Team Werkovereenkomst

In dit webinar wordt toegelicht wat De Team Werkovereenkomst is, wat je eraan hebt en hoe je ermee begint. Host: Lykle de Vries. Sprekers: Ton van der Hoeve en Marie Louise Borsje.
(STILTE)
In beeld: Logo Rijksoverheid. De Team Werkovereenkomst. RADIO | Leren is ‘net’werken.
LYKLE DE VRIES: Welkom bij het webinar over De Team Werkovereenkomst. Mijn naam is Lykle de Vries, en ik ben hier namens RADIO, de RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Dit webinar is onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid die we dit jaar voor de derde keer mee helpen organiseren. Een maand lang extra aandacht voor alle aspecten van digitaal werken, wat voor veel van jullie waarschijnlijk de normaalste zaak van de wereld is. De grap is dat heel veel van dat digitale werken en het gebruik van heel veel van die digitale middelen lang niet altijd even nauwkeurig is of even doelbewust. En je zult vandaag in dit webinar ook ontdekken dat, als het gaat over samenwerken met je collega's, er best wel wat zaken nog makkelijk verbeterd kunnen worden als je de aannames eens even toetst die jij voor jezelf hebt ten opzichte van het samenwerken met anderen en vice versa. Daar ga ik het niet in m'n eentje over hebben. Bij mij zijn Ton van der Hoeve, grondlegger van het digitaal werkmanifest.
TON VAN DER HOEVE: Mooi. Klinkt mooi, grondlegger. Goedemorgen.
LYKLE: Goedemorgen, Ton. Fijn dat je erbij bent. En Marie Louise Borsje, mijn zeer gewaardeerde collega bij RADIO. Fijn dat jij er bent. We gaan een beetje heen en weer laveren tussen de achtergronden van: waarom zou je eigenlijk dat soort afspraken maken, naar de ervaringen die we er zelf mee hebben opgedaan het afgelopen jaar en uiteraard jullie vragen. De eerste vraag ga ik zo aan jullie stellen, maar dat doe ik pas nadat ik verteld heb dat we op dit moment online ook drie extra moderators klaar hebben zitten, Ronald, Titus en Willow, die jullie vragen tussendoor ook kunnen beantwoorden en die namens ons een soort van filtertje zijn om te zorgen dat de allermooiste, allerspannendste vragen bij ons terechtkomen. Waar wij benieuwd naar zijn aan het begin van dit webinar is wie van jullie in een leidinggevende rol zitten en in moeten opereren. Want dat maakt wel een beetje uit voor hoe je met zo’n Team Werkovereenkomst kunt omgaan. Neem de tijd om je antwoord in te voeren. Ik zie hier de resultaten zo meteen komen. In de tussentijd kan ik alvast eventjes voor wat extra verwarring zorgen, want Ton is de grondlegger van het digitaal werkmanifest, maar dit webinar heet De Team Werkovereenkomst. En het is hetzelfde ding. Alleen bij een manifest denk je aan iets wat je één keer opschrijft en dan aan de kerkdeur nagelt en dat voor altijd waar moet zijn. En een overeenkomst voelt meer als iets wat je met elkaar gedurende de tijd onderhoudt. Vandaar dat we die naam tegenwoordig liever gebruiken. Maar het is dus in essentie hetzelfde ding. Ik kijk even naar de reacties en ik zie dat de overgrote meerderheid niet in een leidinggevende positie zit. Tenminste, de overgrote meerderheid van de kijkers van dit webinar momenteel. En dat is fijn om te weten, want dat betekent dat we daar wat meer aandacht aan kunnen geven. We zullen jullie, leidinggevenden, niet vergeten. Er is ook voor jullie zeker wat te halen hier. Maar je zult in eerste instantie aangesproken worden als lid van het team. Goed, De Team Werkovereenkomst. Die heeft doelen. Die zie je hier op een rijtje. Maar eigenlijk is het overkoepelende doel om te zorgen dat je niet langer op basis van aannames met je collega's communiceert. Dat je niet iets over de mail doet zonder erover nagedacht te hebben of mail wel de beste manier is om die vraag te stellen. Dat je niet in de wilde weg iemand even belt om wat te sparren en die ander dan dus uit z'n concentratie haalt terwijl die net bezig was met het afronden van een belangrijk stuk. Het doel van De Team Werkovereenkomst is om te zorgen dat jij en je collega's gestroomlijnder communiceren, dat jullie informatie van communicatie kunnen scheiden, en dat je met elkaar ook de kennis die je daar al doende verzamelt beter voor elkaar toegankelijk houdt. En meer van dat soort zaken zie je hier op de bullets. Dus het kan je nogal wel wat bieden. En de grap is dan: het is eigenlijk allemaal gebaseerd op aannames. Marie Louise, misschien is dat wel leuk om even als eerste terug te halen. We zijn zelf als RADIO ongeveer een jaar geleden begonnen met het digitaal werkmanifest, nu De Team Werkovereenkomst. Hoe verliep dat in het begin?
MARIE LOUISE BORSJE: Volgens mij hebben we het als eerste gedaan omdat we zeiden: Practice what you preach. Dus als je tegen anderen gaat zeggen: 'De Team Werkovereenkomst is een goed ding', dan moet je eigenlijk ook weten wat het is en zelf doorleven. En volgens mij was iedereen wel heel erg enthousiast van: Laten we eens kijken hoe het werkt en wat het voor ons kan opleveren. En het werd al heel snel duidelijk dat het echt effect heeft. Dat we minder met elkaar aan het mailen zijn, dat er veel gestroomlijnder gecommuniceerd wordt, veel meer rust in het team ook. En het gesprek erover is vooral heel fijn. Het staat nu een keer in de twee weken als punt voor de agenda. Soms hebben we wel wat en soms niet. En dan kijken we: wat ligt er nog? Laatst hadden we: de documenten die je op de schijf hebt, hoe zorg je dat die makkelijker terug te vinden zijn? En: wat doe je bij evenementen en wat doe je bij bijvoorbeeld visiestukken? Dat zijn andere typen documenten. Hoe zorg je dan dat die op een juiste plek komen te staan? Dus ik vind het wel heel erg fijn om vooral het gesprek erover te voeren, ook de logica van anderen mee te krijgen. Onze secretaris heeft hele andere behoeften dan de adviseurs die we hebben. Dus dat zie je heel mooi tot uiting komen. En je wilt er overal eigenlijk een plek voor geven in de Werkovereenkomst.
LYKLE: Terwijl je er zo over vertelt, heb je ook al een paar dingen genoemd waar je makkelijk van kunt voorstellen dat het voor de een een andere beleving heeft dat je andere aannames doet dan over de ander. Ton, we komen straks nog wat uitgebreider terug op jouw rol als grondlegger, maar wat was jouw aanleiding om ooit een keer te beginnen met iets wat nu De Team Werkovereenkomst is?
TON: Eigenlijk is het niet heel erg nieuw, maar de grap is: ik had laatst ook een soortgelijk overleg waar ik uitgenodigd werd als gast  en toen vroeg iemand, net zoals jij: waar komt dat vandaan? En toen schoot mij ineens te binnen, want je doet soms zo veel... Ik heb jaren voor een bedrijf gewerkt als consultant, als adviseur in samenwerking. Toen schoot het mij ineens te binnen dat wij onze persoonlijke communicatievoorkeuren moesten opgeven terwijl wij als team bij elkaar zaten. Ik weet dat moment ook nog heel erg goed. Wij waren verbaasd over onze verschillen. En toen wij als team bij elkaar zaten, zeiden we: Als we dat persoonlijk hebben, dan zullen we dat als team op andere werkgebieden ook wel hebben. Dus eigenlijk was dat de aanleiding, om op die manier iets te gaan afspreken over allerlei IT-zaken die we gebruikten. En zo is dat eigenlijk min of meer op schrift gekomen. Digitaal op schrift, een werkovereenkomst. Een vloeibare overeenkomst die je te allen tijde kan wijzigen. Dus het kwam eigenlijk vanuit een persoonlijke nieuwsgierigheid van: Hoe doe jij dingen? En dat blijkt dan ook heel gauw je tekortkomingen op tafel te leggen van: 'Ik wist helemaal niet dat dat zo werkte' of 'Ik weet niet hoe het werkt' of… Dus dat was eigenlijk het begin ervan.
