Podcast: Code naar succes! - Het Persoonsgebonden Budget (PGB)

CIO's en directeuren binnen de Rijksoverheid vertellen openhartig over de grote uitdagingen waar zij voor stonden in grote ICT-projecten en hoe ze die uiteindelijk succesvol konden afronden.

Ron Roozendaal en Bianca Rouwenhorst

Hoe staat het, een jaar na het kritische BIT-advies, met het systeem van het Persoonsgebonden Budget? Bianca Rouwenhorst, project- / programmadirecteur PGB en Ron Roozendaal, directeur Informatiebeleid en CIO VWS, leggen het uit.

Aan de orde komen onderwerpen als het durven werken in kleine stappen en niet direct alles uit te rollen. Ook gaat het over het omgaan met risico's in grote projecten. En welke problemen moet het PGB-systeem oplossen?

Podcast: Code naar succes! Het Persoonsgebonden Budget (PGB)

Quote Ron: Een sleutel voor succes: ben je bereid om écht met de mensen te praten en ze écht invloed te geven, voor wie je het doet. Robin: Welkom bij de code naar succes, een podcastserie van de RijksAcademie voor Digitalisering van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Ik ben Robin Rotman en in deze serie duik ik in de interessantste ICT -projecten van de overheid. Wat kunnen we daar nou van leren met z’n allen? Bianca: Voordat we zeggen van we zijn klaar om al die 350 gemeentes te gaan aansluiten, wil ik eerst weten wat heeft een grote gemeente nodig? Wat heeft de middelgrote gemeente nodig? En wat een kleinere gemeente nodig? Robin: En vandaag hebben we het over het persoonsgebonden budget. Iets meer dan een jaar geleden twijfelde het bureau ICT-toetsing nog of dit systeem überhaupt ooit zou gaan werken. Hoe staat het er eigenlijk voor nu? Ik mag dat bespreken met twee hele leuke topambtenaren. Allereerst Bianca Rouwenhorst, zij is programmadirecteur PGB, bij het Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport. Robin: Bianca? Bianca: Ja. Robin: We gaan het er toch nog uitgebreid over hebben natuurlijk hè, maar verlos me alsjeblieft uit m’n lijden. Hoe gaat het nu een jaar later? Na die waarschuwingen van dat rapport. Bianca: Nou, een jaar later hebben we een systeem wat al door een aantal budgethouders gebruikt wordt. En waar we telkens in kleine stapjes weer meer budgethouders, maar ook meer gemeenten en zorgkantoren dus op aansluiten. En dat doen we. Echt hele kleine stapjes, zodat we zeker weten dat budgethouders daarin nog wel gewoon de juiste ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, maar ook dat gemeente en zorgkantoren er klaar voor zijn. Dus we hebben, op dit moment ongeveer bijna 8000 budgethouders die gebruik maken van het systeem, en daar kijken we naar de ervaringen om dan weer de volgende groep aan te sluiten. Robin: Ron Roozendaal, dat is jouw baas eigenlijk hè, of niet? Mag ik het zo zeggen? Ron: Nee, zeker niet nee. Robin: Ik vroeg het ook niet aan jou. Bianca: Nee, nee, inderdaad. Nee, Ron is mijn collega, die vanuit zijn directie meekijkt, adviseert, maar mij ook soms ook eens even, wat kritisch tegen het licht houdt. Robin: Ja, want jij bent, Directeur Informatiebeleid? Ron: Ja, en CIO van het ministerie. Robin: Want je hebt ook een eigen website, hè? Jij bent een nerd, zeg je daar. En je bent een ambtenaar, maar geen echte ambtenaar. Jij bent al heel lang betrokken bij de vernieuwing van het systeem om de PGB goed te regelen. Hoe heb jij deze jaren nou beleefd, als een fop-ambtenaar, eigenlijk? Ron: Nou ja, echt een fopambtenaar niet, maar toch wel een echte ambtenaar. Ik hoop wel meer te doen dan uit het raam te kijken en bureaucratische woorden te spreken. Nou ja, kijk dit zijn echt wel een hele bijzondere jaren. We zijn langzamerhand en dat zie je op meer plekken binnen de overheid, aan het ontdekken, dat je ook moet durven zeggen. Ik ga dit in stappen doen en ik weet niet precies wanneer ik klaar ben. In plaats van die big bang, alles tegelijk, één groot project. In plaats van die van die grote belofte op één januari van dit jaar, zal dit en dit allemaal klaar zijn. Robin: Ja. Ron: En durven leren van de praktijk, durven in kleine wendbare stappen te werken en daar dan ook gewoon van te zeggen: nou, het ging redelijk goed, de dingen die nog beter kunnen doen, we beter. Dat maakt dat je veel meer kans hebt om te slagen. Robin: Ja, hé want er is natuurlijk ICT en overheid. Dat heeft een beetje een imagoprobleem. Het zou altijd fout gaan. Doel je daar een beetje op, we hebben daarvan geleerd en we gaan dit nu rustiger aan doen? Ron: Nou, dat bedoel ik niet precies. Kijk ja, er is een imagoprobleem, dat klopt. Tegelijkertijd, iedereen die