacuüm.
Dan zit je gewoon tegen drie muren aan te praten.
Er komt niks aan kuchen, ja, huh, pennetje op tafel, er komt niks terug.
Het digitale vacuüm is eigenlijk heel raar.
Ons brein, misschien zijn we er langzaam gewend aan geraakt,
of merken we het niet meer, maar ons brein vindt dat niet normaal.
Een gesprek moet toch ook een ander hebben.
Ook qua geluid.
De digitale vacuüm is gewoon raar.
Het andere is: stel, je bent iets aan het vertellen
en iemand heeft een verhelderende vraag of wil aanhaken,
dan moet diegene eerst op de spatiebalk drukken
of met de muis naar de ontdempknop
of bij de gsm meerdere keren op het scherm drukken,
voordat hij wat kan zeggen.
Daar zit dus vertraging op. Ontdempvertraging.
In die vertraging, in die tijd, gebeurt het zo vaak,
ik heb het zelf ook gemerkt, dat je denkt: het moment is voorbij.
Dan breng je het toch maar niet in.
Ik vermoed dat heel veel van wat we eventueel in te brengen hadden,
niet ingebracht is. Soms is dat goed.
Soms is het goed dat...
Mensen gebruiken dit weleens bewust om zichzelf af te remmen.
Voor de meesten van ons is het niet goed.
Voor de meesten van ons is het fijner als we de vragen gesteld hadden
en niet de ontdempvertraging waren tegengekomen.
Dus wat ik met groepen doe, ik zeg: microfoons aan, tenzij...
Bij bepaalde collega's is het rumoerig. Webex weet dat niet goed uit te filteren.
Die zetten vaker de microfoon uit of vinden het niet prettig.
Dat is ook oké. Het gaat er niet om dat alle microfoons altijd open moeten staan.
Ik vind het fijn om af te spreken: microfoons aan, tenzij...
Dan doe je dat en gebeurt er wel eens wat.
Dan is er wel eens een ruis of een verstoring. Wat doe je dan?
Met mijn groepen speel ik dan heel graag 'Wie is de mol?'.
Ik had een collega, die pakte papier op.
Die had geen idee dat het kneiterhard bij ons naar binnen kwam.
Die wist dat zelf dus niet. Wij hoorden het, hij niet.
Dan moeten we even 'Wie is de mol?' roepen,
erachter komen dat die collega het was die het deed
en daar afspraken meemaken: je laat je papier liggen.
Of: jij dempt jezelf wel als je vaker met papier aan de slag wil.
Of je koopt een andere microfoon.
Er ontstaat ook wel eens echo. Het is heel vaak dat het apparaat,
bijvoorbeeld je laptop, de speakers, het geluid weer in de microfoon gaat,
Dus dat hetzelfde apparaat echo veroorzaakt.
Heel eenvoudig, zet het volume van de speaker op 60%.
Rechtsonder bij Windows of op je telefoon met het volumeknopje,
zet hem op 60%. Dan is het geluid niet zo hard dat het naar binnen komt.
Of, ik heb hem nu hier niet liggen, koop een Jabra 510.
Dat zijn conference audio-dingen die bij multinationals altijd al op tafel lagen.
De microfoon is gebouwd om van alle kanten geluid op te vangen.
En de speaker is zo gebouwd dat hij geen echo creëert.
Er zit wat extra technologie op ruis.
Dus zo'n Jabra 510, geweldig ding, 100 euro.
Dan ben je ook terug op kantoor de held. Als de chique zalen zijn volgeboekt
en je moet met twee, drie man inbellen, terwijl andere collega's online inbellen,
als je dan je Jabra midden op tafel kan leggen, via jouw laptop loopt het geluid,
dan heb je 'n goede geluidsverbinding.
Ik denk dat we op een gegeven moment allemaal met een Jabra op zak lopen,
zodat we op die momenten flexibeler zijn.
Je kan ook afspreken dat er naast een voorzitter
en bij hybride vergaderingen een online voorzitter,
ook een technische butler is. Die kan via Webex dempen.
Je kan, als je de host- of co-hostrechten hebt, collega's dempen.