LYKLE: Dus eigenlijk vooral het hardop stellen van de vraag maakt dat het zichtbaar wordt dat er verschillen zijn, en daaruit blijkt soms dat je een andere aanname had over iemand of over een bepaalde manier van werken dan in de praktijk was. Ik ben benieuwd, want de meeste kijkers zullen al regelmatig samenwerken, en misschien ook al wel heel lang. Ik wil de vraag aan jullie stellen, die kun je in de poll beantwoorden: Heeft jouw team op dit moment eigenlijk afspraken gemaakt over hoe je die digitale middelen gebruikt? Uit het hele rijtje kun je er eentje kiezen. Dus misschien heb je wel over meer aspecten afspraken gemaakt, maar kies even die ene uit die voor jou het belangrijkste is binnen jouw team. Over welke van deze hebben jullie afspraken gemaakt? Over e-mail, over telefoneren, over het gebruik van de agenda, over het gebruik van een chatapplicatie. Wat verstaan we eigenlijk onder 'n chatapplicatie? Geef eens voorbeelden.
(TON LACHT)
MARIE LOUISE: Signal of WhatsApp.
TON: Voor mij is dat MS Teams en geen ander. (GELACH)
LYKLE: Als je het hardop zegt, wordt duidelijk wat je verschillend hebt. Je merkt: ze hebben allemaal hun eigen dynamiek. En dat zullen de mensen die kijken ook herkennen. Voor het een grijp je snel naar e-mail, voor het ander grijp je snel naar een berichtje via de telefoon, wat dan misschien via sms, WhatsApp of Signal gaat. En weer voor een ander ding denk je: Dat moet ik even in de groep gooien. In een Teams-chatkanaal bijvoorbeeld. Die reflexen neem je mee uit het verleden, en als er dan nieuwe tooling bijkomt gaan die reflexen niet altijd mee.
MARIE LOUISE: En je weet dan niet meer wat je waar hebt gezegd. Eigenlijk telt LinkedIn als een chatding. 'Op welk platform heb ik ooit eens iets gezegd?' 'Ik weet dat ik ergens een link heb, maar waar?'
LYKLE: Dat ben ik net tegengekomen. Dat je dan ontdekt dat je drie dagen terugscrolt in je geschiedenis voordat je het weer gevonden hebt.
TON: En wat je dan allemaal tegenkomt. 'O ja, dat moet ik ook nog doen.' Maar ik zei 'MS Teams en geen ander', maar dan bedoel ik echt zakelijk. Want ik heb privé wel andere chatkanalen, maar zakelijk is er voor mij niets anders dan MS Teams.
LYKLE: Ik vind het wel een belangrijke notie. De context van De Team Werkovereenkomst is voor het team waarmee je werkt. Daar zit dus de aanname onder dat het in je zakelijke, professionele wereld is, maar je bent ook een mens die op allerlei andere manieren met allerlei andere mensen communiceert. Daar probeer je ook een balans tussen te vinden. Een manier kan zijn om bijvoorbeeld te zeggen: De wereld van Teams is wat mij betreft alleen maar een werkwereld en de privédingen wil ik daar niet in hebben. Dat maakt het ook makkelijker om het van elkaar te scheiden. In antwoord heeft de meerderheid vooral afspraken over archiveren en het gebruik van de agenda. En in mindere mate over e-mail- en chatgebruik. En in nog veel mindere mate over telefoneren.
TON: Over hoeveel mensen gaat dat? Hoeveel mensen zijn er online ongeveer?
LYKLE: Ik zie een ruime 60 mensen die gereageerd hebben. Dus we zullen in die ordegrootte tussen de 60 en 80 kijkers hebben. Dus procentueel gezien heeft 42 procent een afspraak over archiveren gekozen en 31 procent over agendagebruik. Dat zijn wel relevante hoeveelheden.
TON: Zeker.
LYKLE: En je mocht niet meer dan een aanklikken, dus wellicht geeft het een iets vertekend beeld. Maar ik vind het wel opvallend dat maar heel weinig mensen zeggen: We hebben ook een afspraak gemaakt over bellen.
TON: Ik vind het eigenlijk wel heel logisch, want archiveren, het opslaan van documenten, digitaal, dat was vroeger natuurlijk fysiek, maar ook digitaal, moet je regels voor hebben, want anders vind je het nooit meer terug. Meestal als het ook wettelijke documenten zijn. Dus dat wordt meestal al aangegeven door iemand die daar verstand van heeft. Een documentmanager of een information-manager tegenwoordig. Die zegt van: Als je het niet op die manier wegzet, vind je het nooit meer terug. Dus daar zit wat voor jezelf in. En voor bellen en chatten: 'Dat maak ik zelf wel uit.' (GELACH)
MARIE LOUISE: Die belafspraken vind ik toch best wel belangrijk, want ik merk zelf nu, omdat we die afspraken hebben, dat je gaat kijken van: 'In WhatsApp ben ik nu bijna een boek aan het schrijven. Ik kan beter even bellen.' Maar als je belt, dan val je wel iemand lastig. Dus die is misschien inderdaad in-flow, met iets bezig, dus je moet wel even nadenken van: kan dit? Wij hebben de afspraak dat als iemand niet opneemt, dat betekent: die is met iets bezig.
TON: Het is niet persoonlijk. (GELACH)
MARIE LOUISE: Nee. Ik verwacht ook niet dat iemand direct opneemt. Maar het is wel van: als je opneemt, dan heb je dus blijkbaar tijd. Hoeveel ga je in een WhatsApp-bericht zetten? Als het meer dan drie regels zijn, ga even bellen. Want je moet het ook allemaal weer lezen natuurlijk.
TON: Ik vind de meest eenvoudige afspraak, is je statuslamp lichten in MS Teams. Groen, rood, geel. Dan zie je 'away', 'ik ben weg'. Als je daar al afspraken over maakt… Groen is typisch zo'n kleur waarvan je zegt: je mag altijd bellen. Waar ik altijd best wel een hekel aan had zelf, is als mensen zagen dat ik online was, zagen dat ik 'rood' was en dan wel gaan bellen. Dan denk ik van: Wacht eens even. En dat triggert. Bel me niet als ik op rood sta. Ik sta daar overduidelijk met rood voor een reden. En als alles welkom is… Dat zijn van die dingen. Ik kon me er heel erg aan ergeren dat mensen dat deden. Maar ik sprak het nooit uit, dus ik werd ook steeds norser. Of ik nam helemaal niet meer op, en dan werd het persoonlijk. Dus toen we eenmaal een goede afspraak over die statuslampjes hadden, wat simpel lijkt, maar zet het maar eens in je team op tafel: wat betekent het voor jou? En maak maar eens helder voor iedereen wat het betekent. Dan wordt het ineens een stuk duidelijker en werkt het een stuk makkelijker.
MARIE LOUISE: Dat is eigenlijk het expliciet maken van wat je werkwijze is. Dat is eigenlijk wel heel fijn in de samenwerking, omdat je dus weet: die werkt zo, die werkt zo. Je doet het eigenlijk nooit. Als wij het hebben over werk, je hebt bijvoorbeeld een teamdag en je gaat het hebben over 'hoe werken we', gaat het bijna altijd over de inhoud. Wat hebben we te doen, welke taken hebben we te doen? Maar het gaat nooit over je werkwijze. Ga je het ook een beetje terugzoeken in literatuur. Er zijn heel veel boeken over wat er inhoudelijk is gedaan, maar nooit hoe je daartoe bent gekomen. We doen het als vanzelfsprekend, terwijl het niet vanzelfsprekend is, omdat je van allemaal andere disciplines komt.
LYKLE: Het is een beetje die… Ik weet niet of je de tv-serie The A-Team nog weet. Dan was er een grote uitdaging. Er zat in elke aflevering zo’n montage dat er werd gelast en werd getimmerd. En dan in één keer was er iets. (GELACH) Terwijl dat in dat tijdsbestek dat natuurlijk fysiek nooit kon. Maar goed, het is een serie, dat is niet erg. Maar het suggereerde ook alsof je dat even deed. Terwijl veel van de praktijk van ons werk is natuurlijk juist communiceren, dingen terugzoeken, zorgen dat ze bij de juiste persoon terechtkomen, en daarna, en dat is misschien wel de belangrijkste doelstelling van De Team Werkovereenkomst, er je eigen, betekenisvolle, creatieve draai aan geven. Daar heb je tijd voor nodig. En die tijd heb je niet als je continu onderbroken wordt of alleen maar met je hoofd in de mailbox zit.