wel eens een keuken heeft verbouwd, weet dat het zelden precies zo duur wordt als je van tevoren dacht. En dat terwijl je aan het bikken bent, denkt: o loopt de gasleiding hier, dat wist ik niet. Dus omgaan met risico's in ingewikkelde projecten, daarvan hebben we misschien te veel als samenleving gedacht, dat kunnen we beheersen. Alles is maakbaar. We snappen alles wel, en dus denken we ook dat we een hele ingewikkelde infrastructurele projecten altijd precies kunnen plannen en ook dat we ICT- projecten, en die zijn soms net zo ingewikkeld van tevoren, precies kunnen bedenken hoe het gaat lopen. Robin: Jullie hebben u dus duidelijk gekozen voor de weg der geleidelijkheid, hè. Ik wil toch even terug, want niet iedereen die luistert weet precies waar we bij PGB, persoonsgebonden budgetten? Wat is dat eigenlijk? Bianca: PGB is eigenlijk een manier waarop je, als je zorg nodig hebt, zelf regie kan voeren om zelf dan de zorgverleners, die aan jou de zorg lenen, kan inzetten. En daarvoor krijg je een budget. En dat krijg je niet zelf. Dat budget staat, zeg maar, bij de Sociale Verzekeringsbank. En dan kun je middels contracten, zorgverleners, contracteren. En op het moment dat die zorgverleners zorg hebben geleverd, dan lever je de declaratie in bij de sociale verzekeringsbank. En dan betaalt de Sociale Verzekeringsbank aan de zorgverlener het geld uit, waar hij waar hij recht op heeft. Robin: Je hebt een soort digitale portemonnee die uitstaat bij de SVB? Bianca: Het is eigenlijk een beetje, de SVB is een beetje even jouw bank, hè, en die helpt jou dus ook in het beheren van je budget. Robin: Hoeveel mensen maken daar gebruik van? Bianca: Ongeveer 120.000 mensen in Nederland.  Maar als je dan even naar de aantallen gaat kijken, dan zitten daar ongeveer gemiddeld drie zorgverleners per budgethouder. Dus dan zit je ook ongeveer 360.000 zorgverleners. Maar een zorgverlener kan ook jouw buurvrouw zijn bijvoorbeeld. Robin: Dus je kan de buurvrouw inschakelen? Want die mensen, die budgethouders? Zijn dat mensen die thuis zitten, omdat ze ziek zijn? Of zijn dat mensen die aan het dementeren zijn of zijn dat mensen met een gehandicapt kind? Bianca: Hele verschillende soorten mensen, maar het zijn eigenlijk, mag je ze wel kenmerken als mensen die zelf regie kunnen voeren of waar hun vertegenwoordigers regie kunnen voeren over hun eigen leven. En daarmee ook over de zorginkoop. Je moet denken aan bijvoorbeeld iemand die in een rolstoel zit en ‘s avonds geholpen moet worden naar bed te gaan. Maar voor de rest, maatschappelijk gewoon een volledig leven heeft. Dus bijvoorbeeld 's avonds bestuursvergaderingen heeft van de vereniging waar hij bestuurslid is, dus dan om 11 uur thuiskomt en om half 12 geholpen wil worden, naar bed. Dan kan hij dus een zorgverlener aantrekken, die dus op maat, voor hem, op dat moment zorgt dat hij er is en hem naar bed helpt. Dat soort mensen, maar ook inderdaad, ouders, met kinderen met meervoudige beperkingen, waarvan de kinderen thuis wonen en vierentwintig uurs zorg nodig is. Dus dan schakelen die ouders zorgverleners in, om ook te zorgen, dat die zorg thuis geleverd wordt. Robin: En het mooie is, dan kun je misschien een familielid inschakelen of de buurvrouw. Je kan gewoon zelf kiezen hoe ga ik dat regelen. Bianca: Of de professionele zorg die je nodig hebt om bijvoorbeeld echt wel wat meer verpleegkundig handelingen te moeten uitvoeren. Robin: Ja, dus je hebt ook professionals nodig. Wat was er eigenlijk mis met het oude systeem, Ron? Voor welk probleem moest ICT nou een oplossing zijn? Ron: We hadden het net over, het is een soort bank. En dit idee is ontstaan in 2012, rondom de gedachte: kan er niet een soort bank zijn om mensen te helpen om dit voor ze te doen. Omdat nou ja, laten we maar eerlijk zeggen d'r ook weer fraude werd gepleegd met het persoonsgebonden budget. Want inderdaad, op het moment dat je iemand inschakelt en je spant samen, dan is het een manier om geld binnen te harken. Robin: Voor de buurvrouw, voor je zus. Ron: Precies. En vanuit het oogpunt van fraude werd toen letterlijk in een brief over fraudebestrijding gezegd, we gaan zorgen dat er een soort internetbankieren komt voor PGB, dus die vergelijking met banken is een hele mooie. Dus het is ontstaan in een brief vanuit de gedachte: mensen krijgen het nu op hun eigen rekening en dan heb je controle achteraf. Wat gebeurt er als we dat niet gewoon aan mensen geven, maar gewoon op een bank zetten. En op basis van echt geleverde zorg betaalt die bank de rekening van de zorgverleners, aan de zorgverlener. En dat betekent, deze gedachte is eind 2012 ontstaan en in de jaren daarna. Robin: Was jij daarbij betrokken?  