Spreek dat af, want iemand die gedempt is door een technische butler
en denkt 'ik stap nu in' en niemand reageert,
heeft niet door dat de microfoon gedempt is. Spreek af dat je dat doet.
Piepjes uitzetten. Als je een laptop hebt met de geïnstalleerde versie,
heb je linksboven bij de deelnemersmenubalk
de mogelijkheid om piepjes uit te zetten van in- en uitgaande mensen.
Een klein dingetje, maar ik vond het af en toe echt storend als hij aan stond.
Wil je dit allemaal zien? Ga naar samenwerken.pleio.
Zoek op filmpjes 5A en B.
Heel goed.
Nog een laatste sheet voordat we een laatste reflectie moment in aan.
En dan kort afsluiten.
Wie is de mol? Wie is de mol komt in andere varianten voor.
We hebben weleens de collega die gaat wandelen tijdens de vergadering.
Heerlijk, doe het. Dat bewegende beeld, afleidend.
Kunnen we daar niet de video van uitzetten?
Of vragen om na de eerste twee minuten de video uit te zetten.
Hetzelfde met een collega die op zo'n wiebelstoel zit.
Als het beeld afleidt, zet de camera uit. Overleg dat de camera uit gaat.
Vaak is het niet erg voor het gesprek dat een camera uit is.
En dan tussendoor af en toe wel aan, zodat je die verbinding ook hebt gehad.
Of bij het begin alleen.
Bij MT-vergaderingen heb je weleens dat een gast ergens halverwege komt
om iets te vertellen of bij dat agendapunt aanwezig moet zijn.
Die is dan te vroeg. Dat kun je voorkomen
door in Webex achter de drie puntjes te klikken, dat is een soort menuutje,
en daar de vergadering te vergrendelen.
Dan komen alle nieuwe deelnemers in een lobby terecht.
Of als die gast er al is, kun je in de deelnemersbalk
de gast met rechtermuisknop verwijderen naar de lobby.
Ook daar weer samenwerken.pleio, zoek op lobby en je komt er wel.
En de eindbaasmol. De allergrootste moller van allemaal.
Die is er sinds december vorig jaar. Toen kwam de co-host erbij.
Naast de host. De co-host heeft niet altijd door dat hij de co-host is.
Op telefoons en tablets, als je co-host bent,
je hebt de rechten om de vergadering te beëindigen.
Ook hier eventjes handen omhoog: wie is een vergadering uit gekickt
waarvan ze dachten dat het nog door zou gaan?
Zelfs de technicus.
Dan wordt zo'n vergadering beëindigd
en dat gebeurt met collega's die inbellen die co-hostrechten hebben.
Als je op het kruisje drukt om de vergadering te verlaten,
is het rode grote knopje 'beëindigen, ik kick iedereen eruit'.
Het witte subtiele knopje is 'verlaten'.
Ik heb dit al zo vaak gezegd en eigenlijk nog nooit bij Cisco ingediend.
Het moet andersom.
Je klikt op de opvallendste knop, kickt iedereen eruit, en hebt het niet door.
Het enige wat je dan nog kan doen, is opnieuw opstarten
en met de mensen die terugkomen doorgaan.
Stiekem is het ook een heel mooie manier
om te filteren op de mensen die commitment hebben.
Je gaat door met de mensen die graag willen.
Als host kun je ook co-hostrollen afpakken
Dus als ik dat ben of ik ben de technische butler,
zorg ik dat ik die collega's die het niet nodig hebben
de rol afpak en gewoon deelnemer laat zijn.
Dan het allerlaatste.
Hier ontdek ik langzaam een patroon bij onszelf een beetje.
Kijk, heel veel van ons werk is adviseren. Een ander beslist.
Of het nou de politiek is, of leidinggevenden, zij beslissen.
En ergens vinden we dat heerlijk.
Zaken zijn complex, er zijn duivelse dilemma's
waar altijd iemand teleurgesteld is, wat je ook kiest.
Het kan misgaan. Als wij beslissingen zouden nemen
en verantwoordelijk zijn, dat is pittig. Het is lekker als iemand anders dat doet.