TON: I love it when a 'teamovereenkomst' comes together. (GELACH)
LYKLE: Dat kunnen we er misschien nog bij pakken. Laten we het daar eens over hebben, want ik heb het nu als slide ervoor gezet. Jullie hebben het net al een beetje beschreven. Je luistert naar elkaar, je maakt afspraken over hoe je dat samenwerken vanaf nu wilt gaan doen. Is daarmee de kous af?
TON: Nee, zeker niet. Ik zei net al: Het is een soort van vloeibaar document dat volgens afspraken ergens opgeslagen moet worden, waar iedereen bij kan en wat ook altijd in je teamagenda moet staan om eigenlijk drie dingen te voorkomen. Een: je houdt je eraan en je verlegt de verantwoordelijkheden. Wat je veel ziet, is dat mensen zeggen: ‘Hadden we niet afgesproken dat we dit zouden doen?' Heb je hem weer of heb je haar weer. Dan krijg je dat. Nee, wij hebben dit met z’n allen afgesproken, en dan kan je zeggen: Onze teamovereenkomst zegt dat we dit hebben afgesproken. 'Moeten we dit niet anders doen?' O ja, dat hebben we met z'n allen gedaan. Dus dat wijzen is weg. Twee: het voorkomt dat er ongebreidelde nieuwe tools naar binnen komen. We hebben allemaal wel meegemaakt dat er een consultant aan de deur staat en die komt voor drie maanden bij jou werken. Die neemt een nieuw tooltje mee met kleurtjes en leuke geluidjes. Die zet alles erin. Hij loopt weg, en de tool sterft een langzame dood. Wat hebben we nu eigenlijk gedaan? Wat je binnenhaalt, moet ook een reden hebben. Je moet er als team over kunnen beslissen dat de meest IT-hobbyman die in het team zit niet zomaar weer iets binnenbrengt omdat hij het toevallig ergens heeft gelezen.

MARIE LOUISE: Die ben ik ook echt in de praktijk tegengekomen. Iemand die een overzicht maakt in, ik dacht, Excel, op een bepaalde manier aanpakt. Er komt iemand anders met een ander werkstel en die denkt: 'Ik ga dit anders doen' en pakt allemaal kleurtjes erbij en pakt hetzelfde werk, maar zet het op een andere manier neer. Omdat het kleurtjes zijn, krijgt die de pluimen en die ander denkt: Maar ik heb hetzelfde gedaan. (GELACH) De frustratie die dat oplevert, en dan gaat het niet zozeer over die werkafspraken, maar hoe zijn die onderlinge verhoudingen? Waarom komt er iemand anders die denkt: 'Ik doe dat beter dan jij'? Wat zeg je daarmee tegen die ander? Ook dat gebeurt natuurlijk met een Team Werkovereenkomst. Dat het niet werkt, omdat er ook nog iets anders speelt.
TON: Ja, zeker.
LYKLE: Daar komen we zo meteen op terug. Ik heb ondertussen een mooie vraag gekregen van Jeffrey Mooibroek. Hij werkt in een samenwerkingsorganisatie voor de ICT voor drie gemeentes. En hij zegt: een werkovereenkomst met directe collega's zie ik nog wel gebeuren. Maar hoe doe je dat in een ondersteunende rol voor meer dan 2000 collega's?
TON: Dat is niet echt meer teamwerk, meer een organisatieachtige stroom. En dan denk je meer aan processen. Dit is wel voor teams. Ik wil geen max eraan geven, maar als we over duizenden gaan, hebben we het over een organisatie. Daar zijn andere manieren voor. En de grap is, we hadden het in het voorgesprek er al heel kort even over, als je hiermee begint, loop je juist tegen dit soort dingen aan waar wel goede tools of andere manieren voor zijn. Maar waar je eigenlijk tegenaan loopt, zijn je tekortkomingen, hoe je dingen nu doet. Het is ook een ontdekkingsreis als je zoiets begint. Immers, iedereen in het team weet niet evenveel. Er zitten verschillen in. Dus er zit ook een leertraject in. Ik kan hier antwoord op geven, heeft niet zoveel zin, want dan zitten we meteen op een hele andere boeg. Maar ik ben het met Jeffrey eens. Een werkovereenkomst voor 2000 man gaat niet werken.
LYKLE: Ik denk dat de praktische vorm, want ik ga dat antwoord wel geven, de praktische vorm is om het ook echt als Team Werkovereenkomst aan te vliegen. Dus op het kleinste niveau waarin mensen georganiseerd zijn, ga je promoten, aanmoedigen dat ze onderling dat soort afspraken maken. En dan zul je, begrijp ik ook uit jouw ervaring, komen we op terug daar ook effect van zien. Want op een gegeven moment zullen teams het voor zichzelf redelijk goed op orde hebben gekregen, tevreden zijn en in contact met een ander team over iets te spreken komen: 'Dat doen jullie anders dan wij. Het is mooi als we dat gelijkschakelen.' Zo kan het wellicht elkaar gaan versterken zonder dat het elkaar in de weg zit. Wat je wel kan doen, is top-down dat heel erg aanmoedigen en faciliteren. Bijvoorbeeld door mensen uit te nodigen om dat op dezelfde manier te structureren. Of om De Team Werkovereenkomst op een plek neer te zetten waar iedereen kan spieken in het voorbeeld van de ander, of om het als onderwerp op de agenda te zetten op verschillende plekken. Maar het idee hiervan is juist dat je het bottom-up laat groeien op basis van de motivatie en energie van de medewerkers. Dat wil niet zeggen dat je niet ook centraal top-downstrategieën kunt gaan doen. Sterker nog, dat zul je wel moeten want je moet iets organiseren voor meer dan 2000 mensen. Maar Team Werkovereenkomst laat je 't liefst klein maar fijn groeien en beginnen.
TON: Vooral klein. Begin in je eigen team waar je ook 'hiërarchisch' thuis hoort. Dus met je eigen manager en je eigen collega's. En natuurlijk heb je cross-border teams die over andere teams heen gaan, je bent lid in een ander team en die hebben dat niet. Dat is alleen maar een mooie gelegenheid om zoiets ook een keer voor te stellen in een teamoverleg van: 'Wij doen dit zo in ons eigen team. Is dit niet wat voor dit projectteam?'
MARIE LOUISE: Het is ook wel een goede voor teams die met internationale organisaties samenwerken. Dan merk je ook nog de cultuurverschillen. En juist daar zul je met elkaar het ook over je eigen werkwijze moeten hebben, omdat je iets heel anders aan de andere kant tegenkomt. Hoe ga je daar dan mee om?
LYKLE: Het sluit ook aan op de opmerking die Edwin maakt. 'Mijn organisatie bestaat uit heel veel teams.' Ja, ieder team maakt z'n eigen overeenkomst. Hoe ga je om met verschillen tussen teams? Hetzelfde als hoe je omgaat met verschillen tussen de mensen in het team onderling. Je zult erover moeten gaan praten. En de notie, de gedachte dat je op één plekje iets kunt verzinnen wat voor alle, in het voorbeeld eerder, 2000 collega’s hetzelfde zou werken, is gewoon geen werkelijkheid.
TON: Nee, dat is het zeker niet, nee.
LYKLE: Het is een groots en meeslepend beeld om voor je hele organisatie één overeenkomst te hebben. Maar dat zit hem de energie niet in.
MARIE LOUISE: Dan zie je dus ook, het is een eigen verantwoordelijkheid. Je bepaalt zelf wat voor jou professioneel werken is. En dat is dus met elkaar afspraken maken. En niet van: je krijgt het van bovenaf opgelegd en nu zullen wij allemaal zo gaan werken. Dat gaat niet werken.