Was dat een gedachte die van jou vandaan kwam? Als zelfbenoemde ICT- nerd. Ron: Nee, die gedachte is ontstaan in beleid. En zoals het vaak gaat….. Robin: In de Tweede Kamer, op het ministerie? Ron: Bij VWS, op het ministerie en zoals dat zo vaak gaat, met hoe ICT-projecten ontstaan. In een bijlage van een brief over fraudebestrijding. Hè, dat betekent dat…..   Bianca: Een zinnetje waarschijnlijk…. Ron: Een zinnetje. Een zinnetje in de brief. En overigens is het mijn plan om te komen tot een systeem voor een soort internetbankieren. In een brief over heel veel meer onderwerpen en dat betekent dat een heel groot ICT-projecten een hele grote beweging binnen de overheid op kunnen ontstaan uit heel goed bedoelde beleidsvoornemens, waar vaak een wereld achter weg komt die mensen zich niet altijd realiseren. Robin: Oké, dus, dan moet je dus 120.000 mensen gaan koppelen aan een systeem. Daar moeten de gemeentes bij. Bianca: 355 gemeentes en 36 zorgkantoren. Robin: En zorgverzekeraars. Bianca: Zorgverzekeraars gaan daar ook mee werken.   Robin: En andere zorgverleners, daar moet van alles en nog wat moet daarop aangekoppeld worden. Is dat technisch nou een moeilijke klus? Of is de techniek, nou het lastige aan dit verhaal? Of is de ambitie om al die mensen, dat de aantallen…. Wat maakt dit nou tot een project waardoor het best wel lastig was om dit van de van de grond te krijgen? Bianca: Eigenlijk de techniek is niet het moeilijkst. Waar het om gaat is het verschil in de soorten mensen of partijen die moeten aansluiten. 355 gemeentes die voor de WMO en de jeugdwet uit. Een PGB, zit in beide wetten, maar dat betekent ook dat 355 gemeentes daar hun eigen beleidsvrijheid in hebben. Dat betekent dat er andere zaken in het systeem geregeld moeten worden dan wanneer je maar één beleidslijn zou hebben dat bijvoorbeeld zorgkantoren voor de WLZ uit en de Wet langdurige zorg PGB. Ook daar zitten natuurlijk verschillen tussen, maar voeren dat ook op een andere manier uit dan weer de gemeentes. Dus het zit 'm, niet in de technische complexiteit van een soort internetbankieren, om zo maar even te zeggen. Maar het zit 'm in het verschil van de verschillende partijen, budgethouders, de dienstverlening en budgethouders. Het zijn mensen die over het algemeen ook zelf zorg nodig hebben. Daar heb je regie voor. Dus je moet ook zorgen dat het gebruik van dat systeem, dat ze daar makkelijk gebruik van kunnen maken. Budgethouders centraal, dat zeggen we vaak. We zeggen dat zo vaak, maar de Sociale Verzekeringsbank moet alle backoffice-processen goed kunnen uitvoeren. Je mag natuurlijk geen betaling fout doen. Een heleboel budgethouders zijn ook werkgever, dus zij doen ook de werkgeversadministratie voor die budgethouder. Afdrachten aan belastingdiensten. Dus er komt een wereld achter kijken, die soms wel op gespannen voet staat. De eis van een budgethouder ten opzichte van hoe de SVB wettelijk gezien z'n taak moet uitvoeren. Ron: Ja, dat komt natuurlijk nog bij… je wilt natuurlijk niet ineens zeggen. Het mag alleen maar digitaal, dus je hebt ook nog een periode waarin je heel veel briefjes krijgt van mensen, En die briefjes moet je ook omzetten, moeten mensen omzetten in de betaling, en die briefjes kun je je voorstellen zijn, niet altijd van budgethouders nette facturen. Het zijn ook wel eens krabbels. Dus in de periode waarin je overgaat naar digitalisering, om de budgethouder centraal te stellen, moet je ook een hele periode hebben met heel veel mensen, die al dat papierwerk ook nog steeds weer in het systeem krijgen. Robin: En budgethouders willen dan de telefoon pakken, die willen een vraag stellen. Die snappen het niet. Of die willen dat gaan regelen. Oké, dus, je hebt een issue, je wil de fraude tegengaan, dat is een belangrijk ding. Je wil dat de budgethouders een eenvoudig systeem krijgen waar ze daadwerkelijk ook snappen wat er aan de hand is. En dat is niet altijd makkelijk, hè, want er zijn verschillende wetten. Bij sommige zorgen moet je weer bij een ander loket zijn. Er zijn ook andere potjes waar dat geld uit moet komen en jullie hadden destijds wel besloten, 2015 geloof ik, om dit met een big bang te doen. Alles in één klap regelen. Klopt dat of niet? Bianca: Nou, in 2015 is dat inderdaad zo verlopen, was ook onderdeel van de grotere decentralisatie, hè. Dus het verleggen ook van werkzaamheden of activiteiten naar de gemeentes. Robin: Dat kwam allemaal tegelijk? Bianca: Dat kwam allemaal