In de vorm van vergaderingen hebben we dezelfde dynamiek een beetje.
In de zin dat we verwachten dat voorzitter, de gespreksleider,
het allemaal gaat regelen.
Die is verantwoordelijk voor een goed proces en samenwerking.
Als ik dan nadenken over persoonlijk leiderschap,
Wat is de hoogste vorm van persoonlijk leiderschap?
Dat je invloed hebt als deelnemer.
Dat je vanuit een plek van deelnemerschap, lidmaatschap,
bijdraagt aan dat we als groep beter kunnen samenwerken.
En daarmee de voorzitter, de leidinggevende, aanvult.
Tijdens de vergadering, door goede vragen,
maar ook vooraf in de voorbereiding: ik denk dat we dit nodig hebben.
Of achteraf als reflectie: ik denk dat we dit nodig hebben
en misschien heb ik daar wel één of twee ideeën over.
Dan nog een laatste keer voordat ik met jullie richting de afronding gaat.
Schrijf eens voor jezelf op...
Omcirkel eens met pen en papier wat je geschreven hebt.
Wat is nou het meeste raakt? Wat ga je nu na dit derde blok
binnenkort eens experimenteren?
Mooi. Ik heb een aantal vragen langs zien komen.
Ik heb heel bewust gekozen om ze niet te beantwoorden.
Als samenwerken.pleio niet werkt,
ik verwijs ook door naar andere plekken waar je ook je vragen kwijt kan.
Dan bereik je koplopers en mij.
Neem die vragen mee buiten dit webinar en laten we daarmee aan de slag gaan.
Om af te ronden.
Terug naar de webinar van Jitske Kramer.
Een aantal andere woorden die ik echt heel schitterend vond in haar webinar,
is dat ze zei: onze kantoren gaan open en dan hebben we de terugkeershock.
We moeten weer wennen.
Het gaat anders zijn dan kantoor pre corona.
Dat zorgt echt voor shock.
Er is toekomsteuforie, mensen die heel blij zijn,
en er is toekomstverdriet, mensen die niet zo blij zijn met de gang van zaken.
Wat zij zegt, is: kunnen we naast inhoud ook kampvuurgesprekken hebben?
Het is een ander woord voor echte ontmoetingen.
Dat we ook dat stuk in kunnen brengen.
Kunnen we ons gevoel delen van wat deze situatie nou eigenlijk met ons doet?
En vanaf daar weer, dat wetende van elkaar, nieuwe dingen ontwerpen
en experimenteren hoe we dat gaan doen in deze nieuwe situatie.
Ik noemde eerder al...
Misschien heb ik dat minder uitgebreid benoemd,
expats die een half jaar in 't buitenland zijn of een jaar of twee of vijf...
Hoe langer in het buitenland, hoe meer je van die cultuur meepakt.
Als je echt meedoet. Je kan ook in je bubbel blijven,
maar dan pas ga je echt dingen veranderen.
Dat noemt Jitske transitietijd.
Er is tot nu toe te weinig transitietijd geweest
om wezenlijk onze samenwerking anders te maken.
Dus verleng niet de lockdown, maar wel de transitietijd, zegt ze.
En blijf ontwerpen.
Blijf zoeken naar de kansen. Heb het over wat er frustrerend is, verdrietig is.
Dan zijn we expats, nu nog te kort, in het land van de digitale nomaden.
We hoeven niet allemaal digitale nomaden te worden,
maar wel de voordelen eruit halen.
Te kijken of we daar nieuwe vormen van samenwerking uit kunnen halen.
Afsluitend met de laatste stap in de dialoogmethode,
of de laatste twee stappen, reflecteren op inhoud en proces.
Dat kan ook tegelijkertijd.
Een eenvoudige vergadervorm is: hoe was deze vergadering?
Dus deel nog eens in de chat: wat zijn je ontdekkingen van vandaag?
Ik heb denk ik niet veel nieuws gezegd, maar wat heb je dan toch wel ontdekt?
En wat zijn je concrete voornemens?
Wat heb je ontdekt? En wat heeft je verrast?