LYKLE: Misschien is de titel wel 'Een afspraak tussen mensen'. (GELACH) Laten we teruggaan naar het begin bij jou, Ton, want daar zit dat ook heel erg in. Je herinnerde je dat je bevraagd werd op je persoonlijke communicatievoorkeuren. En wat gebeurde er toen? De clickbaittitel. Hoe ging dat verder? Hoe werd dat een digitaal werkmanifest?
TON: Zoals ik al zei, die verschillen kwamen naar boven, en ik ben nogal uitgesproken niet-beller. En dat kon ik eindelijk ook eens op tafel gooien van: bel me niet. Omdat ik in een soort van rol zat waar heel veel aan me gevraagd werd, wist ik eigenlijk al dat 9 van de 10 bellers iemand met een vraag was waar ik eigenlijk niets aan had. Ik moest beantwoorden terwijl ik al met iets bezig was en eruit gehaald moest worden. Dus ik zei van: Bel me niet. En toen ik dat eenmaal gezegd had, valt dat ook een beetje van je af. Hèhè, ik kan een beetje m'n ei kwijt. Toen gingen mensen daar ook rekening mee houden. En dat gaf mij heel veel rust, maar ook heel veel begrip voor de voorkeuren van de andere persoon. En dan hebben we het alleen maar over bellen en chatten. Dan kom je op: hoe gaan we kennis delen? Hoe gaan we documenten delen? Het leuke van de poll was natuurlijk dat 50 of 60 procent al afspraken heeft over documenten. Als er één persoon is, dan weet ik het niet. Dan kan je in ieder geval zeggen tegen die persoon: Ik leg je wel even uit hoe we dat in dit bedrijf doen. Of je stuurt iemand naar een cursus. Het is in ieder geval duidelijk dat er tekortkomingen komen. En we zaten met dat team om tafel. 'Daar gaan we afspraken over maken.' 'En we zetten dat ergens waar iedereen bij kan', 'en we zetten dat elke keer op de agenda.' En ik was altijd de man die zei: 'We zouden niet meer een bestand sturen, we zouden een link doen.' En ineens was het voor mij superhandig om te zeggen, ik deed dat vrij bot met cc naar iedereen: 'Volgens de teamafspraak zouden wij geen attachments meer sturen.' 'Bij dezen is die ook gedeletet. Ik verwacht een link.' Ik kon de verantwoordelijkheid naar de overeenkomst leggen, niet naar mij als persoon. Immers, we deden het met z'n allen. Dus dan dachten mensen: Jeetje, heb je hem weer. Maar op de langere termijn, dat zijn kleine stapjes je kan niet alles in ene doen, het zijn kleine stapjes, komt er steeds meer begrip van: er is 'n andere manier van werken, ook voor mij. Het is ook een leerproces, want we doen allemaal ontzettend ons best om ons hoofd boven water te houden, in alle drukte, gekke communicatie, pingetjes, rode bolletjes en geluidjes. Maar om ruimte te maken om dat echte werk ook te doen op een gestroomlijnde manier, waardoor iedereen ook van elkaar begrijpt waar ze mee bezig zijn Als je die ruimte maakt, zal je zien dat aan het einde… Er is nooit een einde aan het werkmanifest, maar aan het einde van zo’n traject, dat je heel veel ruimte krijgt. Ik ben eens een keer… Een mooi voorbeeld, gebruik ik altijd. Ik ben overgeplaatst van een team met werkovereenkomst naar zonder. Het leek wel of ik in een vrije val terecht was gekomen. Ik kon me niet meer voorstellen dat mensen überhaupt zo aan het werk waren. Mijn inbox van de ene op de andere dag… Ik kreeg ineens weer 60, 70, 80, 90 mails binnen. En ik dacht: Wat gebeurt hier? Ik was helemaal flabbergasted. En ik moest natuurlijk dat daar ook weer introduceren, dat lukte ook wel.
LYKLE: Misschien is dat de stiekeme reden waarom ze je overgeplaatst hadden. (GELACH)
TON: Je weet het niet. Maar dan zie je pas… Het gaat heel automatisch, geleidelijk totdat je naar een ander team gaat en ziet: We hebben wel wat stappen gemaakt.
MARIE LOUISE: In die zin is het voor onboarding ook heel erg fijn voor nieuwe medewerkers. Meestal is het van: Doe maar zoals wij doen. En daar zitten heel veel impliciete aannames in, terwijl als je het vastlegt, dan kan ook een nieuwe medewerker snel de weg vinden en: Ah, zo werkt het hier.
TON: Ja, en jij zegt onboarding. Dan zeg ik meteen offboarding. Mensen die verdergaan. Dan zie je van: 'Ja, maar ik krijg een zipfile met een mail van 10 GB.' 'Dat ga ik niet allemaal door.' Dan denk je: 'Wacht eens even.' 'Misschien moeten wij wat doen aan die verborgen informatie daarin.' En erop voor zijn dat die informatie daar niet in zit. Dus dat we iemand makkelijk kunnen laten gaan zonder dat al die informatie weg is.
MARIE LOUISE: Ik weet wel dat als ik een mail krijg met 'PowerPoint, 10 MB' die ik dan moet doorsturen, dat ik zoiets heb van: Poeh. (GELACH) Maar dat krijg je dus automatisch, omdat je hebt afgesproken: Dat doen we niet meer.
LYKLE: Daar ging ik mijn vraag ook even over stellen. Waarom zouden we elkaar geen documenten mailen dan?
TON: Nou, dat is heel grappig. Je kan het tellen. Als je zegt: Ik stuur een document binnen een team van tien. Dan maak je eigenlijk tien kopieën. En als die mensen daar nog wat in gaan editen en die sturen dat allemaal terug, heb je al gauw twintig kopieën. En gauw genoeg weet je niet meer wat de waarheid is. Leuk voorbeeld dat ik heb. Ik heb het in een kleine firma ook binnengebracht, 30 à 35 man. En die waren ook helemaal aan het mailen. Dat is dan heel klein. Alleen zij moesten dan de avond van tevoren nog even een PowerPoint aanpassen, want ze moesten dat bij een klant brengen. En we hadden dat binnen een halfuur gedaan zonder mail, online, dat ding aangepast. De volgende dag zei ik: Hoe is het gegaan? 'Ja, is goed gegaan. Mensen waren onder de indruk.' Ik zeg: Maar realiseer je je nu al wat we gedaan hebben en hoe we deden? Want de nieuwe manier van werken zoals we het afgesproken hadden, was zo simpel, dat het bij iedereen vanzelfsprekend was. Maar ik moest ze nog even drie maanden in de tijd mee terug nemen. 'Oh ja, toen hadden we tien, twintig mails, en wist ik niet meer wat de echte was.' 'Dat is waar ook. Dat was ik helemaal vergeten.' Zo'n werkafspraak kan weleens leiden tot: Wauw, dit is makkelijk. En je gaat het doen, je krijgt meer tijd over en je weet niet beter. Maar soms moet je nog wel even terugkijken: Hoe deden we het eigenlijk? Het mailen van attachments, behoudens van netwerkverkeer, je eigen box, de versies, is echt een drama.
MARIE LOUISE: En je digitale voetprint. We zouden eigenlijk voor iedere MB gewoon een euro moeten neerleggen.
TON: Weet wat je zegt, hè. (GELACH)
MARIE LOUISE: Je belast het wel, de energie die je verbruikt daarzo.
TON: Ik heb een keer een PowerPointpresentatie gezien van iemand van Microsoft, een van de verantwoordelijken voor SharePoint. In die PowerPoint stond dat de limiet, toentertijd, 5 megabyte was. En ik zag aan de PowerPoint dat die 13 MB was. Dan denk ik van: Nou, jongens. (GELACH)
MARIE LOUISE: Practice what you preach.
TON: Dat zeker.
LYKLE: Vervolgens. Dit was een hele grote organisatie waar je dat destijds deed. Multinational. Wat is er gekomen van die Team Werkovereenkomst destijds?