tegelijkertijd, dus uiteindelijk is dat in 2015 zo gegaan en hebben we ook denk met z’n allen kunnen meemaken wat dat voor problemen veroorzaakte en vooral een probleem in het feit dat zorgverleners dus gewoon niet meer uitbetaald konden worden. En daar dus ook echt gewoon…… En dat zijn dus niet altijd zorgverleners, wat ik net vertelde die bij grote instellingen werken. Robin: Dat was ook de buurvrouw af en toe, die op de centjes moet passen. Bianca: Het is ook de buurvrouw. En als de buurvrouw daarvan toch wel redelijk afhankelijk is, dan heb je toch wel een probleem. Dus in 2015 en 2016 zie je dat er dus echt wel, dat met man en macht gewerkt is om te zorgen in ieder geval om uit die crisis te komen, want zo noemen we dat toch gewoon. Robin: Wat gebeurt er dan achter de schermen? Kun je mij een beetje meenemen? De pers duikt erop. Er komen natuurlijk al die organisaties die gaan klagen bij de pers, de Tweede Kamer en er zijn natuurlijk talloze debatten gevoerd hierover. Is het dan paniek? Of kijken jullie dan elkaar aan: waar zijn we aan begonnen? Bianca: Nou, ikzelf was er niet bij in 2015, 2016, ik heb het wel gezien. Robin: Dus dan moet ik eigenlijk bij Ron zijn? Bianca: Ron heeft dat wel gezien. Ik heb natuurlijk wel meegekregen van partijen, toen ik begon, wat dat toch voor een impact heeft gehad bij alle partijen. En die impact zat op: 1. Waarom hebben we dit met elkaar toch laten gebeuren? En 2, ook wel een beetje trots dat er met man en macht gewerkt werd aan om te zorgen, dus dat in ieder geval de basisdingen geregeld werden voor budgethouders en zorgverleners. Dat ze dat ook toch ook voor elkaar kregen. Maar 3: hoe doen wij dit nou met elkaar? En hoe gaan we dit ooit verder doen met elkaar? Ron: Nou, ja precies. En ik was er wel bij. Ik zeg altijd dat ik ambtenaar ben geworden omdat je maatschappelijke problemen oplost. Robin: Maar hier ontstond een probleem. Ron: Nou ja, deels. Je lost het ook op. Je maakt het mensen makkelijker om eigen zorg in te kopen en die op een makkelijke manier ook gefactureerd te krijgen van beschikbaar budget. En we hebben allemaal wel de illusie dat we dat in één keer goed doen. En het mooie van dit proces is wel dat in die tijd ook echt in overleg met de Tweede Kamer, bijvoorbeeld besloten is om sommige controles nog even niet uit te voeren. Want kijk, dit systeem zorgt er ook voor dat dat je niet 160 uur in de week kunt declareren als zorgverlener, hè. Dat is zo'n fraudetoets. Klopt het wel, wat ik krijg, of dat iemand dus op dezelfde dag zorg declareert in Maastricht en Groningen. Of dat je heel erg zeker weet dat het past binnen het budget. Dus in het begin is met politieke steun heel bewust gekozen om die controles nog even uit te zetten. Robin: Nou, dat zie je wel vaker met dit soort dingen. Even beetje rustig aan. Ron: Ik snap ook echt dat je ernaar kunt kijken en kunt zeggen: hoe heeft het kunnen gebeuren? Eerlijk gezegd zeg ik dan ook altijd: heb enig begrip voor het feit dat dingen soms niet goed gaan. Want hè dat voorbeeld van die keuken? Hoeveel mensen is dat in één keer gelukt? En het gaat vooral om, hoe ga je hier met elkaar mee om en los je dat op. En ik heb echt gezien dat hier heel veel mensen en in het land, en ambtenaren heel hard geprobeerd hebben om te zorgen dat budgethouders niet in de kou stonden. Ron: Maar goed, je had wel, eind 2018, komt het bureau ICT-toetsing met een rapport en die twijfelde gewoon of dit ooit zou gaan slagen. Ron: Ja, dat klopt, dat was een heel bijzonder rapport. Robin: Je hebt er al een paar jaar opzitten, dat dat idee was, in 2012 begonnen. Dan ben je al zes jaar bezig. En dan loopt het al een tijdje en hebben jullie waarschijnlijk het gevoel, ja, maar dit kan heus wel goedkomen. En dan komt er een rapport waar natuurlijk al die vervelende Tweede Kamerleden mee gaan lopen zwaaien. Bianca: En dan nou ja, wat er gebeurd is, zeg maar nadat zeg maar de dampen van de crisis even waren opgetrokken. Toen is er natuurlijk met elkaar gesproken. Goh, hoe gaan we nou zorgen dat we toch, zeg maar, die doelen bereiken. Namelijk een betere ondersteuning voor budgethouders en zorgverleners die rechtmatig is en die ook goed uitvoerbaar is. En op basis daarvan is besloten om toch te gaan naar een nieuwe voor van informatievoorziening. Dus een nieuw ICT-systeem, dus waar uiteindelijk de BIT de toets op heeft gedaan is op het nieuwe gedeelte. Want, als je nu kijkt eigenlijk naar het systeem wat in 2015 live is gegaan, dat draait nu nog bij de SVB. Gelukkig. En dat draait op dit moment stabiel. Dat draait… daar wordt gewoon netjes de betalingen gedaan, volgens ook de afspraken die we hebben gedaan, binnen zoveel dagen. Maar wat we ook hebben geconstateerd, is dat systeem niet goed genoeg is voor die ondersteuning naar de budgethouders toe. Dus vandaar dus dat nieuwe systeem. En daarop heeft het BIT dus eind 2018 het advies geschreven van nou, dit gaat echt niet goedkomen met dat nieuwe systeem. Robin: Het is niet af. Gemeentes haken niet aan, controle op fraude is niet goed geregeld. 