Zet dat eens in de chat.
Mooi, heb ik een pauze beloofd.
Ik dender maar door, hè?
Wat zijn je ontdekkingen? Wat heeft je verrast?
Hoe was dit webinar voor jou?
Je kan ook ontevreden zijn over dingen. Dat is ook helemaal oké.
Daar heb ik het ook over gehad: die irritatie, kunnen we die inbrengen?
Dus ben je ergens ontevreden over, laat het me weten.
Mooi, zeg.
Ja.
Ja, hartstikke goed. Jullie hebben een subgroep,
allemaal mensen die een pauze hadden gewild.
Als je denkt: het tweede deel heb ik niet goed kunnen meepakken,
want ik zat op pauze te wiebelen... Gelukkig wordt dit webinar opgenomen.
En je kan filmpjes kijken van minder dan vijf minuten.
All right.
Zoals ik zei, bij 'years of practice':
het gaat er dus over dat jij en ik blijven experimenteren.
Waar kan je hulp vinden, doorlezen, kijken, vragen stellen?
Ik heb heel vaak nu doorverwezen naar samenwerken.pleio.
Ik zag ook al dat het niet voor iedereen werkte,
maar daar kun je via de zoekbalk of de groepenpagina
de Online Koplopers Gilde vinden.
Vragen stellen doe je door te registreren.
Je moet daar wel echt registreren om iets erop te kunnen zetten.
Als je dan op de groepspagina van de Online Koplopers zit,
kun je rechtsboven een vraag aanmaken.
Struin door de wiki's, kijk de filmpjes,
en er is een verzamelwiki voor tools en tips
waar onder andere dialoogmethode Oprah WINFY, en ELMO in zitten.
Tigers.pleio is een geheel andere site,
daar moet je ook voor registreren, überhaupt bij binnenkomst al.
Tigers zijn mensen zoals ik die het leuk vinden om met groepen te werken.
Binnen OCW heet dat Tigers,
binnen andere ministeries heet dat weleens procesbegeleiders of flex.
Een deel van ons kun je inmiddels via de marktplaats vinden op tigers.pleio.
Dus je kan op tigers.pleio.nl een aanvraag doen dat iemand met je spart
om de gemiddelde vergadering voor te bereiden
om te kijken wat voor vergadervormen je daar zou kunnen toepassen
om de doelen te behalen die je wil behalen.
Ik noem dat ook welprocestalenten, mensen die het leuk vinden
om na te denken over de hoe van het samenwerken.
Op LinkedIn is er een community.
Dat is van onze collega's die het rijksbrede hybride werken oppakken.
De community heet 'Hybride werken bij het Rijk'.
Werkt pleio niet voor je, ga dan naar LinkedIn,
laat je toevoegen en stel daar je vragen.
Ook daar zitten genoeg koplopers die meekijken
en dat dan weer in samenwerking met onze pleio-site op kunnen pakken.
All right.
Dat was het laatste wat ik met jullie mee wilde pakken.
Ik nodig je uit om mee te doen aan de aansluitende workshop.
Als je denkt: nu ga ik zelf pauze pakken, prima.
De workshop kun je ook in doe-het- zelfvorm terugvinden op de RADIO-site.
Op de volgende pagina zal er een linkje zijn.
Op het apparaat waar je Webex Meetings op hebt, kun je erop klikken,
anders moet je het vergadernummer en wachtwoord meenemen
om handmatig in te bellen.
Ja, dat was het voor nu. Ga het doen, mensen, ga het doen.
Workshop in Webex Meetings.
Ik zie dat het vergadernummer en wachtwoord er niet bij staan.
Hoe kan ik het makkelijkst dat toevoegen? Ja.
Het vergadernummer is 1751532329
en het wachtwoord is: Warmer. Met hoofdletter W.
1751532329, hoofdletter W met Warmer.
Ik zie al dat een aantal mensen al ingelogd zijn.
Zo, voor de mensen die meedoen aan de workshop,
het gaat er dus vooral om dat we rijkscollega's ontmoeten.
Voor de mensen die de webinar genoeg vonden, heb een fijne avond.