TON: Iedereen zegt: Dan zal wel dat hele bedrijf nu daarmee aan de gang gaan. Nee. Het is heel moeilijk om binnen te brengen. Ik heb dat binnen een aantal teams, die zeiden van: Hé. Wij noemden dat een 'virtual' teamcontract, om het nog verwarrender te maken. Dat bekte wat lekkerder internationaal. En een paar mensen pakten dat op. Het moet vanuit het team komen. Wij waren toen consultant. We konden niet overal naartoe. Dus het is niet heel grootschalig aangepakt. Maar ik ben twee jaar geleden gestopt bij die grote firma. Ik heb er wel altijd in geloofd, omdat ik er zoveel voordeel aan heb gehad in die paar jaar dat wij het in ons team hadden. En met name ook omdat ik verschil zag tussen wel en niet. Ik dacht van: Dit moet gewoon, dit lukt bij iedereen. Het is helemaal geen rocket science, het is niet moeilijk. Maar een keer moet je zeggen met een team: Hoe doen we eigenlijk dingen? Die vraag is nooit gesteld. Wat jij al zei, het barst van de aannames. 'Hij zal wel… En dan zal ik wel', 'Ik heb het al druk, dus laten we er vooral niet over praten, want ik zit tot hier.' En juist om even te kijken hoe je dingen doet, kan zoveel tijd maken.
MARIE LOUISE: Ik had een voorbeeld van iemand die een nota aan het schrijven was. En die moest vervolgens verder de organisatie in. En in plaats van het van tevoren er met elkaar te over hebben van: wat verwachten we van elkaar? Druk schrijven, dan naar de volgende, die het weer helemaal herschrijft, terugstuurt en vervolgens denkt de eerste van: Wat heb ik nou de hele tijd zitten doen? O, het is van jou. Nou heb ik geen zin meer ook. Het kost wat meer tijd om aan de voorkant het met elkaar erover te hebben, maar je wint er een goed humeur mee en misschien scheelt het wel ergens wat tijd.
LYKLE: Ik vind het wel interessant dat je zegt: Zo groot als ik het graag had gezien, is het misschien niet geworden. We hebben het net al even gehad over: het moet van het team zijn. Welke mogelijkheden en rollen zie jij voor leidinggevenden hierbij? Sorry. Een groot deel van onze kijkers zit in een overheids- of semi-overheidsomgeving. Dat is vrij traditioneel, hiërarchisch meestal, dus er is altijd nog een leidinggevende.
MARIE LOUISE: Voor leidinggevenden is het een voorbeeldrol. Het is fijn als een leidinggevende ook laat zien van: ik doe hier ook aan mee, we spreken hier elkaar op aan en we maken er niet iets heel ingewikkelds van, maar is daar ook op aanspreekbaar. Een leidinggevende die de hele dag mailtjes aan het uitsturen is, geeft ook aan de medewerkers mee: als ik ook mailtjes stuur, laat ik zien dat ik er toe doe of erbij ben. Dus je jaagt elkaar op. Dus ook een leidinggevende heeft daar echt wel een voorbeeldrol in. We zeggen al: Het is van het team zelf. Dus je bent met elkaar verantwoordelijk. Ik denk dat de leidinggevende vooral in die stimulerende rol zit van: Zo doen we dat met elkaar, we mogen het met elkaar over de werkwijze hebben. Het niet met elkaar erover hebben, zorgt voor meer werkdruk. En ik denk dat het voor een leidinggevende erg belangrijk is om te zorgen dat mensen zich wel voelen en fijn kunnen werken.
TON: Die verantwoordelijkheid ligt ook bij de leidinggevende. Het is erg moeilijk…
LYKLE: Het gaat over de doelmatigheid van je team.
TON: Het is heel moeilijk om van onder te pushen als een leider of manager van een team daar niet aan meedoet, die moet meedoen. Het is iets van het team. Wat jij zegt, een voorbeeldfunctie, natuurlijk. Ik heb weleens een manager gehad die alles uitprintte, 200 mails in de ochtend. Printen. Wat doe je met zo'n persoon? Daar moet je mee om tafel. Dit kan gewoon niet langer. Dus dat is essentieel. Je kan weleens moeilijke gesprekken met managers die zeggen: Ja, pff, daar heb ik allemaal geen zin in. Je moet altijd een antenne ergens hebben staan van: 'Hier klopt iets niet' wil ik niet zeggen, maar 'Er is iets aan de hand'. Dat is misschien beter om te zeggen. Bijna een psychologisch proces. Weet die persoon wel hoe die tool werkt? Werkt die daar überhaupt weleens mee? Er zit altijd iets waar je een antenne voor moet hebben. Ik heb dat vaak gehad in het team. Dan zei ik als vrijwilliger: 'Jongens, als iemand niet weet hoe het werkt… Ik ben meer dan bereid een uurtje eens langs te komen en dat uit te leggen.' En dan steekt diegene niet z'n vinger op, maar later merk je: 'Hé, staat het nog?'
LYKLE: En het is meestal wel zo. We hebben ondertussen ook een jaar lang sessies gegeven over De Team Werkovereenkomst aan teams die dat graag wilden gaan gebruiken. In elke sessie die ik deed, is er altijd iemand die ontzaglijk veel verstand blijkt te hebben van het beheren van agenda's in Outlook, van de bolletjes in teams, wat dat betekent en hoe je daarmee omgaat. En heel vaak weten ze dat niet van elkaar, omdat het gesprek er nooit over gegaan is. Dus het heeft ook veel te maken, dan trek ik een paar dingen samen, met bijna de autonomie van jou als beeldschermwerker, kennisprofessional binnen je team, want als je daar beter voor zorgt, kun je betere kwaliteit werk leveren, is jouw team dus ook effectiever en ben je met z'n allen blijer.
TON: Ik heb nog een leuk voorbeeld van een manager die zei: Als iedereen op 'niet storen' staat, kan ik niemand meer bereiken. Dat is dat rode lampje. Toen zei ik aan tafel: Ja, maar als wij nu met z'n allen afspreken dat wij wel op 'niet storen' mogen, maar we zetten jou als uitzondering dat jij dat wel mag. 'O, kan dat?' En iedereen, hè. Dus niemand zette zich op 'niet storen', want dan kon de manager hen niet meer bereiken. Toen we zeiden: Je kan per persoon een uitzondering maken die dat wel mag. Toen werd het ineens geaccepteerd. Er zat heel veel 'dat willen we niet'. Iemand in de groep zei, ik toevallig: Dat kan wel. Toen werd het algemeen geaccepteerd. Dan zie je dat die tekortkomingen er zijn. Het is eigenlijk de gezondheid van het team waar je het over hebt.
TON: Ja, de digitale gezondheid, de digitale thermometer.
MARIE LOUISE: Als je het gesprek hierover kunt voeren met elkaar, dus dat je elkaar erop kunt aanspreken. Als je dat niet kunt, als je zegt: De teamovereenkomst gaat bij ons niet werken, dan is dat niet die teamovereenkomst maar dan zijn er misschien andere dingen die er aan de hand zijn. Dus het niet gewaardeerd voelen, de werkdruk is veel te hoog, gekwetste zielen, dus organisaties waar heel veel mee aan de hand is. Dat zijn redenen waarom zoiets niet zou werken, want dan kun je ook geen gezond gesprek meer voeren.
TON: Je merkt het meestal al als mensen zo gaan zitten (KRUIST ARMEN OVER ELKAAR) en dan ook nog eens de benen over elkaar.
MARIE LOUISE: Dan is er iets aan de hand.
TON: Voor ons werkt dat niet. Ik heb nog geen team meegemaakt voor wie het niet werkt. Je moet dan bijna van: Oké, misschien moeten we een ander gesprek aangaan. Maar hou die antenne open, want er zit weleens weerstand op en dat komt ergens vandaan. En dat is niet het implementeren van de werkovereenkomst. Het zijn meestal andere dingen, wat jij zegt.