11 procent van de betaling is onrechtmatig en misschien wordt het nog erger. En dan zit je daar toch met z’n allen, gaan we nou door of niet. Wat is nou wijsheid? Jullie stonden op een gegeven moment schouder aan schouder in de Tweede Kamer ook nog, of niet? Bianca: Ja, bij de technische briefing, hè? Ron: Ja, dat klopt. Kijk het interessante is…. Ik word graag scherp gehouden door organisaties als het BIT, dat is één. En twee, het is ook heel lastig om te begrijpen wat hier gebeurt. Kijk toen dat nieuwe systeem kwam, toen zeiden de verzekeraars, gesteund door de budgethouders, wij denken dat we dat heel goed kunnen bouwen. En toen zei een verzekeraar, DSW, zullen wij dat voor de overheid bouwen? Krijgen jullie daarna gratis van ons. En dus de eerste beproevingen zijn gedaan, in de regio Westland, met een systeem wat draaide bij een verzekeraar. En dat communiceerde ook nog eens met de systemen met de betaalsystemen van de SVB. En daarna is dat systeem cadeau gedaan aan de overheid. Dan moet je al bedenken: hoe kijk het daar nou als BIT naar van wie is dit systeem eigenlijk? En weet ik zeker dat het kan werken? En zo’n zorgverzekeraar, wat heeft die gebouwd eigenlijk? Robin: Is het robuust genoeg? Ron: Kan ik onder de motorkap kijken? Dus ik snap dat en ik snap ook heel goed dat het ingewikkeld is om te beoordelen, kan dat gaan werken? Als iemand zegt: we gaan het werkende weg verbeteren. Wat er toen gebeurde is dat het BIT inderdaad zei: wij hebben hier niet heel veel vertrouwen in dat het ooit zou gaan werken en tegelijkertijd het in één regio al werkte. En wat we toen uiteindelijk besloten hebben te doen, is... Robin: Maar dat was het verhaal, wat jullie besloten hebben, wat jullie in de Kamer gingen vertellen? Ron: Ja, dus hebben wij besloten om aan de Kamer te zeggen in een briefing: hè, zo zit het, denken wij. Dat is ja, daar gaat nog van alles gebeuren, dat weten we zeker. We weten ook niet zeker wat er gaat gebeuren, maar weten wel zeker dat we op dit moment daarop kunnen reageren en wij denken dat het goed komt. Robin: Was het spannend voor jullie, persoonlijk? Ron: Nou niet superspannend, maar wel heel leuk om te doen. Robin: Nee, was het niet spannend? Ron: Kijk, wat we gedaan hebben, wat we besloten hebben toen te doen… En dat was echt achteraf, denk ik heel goed. We hebben daar een budgethouder en een zorgverlener laten zien in de Tweede Kamer. Met het op dat moment al werkende systeem, hoe blij ze waren en wat ze ermee mee konden. Dus de Kamer die aan de ene kant van het BIT hoorde, dit gaat nooit iets opleveren, hoorde een uur later van hele enthousiaste mensen: we zijn dolblij dat dit er is. Maak dit alsjeblieft af. En dat is natuurlijk ook wel ingewikkeld om zelf dan te denken, ook als Kamerlid. Dat snap ik heel goed. Hoe kan dit nou? Bianca: En dat was geen demo? Dat was gewoon echt live, dus een zorgverlener die leidt de declaratie in en de budgethouder die goedkeurt. Ron: Maar er is natuurlijk wel een verschil, of dat één iemand iets regelt online, of dat je voor 120.000 man, met al die die aanpak……. Bianca: Juist, en dat is dus ook wel telkens de aanpak die we gekozen hebben. Daarom ook de aanpak van de kleine stapjes. Robin: En toen op dat moment, dat was bij jullie het moment om te kiezen voor de weg van de geleidelijkheid? Bianca: Ja, en dat hadden we daarvoor, zeg maar een paar maanden daarvoor echt ook gedaan op zowel op het gebied van het invoeren, het implementeren, maar ook op het gebied van ontwikkelen. Want je wil gewoon telkens wat je ontwikkeld hebt, wil je opnieuw beproeven tegen de groep mensen die dit daadwerkelijk mee moet werken. Dus eigenlijk krijgt, vanaf de eerste groep die is er in juni 2018 mee gaan werken. Die krijgt elke maand, krijgt ie een update van de nieuwe software en daar leren van. Robin: Ze geven ook feedback? Bianca: Ja, die geven ook feedback, we houden klanttevredenheidsonderzoeken. Maar ook, ze geven ook echt feedback van: nou, het is niet handig dat dat veldje daar staat, bijvoorbeeld. Dat moet op een andere plek, dat helpt direct hè. En jij vroeg net van goh vonden