LYKLE: Ik hoop dat de kijkers ondertussen een beeld hebben gekregen van wat je zoal kunt bereiken met het opstellen van 'n Team Werkovereenkomst. Ik wil jullie kijkers eens vragen: Als je dit niet zo gehoord hebt en je denkt aan je eigen team, de omgeving waarin je het meeste werkt, waarover zou je dan het allerliefste een afspraak willen gaan maken met jouw collega's? Laat het ons in de poll weten. Want dan kunnen we de rest van dit webinar een beetje op jullie toespitsen. Ik moest ook nog even denken… In een aantal sessies ging het over hoe we de telefoon gebruiken en of je elkaar dan wel of niet mocht gaan storen want je kon ook druk aan het werk zijn. En toen kwamen uiteindelijk in die sessies de teams vanzelf met: Ja, maar als we afspreken dat ik jou niet hoef op te nemen als het me niet uitkomt. Dan is mijn focus gered. Dat lukt zonder uit m'n focus te raken. Maar als ik moet opnemen om te zeggen: Marie Louise, het komt nu echt niet uit, want ik zit een stuk te schrijven. Dan ben je 23 minuten later, laat onderzoek zien, pas weer in de focus. Als je dat wegdrukken kunt doen, een supersimpele oplossing, waar mensen in eerste instantie vaak niet eens op kunnen komen.
TON: Helemaal mee eens.
LYKLE: De antwoorden komen binnen. Er wordt veel aangegeven dat ze afspraken zouden willen maken over documenteren over e-mail en in mindere mate over archiveren, agendagebruik, chatgebruik. Laten we het eens hebben over e-mail. Welke afspraken heb jij in het verleden in Teams gemaakt over e-mailgebruik?
TON: We hebben een hele drastische afspraak op een gegeven moment gemaakt. We hebben toen binnen het team besloten, en dan ben je al een beetje onderweg met chatafspraken en wat zet je waar neer, we hebben toen afgesproken om onderling in het team geen mail meer te versturen.
LYKLE: Überhaupt niet meer.
TON: Ja. Ik wil niet zeggen dat het verboden was, maar het kwam er bijna wel op neer. We hebben genoeg tools om het op een andere manier te doen. En als je dat niet kan, ken je waarschijnlijk niet de hele suite van tools. Dus dan moeten we maar eens overleggen. Na een paar dagen ga je dan zeggen: Waar loop je nu tegenaan? De grap was, dat was wel een van de dingen: we kwamen erachter dat we 60 procent met het team aan het mailen waren. Dat was zo'n gekke ontdekking, want we stelden voor als team: Laten we het eens een week proberen. Toen kwamen we erachter dat we heel veel met elkaar zitten te mailen als team. Dan ga je natuurlijk na een week zeggen: Hoe doen we dat dan? Waar zetten we dat dan neer? Dat moet dan anders. Dan maak je dus in de loop van zo’n week andere afspraken, kom je bij elkaar en dan wordt dit opgenomen in het teammanifest. Als ik een nieuwsbrief heb, dan zet ik hem daar neer. En dan weet jij, als je je notificatie goed zet, dat er een nieuwe nieuwsbrief staat. Dan hoef ik jou geen mail te sturen. Dat zijn van die gekke dingen die je dan ineens gaat afspreken met elkaar. En 60 procent minder mail op heel veel mail, is echt een geruststelling. Je moet bepaalde mails al afschaffen, in plaats van gaan mailen, gaan chatten, vakantieplanningen niet gaan mailen, dat soort zaken. Dat komt allemaal van tevoren. Dan zie je eigenlijk alle tools en mogelijkheden waar je het op een slimmere manier kan doen. Als je dan op zo'n afspraak komt, we mailen niet meer in het team, je weet niet wat je overkomt. De rust die op zo'n team valt. En als je niet weet dat je ook ergens mag vragen: waar staat dit eigenlijk? Dan zegt iemand: Daar. Dan zet je daar je notificatie op. (YOGAMANTRA: AUM) (GELACH)
MARIE LOUISE: Ik zie dat wij bij ons in het team… De enige mails die ik nog krijg, zijn vanuit de postbus die we als team hebben die doorgezet worden.
LYKLE: Vragen van buiten.
MARIE LOUISE: Van buitenaf. Onderling vrijwel niks. En de rest zit allemaal in Teams, in de Teamskanalen. Dat is het eigenlijk zo'n beetje. En wat we afgesproken hebben, dat vind ik ook wel heel fijn, als iemand je stuurt als mail terug 'Bedankt'. Die kan eraf. Dat doen we één keer per jaar, dan zeggen we: We bedanken elkaar.
TON: We bedanken elkaar voor alle mails. (GELACH)
LYKLE: Ik krijg twee mooie reacties die ik achter elkaar ga behandelen, want ik vind ze een leuke tegenstelling. Niek zegt: Bij de Rijksoverheid hebben we allerlei verschillende tools en apps om te gebruiken, dus zou je de samenwerkfunctionaliteit, op basis van SharePoint, gebruiken of liever Digidoc? Want we hebben maar een hele marginale uitrol van MS Teams. Daar zitten bijna geen samenwerkfunctionaliteiten in. Jij (WIJST NAAR TON) kent Digidoc waarschijnlijk niet, wij kennen het wel. Andere kijkers bij andere departementen hebben weer andere documentatie-managementsystemen (hierna: DMS). Digidoc is perfect ingericht voor een heel gecontroleerde revisiecyclus van formele documenten, maar is daarin dus ook heel rigide, strak en traag. Dus als je een document schrijft dat minder formeel is, is Digidoc niet een hele prettige omgeving. Dan zou je veel liever een Word-document in de samenwerkruimte zetten en mensen daar het linkje naartoe geven: 'Wil je hierin alsjeblieft lezen en commentaren geven?'
MARIE LOUISE: Daarom merk je dus waarom dit gesprek zo belangrijk is over die werkovereenkomst. Wat zijn documenten die we echt moeten bewaren en moeten archiveren? Eigenlijk zou je al 'by default' moeten nadenken van: We beginnen met een nieuw project. Welke gegevens gaan wij genereren die we echt moeten gaan bewaren? Wat voor vragen zouden er kunnen komen van buiten? Dat zijn er heel veel. Maar je kunt van tevoren al bedenken: wat zouden we echt moeten archiveren? Die afspraken hebben wij ook. Wij zeggen: Met name financiële afspraken zijn voor ons belangrijk. Namen van personen van cursisten bijvoorbeeld moeten we maar niet in Digidoc zetten, want dat zijn persoonsgegevens en dat hoort daar niet. En we zeggen ook tegen elkaar: Die gaan ook weg, want die mogen we niet op onze schijf bewaren. Dus wij denken al van tevoren na: welke gegevens ga je in het DMS zetten? Wat moet je archiveren? En wat kan op een andere manier? En vooral die informele berichtgeving hoef je echt niet allemaal te bewaren.
LYKLE: De tweede was Rick, die sinds kort bij een grote overheidsorganisatie werkt. Hallo, Rick, ik ben er ook nog niet zo lang. Hij komt uit het bedrijfsleven en hij zegt:  'Je kunt toch de spullen gebruiken die er al zijn? Bij m'n vorige werk gebruikten we MS Teams voor zowat alles. Dat is toch ook een goede oplossing?'
TON: Zeker, maar… Maar MS Teams is… Ik ben een fan, ik ben een expert. Je kan me alles vragen en ik vind er wel een oplossing voor in MS Teams. En dat is ook de valkuil, want het is heel breed. Het hangt ervan af: hoe staat het open, wat kan je allemaal gebruiken? Per bedrijf of per instelling hangt het ervan af hoe de IT de knopjes heeft ingeschakeld, wat kan je wel aanzetten en wat niet. Ik ben het helemaal eens. Als je alles openzet, kan je heel veel. Maar dan heb je juist afspraken nodig, want dan is het 'all over the place'. Om op jouw DMS terug te komen, helemaal mee eens. Want er zijn wettelijke bepalingen bij sommige documenten en nog veel meer. En wat ik eigenlijk altijd al meteen aangeef: Een DMS zit vol met feiten, wettelijke toestanden, dingen die gebeurd zijn en heel belangrijk zijn. Dat zijn feiten. Al het andere is werk in ontwikkeling. Hou dat op Teams totdat daar een feit uitkomt en maak er dan een document van. En maak niet te veel documenten. Een vakantieplanning, ik noem het altijd even, is geen Excel-document. Echt niet. En het is ook geen Word-document. Het moet anders opgelost worden. Er zijn vele manieren voor,
maar maak er geen files van.