jullie het niet spannend? Maar ik denk dat dat ook vooral leuk vonden, dat wat Ron ook zei. Maar ook, wij zijn wel, zeg maar waren wel heel erg overtuigd. En ik ben er nog steeds van overtuigd dat we met het goeie bezig zijn. Robin: Want waar staan we nu? Bianca: Nou, we zijn nu eigenlijk dus, dat we in november weer een nieuwe groep, twee zorgkantoren, hebben aangesloten. Ook daar hebben we weer nieuwe dingen van geleerd. Dus wat je ziet, is dat wij bij elke stap die we zetten. Dus de we hebben het cadeau ontvangen, hè van de zorgverzekeraars, zoals we dat zeggen. Dat draait nu binnen de Nederlandse overheid. Dus daar zijn we nu telkens partijen op aan het aansluiten. Dat doen we heel beheerst, omdat we dus van elke aansluiting nog leren. Robin: Dus als er een aansluiting niet goed is geregeld, dan gaan we ook niet naar de volgende, eerst oplossen en dan door. Bianca: Ik had vanmiddag, letterlijk had ik de evaluatie van wat er in november is gebeurd. Wat zijn de leerpunten en wat betekent dit voor de volgende stap? Ron: En dat betekent dus hè, want dit is best ingewikkeld om ook politieke steun voor te krijgen. Robin: Want is dat niet snel genoeg of zo? Niet duidelijk genoeg? Ron: Dat betekent dus, dat betekent bijvoorbeeld, dat als ik bedoel. Ik zou dat ook hebben, je zou willen weten: wanneer is het echt af? Bianca: Wanneer is het klaar? Ron: En als je dan als minister durft te zeggen, dat weet ik niet precies. Ik denk ongeveer 2021, maar houdt u bent niet helemaal aan, want ik wil zorgvuldigheid gaat boven snelheid. Dat helpt heel erg als een minister dat durft te zeggen en ook als een minister durft te zeggen: ik ben heel blij met het advies van het BIT, maar overigens denk ik dat ik het zo beheerst doe, dat het toch wel goed komt. En ik hou rekening met hun advies, dus dan helpt het als mensen durven toegeven, durven zeggen, ik zet stappen. Ik ga geen grote blunders begaan, maar ik ga het wel stapsgewijs doen en daarmee weet u zeker dat u mij kunt houden aan de afspraak dat ik het ga realiseren. Maar u kunt mij niet houden aan een echte datum, want dat zou elkaar voor de gek houden zijn. Robin: Hoeveel mensen zijn er nu aangesloten, hoeveel budgethouders? Bianca: Een stuk of 8000. Robin: 8000, dus dat is nog geen tien procent hè? Bianca: Klopt. Robin: Kun je een beetje schetsen. Ik begrijp dus dat het zinloos is om te vragen wanneer werkt het voor de volle 100 procent? Heb je een beetje een tijdsbeeld en tijdsplan? Bianca: Wat wij zien is, dus even naar aanleiding van der leerervaringen, is dus dat we op dit moment kiezen dat de zorgkantoren eigenlijk zeg maar dus de budgethouders die in de langdurige zorg zitten, dat die eigenlijk beter eerst aangesloten kunnen worden dan de gemeente. Omdat bij de gemeente meer beleidsverschillen zitten tussen de gemeentes die in het systeem moeten. Robin: En als het over de gemeentes gaat, dan heb je het meer over de jeugdwet? Bianca: De WMO. Robin: Ja, de mensen die met de jongeren te maken hebben? Bianca: Ja, dus wij hopen volgend jaar een grote slag te maken op het feit dat dan eigenlijk alle zorgkantoren….. Ik weet niet of het hè in dit jaar helemaal gaat lukken. Robin: Eind 2020 moet dat toch wel een beetje aangesloten zijn? Bianca: Nee, dat is een ambitie die we hebben. Maar nogmaals, we hebben bijvoorbeeld na de stap van november, hebben we gezegd: nou er moet echt nog even op een aantal processen wat gebeuren. Voordat echt de volgende stap genomen kan worden. En dat betekent dus ook dat ik op dit moment niet kan zeggen wanneer het volgende zorgkantoor wordt aangesloten. Robin: Het klinkt wel zo logisch voor mij hè. Bianca: Gelukkig. Robin: Beetje voor beetje. Ron: En tegelijkertijd stel je de vraag, het is nog geen tien procent? En dat is ook een logische vraag. Robin: Nee, tuurlijk. Deze podcastserie heet de Code naar succes, hè. Dus het zou aardig zijn als andere afdelingen binnen de overheid, die ook met dit soort projecten bezig gaan, misschien wel iets hiervan kunnen opsteken? PGB-dossier is natuurlijk best wel, dat spreekt wel tot de verbeelding. Maar dan is de code naar succes in dit geval: jongens doe nou eens relaxed, beetje bij beetje eerst de ene gemeente dan een volgend, rustig aan. En dan, het zijn grote systemen, een hoop belangen. Dat is dan de code naar succes. Is dit iets waarvan je zegt: ja, dit zou een soort standaardmethode moeten worden als je grote ICT-projecten wil gaan starten binnen de overheid. Ron: Jazeker, want wij hebben de gedachten en daar werken wij ook mee. De eerste vraag die wij stellen is: is er een