LYKLE: Mooi moment voor mij om tussendoor te zeggen: Excel is geen ruitjespapier. (GELACH)
MARIE LOUISE: Dat verhaal over MS Teams. Dat wordt nu bij Rijksoverheid steeds verder uitgerold. Begrijpen wat daar onder die motorkap speelt, is wel heel belangrijk, want die autorisaties, hoe dat geregeld i, voordat je het weet, geef je de hele wereld toegang tot je documenten. Dus juist voor die uitrol is het belangrijk dat je je daarin gaat verdiepen, als team. Dat hebben wij zelf ook meegemaakt. Dat we op een gegeven moment een eigen teamkanaal hadden en dat we daarin vrolijk aan het chatten waren. Toen dacht ik: Wacht even, maar we kunnen ook buitenstaanders voor bepaalde kanalen uitnodigen, die dan vervolgens die hele chat kunnen zien. Dat vind je dan zelf uit. Wel jammer eigenlijk, want je zou veel meer training daar ook op willen van: wat betekent het als je in Teams iets zet? Dat is een andere manier van werken dan dat je in de verkennermodus staat.
TON: Kleine stapjes, want er is heel veel mogelijk.
LYKLE: Maudi geeft een mooie reactie terug. Die zegt: Ik krijg veel te horen uit het team dat van mail onderling overstappen op bijvoorbeeld chat voor nóg een kanaal erbij zorgt. Hoe ga je daarmee om?
TON: Kijk, heel veel mail… Ik noem altijd een voorbeeld van: het is de omgekeerde informatievoorziening. Dus waar kom je uit als grote organisatie? Dat is dat andere mensen voor jou bepalen wat belangrijk is voor jou om te weten. En eigenlijk moet je het omdraaien. Mensen moeten in hun hoofd krijgen dat belangrijke informatie ergens beschikbaar moet zijn, dus ergens moet staan, of dat nou in een DMS is of in MS Teams, en beschikbaar stellen voor mensen die daar geïnteresseerd in zijn. Dus jij zet je notificaties, je interesses op bepaalde gebieden die voor jou cruciaal zijn om te weten, 'nice to know' en hobby, leuk om eens een keer te bekijken. Dus je draait het om. We kunnen niet meer in de huidige maatschappij, met alle tools, iedereen op de hoogte houden. Dat is gewoon te veel. En daarom krijg je ook te veel mail, te veel stromingen. Er zijn andere manieren door jezelf op de hoogte te houden. Het feit dat die vraag überhaupt al gesteld wordt is dat niet alle manieren van het bewaren van kennis, chats of zaken zo neergezet worden, dat jij gemakkelijk op de hoogte kan blijven. Jij zelf, wat er voor jou belangrijk is. En als dat tien nieuwsbrieven zijn die je nu in je post krijgt en je wil er eigenlijk maar een lezen, moet je nadenken: waarom krijg ik die tien brieven eigenlijk?
LYKLE: De Team Werkovereenkomst is echt een instrument waarmee je jezelf een beetje kunt emanciperen binnen je werkomgeving?
TON: Ja, eigenlijk wel.
MARIE LOUISE: En ook nadenken van: is deze mail echt wel nodig, dat ik die ga sturen? Ik vind het heel mooi, er is zo'n 'maildieet' waarbij je dus met jezelf afspreekt: ik verstuur vandaag vijf e-mails, niet meer. Dan laat je ze dus even staan, voordat je op verzenden klikt. Dan moet je kiezen welke je gaat sturen. Ik heb dat een paar keer gedaan, dat je dan gaat nadenken van: Maar ik kan het combineren met iets anders. Of: Ik zet er veel te veel in, dat moet ik eigenlijk niet zo doen. Of: Wacht even, ik kan eigenlijk veel beter bellen. Dus dat je veel bewuster gaat nadenken: Als ik iets verstuur dan leg ik mijn werk op het bordje van iemand anders.
TON: Dat zie je heel vaak en denken: Dan ben ik ervan af. Maar als er wat meer is, word ik ook gepingd door iemand anders.
MARIE LOUISE: Zo creëer je je eigen werkstroom.
LYKLE: Laten we naar de laatste fase van dit webinar gaan. De vraag aan de kijkers, is: Ik heb je net gevraagd: Waar zou je als eerste een afspraak over willen maken? Dat gezegd hebbende, welke obstakels zie jij? Zet ze in de chat, want dan kunnen we daar mooi nog een paar minuten op losgaan op basis van de ervaring van Ton en Marie Louise. Welke obstakels zie jij voor het onderwerp waar je graag afspraken over wil maken? Dan gaan we kijken of we jullie nog kunnen helpen voor het einde van dit webinar.
MARIE LOUISE: Eentje hebben we er nog niet gehad. Het werkoverleg zelf.
LYKLE: Die terugkerende afspraak met al je collega's waar het gaat over, wat je doet samen. 
MARIE LOUISE: Die hoort natuurlijk ook in het manifest.
TON: Zeker, ja. En dit hoort dus vast op de agenda te staan, zo'n overeenkomst. Niet van: Nou, we doen het deze week maar niet. Volgens mij heb ik weleens gehoord dat iemand zei: Soms hebben we het er twee weken niet over. Prima. Maar hou wel in de gaten dat je het er soms wel een uur over kan hebben. Dus dat kan heel gek zijn. Dan kom je weer bij die aannames: 'Jij zou toch' en 'Ik dacht toch dat'. En dan wordt het ineens een heel groot agendapunt. Je moet die ruimte er wel voor houden.
MARIE LOUISE: Bijvoorbeeld ook in je werkoverleg. Waarom heb je een werkoverleg? Wat gaat daar gebeuren? Welke rol heeft dat werkoverleg voor je? Als je elkaar niks te melden hebt, of als een leidinggevende twee uur uit eigen werk aan het citeren is, waar heb je dan een werkoverleg voor? Om welke reden doe je dat?
LYKLE: De grap is dat om de zoveel jaar er weer een nieuwe goeroe is, zo wordt het dan meestal genoemd, die dan dé oplossingen heeft voor het betere overleg. We spraken een tijdje geleden, en daar zullen we volgende week met Arjan Broere ook op terugkomen, over de afspraken die je zou kunnen maken. Als je naar dat overleg toegaat, heb je daar een rol eigenlijk? Weet je waar het over gaat? Is er wel een agenda? En zo kun je jezelf een paar vragen stellen. En als je op die manier zou besluiten om bepaalde bijeenkomsten niet meer bij te wonen, win je ook een hoop tijd. Je kunt het helder maken door als team juist wel afspraken te maken. 'Dit overleg heeft dat als doel, en daar gaat de agenda over.' En misschien dat je dan ook zegt: 'Nou, we hebben 30 minuten gehad, maar de agenda is besproken, het is klaar. We hebben tijd extra.'
MARIE LOUISE: Of een werkoverleg is ook gewoon om gezellig bij elkaar te zijn. En dat is ook een legitieme reden.
TON: Superbelangrijk. Maar ga niet meeten om het meeten. En bepaalde dingen kom je ook wel achter van: 'Ik hou wel iets bij waar iedereen in kan lezen waar ik mee bezig ben.' 'Als er vragen zijn, kan je die daar stellen.' Of: ‘we kunnen iets ter agenda brengen’, maar ga beslist niet vergaderen om het vergaderen en elkaar bezet houden.
LYKLE: We zijn nu heel enthousiast onze eigen hoorn aan het blazen. (GELACH) En dat is omdat er voor mij in de chat nog geen obstakels genoemd worden.
TON: Dat is gunstig.
LYKLE: Dat is wel mooi. Ik kwam er zelf nog laatst een tegen. Iemand die zei: Ik vind het hartstikke leuk, maar ik heb geen zin in nog meer regels.
TON: Ja, zo kan je het ook zien.
LYKLE: Maar uiteindelijk is het dat niet. Ik denk dat de aanname die daaronder zat, en daar kwam ik later in het gesprek gelukkig ook wel achter, want ik moet dan niet zeggen: Dat is niet waar. Ik moet dan zeggen: Waarom vind je dat? Deze persoon wilde heel graag handelingsvrijheid hebben en kreeg de indruk dat dit allemaal verplichtende regels zouden zijn. Toen eenmaal duidelijk werd dat het vooral ging om het eruit filteren van aannames en het helder afspreken van 'zo doen we het voor elkaar', was het ineens een heel stuk minder.