business case? Hoeveel gaat het precies kosten? Hoelang gaat het precies duren en alleen al het stellen van die vraag zet je in een soort tunnel waardoor je dit niet meer kunt doen. Want als mensen dan eerlijk antwoorden, dat weet ik niet precies. Wat een eerlijk antwoord is, dan sta je al tien nul achter hè. Want dan ben je niet op de hoogte, je bent niet in control, je zal het wel niet snappen. Terwijl het je snapt het beter in mijn in mijn ervaring, op het moment dat je durft te zeggen, ik weet niet precies. En ik vergelijk dat wel eens. En dan maar weer terug naar je eigen huis. Als je een huis gaat verbouwen en je weet niet precies waar de leidingen lopen, dan is het heel onverstandig om een vaste prijs af te geven. En als je dat doet, dan is die vaste prijs, zit vol met risico-opslag en een planningsopslag. Dan plan je twee keer zolang als je denkt dat het wordt en drie keer zo duur. Op het moment dat je dat weg durft te halen en durft te zeggen: we gaan het in stappen doen en van elke stap gaan we leren en dus kunnen we de volgende stap weer iets beter plannen, dan lijkt dat alsof je minder beheerst werkt en tegelijkertijd ben je veel realistischer bezig. Robin: Beetje pragmatisch, voelt het een beetje? Bianca: Ja, maar waarbij wel het, het ontslaat je niet van wel degelijk, zeg maar het opstellen van kosten-batenanalyses bijvoorbeeld of het opstellen van een planning. Want je hebt wel planningen nodig om met elkaar gericht te kunnen werken. Robin: Je zal ongetwijfeld wel of in ieder geval, op één of andere manier verantwoording moeten afleggen. Bianca: Tuurlijk. Ron: En je zou ook tegen een zorgkantoor kunnen zeggen. We denken dat jij in de zomer volgend jaar aan de beurt bent, maar tegelijkertijd moet je dan ook durven zeggen, in april. Nou, jij bent nog niet klaar ervoor of wij zijn nog niet klaar voor. We doen het een maand later. Dat moet je durven doen. Bianca: Dus daar waar het om gaat is dus wel het gebruik maken van de normale instrumenten die je hebt en de normale dingen die je doet. Maar durven te zeggen, dit is nooit in beton gegoten. We stellen planningen bij op basis van de ervaringen die we doen. We stellen kosten-batenanalyses bij op basis van de ervaringen die we doen. Maar hij heeft ook wel, en dat is wel iets wat je wat we met elkaar ook wel regelmatig doen, zodat je ook moet afvragen, de wijzigingen die je doorvoert betekent nog steeds dat je achter staat waar je mee bezig bent. En als ik dan budgethouders nog steeds hoor zeggen en het ze inderdaad in die technische briefing daadwerkelijk hoorde zeggen, van aan de Kamerleden, doe het ons niet aan om terug te gaan naar het oude systeem. Dan weet je ook waar het voor doet. En toevallig had ik deze twee budgethouders, hè zorgverleners, drie weken geleden in een ander gremium, want ik vragen ze vaker, hè dus. En nog steeds is daar…. Robin: Het zijn belangrijke klankborden voor jou? Bianca: Ja, de budgethouders zitten ook echt bij ons in het overleg waar bepaald wordt hoe de functionaliteit eruit komt te zien. Dus het is niet zomaar een klant. Nee, het zijn de mensen die mee bepalen hoe dat systeem eruit komt te zien. Ron: En dat overigens, dat is denk ik wel echt een sleutel voor succes. Ben je bereid om echt met de mensen te praten en ze echt invloed te geven voor wie je het doet, en dat is natuurlijk het voordeel van Volksgezondheid. Het is heel duidelijk voor wie je het doet. Het is voor de ouder, met een zwaar gehandicapt kind, die niet wil dat dat iemand bepaald wie haar hulpverlener wordt. Wil ze zelf kunnen bepalen. Het is voor de zwaar gehandicapte man of de vrouw in een rolstoel die ondersteuning nodig heeft en dat zelf wil kunnen bepalen om zelf over het eigen leven te gaan en niet geleefd te worden. En het voordeel is, dat het heel duidelijk is voor wie je dit doet en zo duidelijk als dit is dat natuurlijk niet altijd. Echte mensen bij projecten. Robin: Maar neemt het systeem mij ook een beetje mee? Als je dus inderdaad het gevoel hebt: PGB, zou iets voor mij kunnen zijn. Maar ja weet ik veel? Moet ik nou bij de jeugdwet zijn? Moet ik nou bij m’n gemeente zijn? Moet ik nou bij een zorgkantoor zijn? Hoe werkt dat dan? Daar zit nog een stapje. Ik heb werkelijk waar geen benul! En voor sommige cliënten., die zullen waarschijnlijk uit meerdere vaatjes tegelijk moeten tappen. Ron: Dat zijn er niet zoveel gelukkig. Bianca: Gelukkig zijn dat er niet zoveel, maar ze komen voor. Nee, kijk, het systeem waar we het nu over hebben gaat pas echt, maar in beeld komen op het moment dat er al bepaald is dat jij een persoonsgebonden budget krijgt. Dus er zit een proces voor en gelukkig word je door eigenlijk de zorgverleners die je om je heen staan. Huisarts, psychiaters, psychologen word je gewezen op het feit dat er voor jou zorg, noodzakelijk is. Hè, je hebt een zorgvraag. En die zorgvraag, daar kom je mee bij de gemeente of bij het zorgkantoor en dan wordt in kaart gebracht wat is jouw zorgvraag?  En dan wordt er ook op dat moment gekeken. Wat is de beste manier voor jou om die zorg te krijgen? En daarvan kan je dus kiezen voor PGB, maar voor het merendeel is er gewoon zorg, zoals we dat noemen, zorg door de gemeente geregeld die al ingekocht is door de gemeente en die prima de zorg kan leveren. Echt maatwerk. Ron: Kijk het is een bewuste vraag uit de samenleving die wat langer bestaat, naast zorg in natura zeg, zorg die een ander voor je regelt en bepaalt welke wijkverpleegkundige bij jou thuiskomt. Heeft VWS, in alle wetten er ook de optie om dat zelf te regelen. En dan kun je in aanmerking komen voor persoonsgebonden budget, en dat is altijd omdat er zorg nodig is. Het is nooit iemand die op zoek gaat: ik wil een PGB. Nee, er is de zorgvraag. Die heb je al besproken, in de regel en dan komt het PGB in beeld omdat je zelf regie wil voeren over wie er dan in jouw huis komt, bijvoorbeeld. Robin: Oké, dus het gaat de goede kant op. Jullie stralen een hoop vertrouwen uit. Het komende jaar de zorgkantoren aansluiten. Nou hopen dat dat lukt eind van het jaar. Bianca: En oefenen even, met een paar gemeenten. Robin: En de gemeentes, want dat is dan de laatste stap, is dat echt de laatste hobbel waarvan jullie denken: oeh, dat is spannend nog. De gemeentes aansluiten? Bianca: Nou, 355 gemeentes aansluiten, dat is gewoon vooral veel werk. En daarom zeg ik ook: ik wil ook volgend jaar oefenen met gemeentes, want ik wil leren van wat er nodig is om voor gemeentes die aansluiting te doen voor 355 stuks. En daar zit natuurlijk ook een groot verschil tussen. Het is een groot verschil of je gemeente Den Haag gaat aansluiten, of gemeente, het Hogeland, hè. Waar we nu mee bezig zijn. Heel erg hoog in Nederland ligt dat ook. Dus daar, daar willen we van leren. Nogmaals, voordat we zeggen van we zijn klaar om al die 150 gemeentes te gaan aansluiten, wil ik eerst weten wat heeft een grote gemeente nodig? Wat de middelgrote gemeente? En heeft de kleinere gemeente nodig? Er zijn gemeentes, die samenwerkingsverbanden hebben met elkaar. Dus wat heeft een samenwerkingsverband nodig om te kunnen werken om te kunnen aansluiten op dit systeem. Kleine stapjes leren en dat gelijk weer omzetten naar de volgende stap. Ron: En wat hier gebeurt, dit is voor ICT is het meest ingewikkeld ook. Dit is natuurlijk een regeling die geldt voor zorgkantoren, maar die geldt ook voor gemeenten. En gemeenten zijn, elke ambtenaar kent dat woord in het huis van Thorbecke, zijn een aparte laag met hun eigen verantwoordelijkheid. Dus daar wordt verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad, en dat betekent dat er ook beleidsvrijheid is hoe je dat PGB invult. En dat betekent dus ook dat dat kan verschillen. Robin: Maar dat moet dan weer passend gemaakt worden op het systeem? Ron: Ja, en wat er dan in de praktijk natuurlijk ook gebeurt en daarom is het misschien zelfs wel verstandig, dat dat gemeenten wat later zijn, is dat je in dat proces ontdekt, dat je misschien we ook wel overbodig van elkaar verschilt. En dat dat zorgverleners zeggen, maar het kost mij een paar uur extra omdat de ene gemeente waarvoor ik werk iets heel anders vraagt en de andere gemeente. En gemeenten met elkaar gaan praten van ja, dat gaat ook ten koste van zorgbudget. Dus kunnen we onze processen niet een beetje op elkaar afstemmen, dus in die zin is het denk ik ook, voor ICT is heel ingewikkeld, want die willen gewoon een vast proces. Maar ja, als je in de democratie werkt met al deze gemeenten, met hun eigen verantwoordelijkheid en dus ook beleidsvrijheid, dan moet je ook rekening houden met variatie en daar met die variatie omgaan. Bianca: Ja, maar ook wel durven het gesprek aan te gaan om toch een vorm of een bepaalde mate van standaardisatie ook wel weer te bewerkstelligen, want uiteindelijk maakt dat het voor de budgethouder, maakt het ook duidelijker en transparanter. Robin: Oké, volgens mij ben ik er wel een beetje uit. De code naar succes in dit project is dus de weg van de geleidelijkheid. Bianca en Ron, dank jullie wel. Luister, ook de andere afleveringen van de code naar succes terug, over de lessen die we kunnen leren van ICT-projecten van de overheid.