TON: Dan gaan mensen achterover zitten, en je leert er zoveel van. Ik dacht vroeger: Ik weet alles wel. Je hoeft mij niets over tools of digitale toestanden te vragen. En als je dan alles op tafel gooit, denk je: Dat is handig. Dat had ik nooit verwacht.
MARIE LOUISE: Je wordt ook bewust van hoe je zelf werkt. En in feite leren we dat nergens. Je hebt je studie gehad, daar heb je misschien nog studievaardigheden gehad, een weekje of zo, als je geluk hebt, en daarna is het van: jij weet wel hoe het werkt. Terwijl, die eerste paar jaar weet je dat misschien wel. Dan kan je nog terugvallen op hoe je dat ooit eens geleerd hebt. Maar op een gegeven moment ga je zo uit de pas lopen met de nieuwe stroom die er is. Dat bewustzijn van: hoe werk ik nou eigenlijk en hoe werken andere mensen die nieuw in de organisatie komen Ik vind het wel heel erg fijn om daarbij stil te staan. Het ordent ook. 
TON: Nieuwe mensen nemen verfrissende dingen mee. Maar dat betekent niet dat ze in een team gedropt moeten worden. Je moet wel even kijken: wat is het verfrissende idee? Ik ben altijd supergefocust op het feit dat mensen niet nieuwe tools inbrengen. Of het moet een unieke functie hebben, wat meestal niet zo is, of er moet iets weg.
LYKLE: Vaak plakken we het boven op elkaar. We zijn gewend aan de methode: komt er iets nieuws bij, dan gaan we dat ook doen. En ik denk dat wat De Team Werkovereenkomst brengt, is dat je veel nadrukkelijker gaat spreken over: wat brengt ons dit? En kunnen we dat dan inderdaad inruilen voor iets of wordt het een toevoeging op de praktijk die we al hebben?
TON: Jij zei net iets over chat. Signal, WhatsApp en MS Teams hoorde ik. Eigenlijk doen ze alle drie hetzelfde. Waarom heb ik drie chattools in mijn team? Doe er een. Misschien is er een goede reden voor.
LYKLE: Ik kan een hele praktische geven. Ze werken op verschillende apparaten anders. Per team is de context waarin je werkt natuurlijk ook verschillend. Ik had laatst een team. Die hadden allemaal een laptop van de zaak, en een telefoon en een iPad, maar ik heb ook teams gehad die nog vaak met vaste werkplekken werken en alleen een telefoon. Dat kan heel veel invloed hebben op de manier waarop je kunt communiceren. Laten we wel wezen, op een telefoon ga je liever niet hele uitgebreide berichten zitten tikken. Dan consumeer je meer en ben je korter van de berichten. Als dat een belangrijk onderdeel wordt van jouw communiceren, dan gaat dat vormgeven aan wat je met je collega's afspreekt.
TON: Het beeld is: 'Dat kan ik op WhatsApp wel.' Maar dat kan je op Teams ook.
LYKLE: En anders kan je met elkaar spreken over wat de fijnere omgeving is.
TON: En het leuke is, dan staat het ook daar waar het moet staan. Dan kan je daarop doorborduren, en het blijft ook 'auditable'. Voor later blijft het er ook staan.
MARIE LOUISE: We hebben de afspraak gemaakt dat we die chatkanalen gebruiken voor: 'Ik ben wat later', 'Wie neemt dit mee?', dat soort dingen.
TON: Dat kan per kanaal, of zelfs per document…
MARIE LOUISE.: Als je weet dat MS Teams ook dingen bewaart. Dan denk je van: Dit hoeft niet bewaard te blijven, dat is niet belangrijk genoeg. 
LYKLE: Er komt nog een mooie vraag binnen als potentieel obstakel of misschien een echt obstakel van een van de kijkers. In een team zal ook lang niet iedereen evenveel zin hebben in veranderen. Er zullen mensen zijn die er weerstand tegen hebben, om wat voor reden ook. Er zullen ook mensen zijn die graag heel hard willen. Hoe kom je uit op iets wat werkt voor het team?
TON: Verandering is altijd een ding. Dat scheelt ook per leeftijd. Sommige mensen doen het makkelijk, sommige mensen doen het moeilijk. Meestal is de eerste vraag die ze stellen: What's in it for me? Wat heb ik eraan? Dus er moet een duidelijk plan zijn om te zeggen: Wat winnen we hierbij? Er is iets te halen. Duidelijkheid, tijd, helderheid, rust, prettige werkomgeving, samenwerken. Dus er is iets te halen. En tuurlijk, we kennen allemaal mensen die achterover gaan zitten, armen over elkaar en die zeggen: 'Ja, ik doe wel mee.' Dan kom ik weer terug bij die antenne. Hou die persoon in de gaten en spreek diegene ook even een-op-een aan van: 'Moet je luisteren, er zitten echt voordelen aan. 'Als jij niet meedoet, hebben we echt een probleem.' We willen het met z'n allen. Wees een open team naar elkaar toe, een eerlijk team en laat je zwakheden misschien ook wel zien. Hou die antenne omhoog voor de zwakheden van bepaalde personen.
LYKLE: Dat is dan ook wellicht de rol voor de leidinggevende. Niet alleen die antenne, maar ook het bewaken van de omgevingsveiligheid. Dat je kwetsbaar kunt zijn. Er komt nog een vraag binnen. Of we ook een voorbeeld hebben van een werkovereenkomst. Jazeker. Zo meteen ga ik je twee linkjes geven. Eentje naar de website van het digitaal werkmanifest waar je nog veel meer kunt vinden. En ik noem ook nog een link naar Rijkscampus Online waar een nieuwe community gestart is en waar we juist ook elkaars Team Werkovereenkomst willen delen, zodat je wat makkelijker mee kunt kijken met andere teams naar hun oplossingen. We moeten gaan afsluiten. Wat is nou het allerbelangrijkste als je begint met zo'n Team Werkovereenkomst?
TON: Klein beginnen.
LYKLE:  Eén onderwerp om een afspraak over te maken en daarmee aan de slag.
TON: Begin maar eens, ik zeg het vaak, met je persoonlijke belvoorkeuren, waar we het al over hadden. Plan eens een kwartiertje in van: Hoe wil jij gebeld worden of wil je dat niet?
LYKLE: Hoe zit het dan met het onderhoud als je de afspraak eenmaal gemaakt hebt?
MARIE LOUISE: Zorg dat het regelmatig terugkomt in je werkoverleg. En maak daar een agendapunt van. En op het moment dat je ergens tegenaan loopt, zeg je in het werkoverleg: Nu gaan we het erover hebben. Dat is eigenlijk het kleinste. Dat kan in vijf minuten van: We hebben dit gezien. Hoe willen we daarmee omgaan? En als het te groot is, praat je er een andere keer wat langer over met elkaar. Het is een ideaal onderwerp voor teamsessies, een teamdag. Dan heb je het vaak over: wat gaan we het komende jaar doen en welke afspraken maken we dan met elkaar? Daar hoort deze bij.
LYKLE: Ik ga het samenvatten. Het is een nooit-af-afspraak die je met regelmaat met elkaar bespreekt en die je actief, op een vriendelijke manier, met elkaar bewaakt. Ik noemde het al, Rijkscampus Online. De link vind je hier. De slides zijn na afloop ook beschikbaar. Alle Rijksoverheidmedewerkers zouden daarbij moeten kunnen en daar kun je de community vinden die nog in ontwikkeling is. maar daar gaan heel veel voorbeelden zich verzamelen en ook mensen die ervaring hebben en je vragen kunt stellen. Dit webinar is een onderdeel van de Maand van de Digitale Fitheid. Neem de rest van de maand maart ook nog even de tijd om op een paar andere onderwerpen je eigen digitale fitheid te verbeteren. Je kreeg dit webinar aangeboden door RADIO, de RijksAcadamie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Mijn hoofd staat in beeld. Heel erg bedankt voor het kijken. Ton en Marie Louise, ontzettend bedankt dat jullie hier wilden zijn. En beste kijkers, succes met je Team Werkovereenkomst. En laat het weten wat er van komt. We helpen je graag. Tot de volgende keer. (STILTE)
In beeld: Logo Rijksoverheid. De Team Werkovereenkomst. RADIO | Leren is ‘net’werken.